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CITY OF / VILLE DE
BATHURST
POLICY
POLITIQUE
TITLE: TIME IN LIEU FOR MANAGEMENT
EMPLOYEES
TITRE : CONGÉS COMPENSATOIRES POUR
EMPLOYÉS DE LA DIRECTION
Policy No.: ..................................................... 2018-02
Politique no. : ................................................ 2018-02
AUTHORITY: ............................. Department Heads
AUTORISATION : ......................... Chefs de service
EFFECTIVE DATE: ................... December 3, 2018
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 3 décembre 2018
Amended: ...................................................................
Modifiée : .................................................................
Supersedes: .................................................... 2006-01
Remplace : ................................................. 2006-01
APPROVAL: .. Chief Administrative Officer (CAO)
APPROBATION : ................ Directeur général (DG)
AMENDED: ........................................... May 9, 2023
DATE DE RÉVISION : ....................... le 9 mai 2023
POLICY STATEMENT
ÉNONCÉ DE POLITIQUE
This policy outlines how Management employees may
receive time in lieu where excessive hours are worked
on an ongoing basis. It is the responsibility of the
employee and his/her supervisor to monitor, discuss
and record extra time worked. Time in lieu will be
approved at the employer's discretion. The following
guidelines take this into consideration as well as giving
consideration for hours worked above and beyond a
reasonable average workweek.
La présente politique vise à définir comment les
employés de la direction peuvent recevoir des congés
compensatoires lorsqu'ils font continuellement des
heures de travail excessives. L'employé et son
superviseur sont responsables de surveiller, de discuter
et d'inscrire toutes les heures supplémentaires
travaillées. Des congés compensatoires seront
approuvés à la discrétion de l'employeur. En plus de
prendre ces éléments en considération, les lignes
directrices qui suivent tiennent compte de toutes les
heures travaillées qui excédent le nombre d'heures
travaillées dans le cadre d'une semaine de travail
moyenne raisonnable.
SCOPE
ÉTENDUE
This policy covers all Management employees who
work excessive hours.
La présente politique touche tous les employés de la
direction qui font des heures de travail excessives.
GUIDELINES
LIGNES DIRECTRICES
1. Supervisor and employee will discuss the work
situation to ascertain that there is a requirement
and/or benefit to the corporation to work the
additional hours.
1. Le superviseur et l'employé discuteront de la
situation d'emploi afin de s'assurer qu'il est
nécessaire et avantageux pour l'entreprise
d'effectuer les heures de travail supplémentaires.
2. Where there is a requirement, the supervisor should
allocate the appropriate number of hours to time in
lieu to the employee.
2. Si des heures supplémentaires sont nécessaires, le
superviseur devrait attribuer le nombre d'heures
compensatoires approprié à l'employé.
3. Eligibility for time in lieu is as follows:
3. L'admissibilité aux heures compensatoires se fait
comme suit :
- Where an employee is required to complete a
work assignment or attend meetings exceeding
the regular hours of a normal workweek.
- Lorsqu'un employé doit terminer une tâche ou
participer à des réunions pendant une période
dépassant les heures régulières d'une semaine
normale de travail.
- Where an employee is specifically asked to
attend work over a weekend or on a statutory
holiday, he/she should be compensated for time
in lieu on an hour for hour basis. Weekend work
and statutory holiday work should only be
required in exceptional circumstances.
- Lorsqu'on demande expressément à un employé
de travailler pendant la fin de semaine ou lors
d'un jour férié, il devrait obtenir des heures
compensatoires équivalentes au nombre
d'heures travaillées. Le travail de fin de semaine
et pendant les jours fériés ne devrait être exigé
que lors de circonstances exceptionnelles.
4. Employees shall complete the appropriate form
detailing their extra hours worked and submit the
form to their supervisor for final approval.
4. L'employé doit indiquer sur le formulaire
approprié le nombre d'heures supplémentaires
travaillées et présenter ce formulaire à son
superviseur pour approbation finale.
5. The supervisor will determine the employee's
entitlement for time in lieu and submit the
entitlement to the payroll department. The payroll
department will enter the entitlement for time in
lieu as accrued time on the payroll system.
5. Le superviseur déterminera le nombre d'heures
compensatoires auxquelles a droit l'employé et il
en fera part au Service de la paie. Le Service de la
paie inscrira les heures compensatoires dans la
section du temps accumulé du système de la paie.
6. An employee must submit a request to their
supervisor and obtain their supervisor's approval
prior to utilizing time in lieu.
6. L'employé doit présenter une demande à son
superviseur et obtenir son autorisation avant
d'utiliser des heures compensatoires.
7. An authorized payroll timesheet or the authorized
request for leave form must be submitted to payroll
to indicate time utilized as time in lieu. The
amount utilized will be deducted from the
employee's accumulated balance for time in lieu.
7. Une feuille de présence approuvée ou le formulaire
de demande de congé autorisé doit être présenté au
Service de la paie afin d'indiquer le temps utilisé à
titre d'heures compensatoires. Le nombre d'heures
utilisées sera déduit du solde d'heures
compensatoires accumulées de l'employé.
8. Payroll will provide the supervisor with a monthly
attendance report that includes the amounts earned
and taken as time in lieu and any balance
remaining.
8. Le Service de la paie fera parvenir au superviseur
un rapport mensuel d'assiduité qui comprend les
montants gagnés, les heures compensatoires
utilisées et tout solde restant.
9. Time in lieu remaining for an employee will be
indicated in the accrued transaction section of the
employee's payroll slip.
9. Les heures compensatoires restantes seront
indiquées dans la section des transactions cumulées
du relevé de paiement de l'employé.
10. Employees will not be entitled to receive a
monetary payment for time in lieu earned but not
taken.
10. Les employés n'auront pas droit à des versements
monétaires pour les heures supplémentaires
accumulées, mais non utilisées.
11. All time in lieu accumulated must be used during
the current year and is not transferable.
11. Toutes les heures compensatoires accumulées sont
non transférables et doivent être utilisées pendant
l'année en cours.
12. A maximum of two weeks (80 or 70 hours,
depending on the weekly work hours of the
employee in question) of time in lieu can be
accumulated.
12. Un maximum de deux semaines (80 ou 70 heures
selon les heures de travail hebdomadaires de
l'employé en question) en heures compensatoires
peut être accumulé.
REPEALED
RÉVOCATIONS
13. Policy No. 2006-01 "Time In Lieu For
Management Employees" is repealed and replaced
with the proposed new policy.
13. La politique 2006-01 « Congés compensatoires
pour employés de la direction » est révoquée et
remplacée par la nouvelle politique proposée.
CITY OF BATHURST
TIME IN LIEU FOR MANAGEMENT EMPLOYEES
Please record below the extra hours worked. Submit the completed form to your supervisor for approval.
Upon approval, this form is to be submitted to Payroll in order for the hours to be recorded in the employee's
accrued time on the payroll system.
NOTE: A form is to be submitted for each week that overtime is worked.
Do not record more than one week on the same sheet.
Employee Name:_____________________________________ Employee Number: _______________
Date
(DD-MM-YY)
Total Extra
Hours Worked
Hours Eligible
for Time in Lieu
Details of O/T
Submitted by: _____________________________________
Date: _____ _____ _____
Employee Signature
DD MM YY
Verified by: ______________________________________
Date: _____ _____ _____
Supervisor Signature
DD MM YY
VILLE DE BATHURST
HEURES COMPENSATOIRES POUR EMPLOYÉS DE LA DIRECTION
Veuillez inscrire ci-dessous le nombre d'heures supplémentaires travaillées. Présentez le formulaire dûment
rempli à votre superviseur pour approbation.
Afin de veiller à ce que les heures soient enregistrées dans la section des heures cumulées de l'employé, ce
formulaire doit être présenté au Service de la paie une fois l'approbation reçue.
À NOTER : Un formulaire doit être remis pour chaque semaine pendant laquelle
des heures supplémentaires sont effectuées.
Inscrire une seule semaine par formulaire.
Nom de l'employé : _____________________________
Numéro d'employé : _____________
Date
(JJ-MM-AA)
Heures
supplémentaires
travaillées
Heures admissibles à être
échangées contre des heures
compensatoires
Détails du travail supplémentaire
effectué
Présenté par : _____________________________________ Date : _____ _____ _____
Signature de l'employé
JJ MM AA
Approuvé par : _____________________________________ Date : _____ _____ _____
Signature du superviseur
JJ MM AA