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CITY OF / VILLE DE
BATHUST
POLICY
POLITIQUE
TITLE: EMPLOYEE PERFORMANCE
EVALUATION
TITRE : ÉVALUATION DU RENDEMENT DES
EMPLOYÉS
POLICY NO.: ....................................................1996-07
POLITIQUE NO : ............................................. 1996-07
AUTHORITY: ......................................... City Council
AUTORISATION : .............................Conseil de Ville
EFFECTIVE DATE: .................................... Oct. 21/96
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : ........ 21 oct. 1996
SUPERCEDES: ..............................................................
REMPLACE : .................................................................
APPROVAL: ............................................ City Council
APPROBATION : ...............................Conseil de Ville
REVISED DATE: ...........................................................
DATE DE RÉVISION : .................................................
PURPOSE:
OBJECTIF :
Performance evaluation at the City of Bathurst is intended
to be a constructive and positive experience. It is viewed as
an opportunity for the employees to get to know where they
stand relative to their job performance, goals and
objectives. At the same time it offers employees a chance
to become involved in determining their future career
development, and to map out ways in which they can be
true participants in the City of Bathurst achievement of
success.
L'évaluation du rendement au niveau de la Ville de
Bathurst se veut une expérience positive et constructive.
Elle est considérée comme une opportunité pour les
employés de voir où ils se situent par rapport à leur
rendement, leurs buts et leurs objectifs au travail. Elle
donne de plus aux employés la chance de participer à
l'avancement de leur carrière et de trouver des moyens de
participer réellement aux réussites de la Ville de Bathurst.
POLICY:
POLITIQUE :
The City of Bathurst maintains a policy of evaluating the
job performance of its employees as a means of measuring
efficiency and effectiveness of the organization's
operations; providing employees with meaningful
information about their work; and aiding the City of
Bathurst in making personnel decisions related to such
areas as training, compensation, promotion, work
assignments, retention and long range planning of its
operations. Specifically, performance evaluation at the
City of Bathurst is intended to:
La Ville de Bathurst maintient une politique visant à
évaluer le rendement au travail de ses employés afin de
mesurer l'efficience et l'efficacité des opérations de
l'organisation; de fournir aux employés des renseignements
significatifs à propos de leur travail; et d'aider la Ville de
Bathurst à prendre des décisions personnelles se rapportant
à des domaines tels que la formation, la rémunération, la
promotion, l'attribution du travail, la conservation et la
planification à long terme de ses opérations. Plus
précisément, l'évaluation du rendement au niveau de la
Ville de Bathurst vise à :
1. Focus Maximum attention upon achievement of
assigned duties as listed in the position description.
1. Consacrer un maximum d'attention à l'atteinte des
résultats associés aux tâches énumérées dans la description
du poste.
2. Provide a tool which enables supervisors to accurately
2. Fournir un outil qui permet aux superviseurs d'évaluer
assess individual strengths and weaknesses, relate these
assessments to current and future needs, and with the aid of
management make staffing and organizational plans
accordingly.
avec exactitude les forces et les faiblesses individuelles;
adapter les évaluations aux besoins immédiats et futurs; et,
avec l'aide de la direction, dresser, en conséquence, des
plans organisationnels et de dotation en personnel.
3. Challenge employees to continually improve
performance and personal effectiveness.
3. Mettre les employés au défi afin d'améliorer
continuellement leur rendement et leur efficacité.
4. Keep employees continually informed of their
successes and failures so they know where they stand and
are in a position to control their own progress.
4. Tenir les employés continuellement informés de leurs
succès et de leurs échecs afin de leur permettre de savoir à
quoi s'en tenir et d'être en mesure de maîtriser leur propre
rythme de progression.
5. Place primary emphasis on employees self-
development and intimately involve the individuals in
planning and implementation of career objectives.
5. Mettre l'accent sur l'autoperfectionnement des employés
et faire participer étroitement les individus à la
planification et à la mise en place d'objectifs de carrière.
6. Objectively relate compensation to performance
(where applicable).
6. Faire un lien objectif entre la rémunération et le
rendement (s'il y a lieu).
7. Evaluation of each employee is intended to be
participatory in nature, involving the employee's input as
much as the direct supervisor.
7. L'évaluation de chaque employé devrait être de nature
participative et devrait inclure les commentaires de
l'employé autant que ceux du superviseur immédiat.
PROCESS:
PROCESSUS :
1. The factors evaluated during formal performance
reviews are the employee's quality of work, work habits,
and interpersonal relations. Each formal performance
evaluation is thoroughly discussed with the employee to
point out both areas of successful performance and areas
that need improvement , or that are unacceptable. Each
employee is encouraged to comment about their work
performance, in writing and verbally.
1. Les facteurs pris en considération lors de l'évaluation
officielle du rendement sont la qualité du travail, les
habitudes de travail et les relations interpersonnelles.
Chaque évaluation officielle du rendement est examinée en
profondeur avec l'employé dans le but de souligner les
éléments positifs, les points à améliorer et les
comportements inacceptables. Chaque employé est
encouragé à apporter des commentaires, par écrit et à
l'oral, à propos de leur rendement au travail.
2. An employee is evaluated at the conclusion of their
probationary period. Thereafter, evaluations are conducted
annually, or more frequently as deemed appropriate by the
Direct Supervisor and/or Department Head. For
management employees, evaluation must be completed no
later than January 31 for the preceding year. For all other
employees, evaluations shall be completed annually and
within 30 days of their anniversary date.
2. Un employé est évalué à la fin de sa période de
probation. Par la suite, des évaluations sont effectuées
annuellement, ou plus fréquemment si le superviseur
immédiat et/ou le chef de service le juge approprié. Pour
les employés de la direction, l'évaluation doit être
effectuée au plus tard le 31 janvier pour l'année
précédente. Pour tous les autres employés, les évaluations
seront effectuées annuellement et à l'intérieur de 30 jours
de la date d'anniversaire de leur embauche.
3. When, in the opinion of the Direct Supervisor and/or
the Department Head, there arises a change in the
performance of an employee, an unscheduled performance
evaluation must be completed, reviewed with the employee
and placed in the personnel file as a means of formally
recognizing the need to correct significant declines in
employees performance.
3. Quand le superviseur immédiat et/ou le chef de service
observe un changement au niveau du rendement d'un
employé, une évaluation non prévue doit être effectuée,
révisée par l'employé et placée au dossier afin de
reconnaître officiellement le besoin de rectifier une
diminution significative au niveau du rendement de
l'employé.
4. An employee promoted to a higher position shall
4. Un employé promu à un poste supérieur recevra une
receive a performance evaluation during the course of their
promotional probationary period. The evaluation carefully
considers the nature, scope and detail of the new position,
and the manner in which the employee is adapting to all
conditions of the new position.
évaluation du rendement au cours de sa période de
probation promotionnelle. L'évaluation examinera
attentivement la nature, la portée et les détails du nouveau
poste et de quelle façon l'employé s'adapte à toutes les
conditions de ce nouveau poste.
EXPECTATIONS:
ATTENTES :
Expectations must be established at the beginning of the
year and/or upon the employee joining a new department.
These expectations should be clear, and indicate how the
degree of accomplishments will be measured.
Les attentes doivent être établies au début de l'année et/ou
lorsque l'employé se joint à un nouveau service. Ces
attentes devraient être claires et démontrer de quelle façon
le degré des accomplissements sera mesuré.
Expectations should be inspired by objectives set in the
Department Plan, as well as the Corporate Plan, and
should relate to work and personal development
objectives.
Les attentes devraient s'inspirer des objectifs fixés dans le
plan du service et dans le plan d'entreprise, et devraient se
rapporter aux objectifs de travail et
d'autoperfectionnement.
Expectations may be revised during the year as required to
accommodate changing priorities and circumstances.
When revisions are made, the supervisor must clearly
communicate the new expectations to the employee. The
timing of the revisions, and the nature of the changes
should be taken into consideration when evaluating an
employee's performance. Although expectations will be
discussed with employees before they are set, the
supervisor will make the final decision as to what the
expectations are to be.
Les attentes peuvent être révisées pendant l'année, au
besoin, afin d'accommoder des changements au niveau des
priorités et des circonstances. Lorsque des révisions sont
apportées, le superviseur doit transmettre clairement les
nouvelles attentes à l'employé. Le moment où les révisions
sont apportées et la nature des modifications devraient être
pris en considération lors de l'évaluation du rendement
d'un employé. Même si on discute des attentes avec les
employés avant de les fixer, c'est au superviseur que
revient la décision finale.
A well written expectation has all the following
characteristics:
Une attente appropriée doit posséder les caractéristiques
suivantes :
(a) Result Orientated. The expectations should specify
an end result to be accomplished. For an expectation to be
evaluated, there must be a clear picture of what is to be
achieved.
(a) Axée sur les résultats. L'attente devrait préciser un
résultat à atteindre. Pour qu'une attente puisse être évaluée,
il doit y avoir une image claire du résultat à atteindre.
(b) Measurable. The expectation should contain
appropriate measurement criteria such as quantity, quality,
time or cost. These criteria are necessary for the
monitoring of progress toward or accomplishments of the
expectation. Where the expectation cannot be expressed in
quantitative terms, there should be a statement specifying
what constitutes acceptable performance.
(b) Mesurable. L'attente devrait contenir des critères de
mesure appropriés comme la quantité, la qualité, le temps
et les coûts. Ces critères sont nécessaires pour surveiller la
progression ou l'accomplissement de l'attente. Si l'attente
ne peut pas être exprimée de façon quantitative, un énoncé
devrait préciser ce qui constitue un rendement acceptable.
(c) Clear and Concise. The expectation should be
written so as to eliminate misunderstanding between the
employee and the supervisor. The commitment action is
basic to the formulation of an expectation and therefore, the
expectation should be prefaced with an action verb
whenever possible.
(c) Claire et précise. L'attente devrait être formulée de
façon à éliminer les malentendus entre l'employé et le
superviseur. La mesure d'engagement est nécessaire dans
la formulation d'une attente et cette dernière devrait donc
être précédée d'un verbe d'action, si possible.
(d) Time Frame. The expectation should specify a target
date for completion.
(d) Délai. L'attente devrait comprendre une date
d'échéance cible.
(e) Realistic. The expectation should take into account
both the abilities and competence of the employee, and the
goals of the department and the corporation.
(e) Réaliste. L'attente devrait prendre en considération les
aptitudes et les compétences de l'employé, et les objectifs
du service et de la corporation.
ROLE OF SUPERVISOR:
RÔLE DU SUPERVISEUR :
- To create a work environment which encourages open
communication.
- Créer un environnement de travail où la communication
ouverte est encouragée.
- To determine the Key Results Areas for each job and
approve general standards for job performance.
- Déterminer les Secteurs clés de résultats pour chaque
emploi et approuver des normes générales pour le
rendement au travail.
- To establish Key Indicators (descriptions of performance
standards for each Key Result Area).
- Établir des indicateurs clés (description des normes de
rendement pour chaque Secteur clé de résultats).
- To prepare performance objectives with the employee
which are measurable, clearly stated, concisely worded and
attainable.
- Préparer, avec l'employé, des objectifs de rendement
clairement définis, mesurables, concis et atteignables.
- To develop action plans with the employee for
accomplishing the objectives which specify target dates,
and specific action steps.
- Élaborer, avec l'employé, des plans d'action qui
comprennent des dates cibles et des mesures précises qui
visent la réalisation des objectifs.
- To conduct progress reviews at planned intervals with the
employee.
- Effectuer, avec l'employé, des révisions de progrès à
intervalles planifiés.
- To provide direction, support and coaching to employee
as required.
- Fournir à l'employé, au besoin, de la direction, du soutien
et de l'accompagnement professionnel.
- To take advantage of formal and informal opportunities to
monitor performance and to communicate to the employee
how he or she is doing in relation to established objectives
- Profiter d'opportunités formelles et informelles pour
évaluer le rendement et informer l'employé sur son progrès
par rapport aux objectifs établis.
- To document steps taken to improve the employee's
performance.
- Documenter les mesures entreprises pour améliorer le
rendement de l'employé.