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CITY OF / VILLE DE
BATHURST
POLICY
POLITIQUE
TITLE: Travel by Employees and Elected Officials
TITRE: Déplacements des Employé(e)s et des Élu(e)s
Policy No. .............................................................. 2001-05
Politique No .......................................................... 2001-05
AUTHORITY: .............................................. City Council
AUTORITÉ: ............................................ Conseil de Ville
EFFECTIVE DATE: .............................. March 19, 2001
DATE d'ENTRÉE en VIGUEUR: ........... 19 mars 2001
Supersedes: ............................................................... 11-89
Remplace: ................................................................. 11-89
APPROVAL: ............................................ City Treasurer
APPROUVÉE par: ............................Trésorier/Trésorière
AMENDED:October 17, 2005, October 1, 2005, March
21, 2011, August 16, 2022
MODIFIÉE: 17 octobre 2005, 1er octobre 2005, 21 mars
2011, 16 août 2022
POLICY STATEMENT:
ÉNONCÉ DE POLITIQUE:
It is the policy of the City of Bathurst to reimburse employees
and elected officials who are required to travel on City
business. The rates for reimbursement are as set out in the
schedule and may be adjusted as considered necessary.
La Ville de Bathurst a une politique de remboursement des
frais de déplacements de ses employé(e)s et élu(e)s qui
doivent voyager par affaires pour le compte de la Ville. Les
taux de remboursement sont détaillés dans l'annexe et sont
ajustés au besoin.
Expenses for mileage incurred while travelling on behalf of a
commission shall be reimbursed by the commission not the
City, in accordance with the policy of that commission.
Les frais de trajet encourus lors d'un déplacement pour une
commission seront remboursés par la commission et non par
la Ville, selon la politique de remboursement de ladite
commission.
Transportation
Transport :
Whenever possible employees/elected officials are expected
to travel by the most direct route and use the most economical
means of transportation, taking into consideration the travel
time involved and working schedule.
Dans la mesure du possible, en tenant compte du temps de
voyagement et de l'horaire de travail, les employé(e)s/élu(e)s
devront utiliser le moyen de transport le plus économique, la
route la plus directe pour se rendre à destination.
Air
Transport aérien :
Economy class air transportation shall be used.
La classe économique doit être utilisée pour voyager.
Private Automobile:
Véhicule personnel :
1. Transportation by private automobile will be
reimbursed at the rates per kilometre outlined in the schedule
1. Les frais de trajet de ceux qui utilisent leur propre
véhicule seront remboursés aux taux/km détaillés dans
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of allowable travel expenses. The number of kilometres will
be calculated from the normal place of work to the destination
and return. When air travel is more economical, an
employee/elected official may receive permission to travel by
private automobile, however, such employee/elected official
will be reimbursed only the equivalent amount of economy
return air fare to the destination from the nearest airport with
normally scheduled flights plus the usual reimbursement for
return kilometrage to that airport.
l'Annexe des frais de déplacement admissibles. La distance
de déplacement en km sera calculée du lieu de travail habituel
jusqu'à destination, aller-retour. Lorsque le transport aérien
s'avère plus économique, l'employé(e)/élue peut être
autorisé(e) à voyager avec son véhicule personnel, sauf que la
Ville remboursera au maximum la valeur du billet d'un vol
régulier aller-retour en classe économique via l'aéroport le
plus près ayant des vols réguliers vers la destination, plus les
frais de trajet pour le déplacement aller-retour du lieu de
travail à l'aéroport.
2. Elected officials shall be reimbursed at the rate of
$0.50 per km at a maximum of 200 km per month for
attending City business within 40 kilometres of the City
limits.
2. Pour leurs déplacements reliés aux affaires de la
Ville dans un rayon de 40 km des limites de la Ville, les
élu(e)s se verront rembourser leurs frais de trajet au taux de
0,50 $/km jusqu'à un maximum de 200 km par mois.
Rental Vehicles:
Véhicule de location :
Where it is economical to do so, an employee shall use a
rental vehicle and such vehicle shall be compact size or
equivalent model. Reimbursement shall include the rental
charges, kilometrage charge, the cost of liability insurance
waiver and the cost of fuel.
Lorsqu'il est économique de le faire, un(e) employé(e) peut
utiliser un véhicule de location (compact ou équivalent) pour
ses déplacements. Le remboursement inclut les frais de
location, les frais de trajet, le coût de l'assurance collision
sans franchise, et les frais de carburant.
Taxis:
Taxis:
The cost of taxi where necessary shall be allowed.
S'il y a lieu d'utiliser les services d'un taxi, les frais seront
remboursés.
Parking
Stationnement :
The City will reimburse reasonable parking costs. Where
long term parking costs over $5.00 per day, receipts shall be
submitted.
La Ville rembourse les frais de stationnement raisonnables.
Cependant, des reçus devront être soumis pour l'utilisation de
stationnement longue durée dont le coût dépasse 5,00 $ par
jour.
Accommodation:
Hébergement :
Employees/elected officials will be reimbursed for actual
accommodation costs incurred while on City business.
Employees/Elected officials shall request government rates
whenever possible. Receipts are required for all
accommodation charges unless otherwise indicated. No
direct billings to the City will be allowed.
Les employé(e)s/élu(e)s se verront rembourser leurs frais
d'hébergement encourus lors de leurs déplacements par
affaires pour la Ville. Là où c'est offert, les
employé(e)s/élu(e)s doivent demander le tarif
gouvernemental réduit. À moins d'indication contraire, des
reçus doivent être soumis pour réclamer tous frais
d'hébergement. En aucun cas la Ville n'acceptera d'être
facturée directement pour ces frais.
Employees/Elected Officials who use private accommodation
while on City business will be reimbursed as per the Schedule
of allowable travel Expenses. Receipts are not required.
Les employé(e)s/élu(e)s qui utilisent un logement privé lors
de leurs déplacements par affaires pour la Ville seront
remboursé(e)s selon l'Annexe des frais de déplacement
admissibles sans avoir à soumettre de reçus.
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Spouse/Family Members
Conjoints/Conjointes/Membres de la famille :
Charges incurred for spouse or family members are the
responsibility of the employee/Elected Official. Exceptions
may be considered for events which a spouse is normally
expected to attend and prior approval of Council is obtained.
Les frais encourus par les conjoints/conjointes ou les
membres de la famille sont au frais de l'employé(e)/l'élu(e).
Les cas d'exceptions sont ceux où le/la conjoint/conjointe est
tenu(e) d'assister à un évènement après approbation du
Conseil.
Meals and Incidentals:
Repas et frais divers :
For each full day of travel, an employee/Elected Official shall
be reimbursed the total daily allowance shown on the
Schedule of Allowable Travel Expenses. In order to claim for
a full day, the employee/elected official must leave at 8:00
a.m. or prior and return later than 6:00 p.m.
Pour chaque jour de déplacement, un/une employé(e)/élu(e)
se verra rembourser l'allocation journalière totale telle
qu'indiquée dans l'Annexe des frais de déplacement
admissibles. Pour être admissible à l'allocation journalière
totale, l'employé(e)/élu(e) doit partir à ou avant 8 h et être de
retour après 18 h.
For partial days, the employee/Elected Official shall be
reimbursed at the separate meal allowance rates.
Pour une journée partielle, l'employé(e)/élu(e) se verra
rembourser les repas selon les taux fixés.
Reimbursement for meals shall not be claimed where meals
are included as part of registration fees for conferences or
seminars, etc.
Les dépenses de repas ne seront pas remboursées lorsque
ceux-ci sont inclus dans les frais d'inscription des
conférences, des colloques, etc.
An incidental amount shall be allowed for each day or part
day while travelling on City business as shown on the
schedule of allowable travel expenses.
Une allocation de frais divers sera prévue pour chaque
journée ou partie de journée lors des déplacements par
affaires pour la Ville selon l'Annexe des frais de déplacement
admissibles.
It is expected that from time to time City Department Heads
and Elected Officials may incur costs to facilitate the conduct
of official city business. Such costs may include conference
room rentals, equipment rentals, hospitality, and other related
service costs. Such costs shall be reimbursed and all such
claims shall state the purpose of the costs and the number of
persons involved. Receipts shall be submitted and prior
approval is required as identified in Procedures, Section 2.
Il est entendu que, de temps à autre, les fonctionnaires et les
représentants élus devront encourir certains frais dans le cadre
de leur travail pour la Ville. Ces dépenses peuvent inclure la
location de salle de conférence, la location d'équipements,
des services d'accueil et autres services similaires. Ces
dépenses seront remboursées sur présentation de pièces
justificatives détaillant la raison des dépenses et le nombre de
personnes impliquées. Selon les Procédures, Section 2, une
approbation est exigée au préalable et les reçus des dépenses
encourues doivent être soumis.
Laundry:
Buanderie :
An employee/Elected Official may be reimbursed for
reasonable expenses associated with laundry if travel from the
City exceeds three days.
Un/une employé(e)/élu(e) se verra rembourser les dépenses
de buanderie raisonnables si son séjour hors de la Ville dure
plus de 3 jours.
Telephone:
Téléphone :
Reimbursement for telephone charges will be allowed if such
charges are reasonable and for business purposes. An
Les dépenses de téléphone raisonnables pour affaires seront
remboursées. Un/une employé(e)/élu(e) peut, en autant que ce
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employee/Elected Official may call home provided calls are
within reason. All telephone calls shall be charged to a room
or to your home phone number. Under no circumstances
should long distance calls be "third party" charged to the City
of Bathurst. Collect calls may be made to the City of
Bathurst.
soit raisonnable, appeler à la maison. Tous les appels doivent
être facturés à la chambre ou au numéro de téléphone
personnel de l'employé(e)/élu(e). En aucune circonstance, la
Ville n'acceptera aucun appel interurbain facturé à un tiers.
La Ville de Bathurst acceptera des appels à frais virés.
Per diem Allowance:
Indemnité quotidienne :
The Mayor and/or his designate(s), while on official City
business shall be allowed, in place of the per diem, an amount
equivalent to his normal wages and benefits paid by his
employer. Arrangements shall be made between the City and
the employer to reimburse the employer directly for wages
paid to Mayor and/or his designate(s) while absent from his
office of employment for City business. Such amount shall
not exceed the amounts actually expended by the employer.
City business shall not include attendance at conferences or
seminars and must be supported by Council.
Le maire et/ou son/ses délégués, lors de déplacement par
affaires pour la Ville, se verront verser, au lieu d'une
indemnité quotidienne, un montant équivalent à leur salaire et
bénéfices marginaux réguliers payés par leur employeur. Des
ententes devront être prises avec les employeurs et la Ville
pour rembourser directement à l'employeur les salaires payés
au Maire et à son/ses délégués lorsqu'ils s'absentent du
travail pour vaquer aux affaires de la Ville. Ces montants ne
doivent en aucun cas excéder les montants effectivement
déboursés par l'employeur. La participation aux conférences
ou colloques n'est pas considérée comme activité d'affaires
pour la Ville et doit être approuvée par le Conseil.
PROCEDURES:
PROCÉDURES :
1. Approval - All travel must receive prior approval as
follows:
1. Approbation - Tout déplacement doit avoir été
approuvé au préalable de la façon suivante :
a) Employee from applicable Managers; Managers from
Supervisors; City Manager & Councillors from Mayor;
Mayor from City Manager.
a) L'employé(e) par son directeur; les directeurs par leurs
superviseurs; le directeur municipal et les conseillers par le
maire; le maire par le directeur municipal.
b) Travel out of Province paid for in any part by the City, for
which the total cost exceeds the annual authorized budget
must receive approval of Mayor and Council or Council.
b) Les déplacements hors de la province, dont une partie ou
tous les coûts sont défrayés par la Ville et qui excèdent le
montant budgété de l'année, doivent avoir été approuvés au
préalable par le Maire et le Conseil ou le Conseil.
Expense Claims:
Demande de remboursement des frais de déplacement:
All expense claims must be submitted within 30 (thirty) days
of return from travel.
Toute demande de remboursement doit être présentée dans
les 30 jours suivant le retour du voyage.
Failure to submit will result in the advance being deducted
from any money that may be due to the employee/elected
official.
Si aucune demande de remboursement n'est présentée, les
avances seront déduites de tout argent dû à
l'employé(e)/élu(e).
Expense claims shall be submitted on the Travel Expense
Claim Form and shall be approved at the same level of
authority as travel approval.
Les demandes de remboursement des frais doivent être
présentées en utilisant le formulaire Demande de
remboursement des dépenses de déplacement et doivent être
approuvées au même niveau décisionnel que les
déplacements eux-mêmes.
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Schedule of Allowable Travel Expenses
Annexe des frais de déplacement admissibles
Air Fare:
Economy to scheduled service airport
nearest destination.
Tarif aérien:
Classe économique via l'escale régulière la
plus près de la destination.
Private Auto:
$0.50 per kilometre on all City business
beyond a one (1) kilometre radius from City
Hall, within the City limits (minimum rate of
29 km per day)
Véhicule personnel: 0,50 $ par kilomètre pour tout
déplacement à l'extérieur d'un rayon
d'un (1) kilomètre de l'Hôtel de Ville, à
l'intérieur des limites de la Ville
(dépense minimale de 29 km par jour).
Rental Vehicles: Actual rental charges including insurance
coverage. Receipts required.
Véhicules loués: Le taux de location réellement payé incluant
les frais d'assurance. Reçus exigés.
Taxis:
Actual cost. Receipts for fares over $5.00
required.
Taxis:
Les coûts réels. Pour une course de plus de
5,00 $, reçu exigé.
Accommodation: Actual charges including applicable tax.
Receipts required. Every attempt shall be
made to obtain government rates.
Hébergement: Les coûts réels incluant les taxes exigibles.
Reçus exigés. On doit s'efforcer d'obtenir le
tarif gouvernemental.
Private accommodation: $15.00 per night with no receipt
required.
Hébergement privé: 15,00 $ par nuitée. Reçu non exigé.
Parking:
Actual costs. Receipts required if charges
over $5.00 per day.
Stationnement: Les coûts réels. Reçus exigés si les frais de
stationnement dépassent 5,00 $/jour.
Incidental:
$10.00 per day or part day while travelling
away from the City. Areas immediately
around Bathurst are not considered travel for
incidental reimbursement.
Frais divers:
10,00 $/jour ou portion de jour lors d'un
déplacement en dehors de la Ville. Ceci ne
s'applique pas à la région immédiate de
Bathurst.
Meals
Within N.B.
Outside N.B.
Repas
Au N.-B.
Extérieur du N.-B.
Breakfast
$10.00
$11.50
Petit-déjeuner
10,00 $
11,50 $
Lunch
$15.00
$17.50
Déjeuner
15,00 $
17,50 $
Dinner
$25.00
$30.00
Souper
25,00 $
30,00 $
Gratuity of 15% may be added to above allowance.
Des pourboires d'une valeur de 15 % peuvent être ajoutés aux
montants ci-dessus.
In order to claim breakfast, travel must commence before
8:00 a.m. In order to claim dinner, travel must end after 6:00
p.m.
Les dépenses de petit-déjeuner peuvent être réclamées si le
déplacement débute avant 8 h. Pour que les dépenses du
souper puissent être réclamées, le déplacement doit se
terminer après 18 h.