Municipal Memorial Bench Program 2017-04

Bathurst, New Brunswick · adopted 2017-09-18

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1 CITY OF / VILLE DE BATHURST POLICY POLITIQUE TITLE: MUNICIPAL MEMORIAL PARK BENCH PROGRAM TITRE: PROGRAMME MUNICIPAL DE BANCS COMMÉMORATIFS Policy no. ........................................................ 2017-04 Politique no. ..................................................... 2017-04 Authority: ............................................... City Council Autorisation : ................................... Conseil municipal Effective date: ........................................... 18-09-2017 Date d'entrée en vigueur : .......................... 18-09-2017 Amended ..................................................................... Modifiée : ..................................................................... Supersedes: ................................................................... Remplace : .................................................................... Approval: ................................................. City Council Approbation : .................................... Conseil muncipal POLICY STATEMENT ÉNONCÉ DE POLITIQUE 1. The City of Bathurst, through its Department of Engineering and Operational Services, administers and supports a Municipal Memorial Bench Program. The program applies on benches in Public Parks and on City owned property and City owned right of ways. Each new bench will accommodate one (1) commemorative plaque as determined by the policy and City Administration. 1. La Ville de Bathurst, par l'entremise de son Services d'ingénierie et des opérations, gère et soutient un programme municipal de bancs commémoratifs. Le programme s'applique aux bancs situés dans les parcs publics, dans les endroits appartenus par la Ville et là où la Ville possède un droit de passage. Chaque nouveau banc pourra accommoder une (1) plaque commémorative tel que déterminée par la politique et l'administration municipale. PURPOSE OBJECTIF 2. The purpose of this Policy is to outline the terms and conditions of a Commemoration on a Memorial Bench. 2. L'objectif cette politique est de définir les modalités et conditions du programme municipal de bancs commémoratifs. DEFINITIONS DÉFINITION 3. In this Policy 3. Dans la présente Politique "Approved Bench" means a bench that meets the required building and technical specifications as set out by all applicable legislation including building codes and municipal by-laws (Banc approuvé). "City owned Property" means any parcel of land registered to the City of Bathurst (Propriété de la Ville). "Park" means any owned parcel of land designated as a Municipal Park in the City of Bathurst (Parc). « Banc approuvé » signifie un banc qui répond aux exigences fixées par toute réglementation applicable incluant les codes du bâtiment et les arrêtés municipaux (Approved Bench). « Droit de passage » signifie toute parcelle de terrain pour lequel la Ville de Bathurst a un droit de passage exclusif (Right-of-Way). « Parc » signifie toute parcelle de terrain désignée comme un parc municipal dans la ville de Bathurst (Park). 2 "Right-of-Way" means any parcel of land in which the City of Bathurst has the sole right-of-way (Droit de passage). « Propriété de la Ville » signifie toute parcelle de terrain enregistrée au nom de la Ville de Bathurst (City owned Property). ADMINISTRATION ADMINISTRATION 4. The Director of Engineering and Operational Services (hereafter "Director") is responsible for the implementation and administration of this policy. 4. Le directeur des Services d'ingénierie et des opérations (ci-après « Directeur ») est responsable de la mise en œuvre et de l'administration de la présente politique. PLAQUE AND TEXT PLAQUE ET TEXTE 5(1) A Commemoration Plaque on a Memorial Bench is a form of remembrance of a loved one or to honour personal and professional contributions of individuals to the Community. 5(1) Une plaque commémorative fixée à un banc commémoratif est une façon de se souvenir d'un être cher ou de reconnaître la contribution personnelle et professionnelle d'un individu dans la communauté. 5(2) The Director together with the purchaser of the plaque will agree on the content of the text and both shall sign off on the final proof prior to the plaque being ordered. 5(2) Le Directeur et l'acheteur de la plaque conviendront du texte et les deux parties signeront l'épreuve finale avant de commander la plaque. 5(3) The Director will determine a standard font type and background colour to be used for this purpose. 5(3) Le Directeur déterminera la police et la couleur de fond devant être utilisées à cette fin. 5(4) The City of Bathurst will use a standard plaque in order to promote consistency in cost, size, type and mounting. Placement of the plaque on the Memorial Bench will be consistent and pre-set prior to the commencement of this Program. 5(4) La Ville de Bathurst utilisera une plaque standard pour assurer une cohérence des coûts, de la taille, du type et du processus de montage. La façon de fixer la plaque et l'endroit où elle sera placée sur le banc commémoratif seront déterminés avant le début du programme. FEES FRAIS 6(1) For the installation of a plaque on an existing park bench the fees are determined by the City of Bathurst. 6(1) Les frais associés à l'installation d'une plaque sur un banc de parc existant sont déterminés par la Ville de Bathurst. 6(2) If the City is installing a new park bench at the request of a resident, the resident will be responsible for all costs associated therewith in addition to an administration fee as determined by the City of Bathurst. 6(2) Si la Ville installe un nouveau banc de parc à la demande d'un résident, ledit résident sera responsable de tous les coûts associés à cette installation en plus des frais administratif imposé par la Ville de Bathurst. 6(3) The complete fee payment must be received prior to the process being initiated. 6(3) Les frais doivent être payés en entier avant que le processus ne soit initié. 3 LOCATION OF MEMORIAL BENCHES EMPLACEMENT DES BANCS COMMÉMORATIFS 7(1) This Policy permits Commemorative Plaques on Memorial Benches in all City Parks where there are existing benches and on new benches in new and redeveloped parks. In addition, the City may install benches on other City owned property and right of ways for this purpose. 7(1) La présente politique permet de fixer des plaques commémoratives sur les bancs commémoratifs de tous les parcs de Ville où on retrouve des bancs existants de même que sur les nouveaux bancs dans les nouveaux parcs et dans les parcs réaménagés. De plus, la Ville peut installer à cette fin des bancs sur d'autres terrains et droits de passage appartenant à la Ville. 7(2) The waiting list for a Memorial Bench is on a first come first served basis for each park or parcel of land. 7(2) La liste d'attente pour un banc commémoratif se fait sur la base du premier arrivé, premier servi pour chaque parc ou parcelle de terrain. 7(3) The list of current available Parks and sites is appended to the Memorial Bench Application form. Requests can be made for sites other than those listed, however, approval will be determined by City Administration and Council on a case-by-case basis. 7(3) La liste des parcs et des sites faisant actuellement partie du programme est annexée au formulaire de demande d'un banc commémoratif. Une demande peut être présentée pour un site ne faisant pas partie de la liste, mais l'approbation de l'administration de la Ville et du conseil municipal doit être obtenue. BENCHES BANCS 8. The bench models (size/style/colour, etc.) will be determined by the City of Bathurst. 8. Les modèles de banc (taille, style, couleur, etc.) seront déterminés par la Ville de Bathurst. REPLACEMENT OF BENCHES REMPLACEMENT DES BANCS 9. Where an existing bench is to be replaced by a new bench that has an existing Commemorative Plaque, the existing plaque will be secured to the new bench. 9. Si un banc existant muni d'une plaque commémorative doit être remplacé par un nouveau banc, la plaque existante sera fixée au nouveau banc. RELOCATION RELOCALISATION 10. The City reserves the right to relocate a bench or plaque, in the eventuality that such move is necessary (i.e. the bench is subject to reoccurring vandalism/the park is scheduled for redevelopment/servicing upgrades are required, etc.). The City will attempt to contact the donor for consultation prior to relocation. 10. La Ville se réserve le droit de relocaliser un banc ou une plaque si une telle relocalisation s'avère nécessaire (par exemple, le banc est souvent vandalisé, le parc doit être réaménagé, des améliorations aux services sont nécessaires, etc.). La Ville tentera de communiquer avec le donateur avant la relocalisation. 4 DURATION DURÉE 11. The Commemorative plaque on a Memorial Bench will be for the life of the park bench. 11. La plaque commémorative sera fixée au banc commémoratif pour la durée de vie du banc. APPLICATION DATES DATES DE DEMANDE 12(1) Applications for Memorial Benches will be accepted and reviewed throughout the year. 12(1) Les demandes de banc commémoratif seront acceptées et examinées tout au long de l'année. 12(2) Memorial Benches will be installed during the frost-free period of the current or subsequent year at the discretion of the City. 12(2) Les bancs commémoratifs seront installés pendant la période exempte de gel de l'année actuelle ou de l'année suivante, à la discrétion de la Ville. 12(3) Any private dedication ceremony will be organized and paid for by the purchaser. The purchaser will be required to book the park through the facility bookings staff to ensure the park is not previously booked for an event. 12(3) Toute cérémonie commémorative privée sera organisée et payée par l'acheteur. Celui-ci devra réserver le parc par l'entremise du service de réservation des installations afin de s'assurer que le parc n'a pas déjà été réservé pour un autre événement. MAINTENANCE ENTRETIEN 13. The maintenance and upkeep of the Memorial Bench and plaques are the responsibility of the City. 13. La Ville est responsable de l'entretien des bancs et des plaques de commémoration. RESTRICTIONS RESTRICTIONS 14. The placement of any mementos (i.e. wreaths, flowers, vases, statutes, etc.) in the vicinity of the memorial plaque is not permitted or the bench. 14. Il est interdit de placer des articles (couronnes de fleurs, bouquets, vases, statues, etc.) à proximité de la plaque commémorative ou du banc. FORMS AND PROCESSES FORMULAIRES ET PROCESSUS 15. Application forms for the Memorial Bench Program are available on the City website at www.bathurst.ca or in hard copy at the office of the City Clerk located at 150 St. George St., Bathurst, N.B. 15. Vous pouvez vous procurer un formulaire de demande de banc commémoratif en ligne au www.bathurst.ca ou au bureau de la greffière au 150, rue St. George, Bathurst, N.-B. AMENDMENT MODIFICATION 16. This policy is subject to review and amendments as determined by the City of Bathurst. 16. La présente politique est assujettie à toute révision ou modification jugée nécessaire par la Ville de Bathurst. 5 APPLICATION/DEMANDE DATE : PARK/PARC : LOCATION/LIEU :  Existing Bench/Banc existant  New Bench/Nouveau banc In memory of/En mémoire de : Purchaser/Acheteur : Address/Adresse : Telephone/Téléphone : Special Request/Demande spéciale :