Politique No P-004 — Remboursement des dépenses des membres du conseil et employés — full text

This is an automated transcription (OCR) of the captured official document — minor recognition errors are possible; the source document governs. Snapshot d0d97a6af94b · verified 2026-06-07 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

## POLITIQUE NO P-004 ## POLICY NO. P-004 ## REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DES REIMBURSEMENT OF EXPENSES FOR COUNCIL MEMBRES DU CONSEIL ET EMPLOYES.ES DE LA MEMBERS AND EMPLOYEES OF THE RURAL COMMUNAUTÉ RURALE DE BEAUSOLEIL COMMUNITY OF BEAUSOLEIL ## L'objectif de la politique ## Policy objective L'objectif de la présente politique est de fournir des The purpose of this policy is to provide guidelines to lignes directrices pour permettre aux membres du enable council members and employees of the Rural conseil et aux employés.es de la Communauté rurale Community of Beausoleil (RCB) to determine de Beausoleil de déterminer les dépenses que la appropriate and allowable expenses that the RCB is Communauté rurale de Beausoleil est disposée à willing to reimburse when they are incurred on behalf rembourser lorsqu'ils sont engagés pour le compte de of the RCB. la Communauté rurale de Beausoleil. Les membres du conseil et les employés.es doivent Council members and employees should consider the tenir en ligne de compte l'intention des lignes intent of the guidelines when determining which directrices lorsqu'ils déterminent les dépenses pouvant expenses may be reimbursed by the municipality. être remboursées par la Communauté rurale de Beausoleil. Chaque requérant a la responsabilité de demander Each applicantis responsible for seeking uniquement le remboursement des dépenses reimbursement only for necessary, legitimate and nécessaires, légitimes et appropriées engagées pour le appropriate expenses incurred on behalf of the RCB compte de la Communauté rurale de Beausoleil. |I Applicants are also responsible for preparing incombe également aux requérants de préparer des accurate and timely claims. demandes de remboursement exactes et en temps opportun. It is the responsibility of the Treasurer (or his or her delegate) to ensure compliance with this policy and to Il est du domaine de responsabilité du ou de la trésorier.ière (ou son délégué.e) de veiller au respect de la présente politique et de vérifier l'exactitude des verify the accuracy of expense claims. demandes de remboursement des dépenses. Les frais encourus lors d'un déplacement pour une Expenses for mileage incurred while travelling on commission seront remboursés par la commission et non behalf of a commission shall be reimbursed by the par la Communauté rurale de Beausoleil, selon la commission not the RCB, in accordance with the politique de remboursement de ladite commission. policy of that commission. ## Table des matières - A) Définitions - C) Transport - B) Généralités - D) Hébergement - F) Téléphone cellulaire - E) Repas - G) Autres dépenses - H) Indemnité quotidienne - I) Dépenses non-remboursables - J) Procédures - K) Examen et approbation remboursement des demandes ## Table of contents - A) Definitions - C) Transportation - B) General Information - D) Accommodations - F) Cell phone - E) Meals - G) Other expenses - H) Per diem allowance - I) Non-refundable expenses de - ) Procedures - K) Review and approval of expenses claim - L) Exceptions ## L) Exceptions ## M) Fraude ## A. Définitions ## M) Fraud ## A. Definitions « conseil » · désigne le ou la maire.esse et les "applicant" means the council member or the conseillers.ères de la Communauté rurale de Beausoleil municipal employee who requests the reimbursement (council); of expenses incurred on behalf of the Rural Community; "council" means the mayor and the councillors of the Rural Community of Beausoleil (conseil); « communauté rurale » désigne la Communauté rurale de Beausoleil (Rural Community); « CRB » désigne aussi la Communauté rurale de Beausoleil (RCB); « employé.e » désigne un ou une employée de la conseil); Communauté rurale de Beausoleil; "council member" means the mayor or any councillor of the Rural Community of Beausoleil (membre du "employee" means an employee of the Rural "Rural Community" means the Rural Community of Beausoleil (communauté rurale); and « membre du conseil » désigne le ou la maire.esse ou Community of Beausoleil; tout conseiller.ère de la Communauté rurale de Beausoleil (council member); et "RCB" also means the Rural Community of Beausoleil « requérant » désigne le membre du conseil municipal ou l'employé.e municipale qui demande le remboursement des dépenses qu'il ou elle a engagées (CRB). pour le compte de la Communauté rurale de Beausoleil. ## B. Généralités ## B. General Information (1) La Communauté rurale rembourse les dépenses (1) The Rural Community reimburses reasonable and raisonnables et justifiées engagées pour le compte de justified expenses incurred on behalf of the RCB. la CRB. Des reçus détaillés et autres renseignements Expense claims should all be supported by detailed doivent être fournis à l'appui de toutes les dépenses, receipts and any other relevant information unless sauf disposition contraire de la présente politique. Les otherwise specified in this policy. Expenses may dépenses peuvent comprendre les droits d'inscription, include registration fees, transportation, les frais de déplacement, de logement et de repas non accommodations, and meal expenses not provided compris dans les droits d'inscription. within the registration fee. (2) Charges incurred for spouse, or any other family member will be the responsibility of the applicant unless otherwise specified in this policy. (2) Sauf disposition contraire de la présente politique, le requérant prend à sa charge les dépenses engagées relativement à son conjoint ou à tout autre membre de sa famille. (3) L'administration de la CRB s'occupe des (3) All travel arrangements and registration for préparatifs de voyage et des inscriptions pour le members of council are to be channeled through the compte des membres du conseil. administration. (4) Le requérant est responsable de toute perte (4) The applicant is responsible for any financial loss financière résultant de l'annulation d'une réservation ou resulting from cancellation of reservation and/or d'une inscription sauf dans des cas d'urgence ou autres registration unless caused by an emergency or other fonctions civiles, ou à moins d'avis contraire autorisé requirement of civil duty, or unless authorized by the par le maire. mayor. (5) Le conseil doit autoriser préalablement tout voyage (5) The council must pre-authorize any travel outside effectué à l'extérieur du Canada par les membres du of Canada by council members or employees of the (6) Un conseiller qui accompagne un cadre supérieur (6) A councillor who accompanies a member of à une conférence professionnelle destinée aux cadres senior management to a professional conference for supérieurs doit recevoir l'approbation au préalable du senior management must receive prior approval from conseil municipal. the municipal council. (7) Lorsqu'un employé.e est demandé d'assister à une (7) When an employee is requested to attend a fonction ou une formation à l'extérieur de la function or training away from the Rural Community, communauté rurale, il ou elle aura droit aux indemnités he or she will be entitled to the allowances provided prévues pour les frais de transport, de logement, de for transportation, accommodation, meal and other repas et autres tel que prescrites dans la présente expenses as prescribed in this policy (divisions C to politique (sections C à E et G). ## C. Transport ## C. Transportation Dans la mesure du possible, en tenant compte du Whenever possible elected officials and employees are temps de voyagement et de l'horaire de travail, les expected to travel by the most direct route and use the membres du conseil et les employés. es devront utiliser le most economical means of transportation, taking into moyen de transport le plus économique et la route la consideration the travel time involved and working plus directe pour se rendre à destination. schedule. ## (1) Aérien ## (1) Air La norme applicable aux déplacements est celle du Applicants must use economy class when using voyage en classe économique. Par souci d'économie, public transportation. Whenever possible, applicants le requérant doit, si possible, réserver à l'avance ou are encouraged to economize by booking ahead of profiter des tarifs excursion. Les compagnies aériennes time or by taking advantage of excursion fares. peuvent imposer certaines restrictions en ce qui Airlines may impose certain restrictions on such fares concerne l'utilisation de tels tarifs que le requérant doit and applicants must consider when making their prendre en considération au moment de faire ses travel arrangements. For example: the travel period préparatifs de voyage. Par exemple, la période de must cover part of the weekend. Weekend stays at voyage doit couvrir une partie de la fin de semaine. Les the point of destination may be authorized ahead of séjours au point de destination durant la fin de semaine time when duly justified. The mayor authorizes such peuvent être autorisés à l'avance, lorsqu'ils sont stays for the Chief Administrative Officer and dûment justifiés. Le maire autorise ces séjours pour le · councillors, while the Chief Administrative Officer directeur général et les conseillers, tandis que le authorizes them for the mayor and the employees. directeur général les autorise pour le maire et les employés. Transportation tickets are to be billed directly from the L'agence de voyage doit facturer directement à la travel agency to the Rural Community. communauté rurale les billets de voyage. ## (2) Personnal vehicle: ## (2) Véhicule personnel : Travel expenses for those who use their own vehicle Les frais de trajet de ceux qui utilisent leur propre for municipal business travel will be reimbursed at a véhicule pour les déplacements liés aux affaires fixed per-kilometre rate equivalent to the current municipales seront remboursés à un taux fixe par rate set by the Canada Revenue Agency for the use kilomètre équivalent à celui en cours fixé par l'Agence of a private vehicle for business travel (New du revenu du Canada pour l'utilisation d'un véhicule privé Brunswick). The number of kilometres will be pour voyages d'affaires (Nouveau-Brunswick). La calculated from the normal place of work to the distance de déplacement en km sera calculée du lieu destination and return. For the purposes of this de travail habituel jusqu'à destination, aller-retour. policy, the regular place of work shall mean, for Pour les fins de cette politique, le lieu de travail employees, the municipal office or their primary habituel correspond, pour les employés, au bureau work location and, for members of Council, the municipal ou à leur lieu principal d'affectation et, pour location designated by CRB for the holding of les membres du conseil, au lieu désigné par la CRB regular Council meetings. When air travel is more pour la tenue des réunions régulières du conseil. economical, a council member or employee may Lorsque le transport aérien s'avère plus économique, le receive permission to travel with their personal membre du conseil ou l'employé.e peut être autorisé.e à vehicle, however, such council member or voyager avec son véhicule personnel, sauf que le employee will be reimbursed only the equivalent remboursement sera seulement équivalent à la valeur du amount of an economy return air fare to the billet d'un vol régulier aller-retour en classe destination from the nearest airport with normally économique via l'aéroport le plus près ayant des vols scheduled flights plus the usual reimbursement for réguliers vers la destination, plus les frais de trajet pour return kilometrage to that airport. le déplacement aller-retour du lieu de travail a l'aéroport. ## (3) Véhicule de location : ## (3) Rental Vehicles: Un véhicule de location peut être utilisé lors de Vehicles may be rented when travelling on behalf of déplacements effectués pour le compte de la CRB en the RCB to a destination outside the normal place of dehors du lieu de travail habituel s'il n'existe aucun autre work when no other means of transportation or moyen de transport ou qu'un autre moyen de transport another means of transportation is available or n'est pas pratique. Les requérants doivent louer des practical. The applicants must rent sub-compact, automobiles super-compactes, compactes compact or mid-size cars consistent with the type of moyennes qui se prêtent au genre de voyage en travel being undertaken. The purchase of insurance question. L'achat d'une couverture d'assurance prévue coverage provided under the terms of a Lessor's par le contrat de location de l'entreprise de location est Rental Agreement is necessary. If the rental vehicle nécessaire. Le requérant qui doit se rendre dans une is to be used outside the province or outside of autre province ou à l'extérieur du pays ou qui doit Canada, or driven over unpaved roads (private roads, conduire sur des chemins non revêtus (chemins privés, logging roads, etc.), written permission must be chemins forestiers, etc.), doit obtenir la permission obtained from the rental company. écrite de l'entreprise de locations. Bien que la communauté rurale a son propre régime de Although the Rural Community has coverage for loss protection pour les pertes ou les dommages causés or damage to municipal vehicles, applicants must aux véhicules municipaux, les requérants doivent purchase the Collision Damage Waiver and the acheter l'option d'assurance-collision sans franchise et Personal Accident Insurance when renting vehicles. de l'assurance individuelle contre les accidents lors de la location de véhicules Les reçus fournis à l'achat d'essence et le contrat de Gasoline receipts and the rental contract must be location doivent être annexés à la demande de provided with the expense claim. remboursement des dépenses. ## (4) Taxis: ## (4) Taxis: S'il y a lieu d'utiliser les services d'un taxi, les frais seront The cost of taxi where necessary shall be allowed. remboursés. À moins d'indication contraire, des reçus Receipts are required for all taxi charges unless doivent être soumis pour réclamer tous frais de taxi. otherwise indicated. ## (5) Stationnement : ## (5) Parking La communauté rurale rembourse les frais de The Rural Community will reimburse reasonable stationnement raisonnables. Cependant, des reçus parking costs. Where long term parking costs over $5.00 per day, receipts shall be submitted. devront être soumis pour l'utilisation de stationnement longue durée dont le coût dépasse 5,00 $ par jour. ## D. Hébergement ## (1) Hôtel: ## D. Accommodations ## (1) Hôtel: Les membres du conseil et les employés.es se verront Council members and employees will be reimbursed for rembourser leurs frais d'hébergement encourus actual accommodation expenses incurred when lorsqu'ils se déplacent par affaires pour le compte de la travelling on business on behalf of the Rural communauté rurale. Les requérants, doivent, dans la Community. Applicants must, where possible, mesure du possible tenir compte des hôtels offrant des consider accommodations offering average market tarifs moyens lorsqu'ils effectuent leurs réservations rates when making hotel reservations. Where d'hôtels. Là où c'est offert, les membres du conseil et available, Council members and employees must les employés.es doivent demander le tarif request the government rate. gouvernemental réduit. Toutefois, lorsqu'un déplacement est lié à un événement, However, when travel is related to an event, conference une conférence ou une activité pour lesquels un hôtel of activity for which a host hotel has been designated, hôte a été désigné, les membres du conseil et les Council members and employees are not required to employés.es ne sont pas tenus de respecter le tarif adhere to the average rate or to select the least moyen ni de choisir l'hôtel le moins dispendieux. Dans expensive accommodation. In such cases, it is de tels cas, il est reconnu qu'il peut être avantageux de recognized that staying at the host hotel may be loger à l'hôtel hôte afin de faciliter la participation aux advantageous in order to facilitate participation in activités et la coordination avec le reste de la délégation activities and coordination with the rest of the delegation ou des participants. or participants. Receipts are required for all accommodation charges unless otherwise indicated. À moins d'indication contraire, des reçus doivent être soumis pour réclamer tous frais d'hébergement. ## (2) Logement prive: ## (2) Private Accommodations: un logement privé lors de leurs déplacements par accommodations while on Rural Community business affaires remboursés.es un montant de 50$ par nuit et aucun reçu required. est nécessaire. Les membres du conseil et les employés.es qui utilisent Council members and employees who use private pour la communauté rurale seront will be reimbursed $50 per night and no receipt is ## E. Repas ## E. Meals Les dépenses de repas ne seront pas remboursées Reimbursement for meals shall not be claimed where lorsque ceux-ci sont inclus dans les frais d'inscription meals are included as part of registration fees for des conférences, des colloques, etc. conferences or seminars, etc. ## (1) Individuel sans reçus: ## (1) Individual without receipts: Les frais de repas individuels engagés lors de Individual meal expenses incurred while travelling for the Rural Community will be reimbursed up to the déplacements effectués pour le compte de la communauté rurale sont remboursables jusqu'aux maximum amounts below: montants maximaux ci-dessous : | Repas: | Au N.-B. | Extérieur du N.-B. | Meals: | Within N.B. | Outside N.B. | |-----------------------|------------|----------------------|-----------|---------------|----------------| | Petit-déjeuner 15,00$ | | 25,00$ | Breakfast | 15,00$ | 25,00$ | | Déjeuner | 25,00$ | 40,00$ | Lunch | 25,00$ | 40,00$ | | Dîner | 40,00$ | 60,00$ | Dinner | 40,00$ | 60,00$ | Les dépenses de petit-déjeuner peuvent être In order to claim breakfast, travel must commence réclamées si le déplacement débute avant 8 h. Pour before 8:00 a.m. In order to claim dinner, travel must que les dépenses du souper puissent être réclamées, end after 6:00 p.m. le déplacement doit se terminer après 18h. ## (2) Affaires: ## (2) Business: Les dépenses liées aux repas d'affaires sont Expenses related to business meals are eligible for remboursables, à condition que les noms des personnes reimbursement, provided that the names of the invitées ainsi que l'objet de la rencontre soient individuals in attendance and the purpose of the clairement indiqués sur la demande de remboursement, meeting are clearly indicated on the expense accompagnée des reçus originaux. Le remboursement reimbursement claim and supported by original des repas est limité aux montants maximaux établis ci- receipts. Reimbursement for meals shall not exceed dessus. Tous les repas d'affaires doivent faire l'objet the maximum amounts set out above. All business d'une approbation préalable conformément aux meals must receive prior approval in accordance with modalités prévues à la section J de la présente politique. the provisions set out in division J of this policy. ## (3) Repas dépassant les montants sans reçus: ## (3) Meals exceeding amounts without receipts: À la discrétion du ou de la trésorier.ière, les frais de At the Treasurer's discretion, meal expenses can be repas peuvent être remboursés suite à la présentation reimbursed upon submission of invoices detailing the de factures détaillants le lieu et les raisons du location and reasons for the meal overrun. dépassement de coûts du repas. ## (4) Frais de repas du ou de la conjoint.e: La communauté rurale rembourse les dépenses relatives au conjoint.e ou à l'invité.e qui accompagne un membre du conseil à une activité. Les activités doivent être reliées aux activités de la communauté rurale, au nom de la CRB ou pour le meilleur intérêt de la communauté rurale, et avoir été approuvées au préalable. ## (5) Breuvages alcoolisés: ## (4) Meal expenses for spouse: Expenses for a spouse or a guest accompanying a council member to an activity shall be reimbursed by the Rural Community. The activities must be related to the operation of the Rural Community, carried out on behalf of the RCB, or undertaken in the best interests of the Rural Community, and must have received prior approval. ## (5) Alcoholic beverages: La communauté rurale ne rembourse pas les The Rural Community does not reimburse alcoholic breuvages alcoolisés. beverages ## F. Téléphone cellulaire ## F. Cell phone La présente politique annule et remplace tous les This policy repeals and replaces all reimbursements remboursements précédemment autorisés par la previously authorized by Resolution No. 2023-108, résolution no 2023-108 adopté lors de la réunion adopted at the regular meeting on December 12, ordinaire du 12 décembre 2023, à compter de la date 2023, as of the date of adoption of this policy. Any d'adoption de cette politique. Toute disposition de la provision of the prior resolution that is inconsistent résolution antérieure qui est incompatible avec la with this policy is deemed never to have been in présente politique est réputée n'avoir jamais été en effect. Les employés et les membres du conseil qui utilisent Employees and council members who use their leur téléphone cellulaire personnel à des fins personal cell phone for work-related purposes may professionnelles peuvent recevoir un remboursement receive a monthly reimbursement of $50. mensuel de 50 $. Le remboursement est accordé uniquement si l'usage The reimbursement is provided only if the use of the du téléphone est nécessaire pour l'exécution des fonctions de l'employé ou du membre du conseil et employee's or council member's duties and no other qu'aucune autre ligne téléphonique municipale n'est municipal phone line is provided for this purpose. fournie pour ces fins. Ce montant sera ajouté directement à la paie de This amount will be added directly to the employee's l'employé ou du membre du conseil et sera assujetti or council member's pay and will be subject to all aux déductions et retenus fiscales applicables. applicable tax deductions and withholdings. represents the maximum , authorized amount for the professional use of a cell phone and covers all costs related to calls, messaging, and data used in the course of municipal duties. Ce remboursement constitue le montant maximal This reimbursement autorisé pour l'usage professionnel du téléphone cellulaire et couvre tous les frais liés aux appels, messages et données utilisés dans le cadre des fonctions municipales. ## G. Autres Dépenses ## G. Other expenses - (1) II est entendu que, de temps à autre, les (1) It is expected that from time to time employees or employés.es et membres du conseil devront encourir council members may incur costs to facilitate the certains frais dans le cadre de leur travail pour la conduct of official rural community business. Such communauté rurale. Ces dépenses peuvent inclure la may include conference room rentals, location de salle de conférence, la location equipment rentals, hospitality, and other related d'équipements, des services d'accueil et autres service costs. Such costs shall be reimbursed and all services similaires. Ces dépenses seront remboursées such claims shall state the purpose of the costs and sur présentation de pièces justificatives détaillant la the number of persons involved. Receipts shall be raison des dépenses et le nombre de personnes submitted and prior approval is required as identified impliquées. Selon les Procédures, Section J, une in Procedures, division J. approbation est exigée au préalable et les reçus des dépenses encourues doivent être soumis. - (2) Nonobstant les conditions énoncées à la section E (2) Notwithstanding the provisions outlined in division 3. de cette politique, un « bar payant » est exigé à toutes E of this policy, the Rural Community of Beausoleil les activités relevant de la Communauté rurale de shall have a "cash bar" at all its functions where Beausoleil où des breuvages alcoolisés sont servis, à alcoholic beverages are served, except for a wine l'exception de vins et fromages ou toute autre fonction and cheese or any other function authorized and autorisée et organisée par la communauté rurale. Pour organized by the Rural Community. For special social ce qui a trait à des activités sociales spéciales du activities of council, the Rural Community shall pay conseil municipal, la municipalité va défrayer le coût the cost of a meal but no alcoholic consumption. d'un repas, mais aucune consommation alcoolisée. - (3) Les frais de péage routier, péage de pont, péage de (3) Road tolls, bridge tolls and ferry tolls are traversier sont remboursés sur présentation des reçus reimbursed upon presentation of official receipts. officiels. - (4) Les autres dépenses non prévues ci-dessus, et (4) Other expenses not covered above and incurred 6. engagées pour le compte de la communauté rurale, on behalf of the Rural Community should be approved doivent être approuvées à l'avance par le maire pour in advance by the mayor for council members and by les membres du conseil et par la direction générale the CAO for employees. Official receipts are required pour les employés.es. Le remboursement se fait sur for reimbursement unless otherwise provided in this présentation de reçus officiels sauf disposition contraire policy. de la présente politique. ## H. Indemnité quotidienne ## H. Per diem allowance Il est versé une indemnité journalière maximale de 150$, A maximum daily allowance of $150, or $75 for a ou 75$ pour une période de 4 heures et moins, aux period of 4 hours or less, is paid to council members membres du conseil lorsque ces derniers participent à un when they participate in a convention, conference or congrès, une conférence ou une délégation approuvée delegation approved by the council. par le conseil. ## I. Dépenses non remboursables ## (1) Dépenses normalement non remboursables : ## I. Non-refundable expenses ## (1) Normally non-refundable expenses: À moins d'être dans le meilleur intérêt de la Unless deemed to be in the best interest of the Rural communauté rurale et ayant reçu l'autorisation écrite Community and having received written authorization selon la procédure d'approbation prévue à la sous- as per the approval procedures set out in subdivision section J(1) de la présente politique, les dépenses J(1), personal expenses, such as expenses for personnelles, telles que les dépenses pour journaux, newspapers, magazines, movies, theater and other revues, cinéma, théâtre et autres dépenses de entertainment costs, sports and recreational activity divertissement, prix d'entrée aux activités récréatives admission fees, housekeeping fees, spousal et sportives, frais d'entretien ménager, dépenses des expenses (unless otherwise prescribed by this policy) conjoints (sauf disposition contraire de la présente and interest or late payment charges. politique) et intérêts ou frais de paiement en retard. Les « Air Miles » qui sont utilisés pour effectuer un "Air Miles" used to travel on behalf of the Rural voyage pour le compte de la communauté rurale au lieu Community instead of purchasing an airline ticket are d'un billet acheté ne sont pas remboursables. not refundable. ## J. Procédures - (1) Approbation du déplacement: - J. Procedures - (1) Approval of travel: Tout déplacement ou dépense doit avoir été approuvé au All travel or expense must receive prior approval as préalable de la façon suivante, à moins d'indication follows, unless otherwise indicated in this policy: contraire dans cette politique : - a. L'employé.e par son directeur; les directeurs par a. Employee from applicable Managers; Managers leurs superviseurs; le directeur général et les conseillers from Supervisors; CAO & Councillors from Mayor; par le maire; le maire par le directeur général. Mayor from CAO. - b. Les déplacements hors de la province, dont une b. Travel out of Province paid for in any part by the annual authorized budget must receive approval of 3. partie ou tous les coûts sont défrayés par la Rural Community, for which the total cost exceeds the communauté rurale et qui excèdent le montant budgété de l'année, doivent avoir été approuvés au préalable par Council. le conseil. ## (2) Demande de remboursement de frais: ## (2) Expense Claims: a. Toute demande de remboursement doit être a. All expense claims must be submitted no later than - présentée dans les soixante (60) jours suivant la sixty (60) days after the expense was incurred. Claim dépense encourue. La demande présentée plus de submitted more than two (2) months after the date of deux (2) mois après la date de la dépense pertinente the relevant expense may be denied. peut être refusée. - b. Les demandes de remboursement des frais doivent b. Expense claims must be submitted on the Expense être présentées en utilisant le formulaire Demande de Claim Form and must be approved at the same remboursement des dépenses et doivent être decision-making level as the approvals. approuvées au même niveau décisionnel que les approbations. - c. Toutes les dépenses qui font l'objet d'une demande de c. All expenses claimed must be charged to the remboursement des dépenses doivent être imputées au appropriate expense account number. numéro de compte de dépenses approprié. - K. Examen et approbation des demandes de K. Review and approval of expense claims remboursement des dépenses - (1) II est du domaine de responsabilité du ou de la (1) It is the responsibility of the Treasurer (or his or trésorier.ière (ou son délégué.e) d'examiner et her delegate) to review and approve expense claims. d'approuver les demandes de remboursement des He or she must ensure that expense claims comply dépenses. Il ou elle doit s'assurer que les demandes with the RCB policy and are accompanied by the de remboursement des dépenses sont conformes à la necessary and appropriate receipts. In cases where politique de la CRB et qu'elles sont accompagnées des he or she must determine the leeway allowed to him reçus nécessaires et appropriés. Dans les cas où il ou or her in the application of this policy, he or she must elle doit déterminer la marge de manœuvre qui lui est inform the mayor of a written opinion, and, if he or she permis dans l'application de la présente politique, il ou considers it necessary, Council, before a claim for elle doit en saisir le ou la maire.esse d'une opinion reimbursement is paid. écrite et, s'il ou elle le considère nécessaire, le conseil municipal, avant de payer une demande de remboursement. ## L. Exceptions ## L. Exceptions Toutes les exceptions à la présente politique doivent All exceptions to this policy shall be presented by the être soumises par le(la) trésorier.iere au (à la) Director of Finance (or his delegate) to the mayor for maire.esse pour son opinion écrite et s'il ou elle le his or her written opinion, and if required, be considère nécessaire, être soumises à l'approbation du submitted to the council for approval and it must be conseil municipal et être clairement notées dans le clearly noted in the minutes of the meeting. procès-verbal de la réunion. ## M. Fraude ## M. Fraud La production d'une demande de remboursement Filing a fraudulent expense claim is subject to frauduleuse est passible de sanctions disciplinaires. disciplinary sanctions. Cette politique est rétroactive au 1er janvier 2026. This policy is retroactive to January 1, 2026. ADOPTÉ par résolution no 2026-40 ordinaire du conseil le 10 mars 2026. en réunion  ADOPTED by resolution no. 2026-40 at the regular council meeting of March 10, 2026. Roméo Bouruge Maire/Mayor 2023 Tina Mazerolle Greffière/Clerk