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Ville de Beresford
Politique sur la nomination des comités
Applicable :
Tous les employés et membres du conseil de la Ville de
Beresford
Intervalle de
révision :
Aux 3 ans
Employés
affectés :
Tous les employés interagissant avec des comités, les
membres du conseil et tous les membres des comités
Employé
responsable :
Directeur général
Descriptif
sommaire :
Autorité
d'adoption
Conseil municipal
Adopté :
Le 28 juin 2021
Historique de
versions :
Version A :
Documents
connexes :
Arrêté sur la procédure d'assemblée de la Ville de Beresford
Les comités et groupes de travail ad hoc de la ville sont consultatifs et leur mandat consiste
essentiellement à faire des recommandations au conseil municipal ou encore à exécuter des tâches
une fois l'approbation du conseil obtenu.
La résolution de constitution d'un comité ou d'un groupe de travail de la ville peut préciser
l'échéancier pour produire un rapport et indique, s'il y a lieu, les personnes-ressources et les
experts qui peuvent être retenus.
1.1. Comités
Le conseil municipal constitue par résolution tout comité, sauf lorsqu'autrement prescrit par la loi,
et lui confie son mandat selon la même procédure.
Comité ad hoc
Le conseil municipal peut nommer par résolution un groupe de travail ad hoc et ses membres pour
toute question d'importance, et ce, sur recommandation du maire ou du directeur général. Le
mandat d'un comité ad hoc porte sur un seul objectif et a une durée limitée dans le temps.
Comité permanent
Les comités permanents sont composés de tous les membres du conseil. Ils portent sur les dossiers
de fonctionnements de la ville tels que les travaux publics, les ressources humaines, finances, etc.
Un membre du conseil est nommé porte-parole sur chacun des comités permanents par le maire.
Les nominations seront revues tous les 2 ans.
Comité d'engagement citoyen
Ce sont des comités sur lesquels le conseil fait appel à des citoyens de la ville pour y siéger dans le
but d'apporter des expertises et des nouveaux points de vue venant de la population. Les membres
doivent être approuvés par le conseil. À la base les comités d'engagement citoyens visent le concept
de participation citoyenne afin de favoriser encore plus le rapprochement des citoyens aux élus
municipaux, tout en développant un sentiment de fierté et un sens d'appartenance ainsi qu'encourager
l'action bénévole auprès des citoyens. Le maire nomine le conseiller qui va siéger aux comités
d'engagement.
Comité externe
Ce sont là des comités qui sont régis par une entité distincte. Le conseil est demandé de proposer
un membre soit du conseil, un employé de la ville ou un citoyen afin d'y siéger (ex : L'Écomarché,
BNPP, pompier, bibliothèque, etc.).
Ville de Beresford POLITIQUE DE NOMINATION ET
FONCTIONNEMENT DES COMITÉS
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2. COMPOSITION DES COMITÉS ET GROUPES DE TRAVAIL AD HOC
Les comités et groupes de travail ad hoc sont composés de membres du conseil, de fonctionnaires,
d'experts-conseils invités de même que, dans certains cas, de citoyens choisis parmi les résidents de
la Ville; sauf exception déterminé par le Conseil. De façon générale, le nombre de membres pour un
comité ne devrait pas dépasser douze (12) personnes.
Le Maire est membre d'office de tous les comités.
3. NOMINATION DES MEMBRES
Les membres « citoyens » des comités sont nommés par résolution du conseil municipal.
Les fonctionnaires, selon leur spécialité, lorsque demandé par le conseil ou le conseiller
représentant sur les comités sont nommés par le directeur général pour assister aux comités. La
nomination des membres recrutés parmi les citoyens se fait sur recommandation du maire et du
conseil, en fonction des éléments suivants :
engagement dans le milieu;
représentativité;
partage de la vision et des objectifs du conseil municipal;
expertise.
Pour certains comités, un poste vacant devrait faire l'objet d'un appel de candidatures publiques,
lesquelles seront étudiées par le conseil qui recommandera un candidat ou une liste de candidats
potentiels.
4. DURÉE DU MANDAT
La durée des mandats des membres des comités municipaux est de 24 mois, et ce, débutant à la
date de nomination.
Un mandat peut être renouvelable et peut également être révocable par résolution du conseil
municipal.
La durée du mandat ne peut dépasser 12 ans.
Ville de Beresford POLITIQUE DE NOMINATION ET FONCTIONNEMENT DES COMITÉS
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4.2. Continuité
Les membres du comité demeurent en fonction, nonobstant l'expiration de leur mandat, jusqu'à ce
qu'ils soient nommés de nouveau ou remplacés.
Lorsqu'un membre cesse d'être résident ou d'avoir son établissement sur le territoire, son mandat
prend fin.
4.3 Absence non motivée
L'absence d'un membre à trois reprises consécutives ou à la majorité des réunions tenues au cours
de l'année, sans motif valable, peut entraîner la révocation du mandat du membre.
5. RÉMUNÉRATION DES MEMBRES DE COMITÉS
Aucune rémunération monétaire n'est prévue pour participation aux comités à moins de résolution
contraire à cet effet du conseil municipal.
6. PERSONNES-RESSOURCES
Il appartient au conseil municipal de désigner par résolution, sur recommandation du directeur
général, les personnes-ressources (employés de la ville) et experts qui peuvent participer aux
travaux d'un comité ou d'un groupe de travail ad hoc, ceux-ci n'ayant toutefois pas le droit de vote
sur les questions qui sont prises en considération.
La rémunération de ces personnes-ressources ou experts sera déterminée, si nécessaire, par le
Conseil sur recommandation du directeur général.
7. PRÉSIDENT - E ET VICE-PRÉSIDENT - E
Le comité se nomme un président. Celui-ci est choisi parmi les membres du comité. Son rôle est de
présider les réunions desdits comités ou groupes. Le président a également la responsabilité de
présenter les recommandations du comité ou du groupe de travail ad hoc au conseil municipal par
l'entremise du représentant du conseil. Il doit également expliquer aux membres de son comité ou
groupe de travail ad hoc le contexte des dossiers qui y sont référés. Le vice-président est le
substitut du président.
En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président lors d'une réunion, le vice-président préside
celle-ci, et ce, le temps que dure ladite absence ou incapacité d'agir.
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8. SECRÉTAIRE
Le comité se nomme un secrétaire. Celui-ci est choisi parmi les membres du comité. Le secrétaire a
la responsabilité de la préparation du contenu des dossiers à présenter et du respect des
échéanciers découlant directement de la réalisation du mandat confié par le conseil municipal. De
façon plus spécifique, le secrétaire doit :
1) convoquer chaque réunion d'un comité ou d'un groupe de travail ad hoc avec l'aide du président;
2) préparer l'ordre du jour;
3) assister à ladite réunion;
4) rédiger le compte rendu du contenu de la réunion et le soumettre à la direction de la ville;
9. SERVICE DES FONCTIONNAIRES
Les comités ne peuvent requérir les services des fonctionnaires, à moins que ceux-ci n'aient été
expressément mandatés et nommés par le directeur général à la demande du conseil ou du
conseiller attitré au comité.
10. COORDINATION DES TRAVAUX ET SUIVI
Les comités permanents et groupes de travail ad hoc sont tous coordonnés et reliés entre eux par le
directeur général pour assurer la transversalité. Les comités d'engagement citoyens sont reliés au
conseil municipal par l'entremise du conseiller attitré audit comité. Pour les comités d'engagement
citoyens, au besoin les conseillers peuvent interagir directement entre eux pour relier des dossiers
communs auxdits comités d'engagement citoyens. Le suivi des recommandations des différents
comités est fait par résolution adoptée en séance du conseil municipal. Chaque comité permanent
se donne un mode de fonctionnement respectant cette politique.
11. RÉGIE INTERNE
11.1 Rencontre de comités
Les membres d'un comité se réunissent au moins une fois par mois, laquelle est établie à période
fixe. Si le volume de travail du comité ne nécessite pas une telle fréquence de réunions, celles-ci
peuvent être tenues au besoin. Les membres d'un groupe de travail ad hoc peuvent se réunir au
besoin, selon la nature et l'échéance du mandat qui lui est confié. Ces séances peuvent être
ajournées à un autre moment ou à une date ultérieure, afin que l'étude des dossiers soumis, qui n'a
pu être terminée au cours d'une réunion, puisse continuer à un autre moment.
Il peut tenir des réunions d'information ou de consultation publique, seulement à la demande ou
après l'approbation du conseil. Des séances conjointes de plusieurs comités peuvent être tenues
pour étudier un sujet commun. Une planification annuelle des dates auxquelles auront lieu les
réunions doit être établie.
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11.2 Quorum
La majorité des membres (50% +1) constitue le quorum pour la tenue d'une séance d'un comité ou
groupe de travail ad hoc. La présence d'un élu est obligatoire pour obtenir quorum. Le conseiller
peut nommer un élu pour remplacer une absence.
11.3 Ordre du jour
Le secrétaire d'un comité ou d'un groupe de travail ad hoc doit préparer un ordre du jour avant
chaque réunion et l'expédier aux membres avec la convocation dans un délai d'au moins vingt-
quatre (24) heures à l'avance.
11.4 Référence de dossiers à un comité
Un fonctionnaire responsable d'un dossier ne doit pas le référer directement à un comité ou à un
groupe de travail pour étude. De même, un comité ne doit pas référer une question ou un dossier à
un autre comité ou groupe de travail.
11.5 Droit de vote
Les comités procèdent par consensus et non par un vote officiel.
11.6 Intérêt
Un membre d'un comité ou d'un groupe de travail ad hoc ne peut prendre part à une délibération
dans laquelle il a un intérêt personnel.
11.7 Absence des membres
Si un membre fait défaut de participer aux séances d'un comité ou d'un groupe de travail ad hoc
pendant 3 rencontres consécutives suivant la dernière séance à laquelle il a assisté, il est nécessaire
que le secrétaire en fasse rapport au représentant du conseil qui soumettra le dossier au conseil
municipal.
12. PLAN DE TRAVAIL
Avant le 15 octobre de chaque année ou au cours des dix (10) premiers jours d'un mandat, chaque
comité (sauf adhoc), doit produire un plan de travail qui est entériné par le conseil municipal. Le
plan de travail fait état des objets que le comité ou le groupe de travail compte étudier au cours de
l'année. Il doit être produit au conseil municipal sauf si établi différemment par le conseil.
13. RAPPORT
Chaque comité ou groupe de travail ad hoc doit, par l'entremise de son représentant du conseil,
faire rapport verbal suite aux réunions et un rapport écrit lorsque requis par le conseil. Ce rapport
doit faire état du travail accompli en relation avec le mandat confié, et ce, dans le but de permettre
un suivi du travail réalisé.
Ville de Beresford POLITIQUE DE NOMINATION ET FONCTIONNEMENT DES COMITÉS ET
GROUPES DE TRAVAIL AD HOC
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14. CONFIDENTIALITÉ DES DÉLIBÉRATIONS
Le contenu des délibérations d'un comité ou d'un groupe de travail ad hoc est confidentiel jusqu'au
dévoilement par le conseil municipal des recommandations ou avis en séance publique. Ces
recommandations ou avis ne sont pas exécutoires tant et aussi longtemps que le compte rendu où
ils sont consignés n'a pas été ratifié.
15. RÈGLES D'ÉTHIQUE
Tout membre de comités ou groupes de travail doit adhérer aux règles d'éthique établies par la
Ville. La ville s'est aussi munie d'un arrêté procédural ainsi qu'une politique sur la violence et le
harcèlement qui devront faire partie des pratiques des comités.
16. ENGAGEMENT FINANCIER
Un comité ou groupe de travail ne peut engager les crédits de la Ville. Il doit présenter un budget
annuel faisant état des revenus et dépenses prévues des activités recommandées par le comité
avant le 15 octobre de l'année en cours pour l'année suivante. Malgré ce budget, le comité de doit
pas engendrer de dépense que sauf par l'entremise des employés de la ville et en respectant un
budget précis présenter au conseil. Le comité ne doit pas représenter la ville auprès des autres
instances gouvernementales à moins d'en avoir eu l'approbation par le conseil. Une
recommandation d'un groupe de travail en ce qui a trait une étude, une recommandation et un avis
peut être soumise au conseil sous forme de rapport écrit ou verbal selon les précisions du directeur
général à cet effet.
17. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil municipal.
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GROUPES DE TRAVAIL AD HOC
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