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Politique sur la gestion des actifs
Ville de Beresford
Politique sur la gestion des actifs
Applicable :
Tous les employés et membres du conseil de la Ville de
Beresford
Intervalle de
révision :
Aux 3 ans
Employés
affectés :
Directeur général, commis comptable, directeur des travaux
publics, directeur des relations stratégiques, chefs de services.
Employé
Responsable :
Directeur Général
Descriptif
sommaire :
Cette politique définit l'engagement du conseil face à un programme
de gestion des actifs, offre de l'information éclairée aux dirigeants,
de fournir un ensemble de principes directeurs de développement,
établit les principes d'un système de gestions des actifs
Autorité
d'adoption
Conseil municipal pour la politique, Les annexes seront
révisées administrativement de façon périodique
Adopté :
Le 24 juin 2019, résolution 67-2019
Historique de
versions :
Version A : à partir du 24 juin 2019
Documents
connexes :
-Directives provinciales
-Normes de services municipales
-Plan de gestion des actifs
-Plans financiers
-Budgets municipaux
-Rapport sur l'état des actifs
-Nombreux documents de référence
Politique sur la gestion des actifs
1. Engagement du conseil municipal
1.1.
La gestion des actifs est un vaste cadre stratégique qui regroupe de
nombreuses disciplines et implique l'organisation au complet. Le terme
gestion d'actifs, utilisé dans ce document, est défini comme « L'application de
principes techniques, sociaux et économiques qui tiennent compte des
besoins actuels et futurs des utilisateurs et des services provenant des actifs
».
1.2.
La Ville de Beresford s'engage à :
a
Maintenir et gérer des actifs liés aux infrastructures à des étapes
définies pour soutenir la sécurité publique, le bien être, les objectifs de
la communauté et les priorités stratégiques de la municipalité;
b
Surveiller les normes et les niveaux de services pour s'assurer qu'elles
atteignent les buts du conseil municipal et de la communauté;
c
Développer et maintenir des inventaires d'actifs de toutes ses
infrastructures;
d
Planifier le financement d'un niveau approprié d'entretien d'actifs afin de
livrer des niveaux de service et prolonger la durée de vie utile d'actifs
selon la capacité financière de la municipalité;
e
Planifier et fournir le financement à long terme pour remplacer,
renouveler et/ou éliminer des actifs d'infrastructure;
f
Considérer et incorporer, lorsque approprié, la gestion d'actifs dans ses
services publics.
g
Reconnaitre le milieu écologique comme partie intégrante des actifs et
reconnait les services que ces actifs écologiques offrent à la Ville.
h
Reconnaitre les ententes et contrats établis avec des tierces parties
offrant des services à la ville ainsi que les services que la ville offre à des
tierces parties comme intégrale à notre offre et à nos niveaux de
services.
2. Contexte et objectif
2.1.
Le conseil municipal a pour mandat de fournir une large gamme de services.
Afin de guider le personnel avec la mise en œuvre efficace de ces services, le
conseil municipal adopte des politiques qui doivent être utilisées par le
Politique sur la gestion des actifs
personnel afin d'appuyer la vision, les priorités stratégiques et les objectifs
du conseil municipal.
2.2.
Le conseil s'établit comme objectif de posséder des actifs bien gérés. Ces
actifs comprennent, sans s'y limiter, des réseaux de transport efficaces, des
systèmes de collecte des eaux usées et pluviales sécuritaires et fiables, des
édifices et immeubles efficaces et en bon état, des équipements et véhicules
sécuritaires et efficaces et des infrastructures de loisirs en bon état.
2.3.
Bien que ces actifs vieillissent et se détériorent, en utilisant des pratiques de
saine gestion des actifs, le conseil municipal et la communauté peuvent être
assurés que les actifs répondent au niveau de services, servent à fournir le
service à long terme souhaité et sont gérés pour les utilisateurs présents et
futurs. Cette politique consiste à articuler l'engagement du conseil municipal
en matière de gestion d'actifs et à guider le personnel avec l'intention de
fournir un point de de vue à long terme axé sur les enjeux que représentent
les actifs qui soutiennent les stratégies et objectifs de la ville.
2.4.
Le système de gestion des actifs ne remplace pas les procédés corporatifs
existants de la municipalité, tels que ceux reliés à la planification stratégique
et la gestion budgétaire. Le système de gestion des actifs vient
complémenter et s'aligner à ces derniers.
2.5.
Cette politique démontre à la communauté que le conseil municipal exerce
une bonne gestion et offre des services abordables tout en considérant les
impacts futurs de ses décisions.
2.6.
Le personnel mettra en œuvre la politique en élaborant et en utilisant les
lignes directrices et les pratiques de gestion d'actifs reconnus dans le milieu
municipal.
2.7.
La gestion des actifs permet à la Ville :
i
D'être fiduciaire du bien commun de façon optimale;
j
D'avoir un dialogue basé sur les faits avec les parties prenantes;
k
De consolider les façons de faire à Beresford avec l'équipe en place et
future;
l
De s'en tenir aux procédés de planification tout en anticipant les
imprévus;
Politique sur la gestion des actifs
m
D'intégrer de façon cohérente le développement économique et le
développement durable dans la prise de décisions reliées aux actifs;
n
De tenir compte de la contribution des services écologiques;
o
De différencier les besoins perçus des besoins réels lié au niveau de
service;
p
D'attribuer, de façon impartiale, les investissements de la Ville entre ses
besoins réels à long terme et ses aspirations, par l'utilisation de mesure
de performance;
q
De sélectionner des investissements basés sur l'optimisation des
ressources requises lors du cycle de vie de l'actif et non pas uniquement
sur le coût d'achat.
r
D'incorporer le risque dans la priorisation de choix complexe; et
s
D'offrir au conseil des options définies de façon exhaustive.
3. Principes et directives
3.1.
Les principes clés de la politique de gestion d'actifs sont décrits dans la liste
suivante.
L'organisation doit :
a
Prendre des décisions éclairées en identifiant tous les revenus et les
couts (y compris l'exploitation, le maintien des effectifs, le
remplacement et la désaffectation) associés aux décisions d'actifs
d'infrastructure, y compris les ajouts et les suppressions;
b
Intégrer la planification organisationnelle, financière, opérationnelle,
technique et budgétaire pour les actifs d'infrastructure;
c
Établir la responsabilité organisationnelle pour l'inventaire des actifs,
l'utilisation et la responsabilité des conditions et de la performance;
d
Consulter les parties prenantes, lorsqu'il est approprié;
e
Définir et articuler le niveau de service, de maintenance et de
remplacement ainsi que les résultats;
f
Utiliser les ressources disponibles efficacement;
Politique sur la gestion des actifs
g
Gérer les actifs de façon durables;
h
Minimiser les couts totaux du cycle de vie des biens;
i
Tenir compte des objectifs environnementaux;
j
Tenir compte des menaces liées aux changements climatiques;
k
Tenir compte des objectifs sociaux et de développement durable;
l
Minimiser les risques pour les utilisateurs et les risques associés à
l'échec;
m
Suivre les meilleures pratiques;
n
Être transparente; l'organisation tend vers la divulgation d'indicateurs
de performance ce qui favorise la transparence et démontre la légitimité
des démarches décisionnelles aux parties prenantes;
o
Basé ses décisions de gestion des actifs sur des faits;
p
Reconnaitre la valeur ajoutée des employés de la Ville et l'impact de
l'outillage du capital humain dans la concrétisation de la gestion des
actifs et le niveau de service offert sont reconnus;
q
Reconnait que le programme de gestion des actifs de la Ville s'intègre
dans un processus d'amélioration continue;
r
Satisfaire les exigences de la province du Nouveau-Brunswick et du
gouvernement fédéral en matière de gestion d'actifs.
4. Lignes directrices et pratiques
4.1.
Cette politique est mise en œuvre par le personnel en utilisant les lignes
directrices et les pratiques acceptées de l'industrie.
4.2.
L'organisation doit également se conformer aux exigences requises en
termes de rapports d'immobilisations et intégrer le programme de gestion
d'actifs dans les plans opérationnels de l'organisation.
4.3.
Des plans stratégiques de gestion d'actifs peuvent être développés au besoin
pour une classe spécifique d'actifs ou être générique pour tous les actifs et
devraient décrire les objectifs à long terme, les processus et les étapes pour
les atteindre. Les plans de gestion d'actifs devraient être basés sur les
conditions actuelles de son inventaire, les performances projetées, la durée
de vie résiduelle et les conséquences des pertes. Les plans opérationnels
devraient refléter ces détails. Les budgets de remplacement et les plans
Politique sur la gestion des actifs
financiers associés devraient envisager d'autres scénarios et risques, lorsqu'il
est applicable.
5. Contexte et intégration de la gestion d'actifs au sein de l'organisation
5.1.
Le contexte et l'intégration de gestion d'actifs dans les lignes directrices de
l'organisation sont typiquement formalisés par les références et les liaisons
entre les documents de l'organisation. Dans le cas où il est possible et
approprié, le conseil municipal et le personnel considéreront cette politique et
l'intégration dans l'élaboration des documents tels que :
a Plan stratégique de la municipalité;
b L'arrêté de zonage de la municipalité;
c
Les divers arrêtés municipaux;
d Plan financier de la municipalité;
e Plan de budget d'immobilisations;
f
Plans opérationnels et budgets;
g Rapports annuels;
h Autres
6. Rôles clés et mise en œuvre
6.1.
Les politiques de la municipalité sont approuvées par le conseil municipal,
mais le personnel, le public et d'autres organismes peuvent donner leur avis
sur la nature et le texte de la politique. Le Conseil conserve le pouvoir
d'approuver, mettre à jour ou modifier la politique.
Rôles
Responsabilité
Identification des problèmes,
élaboration, mise à jour et révision de
la politique
Conseil municipal et personnel
Établir les niveaux de service
Conseil municipal
Adopter la politique et les budgets
Conseil municipal
Mise en œuvre de la politique
Directeur général et personnel
Politique sur la gestion des actifs
Élaboration de lignes directrices et de
pratiques
Directeur général et personnel
6.2.
La mise en œuvre, la révision et le rapport sur l'état des actifs et des
infrastructures concernant cette politique doivent être intégrés dans les plans
de travail de l'organisation. En raison de l'importance de cette politique, un
rapport sur le programme de gestion d'actifs de l'organisation doit être
présenté annuellement et le plan de mise en œuvre de cette politique doit
être révisé par le conseil municipal pour chaque période de quatre années.
6.3.
Le document intitulé « Rapport sur l'état des actifs » préparé annuellement
est le document de référence de la municipalité en lien avec cette politique.
Ce rapport doit être conforme aux exigences du ministère de l'Environnement
et des Gouvernement locaux du Nouveau-Brunswick.