Policy No. 11 — Travel and Meal Expense Reimbursement — full text

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Champdore Champdore ## POLITIQUE no. 11 ## POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET REPAS ## 1. Objet La présente politique vise à encadrer le remboursement des frais de déplacement encourus par les élus municipaux ainsi que les employés municipaux dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du territoire de la municipalité de Champdoré.  POLICY No. 11 ## TRAVEL AND MEAL EXPENSE REIMBURSEMENT POLICY ## 1. Purpose This policy is intended to regulate the reimbursement of travel expenses incurred by municipal officials and employees in the course of their professional duties, both within and outside the territory of the municipality of Champdoré. 2. Taux de remboursement des déplacements - a. Déplacements à l'extérieur de la municipalité : Les élus municipaux ainsi que les employés municipaux autorisés à se déplacer dans le cadre de leur travail (rencontres, réunion, conventions, visites de chantier, représentations, signature de documents, commissions, etc.) recevront un remboursement de 0,58 $/kilomètre parcouru en véhicule personnel. ## b. Déplacements à l'intérieur de la municipalité : Les déplacements à l'intérieur des limites de la municipalité de Champdoré sont remboursables au taux de 0,58 $/kilomètre, uniquement si le déplacement effectué dépasse un rayon de 15 kilomètres à partir du lieu de travail principal. ## 2. Travel reimbursement rates - a. Travel outside the municipality: Elected municipal officials and municipal employees authorized to travel in the course of their work (meetings, conventions, site visits, representations, signing of documents, commissions, etc.) will receive a reimbursement of $0.58/kilometer traveled in a personal vehicle. ## b. Travel within the municipality: Travel within the boundaries of the municipality of Champdoré is reimbursable at a rate of $0.58 per kilometer, only if the trip exceeds a radius of 15 kilometers from the main workplace. Politique no. 11 - Politique de remboursement des frais de déplacement et repas Policy no. 11 - Travel and meal expense reimbursement policy Déjeuner: 15$ Diner: 25$ Souper : 30$ Breakfast: $15 Lunch: $25 Dinner: $30  ## 5. Généralités : Frais d'hébergement avec reçu à l'appui; Frais de logement privé 60.00$; Frais de stationnement avec reçu d'appui; ## 6. Conditions et modalités de remboursement Les remboursements sont soumis aux conditions suivantes : - Les remboursements doivent être préalablement autorisés et justifiés à l'aide d'un formulaire de réclamation - Le formulaire doit inclure la date, la destination, la raison du déplacement, ainsi que le nombre total de kilomètres parcourus. Aucun remboursement ne sera accordé pour des déplacements effectués à des fins personnelles. ## 7. Révision de la politique Les taux de remboursement et les modalités définis dans la présente politique pourront être révisés annuellement, en fonction de l'évolution des coûts du transport et des recommandations des instances gouvernementales. Adoptée ce 20° jound'août 2025. ## 5. General: Accommodation expenses with supporting receipts; Private accommodation expenses $60.00; Parking expenses with supporting receipts; ## 6. Terms and conditions of reimbursement Reimbursements are subject to the following conditions: - Reimbursements must be authorized in advance and justified using a claim form in the appendix. - The form must include the date, destination, reason for travel, and total number of kilometers traveled. No reimbursement will be granted for travel undertaken for personal purposes. ## 7. Policy review The reimbursement rates and terms and conditions set out in this policy may be reviewed annually, based on changes in transportation costs and recommendations from government authorities. Adopted this 20th day of August 2025  Marc Babineau, maire parintérim / Interim Mayor Michel Querry, greffier municipal / Town Clerk   ## 4556, rue Principale, suite 300 Saint-Antoine, NB E4V 1R3 506-525-4020 ## DEMANDE DE REMBOURSEMENT / REFUND REQUEST ## Dépenses à l'extérieur / Expenses Nom/Name : Poste/Position: Date : Transport/Transportation : Déjeuner/Breakfast : Dîner/lunch : Souper/Dinner : 0.58$/km $ 15.00 $ 25.00 $ 30.00 | DATE | DESCRIPTION | KM | REPAS/MEAL | HOTEL | AUTRES/OTHER | |--------|---------------|------|--------------|---------|----------------| TOTAL des/of Kms ## x 0.58 = $ TOTAL DE LA DEMANDE / TOTAL OF REQUEST: $ ## Approuvée/Approved \_ Rejetée/Rejected Signature employé - conseiller - pompier Signature employee - councillor - fire fighter Signature du maire Signature of the Mayor