Policy 28R2024 — Planning Advisory Committee Procedures
Edmundston, New Brunswick
· adopted 2024-06-18
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Politique administrative
No 28R2024
4_dmin.istrative policy
Fonctionnement du Comité consultatif en matière de
Résolution no :2024-.010Adoptéle18juin 2024AdoptedonJune18,2024
planification
Planning advisory committee procedures
Attendu que le conseil municipal d'Edmundston a
adopté l'arrêté 41R2024 constituant un Comité
consultatif en matière de planification pour
Edmundston; et
Attendu que la Lot. sur/'unbant.sme (2017, ch.19) permet
I'établissement de règles pour la conduite des travaux
du comité consultatif en matière de planification;
Qu'il soit résolu que le conseil adopte la présente
politique :
1. Butgénéral
La présente politique administrative a pour but d'établir
la structure et les modalités de fonctionnement du
Comité consultatif en matière de planification
d'Edmundston. Le comité, établi par le conseil,
exercera les fonctions consultatives et décisionnelles
nécessaires, tel qu'il est prévu dans la Lo/. stir
/'uÆbani.sme et décrit à l'annexe A.
2. Définitions
Comité (ou CCP) désigne le Comité consultatif en
matière de planification d'Edmundston. /commf.ffee /or
PAC))
Conseil désigne le conseil municipal d'Edmundston.
(council)
Demande désigne une demande soumise au Comité
consultatif en matière de planification d'Edmundston,
sur laquelle le comité doit exprimer son point de vue ou
prendre une décision, conformément à la Loi.
(application)
Directeur ou directrice désigne le directeur ou la
directrice de la planification du gouvernement local, tel
qu'il est défini dans la Loi. /dtïecfor/
Loi désigne la Loi. sur /'unban/.sme, chapitre 19 des lois
révisées du Nouveau-Brunswick de 2017.
Vvhereas the municipal council of Edmundston has
adopted by-law No. 41R2024 being a by-Iaw to
establish a planning advisory committee for
Edmundston; and
\l\Ihereas t!he Community Planning Act (2017, c.19),
permits the establishment of rules for the conduct of
planning advisory committee's business;
Be it resolved that council adopts the following policy:
1. General purpose
The purpose of the following procedures is to set the
structure and methods of operation for Edmundston's
Planning advisory committee. The committee, as
established by the council, will exercise the necessary
advisory and decision-making functions, as described
by the Commun/ïy P/amf.ng Ao£ and in Schedule A.
2. Definitions
Act means the Community Planning Act, F`.S.N.B.
2017, c.19. /Lo/)
Application means an application submitted to the
Planning advisory committee, on which the committee
must express its opinion or take a decision, as stated
bv The Ac+. (demande)
Committee (or PAC) means the planning advisory
committee for Edmundston. /com/ïé /ou CCPJJ
Council means the municipal council of the
municipality of Edmundston. /consei./J
Director means the local government planning
director, as specified in the Act. /dr+ec£eur ou d/+ecfr7.ce/
Employees (or staff) means the employees of the
Develo ment De artment of the munici
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Fonctionnement du comité consultatif en matière de planification / Planning advisory committee procedures
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Membre désigne un ou une membre du Comité
consultatif en matière de planification d'Edmundston,
sauf si les présents règlements administratifs font
réfërence à un ou une membre particulier. /offr.cer/
Municipalité désigne la municipalité d'Edmundston tel
qu'il est défini par la Lo/. sur /a gouvemance /oca/e
(2017, ch.18). (municipality)
Personnel désigne les employés et employées du
Service de développement de la municipalité
d'Edmundston. /emp/oyees or s£affl
3. Composition du comité
Le comité se compose de :
a) huit membres résidents et résidentes de la
municipalité, et habiles à voter sous la Loi. sur
les élections municipales.,
b) les membres provenant du conseil et du
personnel ne peuvent pas composer la
majorité du comité;
c) les membres possèdent une connaissance de
base des fonctions d' urbanisme et
d'administration locale ainsi qu'une expérience
de travail au sein de comités formés de
bénévoles. Le conseil doit, en déterminant la
composition du comité, rechercher une
diversité de compétences (par exemple : des
compétences juridiques, en matière
d'aménagement, de construction, de gestion
d'entreprises, etc.);
d) le directeur ou la directrice agira en tant que
secrétaire du comité sans droit de vote;
e) au besoin, des membres de I'administration
municipale sont invités aux audiences pour
appuyer les membres dans le processus
décisionnel; et
f) Ies membres seront nommés par le conseil.
4. Mandat
1) La durée ordinaire du mandat des membres est
de trois ans.
2) Les membres peuvent être renommés pour
deux autres mandats consécutifs de trois ans,
après leur nomination initiale.
Edmundston. /persome//
Municipality means the municipality of Edmundston
as defïined by Local Governance Act (2017, c. 18).
(municipalité)
Officer means an officer of the Planning advisory
committee unless the present Administrative Policy
refers to any specific officer. /membne/
3. Composition of the committee
The committee shall be composed of:
a) eight officers residing in the municipality,
eligible to vote under the Muni.ct.pa/ E/ecfi.ons
Acf;
b) a majority of officers shall be other than
members of the council and staff;
c) officers have basic knowledge of urban
planning and local administration, as well as
experience working on volunteer-based
committees. Council must, when appointing
officers, pursue a diversity of experiise (i.e.,
law, planning, engineering, building, business
management, etc.);
d) the director shall be the committee secretary
without voting authority;
e) if necessary, members of the municipal
management are invited to the committee
meetings to suppori officers in the decision-
making process; and
D officers are to beappointed by the council.
4. Term
1) The usual term forany officer is threeyears.
2) Offlcers can be reappointed for no more than two
other consecutive three-year terms, after their
initial appointment.
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5. Election du président ou de la présidente et du
vice-président ou de la vice-présidente
1) L'élection du président ou de la présidente et du
vice-président ou de la vice-présidente doit se
faire lors de la tenue de la première réunion du
comité et à chaque année par la suite.
2) Le directeur ou la directrice préside la réunion
pour la durée des élections.
3) Les mises en candidature doivent être faites
verbalement et l'élection par vote de vive voix se
fait immédiatement à la cessation des mises en
candidature.
4) Le candidat ou la candidate qui reçoit le plus
grand nombre de votes des membres sera
déclaré élu et son mandat sera d'un an ou jusqu'à
son remplacement.
5) Lorsqu'un poste devient vacant, l'élection a lieu
lors de la prochaine réunion du comité selon la
présente procédure d'élection.
6. Réunions mensuelles
1) Dans la mesure du possible, les réunions
mensuelles du comité se tiendront le troisième
mercredi de chaque mois.
2) Lorsque ledirecteurou ladirectricedétermine que
le nombre de cas à traiter est trop grand pour une
seule réunion, une réunion supplémentaire pourra
avoir lieu le quatrième mercredi de n'importe quel
mois.
3) Si le directeur ou la directrice (ou la personne
désignée), en consultation avec le président ou la
présidente, détermine que le nombre de points à
l'ordre du jour ne justifie pas la tenue d'une
réunion ordinaire, Ia réunion est annulée et un
avis de l'annulation de la réunion est donné aux
membres.
4) L'ordre du jour d'une réunion mensuelle doit être
établi par le directeur ou la directrice et affiché sur
le site Web de la municipalité sept jours
précédents la date de la réunion.
5) À moins d'avis contraire, les réunions débutent à
19 h à l'hôtel de ville de la municipalité et sont
publiques.
6) Une réunion peut être tenue par vidéoconférence
et un ou une membre
eut aussi assister
5. Election of chair and vice-chair
1) The election of the chair and vice-chair shall be
held on the first meeting of the committee and
annually thereafter.
2) The director shall chair the meeting during the
elections.
3) Nominations shall be made from the floor and
elections shall follow immediately thereafter.
4) The candidate receiving a majority vote of the
officers shall be declared elected and shall serve
for one year or until a successor is elected.
5) Vacancies in office shall be filled at the next
meeting of the committee by this election
procedure.
6. Monthly meetings
1) \/Vhen possible, monthly meetings of the committee
shall be held on the third Wednesday of each
month.
2) Vvhen the director determines that the volume of
agenda items necessitates the scheduling of an
additional meeting, the committee shall also meet
on the fourth Wednesday of any month.
3) If the director (or the person designated), in
consultation with the chair, determines that the
number of items on the agenda does not justiù a
regular meeting, the meeting is cancelled, and a
notice is sent to the officers.
4) The meeting agenda shall be established by the
director and posted on the municipality's website at
least seven days prior to the meeting.
5) Unless otherwise indicated, all monthly meetings
begin at 7 p.m. at the municipality's City Hall and
are open to the public.
6) A meeting can be held by videoconference and a
member can attend b
videoconference.
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vidéoconfërence.
7) Lequorum estdecinq membres.
8) Lorsque la procédure de délibération n'est pas
incluse dans la présente politique, l'ouvrage
Procédures des assemblées délibérantes de
Victor Morin sera consulté et servira de guide pour
les procédures à suivre.
7. Réunions exceptionnelles
1) Le directeur ou la directrice peut convoquer une
réunion exceptionnelle à la suite d'une
consultation avec le président ou la présidente.
2) Le directeur ou la directrice doit convoquer une
réunion exceptionnelle sur demande écrite de la
majorité des membres.
3) Tout requérant ou requérante evou demandeur
ou demanderesse qui sollicite une réunion
exceptionnelle doit en faire la demande écrite au
président ou à la présidente et verser à l'ordre de
la municipalité un droit de 1 000 S non
remboursable.
4) L'avis de convocation pour une réunion
exceptionnelle, y compris l'ordre du jour, doit être
circulé aux membres par courrier électronique au
moins 48 heures avant la réunion.
5) L'ordre du jour de la réunion exceptionnelle doit
être publié sur le site Web de la municipalité au
moins 48 heures avant la réunion.
6) Lors d'une réunion exceptionnelle, seuls les
points à l'ordre du jour pourront être discutés.
7) À moins d'indications contraires dans la présente
politique, les procédures d'assemblées
délibérantes lors de réunions exceptionnelles
seront les mêmes que lors des réunions
mensuelles.
8. Traitement des demandes
1) Les demandes que doit traiter le comité seront
seulement considérées par celui-ci lorsque toute
I'information nécessaire et la documentation
appropriée accompagneront les demandes.
2) Les demandes doivent parvenir signées et
payées au ou à la secrétaire du comité au plus
tard le premier jour du mois où se tiendra la
réunion mensuelle. Nonobstant ceci, Ies
7) A quorum shall consist of five officers.
8) \/Vhen any matter or proceeding is not
contemplated herein, the book "Pnocéduries des
assemb/ées dé/i.béranfes" by Victor Morin will serve
as a guide.
7. Special meetings
1) Special meetings may be called by the director at
the chair's discretion.
2) The director shall call a special meeting when a
written request is made by most of the officers.
3) Every applicant seeking a special meeting must
submit a written request to the chair and pay to the
municipality a non-refundable right of $1,000.
4) Notice of special meetings, including the agenda,
shall be sent to the officers by email at least 48
hours before such meeting.
5) The agenda of special meetings shall be posted on
the municipality's Website at least 48 hours prior to
the meeting.
6) Only items on the agenda of a special meeting shall
be discussed at the special meeting.
7) Except as otherwise provided herein, the rules of
procedure for monthly meetings shall also apply to
special meetings.
8. Application processing
1) Applications for any approval required by the
committee will only be considered upon receipt of
all information and supporting documentation.
2) Completed applications shall be sent signed and
paid to the committee secretary no later than the
first of the month to be considered by the committee
at its re ular meetin
of that month.
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demandes tardives peuvent être considérées si
l'étude de la documentation peut se faire avant la
réunion et que les obligations contenues dans la
Loi sont satisfaites.
3) Les demandes doivent être à I'ordre du jour, y
compris le rapport, la documentation nécessaire
ainsi que la recommandation préparée par le
directeur ou la directrice.
4) Le demandeurou la demanderesse sera avisé de
la date et de l'heure de la réunion du comité à
laquelle sa demande sera étudiée et le rappoft,
indiqué au paragraphe 3) ci-dessus, sera envoyé
au demandeur ou à la demanderesse le vendredi
précédent la réunion.
5) Un demandeurou une demanderesse peut retirer
sa demande en tout temps, par écrit.
6) Le comité ne réexamine pas une demande
sollicitant l'approbation d'une question qu'il a déjà
rejetée au cours de la dernière année, sauf s'il
estime qu'il existe de nouveaux éléments
significatifs ou que les conditions ont changé.
7) Conformément au paragraphe 55(2) de la Loi, le
directeur ou la directrice peut autoriser une
dérogation raisonnable aux prescriptions de
l'arrêté de zpnage visées aux sous-alinéas
53(2)a)(i), (iii), (iv), (v), (vii), (viii), (ix) ou (xiii), s'il
ou elle estime qu'elle est souhaitable pour
l'aménagement d'une parcelle de terrain, d'un
bâtiment ou d'une construction et qu'elle est
compatible avec I'objectif général de l'arrêté ainsi
qu'avec tout plan adopté en vertu de la Loi et
touchant l'aménagement.
8) Si le directeur ou la directrice a statué sur une
demande de dérogation présentée en vertu du
paragraphe 7 ci-dessus, une demande visant la
même dérogation ne peut pas être présentée au
comité.
9. Avis publics concernant les demandes
1) Les propriétaires dans un rayon de 60 mètres
(100 mètres dans le cas où la propriété n'est pas
desservie par les services municipaux) d'une
propriété assujettie à une demande de
dérogation, de l'exigence des conditions, de
compatibilité, d'usage non conforme ou d'usage
temporaire demandé doivent être avisés par la
poste ou par lettre livrée à la propriété, dans la
mesure du possible, au moins une semaine avant
ladite réunion de la date, de l'heure et du lieu de
Notwithstanding, late applications may be
considered, provided that a proper review of the
application can take place and that the
requirements of the Act are met.
3) Applications shall be placed on the agenda with a
report, the required documentation as well as the
recommendation prepared by the director.
4) The applicant will be advised of the date and time
of the committee meeting at which the application
will be considered and will be provided with a copy
of the repoft referred to in subsection 3) above by
the Friday prior to the meeting.
5) An applicant may withdraw his or her application in
writing at any time.
6) The committee will not reassess any application
that it already rejected in the current year unless it
considers that significant new elements or
conditions have changed since the previous
decision.
7) Pursuant tot subsection 55(2) of the Act, the
director may authorize a reasonable variance from
the requirements referred to in subparagraphs
53(2)(a)(i), (iii), (iv), (v), (vii), (viii), (ix) or (xiii) of the
zoning by-law if he or she is of the opinion that the
variance is desirable for the development of a
parcel of land or a building or structure and is in
accordance with the general intent of the by-law
and any plan adopted pursuant to the Act and
affecting the development.
8) lf a director has decided with respect to a request
for a variance under subsection 7 above, a request
with respect to the same variance shall not be
made to the committee.
9. Public notice for applications
1 ) Propefty owners within 60 metres (100 metres if the
propefty is not serviced by the municipality) of a
propefty which is the subject of a variance, terms
and conditions, ruling of compatibility,
nonconforming use, or temporary use approval
application shall be notified by mail or personal
delivery, as far as possible at least one week prior
to the meeting, of the time, date, and location of the
meeting, as well as the nature of the application
considered. See schedule 8.
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la réunion du comité ainsi que de la nature de la
demande qui sera traitée. Voir annexe 8.
2) L'avis public indiqué au paragraphe l) ci-dessus
doit indiquer que :
a) leurs opinions ou commentaires peuvent être
soumis par écrit ou en personne devant le
comité lors de la réunion;
b) toutes lettres reçues sont des documents
publics; et
c) une évaluation administrative du service de
développement est disponible le vendredi
précédent la tenue de la réunion du comité.
3) Les commentaires doiventêtre reçus au plus tard,
à 16 h 30, la journée précédant la réunion.
10. Rôle du président
1) Le président ou la présidente doit présidertoutes
les réunions du comité.
2) Le vice-président ou la vice-présidente remplace
le président ou la présidente durant son absence.
3) En cas d'absence du président ou de la
présidente et du vice-président ou de la vice-
présidente, les membres nomment, par vote de la
majorité présente, un président ou une présidente
de réunion.
11. Ordredujour
1) Un ordre du jour sera préparé pour chacune des
réunions du comité et sera distribué aux membres
le vendredi précédent la réunion.
2) L'ordre dujourcontient les points suivants :
1. Adoption de l'ordre dujour
2. Adoption du procès-verbal de la réunion
précédente
3. Affaires découlant du procès-verbal
4. Divulgation d'intérêts
5. Dérogations
6. Usage conditionnel, usage compatible, usage
non conforme, usage temporaire
7. Plan provisoire de lotissement
8. Demande de modification de zonage,
modification du plan municipal ou zonage et
autres modifications aux arrêtés en matière de
planification
9. Autres affaires
10. Levée de la réunion
2) The notice in subsection 1) above will indicate:
a) their views or concerns may be submitted by
letter or in person before the committee at the
meeting;
b) all letters received will be considered public
documents; and
c) an administrative evaluation by the staffofthe
Department of Development is available on
the Friday prior to the committee meeting.
3) Comments must be received no later than 4:30
p.m. the day before the meeting.
10. Roleofthechair
1) The chairshall preside atall committee meetings.
2) ln theabsence ofthechair, thevice-chairshall act
as chair.
3) ln the absence of both chair and vice-chair, the
chair for that meeting shall be chosen by a
majority of votes of the officers present.
11. Agenda
1) An agenda will be prepared for each committee
meeting and will be distributed to officers on the
Friday prior to the meeting.
2) Theagendashall beassetoutbelow:
1. Adoption ofagenda
2. Adoption ofprevious meeting minutes
3. Business arising from minutes
4. Disclosure of interest
5. Variance applications
6. Conditional use, ruling of compatibility,
nonconforming use and temporary use
7. Tentative subdivision plans
8. Rezoning applications, municipal plan and
zoning by-law amendments, and other
planning by-law amendments
9. Otherbusinesses
10. Adjournment
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3) Un pointpeutêtreajoutéà l'ordredujourparleou
la secrétaire s'il y a un vote majoritaire des
membres présents.
4) Les membres doivent s'adresser au président ou
à la présidente et seulement une personne à la
fois a le droit de parole.
5) Le présidentou la présidentedoit indiquerle point
à I'ordre du jour à traiter en identifiant le
demandeur ou la demanderesse, l'adresse et le
numéro d'identification (NID) de la propriété de la
demande.
6) Ledirecteurou ladirectriceou un ou une membre
du personnel délégué expliquera ensuite
brièvement la demande, y compris sa
recommandation.
7) Le président ou la présidente invitera ensuite le
demandeur ou la demanderesse à faire sa
présentation, s'il ou elle le désire, pour appuyer sa
demande. D'autres personnes présentes peuvent
demander le droit de parole pour appuyer ou
s'opposer à la demande ou pour demander des
éclaircissements concernant la demande.
Chaque personne qui prend la parole doit faire sa
présentation ou demande dans un délai maximum
de 10 minutes.
8) Le président ou la présidente peut autoriser le
demandeur ou la demanderesse à répondre aux
questions ou objections soulevées par d'autres
personnes présentes.
9) Les membres peuvent poser des questions aux
intervenants et intervenantes.
10) Toutes les décisions doivent être prises par
l'adoption d'une résolution.
11) Sous réserve de l'article 15 (Conflit d'intérêts),
tous les membres votent sur une résolution.
12) Une motion de remise à une date ultérieure est
toujours de mise et le vote s'ensuit sans débat.
12. Le procès-verbal
1) Un procès-verbal des réunions sera rédigé par le
ou la secrétaire, ou la personne désignée par ce
dernier ou cette dernière, et doit contenir les
résolutions, motions et décisions. Le procès-
verbal devra être adopté lors de la prochaine
réunion du comité.
3) An item may be added to the agenda by the
secretary, if supported by a majority vote of the
officers present.
4) Remarks by the officers shall be addressed
through the chair, and not more than one officer
shall speak at any time.
5) The chairwill call the agenda item by identiùing
the name of the applicant, the address, and the
prope" identification number (PID) of the subject
properiy.
6) The director or a delegated member of staff will
provide a brief overview of the application,
including his or her recommendation.
7) The chair shall invite the applicant to make a
presentation to the committee, should he or she
wish to do so, in support of the application,
followed by any other person present at the
meeting wishing to speak in support or opposition
of the application or to make a request for
clarification, each of whom will have no more than
10 minutes to address the committee.
8) The chair may authorize the applicant to respond
to questions or issues raised by those speaking in
opposition to the application.
9) Committee members may question anyone
addressing the committee.
10) All decisions shall be made by motion.
11) Subject to section 15 (Conflict of interest), all
members shall vote.
12) A motion to table is always in order and is not
debatable.
12. Minutes
1) Meeting minutesshall be keptbythesecretary, or
person designated by the secretary, which shall
include motions, resolutions, and decisions.
Minutes will be approved at the following
committee meeting.
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Fonctionnement du comité consultatif en matière de planification / Planning advisory comm.iftee procedures
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2) Un procès-verbal est un document public une fois
adopté par le comité.
3) Toutes les décisions du comité seront
communiquées par écrit au demandeur ou à la
demanderesse dès que possible après la réunion.
13. Modification de la présente politique
1) Le comité et le personnel du Service de
développement peuvent présenter au conseil des
recommandations visant à modifier les
règlements administratifs du comité.
2) En consultation avec le personnel du Service de
développement evou le comité, le conseil
détermine les modifications à apporter aux
présents règlements administratifs.
14. Absence
Lorsqu'un ou une membre, sans autorisation
d'absence par le comité, s'absente de trois réunions
consécutives ou s'absente de quatre réunions
mensuelles durant une période de 12 mois, le comité
doit recommander au conseil le remplacement de ce ou
cette membre.
15. Conflit d'intérêts
La section de conflit d'intérêts contenue dans la Loi. sur
/a gouvemance /oca/e s'applique à la présente
politique.
16. lndemnité
1) Une indemnité de 40 S est versée à chaque
membre non élu pour sa participation aux
réunions mensuelles et exceptionnelles du
comité.
2) Une indemnitéadditionnellede40 Sestverséeau
président ou à la présidente du comité ou à son
remplaçant ou sa remplaçante pour sa
pariicipation à une réunion mensuelle ou
exceptionnelle.
17. Participation des membres lors de réunions
ordinaires publiques du conseil
À moins d'en avoir reçu le mandat du comité, il est
interdit pour un ou une membre de se présenter devant
le conseil lors d'une réunion ordinaire publique afin d'y
faire des commentaires, présentations ou
recommandations sur tout
concernant
2) The minutes will be publicafterthey are approved
by the committee.
3) All committee decisions shall becommunicated to
the applicant in writing as soon as possible
following the meeting.
13. Policy amendments
1) The committee or the staff of the Development
Department can propose amendments to the
council in order to change the committee's
administrative policy.
2) ln consultation with the staff of the Development
Department and the committee, council
determines the amendment of the present policy.
14. Attendance
\/Vhen an officer, without approbation of the committee,
fails to attend to three consecutive monthly meetings
or four monthly meetings in a 12-month period, the
commiftee shall recommend to the council that the
member be replaced.
15. Conflict of interest
The conflict-of-interest provisions of the Loca/
Govemance Acf shall apply.
16. Allowance
1) An allowance of$40 is paid to each non-elected
officers for his or her participation in the monthly
and special committee meetings.
2) An additional allowance of$40 is paid to the chair
or his or her replacement for his or her
participation in the monthly and special meetings.
17, Participation of officers at regular open council
meetings
Unless sanctioned by the committee, an officer shall
not appear before the council to make any personal
representation on community planning matters in the
municipality on which the committee has a role in
rovidin
written views or recommendations.
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l'urbanisme et la planification urbaine dans la
municipalité puisque le comité possède le devoir de
faire des recommandations écrites au conseil.
18. Confidentialité
11 est interdit à tous les membres de discuter d'un sujet
présenté ou à être présenté devant le comité avec un
demandeur ou une demanderesse ou un ou une
membre du public.
19. Distribution de la documentation et des
rapports du personnel avant une réunion du
comité
La documentation et le rapport du personnel peuvent
être distribués au public lors de la tenue d'une réunion
du comité.
20. Outils et documents connexes
La présente politique administrative doit être lue et
appliquée conjointement avec, mais sans s'y limiter, les
outils et documents suivants :
1) Arrêté municipal 41R2024 -Arrêté constituant un
comité consultatif en matière de planification pour
Edmundston, et ses modifications.
21. Entrée en vigueur
La présente politique est en vigueur le ler juillet 2024.
22. Abrogation
Cette politique administrative remplace toute politique
antérieure relative au comité consultatif en matière
d'urbanisme ou en matière de planification
d'Edmundston.
Adoptée le 18 juin 2024
18. Confidentiality
Officers shall refrain from discussing any matters
presented or to be presented before the committee
with any officer of the public, including the applicant.
19. Distribution of documents and staff reports
prior to committee meetings
Documents and staff reports can be made available to
the public at the committee meeting.
20. Related tools and documents
This administrative policy must be read and enforced
in conjunction with, but not limited to, the following:
1) Municipal by-law41R2024 -A by-lawto establish
a planning advisory committee for Edmundston,
and its amendments.
21. Effective date
This policy takes effect on July 1, 2024.
22. Abrogation
This administrative policy replaces any previous policy
regarding the planning advisory committee of
Edmundston.
Adopted June 18, 2024.
Politique administrative No. 28R2024 / Administrative policy No. 28R2024
Fonctionnement du comité consultatif en matière de planification / Planning advisory commiftee procedures
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ANNEXE A -Rôles du comité consultatif en matière de planification
Les tâches et responsabilités du comité consultatif en matière de planification d'Edmundston comprennent des
décisions et des avis quasi juridiques. Ce comité donne des avis et des recommandations sur les sujets en matière
d'urbanisme au conseil municipal d'Edmundston. Ses tâches et responsabilités de recommander des modifications et
des changements au Plan d'aménagement municipal et aux arrêtés municipaux en matière d'urbanisme et de
planification et des décisions prises par le comité sont nécessaires et ont un impact important sur la manière dont se
fait le développement urbain à Edmundston. Les fonctions et les responsabilités du comité se retrouvent à plusieurs
articles de la Loi. sur /'urbanf.sme. Le tableau suivant indique les fonctions et les références à la Loi.
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Donner des avis au conseil sur toute question en matière d'urbanisme et faire des recommandations à cet
4(b)
égard.
Interdire l'édification d'un bâtiment ou d'une construction sur tout emplacement dans le cas où elle pourrait
53(2)(h)
normalement être permise par l'arrêté, lorsque le comité estime que cet emplacement est marécageux,
inondable, en pente excessivement raide ou impropre de toute autre façon à une fin proposée du fait de la
nature de son sol ou de sa topographie.
Autoriser, pour une période provisoire, un aménagement par ailleurs prohibé par I'arrêté.
53(2)(i)(i)
Imposer des modalités et des conditions à des fins pafticulières si celles-ci sont permises par l'arrêté de
53(3)(c)(i)
Zonage.
Autoriser, sous réserve de modalités et conditions, un usage projeté d'un terrain ou d'un bâtiment que ne
55(1 )(a)
permet pas par ailleurs l'arrêté de zonage si celui-ci s'avère sufflsamment comparable à un usage que
l'arrêté permet pour la zone.
Autoriser, sous réserve de modalités et conditions, toute dérogation raisonnable aux prescriptions de l'arrêté
55(1 )(b)
de zonage.
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Autoriser un usage non conforme au-delà de la période consécutive de dix mois.
60(2)(a)
Autoriser la réparation ou la remise en état d'une construction si le bienfonds est assofti de droits de non-
60(2)(b)
conformité et des dommages atteignent au moins la moitié du bâtiment ou de la construction dans son
ensemble, à l'exclusion des fondations.
Consentir à l'extension d'un usage non conforme à une pahie du bâtiment construit après l'entrée en vigueur
60(3)
de l'arrêté.
Consentir à remplacer un usage non conforme par un usage non conforme similaire.
60(4)
Approuver une voie d'accès autre qu'une rue publique, qui est considérée comme étant utile à
75(1 )(c)
l'aménagement du terrain.
Indiquer si le terrain convient à l'affectation prévue.
75(1 ))(k)(i)
lndiquer si le mode de lotissement proposé compromettra la possibilité d'un lotissement ultérieur ou le
88(8)
lotissement convenable des terrains contigus.
Approuver le nom des rues si ce pouvoir lui est conféré dans l'arrêté de lotissement.
84(7)
Autoriser toute dérogation raisonnable aux prescriptions de l'arrêté de lotissement.
78(1 )
Informer les propriétaires des terrains dans le voisinage du projet de lotissement donnant lieu à la demande
56
de dérogation.
Refuser d'accorder une exemption à l'arrêté de lotissement.
80(2)
Recommander l'emplacement des rues et des terrains d'utilité publique mentionnés dans le plan de
76(1 )(a)
Iotissement.
Politique administrative No. 28R2024 / Administrative policy No. 28R2024
Fonctionnement du comité consultatif en matière de planification / Planning advisory committee procedures
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Schedule A - Role of the planning advisory committee
The planning advisory committee of Edmundston performs both a decision-making (quasi-judicial) and an advisory role
on behalf of the municipality. The role of the planning advisory committee is critical to the ongoing administration and
review of the Municipal Development Plan and of by-Iaws relating to community planning and development and the
decisions made by this committee can have significant impacts on how development occurs within the municipality of
Edmundston. As such, the role and proper functioning of the planning advisory committee must be given due care and
attention in both its establishment and in its ongoing work. The functions of this committee are identified in various
sections of the Communt.fy P/amt.ng Acf. The following table highlights these functions and the corresponding references
to the Act.
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2,,Z,,fzf±,
To advise and make recommendations to the council on matters relating to community planning.
4b)
To prohibit the erection of a building or structure on any site where it would otherwise be permitted under the
53(2)h)
by-law if, in the opinion of the committee, the site is marshy, subject to flooding, excessively steep or
otherwise unsuitable for a proposed purpose by viftue of its soil or topography.
To authorize for a temporary period a development otherwise prohibited by the by-law.
53(2)i)(i)
To impose terms and conditions for pariicular purposes if permitted by the zoning by-law.
53(3)c)(i)
To permit, subject to terms and conditions, a proposed use of land or a building that is otherwise not permitted
55(1 )a)
by the zoning by-law, if such use is sufflciently similar to or compatible with a permitted use.
To permit, subject to terms and conditions, a reasonable variance from the requirements referred to in the
55(1 )b)
zoning by-law.
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To authorize a nonconforming use to continue beyond the ten-month period.
60(2)a)
To authorize a structure to be repaired or restored if it has rights of nonconforming use and has been
60(2)b)
damaged to the extent of at least half of the whole building or structure, excluding the foundation.
To consent to extend a nonconforming use to a ponion of a structure that was constructed after the by-law is
60(3)
in effect.
To consent to change a nonconforming use to a similar nonconforming use.
60(4)
To approve access other than a public street that they feel is advisable for the development of land.
75(1 )c)
To provide an opinion as to whether land is suited for the purpose intended.
75(1 ))k)(i)
To provide an opinion as to whether a proposed manner of subdividing prejudices the convenient subdivision
88(8)
of adjoining land.
To approve the naming of streets if given authority in the subdivision by-Iaw.
84(7)
To authorize reasonable variance from the requirements of the subdivision by-Iaw.
78(1 )
To give notice to owners of land in the neighbourhood of the proposed subdivision in which a variance has
56
been requested.
To refuse to grant an exemption to subdivision by-law.
80(2)
To recommend the location of public streets and lands for public purposes shown in a subdivision plan.
76(1 )a)
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Annexe 8 -Avis public
Schedule 8 -Public notice
æë¥glûppgmËnE',3Bg¥ëlEpmgm;
AVIS D'INFORMATION
Le 9 mai 2022
Une demande de dérogation à l'arrêté de
zonage (no 33R202I) sera considérée par le
comité consulüti-f en matière d'urbanisme.
Cette demande vise une propriété de votre
voisinage.
Requérant: Denis Bérubé
Adresse : 88. avenue Bossé
Edmundston, N.-B.
(NID: 35357714)
Demande : Ériger une clôture de 1.8 m (6
pieds) de hauteur devant la haie de cèdres à
l'arrière de la maison. à 4 m de l'alignement
(avenue Mgr-Roy)
Dérogation : La hauteur maximale pour une
clôture en cour avant est de 1 m. La dérogation
est donc de 0,8 m. selon l'arrêté de zonage
3 3R2021.
Si vous souhaitez présenter des commentaires
ou objections, vous pouvez le faire par écrit.
Vous pouvez aussi vous présenter è l'audience
publique, dans la salle Saint-jean au 2e étage de
l'hôtel de ville, au 7 chemin Canada.
Edmundston. le ls mai 2022, à lgh30.
Prière de confirmer votre participation.
Les questions et commentaires peL[vent être
adressés à M. François Boutot, directeur du
service de développement, au (506) 736-8480
ou par courriel à
#ÜæLææ Ææ#æææffiÆæFËffiff
May 9, 2022
A varïance request to the zoning by-law (No.
33R202I) will be considered by the Planning
Advisory Board during its next monthly
meeting. The concerned property is located in
your neighbourhood.
Applicant: Denis Bérubé
Location: 88. Bosse Av.
Edmundston, NB
(PID: 35357714)
Request: Erect a l.8-meter high (6 ft) fence
in front of the cedar hedges at the back of the
house, 4 meü-es to the front lot line (Mgr-Roy
Ave.)
Variance: Maximum heightfor a fence in afront
yard is 1 metre high. The variance is then 0,8
metres, under zoning by-law 33R202 I .
lf you wish to comment or object. you can do
so in writing. You can also a.ttend the public
meeting, held in Saint-Jean's room, on the
second floor of ciçy hall, located at 7. Canada
Road. Edmundston. on May 18, 2022, at 7:30
p.m. Please confirm your attendance.
Questions or comments can be addressed to
Mr. François Boutot. Development services
director, at (506) 736-8480 or by email at
Les documents liés à cette demande peuvent The material submitted with the applicati.on
être consultés à nos bureaux. du lundi au can be viewed at our offlce, Monday through
vendredi. de s h 30 à l6 h 30. Friday, from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
Edmundston / Service de développement / Development Department
7, cliemln Canada Road, Edmundston 0`8) E3V IT7 506.739.2125
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