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Politique administrative
Administrative policy
No 3182022
GESTION DES ACTIFS MUNICIPAUX
MUNICIPAL ASSET MANAGEMENT
Resolution No : 2022-073
Adoptee le: 19 juillet 2022
Adopted on: July 19, 2022
1.0 CONTEXTE ET OB7ECTIF DE LA POLITIQUE DU
CONSEIL MUNICIPAL
La municipalite d'Edmundston s'engage
a
ameliorer la
durabilite
a
long terme de ses infrastructures. Cette
politique de gestion des actifs formalise son engagement
en matiere de same gestion des actifs. Les principes de
cette politique guideront les decisions futures sur les
services et les infrastructures.
La gestion des actifs est un vaste cadre strategique qui
regroupe de nombreuses disciplines et implique
('organisation au complet. Le terme gestion des actifs,
utilise
dans
ce
document,
est
defini
comme
('application de principes techniques, sociaux et
economiques qui tiennent compte des besoins actuels et
futurs des utilisateurs et des utilisatrices et des services
provenant des actifs » .
La vision et les objectifs du conseil municipal pour
les actifs d'infrastructures
La vision et les objectifs du conseil municipal d'être une
communaute ouverte et inclusive, durable et prospere
doivent etre soutenus par des actifs bien geres. Ces
actifs dont la municipalite est proprietaire comprennent,
sans s'y limiter, des reseaux de transport efficaces, des
reseaux de distribution d'eau economiques et fiables,
des systemes de collecte et traitement des eaux usees
secu rita i res et fiables, des systemes de tech nolog ie de
('information
fiables,
des
flottes
de
vehicules
productives, des installations recreatives accessibles
ainsi que des installations de generation d'energie et des
installations de distribution d'energie fiables et efficaces,
etc.
Bien que ces actifs vieillissent et se deteriorent, en
utilisant des pratiques de same gestion des actifs, le
conseil municipal et la communaute peuvent etre
assures que les actifs repondent au niveau de service,
servent
a
fournir le service
a
long terme souhaite et sont
geres pour les utilisatrices et utilisateurs presents et
futurs. Cette politique consiste
a
articuler ('engagement
1.0 BACKGROUND AND PURPOSE OF MUNICIPAL
COUNCIL'S POLICY
The municipality of Edmundston is committed to improving
the long-term sustainability of its infrastructure. This asset
management policy formalizes its commitment to asset
management. The principles in this policy will guide future
decisions on services and infrastructure.
Asset management is a broad strategic framework that
regroups many disciplines and involves the entire
organization. The term asset management, as used in this
document, is defined as "the application of technical, social
and economic principles that consider the present and
future needs of users, and the services derived from the
asset".
Municipal council's vision and goals for
infrastructure assets
Municipal council's vision and goals for the community to
be an open and inclusive, prosper and sustainable
community must be supported by well-managed and
maintained infrastructure assets. These municipal-owned
assets include, but are not limited to, efficient
transportation networks, economical and reliable water
distribution networks, safe and reliable wastewater
collection and treatment systems, reliable information
technology systems, productive vehicle fleets, accessible
recreational facilities, and reliable and efficient energy
generating and power distribution systems, etc.
Though these assets age and deteriorate, by using sound
asset management practices, municipal council and the
community can be ensured that the assets meet
performance levels, are used to deliver the desired service
in the long-term and are managed for present and future
users. This policy is to articulate the municipal council's
commitment to asset management and guide staff. In
doing so, it also outlines how it is to be integrated within
Politique administrative no 31R2022 -- Gestion des actifs municipaux
Administrative policy no. 31R2022 -- Municipal Asset Management
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du conseil municipal en matiere de gestion des actifs et
a
guider le personnel. Ce faisant, elle decrit egalement
comment I'integrer dans ('organisation de telle sorte
qu'elle soit coordonnee, economiquement viable et
durable.
Cette politique demontre
a
la communaute que le conseil
municipal exerce une bonne gestion et offre des services
abordables tout en considerant son heritage pour les
futurs residents et residentes.
La performance de la gestion des actifs est specifique
a
('organisation et evolue avec le temps; elle reflete les
connaissances, les technologies et les outils disponibles
pour l'atteinte des objectifs.
Le conseil municipal delegue au personnel la
responsabilite de la mise en oeuvre de la politique en
elaborant et en utilisant les lignes directrices et les
pratiques de gestion des actifs.
2.0 ALIGNEMENT STRATEGIQUE
La municipalite d'Edmundston s'engage
a
a) maintenir et gerer des actifs lies aux infrastructures
a
des etapes definies pour soutenir la securite
publique, le bienetre,
les objectifs de la
communaute et les priorites strategiques de la
municipalite;
b) surveiller les normes et les niveaux de services
pour s'assurer qu'elles atteignent les buts du
conseil municipal et de la communaute;
c) developper et maintenir un inventaire des actifs de
toutes ses infrastructures et actifs naturels;
d) mettre en place des strategies de remplacement
des infrastructures en utilisant les principes du cout
total du cycle de vie;
e) planifier le financement d'un niveau approprie
d'entretien des actifs afin de livrer les niveaux de
service et prolonger leur duree de vie utile selon la
capacity financiere de la municipalite;
f) planifier et fournir le financement
a
long terme
pour remplacer et/ou renouveler et/ou eliminer des
actifs d'infrastructures.
3.0 PORTEE
Cette politique s'applique uniquement aux actifs
detenus et geres par la municipalite d'Edmundston.
the organization in such a way that it is coordinated, cost
effective and organizationally sustainable.
This policy also demonstrates to the community that
municipal council is exercising good stewardship and is
delivering affordable services while considering its legacy
to future residents.
The performance of asset management is specific to the
organization; it evolves over time and is reflective of
knowledge, technologies and available tools to reach its
goals.
Municipal council delegates to the staff the responsibility
of implementing the policy, through the development and
use of asset management guidelines and practices.
2.0 STRATEGIC ALIGNMENT
The municipality of Edmundston will:
a) maintain and manage infrastructure assets at defined
levels to support public safety, community well-being,
community goals and strategic priorities of the
municipality;
b) monitor standards and service levels to ensure that
they meet the goals of the municipal council and of
the community;
c) develop and maintain asset inventories of all its
infrastructure and natural assets;
d) establish infrastructure replacement strategies using
full life cycle costing principles;
e) plan financially for the appropriate level of
maintenance of assets to deliver service levels and
extend their useful life according to the municipal
financial capacity;
plan for and provide long-term funding to replace
and/or renew and/or decommission infrastructure
assets.
f)
3.0 SCOPE
This policy only applies to assets owned and managed by
the municipality of Edmundston.
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4.0 PRINCIPES DE LA POLITIQUE, DIRECTIVES
ET INTEGRATION
Les principes Iles de la politique de gestion des actifs
sont decrits dans la liste suivante.
La municipality d'Edmundston dolt:
a) considerer tous les actifs dans un contexte de
service et leurs interrelations plutot que d'optimiser
les actifs individuels ou les categories d'actifs de
maniere isolee;
b) integrer
la
planification
organisationnelle,
flnanciere, operationnelle, technique et budgetaire
pour les actifs d'infrastructures;
c) etablir la responsabilite organisationnelle pour
I'inventaire
des
actifs,
I'utilisation
et
la
responsabilite des conditions et de la performance;
d) consulter les parties prenantes, lorsqu'il est
approprie;
e) definir et articuler le niveau de service, de
maintenance et de remplacement ainsi que les
resultats;
gerer les actifs de fawn durable;
minimiser les couts totaux du cycle de vie des
biens;
tenir compte des menaces liees aux changements
climatiques;
tenir
compte
des
objectifs
sociaux,
environnementaux et durables;
minimiser les risques pour les utilisateurs et
utilisatrices et les risques associes
a
I'echec;
progresser dans le processus de gestion des actifs
en poursuivant I'integration des actifs et de leurs
composantes afro d'en ameliorer la planification,
I) faire rapport de la performance de son programme
de gestion des actifs;
m) satisfaire les exigences de la province du Nouveau-
Brunswick en matiere de gestion des actifs.
Lignes directrices et pratiques
Cette politique est mise en oeuvre par le personnel en
utilisant les lignes directrices et les pratiques acceptees
de I'industrie et le personnel dolt elaborer une strategie
et un plan de gestion des actifs.
L'organisation dolt egalement se conformer aux
exigences
requises
en
termes
de
rapports
d'immobilisations et integrer le programme de gestion
des actifs dans les plans operationnels de I'organisation.
4.0 POLICY PRINCIPLES, GUIDELINES AND
INTEGRATION
The key principles of the asset management policy are
outlined in the following list.
The municipality of Edmundston shall:
a) consider all assets in a service context and consider
their interrelationships as opposed to optimizing
individual assets or classes of assets in isolation;
b) integrate corporate, financial, operational business,
technical and budgetary planning for infrastructure
assets;
c) establish organizational accountability for asset
inventory, usage, and responsibility of conditions and
performance;
d) consult with stakeholders where appropriate;
e) define and articulate levels of service, of maintenance
and of replacement and outcomes;
manage assets to be sustainable;
minimize costs of assets' total life cycle;
consider hazards threats related to climate change;
consider social, environmental and sustainability
goals;
minimize risks to users and risks associated with
failure;
progress in the asset management process by
continuing to integrate assets and their components
to improve planning;
I) report on the performance of its asset management
program;
m) meet the Province of New Brunswick's requirements
in terms of asset management
f)
9)
h)
i)
j)
k)
Guidelines and practices
This policy shall be implemented by staff using accepted
industry guidelines and practices and staff shall consider
the use of an asset management strategy and an asset
management plans.
The organization shall also comply with required capital
assets reporting requirements and integrate the asset
management program into operational plans throughout
the organization.
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Des plans strategiques de gestion des actifs peuvent etre
developpes pour une classe specifique d'actifs ou etre
generiques pour tous les actifs et devraient decrire les
objectifs
a
long terme, les processus et les etapes pour
les atteindre. Les plans de gestion des actifs devraient
etre bases sur les conditions actuelles de son inventaire,
les performances projetees, la duree de vie residuelle et
les consequences des pertes. Les plans operationnels
devraient refleter ces details. Les budgets de
remplacement et les plans financiers associes devraient
envisager d'autres scenarios et risques, lorsqu'il est
applicable.
Contexte et integration de la gestion des actifs
au rein de I'organisation (spécifique
a
I'organisation)
Le contexte et ('integration de gestion des actifs dans les
lignes directrices de ('organisation sont typiquement
formalises par les references et les liaisons entre les
documents de l'organisation. Dans le cas
o
u
it est
possible et approprie, le conseil municipal et le personnel
considereront cette politique et I'integreront dans
l'elaboration des documents tels que :
- Plan strategique de la municipalite
- Plan financier de la municipalite
- Plan de budget d'immobilisations
- Plans operationnels et budgets
- Rapports annuels (condition des actifs et
infrastructures)
5.0 ROLES CLES POUR LA GESTION DE LA
POLITIQUE DE GESTION DES ACTIFS
Les politiques de la municipalite sont approuvees par le
conseil municipal, mais le personnel, le public et d'autres
organismes peuvent donner leur avis sur la nature et le
texte de la politique. Le Conseil conserve le pouvoir
d'approuver, mettre
a
jour, modifier ou annuler la
politique.
Roles
Responsabilite
Identifier les problemes,
elaborer, mettre
a
jour et
approuver la politique
Etablir les niveaux de service
Conseil municipal
Conseil municipal
Adopter la politique et les
budgets
Conseil municipal
Mettre en oeuvre la politique
Directeur general
Elaborer les lignes directrices
et pratiques
Directeur general
Strategic asset management plans may be developed for
a specific class of assets or be generic for all assets, and
they should describe long-term goals, processes, and
steps towards attaining the goals. The asset management
plans should be based on current inventory conditions,
projected performances, remaining service life, and
consequences of losses. Operational plans should reflect
these details. Replacement budgets and associated
financial plans should consider alternative scenarios and
risks, where applicable.
Context and integration of asset management
within the organization (specific to the
organization)
The context and integration of asset management
throughout the organization guidelines are typically
formalized through references and links between
corporate documents. Where possible and appropriate,
municipal council and staff will consider this policy and
integrate it in the development of corporate documents
such as:
- Municipal strategic plan
- Municipal financial plan
- Capital budget plan
- Operational plans and budgets
- Annual report (condition of assets and infrastructure)
5.0 KEY ROLES FOR MANAGING THE ASSET
MANAGEMENT POLICY
Municipal policies are approved by municipal council. While
staff, public and other agencies may provide input on the
nature and text of the policy, municipal council retains the
authority to approve, update, amend and rescind the
policy.
Roles
Responsibility
To identify problems, to
develop, to update and
to approve the policy
Municipal council
To establish levels of
service
Municipal council
To adopt policy and
budgets
Municipal council
To implement the policy
Chief Administrative Officer
To
development
guidelines and practices
Chief Administrative Officer
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Mise en oeuvre, revision et rapport de gestion
des actifs
La mise en oeuvre, la revision et le rapport sur I'etat des
actifs et des infrastructures concernant cette politique
doivent etre integres dans les plans de travail de
('organisation. En raison de ('importance de cette
politique, un rapport sur le programme de gestion des
actifs de ('organisation doit etre presente annuellement
et cette politique doit etre revisee par le conseil
municipal pour chaque periode de quatre annees.
Actions
Responsabilite
Conseil municipal
_
Adopter la politique de
gestion des actifs et des
infrastructures municipaux
Controler et reconsiderer les
normes des infrastructures
et les niveaux de services
etablis
Directeur general
Developper et maintenir des
strategies
des
infrastructures en incluant
des plans de service et de
developpement
Tous
les
services
municipaux
Developper et maintenir des
inventaires d'actifs
Tous
les
services
municipaux
Evaluer la condition des
infrastructures
et
les
niveaux de services
Tous
les
services
municipaux
Etablir et surveiller
les
niveaux de remplacement
des infrastructures grace
a
I'utilisation des principes de
calcul du cout du cycle de
vie complet
Tous
les
services
municipaux
Developper et maintenir des
plans financiers pour le
niveau
approprie
d'entretien,
de
rehabilitation,
d'extension
et de desaffectation des
actifs
Secteur des finances
et
Service
de
developpement
Determiner les types de
dangers lies au climat et les
consequences
associees
aux
changements
climatiques par rapport
a
('emplacement
des
infrastructures
Secteur
du
developpement
durable, secteur des
mesures d'urgence et
tous
les
services
municipaux
Implementation, review and reporting of asset
management
The implementation, reviewing and reporting on the
conditions of assets and infrastructure regarding this
policy shall be integrated with the organization's work
plans. Due to the importance of this policy, the
organization's asset management program shall be
reported annually, and this policy shall be reviewed by the
municipal council every four years.
Actions
To adopt the policy on
management of municipal
assets and infrastructure
To monitor and to review
infrastructure
standards
and
service
levels
established
To
develop
and
to
maintain
infrastructure
strategies
including
development and service
plans
To
develop
and
to
maintain asset inventories
To assess infrastructure
condition
and
service
levels
To
establish
and
to
monitor
infrastructure
replacement
levels
through the use of full life
cycle costing principles
To
develop
and
to
maintain financial plans
for the appropriate level
of
maintenance,
rehabilitation,
extension
and
decommission
of
assets
Responsibility
Municipal council
Chief
Officer
Administrative
All municipal departments
All municipal departments
All municipal departments
All municipal departments
Development Department
and finance sector
To identify the types of
climate
hazards
and
associated impacts from
climate change that are
relevant to the location of
the infrastructure
Sustainable development
sector,
emergency
measures sector and all
municipal departments.
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6.0 CONFORMITE
L'information sur I'etat des actifs et des infrastructures
dolt etre conforme aux exigences du ministere de
I'Environnement et des Gouvernements locaux du
Nouveau-Brunswick.
7.0 ENTREE EN VIGUEUR
La presente politique est en vigueur le jour de son
adoption par le conseil municipal.
8.0 ABROGATION
La
presente
politique
remplace
la
politique
administrative no 31, concernant la gestion des actifs
municipaux, adoptee le 21 novembre 2017.
Adoptee le 19 juillet 2022.
6.0 COMPLIANCE
The information on the condition of assets and
infrastructure must be compliant to the requirements of
the Department of Environment and Local Governments of
New Brunswick.
7.0 EFFECTIVE DATE
This policy takes effect on the date of its adoption by the
municipal council.
8.0 ABROGATION
This policy replaces the administrative policy No. 31,
regarding municipal asset management, adopted on
November 21, 2017.
Adopted on July 19, 2022.
Eric Marquis, Maire / Mayor
( 4
Marc Michaud, Greffier / Cler
Politique administrative no 31R2022 -- Gestion des actifs municipaux
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