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1
~
~
9edmundsbon
Politique administrative
Administrative policy
No. 1 0R2022
DÉPLACEMENTS
Traveling
Résolution no : 2022-~Q~
Adopté le: 18 octobre 2022
Adopted on: October 78, 2022
1.
BUT
Établir des règles, normes et procédures uniformes qui
s'appliquent aux déplacements des représentants de la
municipalité d'Edmundston
2.
ÉTENDUE
2.1 La présente politique vise à établir des lignes
directrices concernant les déplacements pour affaires
reliées aux activités de la municipalité des personnes
suivantes:
a) Membres du conseil municipal
b) Employés et employées municipaux
c) Représentants
et représentantes
de la
municipalité
2.2
Toutes dispositions contenues dans les arrêtés
municipaux et/ou conventions collectives de la
municipalité d'Edmundston ont préséance sur les
modalités de la présente politique.
3.
OBJECTIFS
Établir une procédure uniforme, constante et équitable
pour l'ensemble de l'organisation et éliminer toute
possibilité de conflit ou d'ambigüité dans les
réclamations de dépenses de déplacements.
4. DÉFINITIONS
« Chiffrier d'analyse de déplacement » signifie le
chiffrier Excel à utiliser pour identifier le moyen de
transport le plus économique entre un véhicule de
location et un véhicule personnel avec les paramètres
du déplacement. (analysis spreadsheet)
« Hébergement privé » signifie un hébergement chez
un membre de la famille ou un ami ou une amie lors
d'un déplacement pour la municipalité à plus de 70 km
de la municipalité. (private accommodation)
1. PURPOSE
To establish rules, standards and procedures that
apply to business travel for any representative of the
municipality of Edmundston.
2. SCOPE
2.1 This policy is intended to establish guidelines for
business travel related to municipal activities for the
following people:
a) Council membres
b) Municipal employees
c) Representatives of the municipality
2.2 All provisions contained in the municipal by-laws
and/or collective agreements of the municipality of
Edmundston have precedence to the terms of this
policy.
3. OBJECTIVES
To establish a uniform, consistent, and fair procedure
for the entire organization and to eliminate any
possibility of conflict or ambiguity in travel expense
claims.
4. DEFINITIONS
Analysis spreadsheet" means the Excel spreadsheet
to be used to identify the mos economical means of
transport between a rental vehicle and a personal
vehicle with the travel parameters. (chiffrier d'analyse
de déplacement)
"Private
accommodation"
means
lodging
accommodation with a family member or friend when
travelling for the municipality more than 70 km from the
municipality (hébergement privé)
Politique administrative no 10-- déplacements
Administrative policy No. 10-- Traveling
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4.
MODALITÉS DE LA POLITIQUE
4.1 AUTORISATION
4.1.1 Les déplacements du maire, des conseillers
et du directeur général seront identifiés sur
un rapport mensuel, dont une copie sera
remise aux membres du conseil municipal à
la fin de chaque mois. Toutefois, les
déplacements des conseillers municipaux et
du directeur général doivent être approuvés
au préalable par le maire.
4.1.2 Tous
les
autres
déplacements
sont
approuvés de la façon suivante:
a) Le directeur général approuve les
déplacements du directeur général
adjoint aux opérations, du directeur du
Service de développement ainsi que du
directeur des Services administratifs;
b) Le directeur général ou le directeur
général
adjoint
approuve
les
déplacements
des
directeurs
de
services;
c) Les directeurs de services approuvent
les déplacements de leurs cadres et des
employés syndiqués de leur service
respectif.
4.2 REMBOURSEMENTS
4.2.1 Moyens de transport -- Toute personne
demandant le remboursement des frais de
déplacement pour affaires municipales doit
avoir fait les efforts nécessaires pour limiter
les dépenses autant que possible. Afin
d'encadrer
ces
efforts,
tous
les
déplacements doivent être analysés par le
chiffrier
d'analyse
des
déplacements
(annexe A), qui permet d'identifier le moyen
le plus économique de se rendre à
destination. La priorisation des moyens de
transport est établie comme suit:
a) Véhicule municipal (à l'exception des
conseillers municipaux)
b) Le plus économique, selon le chiffrier
d'analyse, entre le véhicule de location
ou le véhicule personnel
4.2.1.1 Les remboursements sont établis
comme suit:
4. TERMS OF THE POLICY
4.1 AUTHORIZATION
4.1.1
Business trips for the mayor, councillors
and the chief administrative officer (CAO)
will be identified on a monthly report and a
copy will be sent to municipal council
members at the end of each month.
However, business trips for councillors and
the CAO must be approved in advance by
the mayor.
4.1.2
All other business trips must be approved as
follows:
a) The CAO approves business trips of the
assistant chief administrative officer to
operations, the director of Development
Services,
and
the
director
of
Administrative Services;
b) The CAO or the assistant CAO
approves business trips for department
directors;
c) The Department directors approve
business trips for their departments'
management
and
unionized
employees.
4.2 REIMBURSEMENT
4.2.1
Transportation -- Any person requesting
reimbursement of travel expenses for
municipal affairs shall have made the
necessary
efforts
to
contain
costs
whenever possible. To guide these efforts,
all trips shall be evaluated with the
analysis spreadsheet (annexe A), which
identifies the most economical way to get
to the destination. The prioritization of
transport is as follows:
a) Municipal vehicle (excluding municipal
councillors)
b) The most economical, according to the
analysis spreadsheet, between a rental
or a personal vehicle
4.2.1.1 Refunds are as follows:
Politique administrative no 10-- déplacements
Administrative policy No. 10-- Traveling
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a) Véhicule municipal ou de location
Aucun
remboursement
de
dépenses de km. Seuls les frais
d'essence assumés par l'usager
sont remboursables.
b) Véhicule personnel
Si le mode de transport identifié par
le
chiffrier
est
le
véhicule
personnel, alors l'usager a droit au
plein taux de remboursement pour
déplacement extérieur à plus de 70
km de la municipalité. Le taux de
remboursement est égal au taux
de l'indemnité du kilométrage en
vigueur de la Directive sur les frais
de déplacement du gouvernement
du Nouveau-Brunswick.
Dans le cas où le mode de
transport identifié est un véhicule
de location, mais qu'aucun n'est
disponible, l'usager a droit au plein
taux
de remboursement
pour
déplacement extérieur à plus de 70
km
de
la
municipalité.
Est
également jugé non disponible un
véhicule de location qui n'est pas
muni de pneus d'hiver entre les
mois de décembre et mars de
l'année suivante.
Enfin, dans le cas où le mode de
transport identifié est un véhicule
municipal ou un véhicule de
location, mais que l'usager choisit
d'utiliser son véhicule personnel, la
municipalité remboursera l'usager
l'équivalent
des
dépenses
encourues
par
l'utilisation
du
véhicule identifié par le chiffrier.
c) Autres
-
Taxis : utilisation raisonnable --
reçu
de
plus
de
5
$
remboursable
-
Avion:
autorisé
sous
conditions:
distance
à
parcourir, facteur temps ou
urgence.
a)
Municipal or rental vehicle
No
mileage
expense
reimbursement. Only gas costs,
purchased by the user, are
refundable.
b) Personal vehicle
If the vehicle identified by the
spreadsheet is
the personal
vehicle, the user is entitled to the
full rate of reimbursement for out-
of-town travel that exceeds 70 km
of
the
municipality.
The
reimbursement rate is equal to
the current kilometric allowance
rate of the Government of New
Brunswick's
Travel
Expenses
Policy.
If the vehicle identified by the
spreadsheet is a rental vehicle,
but none is available, the user is
entitled to full reimbursement for
out-of-town travel that exceeds
70 km of the municipality. Is
found not available a rental
vehicle that is not equipped with
winter tires between December
and March of the following year.
Finally, if the identified vehicle is
a municipal or rental vehicle, but
the user chooses to use his
personal vehicle, the municipality
will reimburse the user the
equivalent of expenses incurred
by the vehicle identified by the
spreadsheet.
c) Other
- Taxis:
reasonable use
--
receipts over $5 reimbursable
through the expense account.
- Air travel: to be authorized
based on conditions: distance
to be travelled, timing or
urgency.
Politique administrative no 10-- déplacements
Administrative policy No. 10-- Traveling
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4.2.2 Logement
Le membre du conseil municipal, le
représentant, la représentante ou l'employé,
l'employée peut:
a)
régler lui-même ou elle-même la note
pour son logement et demander le
remboursement de sa facture;
b)
faire une facturation directe à la
municipalité et régler lui-même ou elle-
même la
note
pour les
autres
dépenses personnelles encourues;
c)
recevoir une allocation de 15 $/soir
sans reçu, pour un hébergement privé.
4.2.4 Repas
a)
Remboursement selon le taux fixé ci-
dessous ou la convention collective
prévue à cet effet, et ce, à condition
que le repas ne soit pas inclus avec
l'inscription.
- Déjeuner: 15$
- Diner : 20 $
- Souper : 35 $
b)
c)
Pour une partie de la journée, le taux
est remboursé selon le taux du repas
en question.
Pour une réclamation pleine journée, la
personne doit quitter avant 8 h le matin
et retourner après 18 h le soir.
5. PROCESSUS DE RÉCLAMATION
5.1 Une réclamation démontrant les dépenses réelles
doit être fournie dans les trente jours suivant
l'activité, et ce, selon les procédures suivantes:
5.1.1
5.1.2
5.1.3
Pour le conseil municipal, remplir de
réclamation (annexe B)
Pour le personnel, remplir le formulaire de
réquisition (annexe C) en détaillant les
dépenses effectuées
Fournir les pièces justificatives applicables,
telles
a)
convocation et/ou ordre du jour de
l'activité
b)
frais de transport en commun (avion,
train, autobus)
c)
logement payé (exclu si facturation
directe)
d)
location de voiture incluant assurances
4.2.2 Lodging
A council member, a representative or
employee may:
a) pay up front for his or her lodging
expenses and ask for reimbursement;
b) have direct billing to the municipality
and pay for other personal expenses
incurred during the stay;
c) receive a
private
accommodation
allocation of $15/night without receipt.
4.2.4 Meals
a) Reimbursement according to the fixed
rate
below
or
to
the
collective
agreement, under the condition that the
meal
is
not
included
with
any
registration costs.
-- Breakfast: $15
-- Lunch: $20
-- Dinner: $35
b) For part of the day, the rate is
reimbursed according to the rate of the
meal in question.
c) For a complete day's claim, the person
shall leave before 8 a.m., and return
after 6 p.m.
5. CLAIM PROCESS
5.1 A claim showing actual expenses must be
submitted within thirty days following activity, according
to the following procedures:
5.1.1
5.1.2
5.1.3
Members of the municipal council shall
complete the claim form (annexe B)
Employees shall complete the requisition
form
(annexe
C),
detailing
incurred
expenses
Provide relevant documents, for example:
a) invitation and/or agenda of the activity
b) transit fees (airplane, train, bus)
c) paid lodging (exclude if direct billing)
d) car rental, including insurances and gas
e) taxis, exceeding $5
fl
parking fees
g) special expenses (ex.: purchase of a
manual for the municipality,
dry-
Politique administrative no 10-- déplacements
Administrative policy No. 10-- Traveling
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,
et essence
e)
taxis excédant 5 $
fl
frais de stationnement
g)
déboursés spéciaux (ex.: achat d'un
livre pour la ville, nettoyage à sec ou
autre)
h)
dépenses approuvées au préalable
(repas d'affaires avec invités)
5.2 Les boissons alcoolisées ne sont pas admissibles
pour réclamation.
6.
OUTILS ET DOCUMENTS CONNEXES
Cette politique doit être lue et appliquée conjointement
avec, mais sans s'y limiter, les outils et documents
suivants:
a) Arrêté 282020 -- rémunération des membres
du conseil municipal d'Edmundston
b) Guide 13-- comités du conseil
7.
ABROGATION
Cette politique doit être lue et appliquée remplace la
politique No 1082015 relative aux déplacements.
8.
ENTRÉE EN VIGUEUR
Cette politique entre en vigueur le jour de son adoption.
~ t
Eric Marquis, Maire111 ior
Marc Michaud, Greffier/C~k
cleaning or other)
h) costs approved in advance (meals for
guests)
5.2 Alcoholic beverages are not admissible for
reimbursement.
6. RELATED TOOLS AND DOCUMENTS
This policy must be read and enforced in conjunction
with, but not limited to, the following:
a) By-law 2 -- remuneration of members of
Edmundston municipal council
b) Guide 13-- committees of council
7. ABROGATION
This policy replaces the Edmundston Travelling Policy
No. 1082015.
7. EFFECTIVE DATE
This policy comes into force on the day of its adoption.
Politique administrative no 10-- déplacements
Administrative policy No. 10-- Traveling
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D
4 edmundsbon
Nom:
Activité:
Date:
jaune : à remplir
orange : choix ou formule automatique
vert : résultat
Annexe A
Chiffrier d'analyse de déplacement
Cout : véhicule personnel
Kilométrage : aller et retour (km)
0
Taux du kilomètre d'après la Direction sur les frais de
déplacement du gouvernement du N.-B. ($)
Lien à la directive provinciale
0.50 $
Total : Cout: véhicule personnel
Cout: location de véhicule
Type de véhicule (compact, intermédiaire, pleine grandeur,
cargo)
Nombre de jours de location (jour)
Tarif de location selon le type de véhicule ($) (colonne total
par jour (en gras) du tableau ici-bas)
Frais pour ramassage plus tôt = 10 $/jour non utilisé
Pneus d'hiver, si applicable = 12,99 $
Prix du litre d'essence dans notre région le jour du
déplacement ($)
Cout estimé pour l'essence
Total : Cout: location de véhicule
Choix le plus économique:
Intermédiaire
0
63.49 $
$
$
Véhicule
Location de
personnel
véhicule
d
e
f
1
$
$
$
$
$
Inscrire ce montant sur votre
formulaire de réclamation et
joindre copie de la présente
feuille de calcul.
Taux de location
au 1 juillet 2022
Taux
location/jour
Assistance
routière/jour
Plaque
d'immatricu
lation/jour
TVH
Total par
jour
(boite e
Consommati
on
Litres/100
Compact
44.00 $
7.99 $
1.22 $
7.98 $
61.19 $
6.26
Intermédiaire
46.00 $
7.99 $
1.22 $
8.28 $
63.49 $
8.05
Pleine grandeur
50.00 $
7.99 $
1.22 $
8.88 $
68.09 $
12.00
Cargo
73.00 $
7.99 $
1.22 $
12.33 $
94.54 $
9.39
a
b
c=a+b
g=fxe
h
k = (km/100) x
consommation x j
1=g+h+i+k
m
FORMAT ÉLECTRONIQUE DISPONIBLE.
Politique administrative 10 - déplacements
Annexe A
Adoptée le 20 septembre 2022
Nom:
Activité:
Date:
edmundstion
jaune : à remplir
orange : choix ou formule automatique
vert : résultat
Annexe B
Formulaire de réclamation
Activités/représentations officielles des membres du conseil municipal
Date de la dépense
Activités
Tarif
Nombre
Montant
PER DIEM (par jour)
170.00 $ a
b
Inclure copie de l'ordre du jour
(de jours)
Frais de garde d'enfants (par heure) 3 enfants ou moins
7.50 $ d
e
Inclure copie de la facture
(d'heures)
Frais de garde d'enfants (par heure) 4 enfants ou plus
9.50 $ g
h
Inclure copie de la facture
(d'heures)
TOTAL (remboursé sur la paie)
-
$ c=axb
-
$ f=dxe
-
$ i=gxh
-
$ j=c+f+i
Déplacement (Montant le plus bas d'après le chiffrier - Annexe A de la Politique 10. Inclure le chiffrier rempli)
Véhicule personnel :
-
$ k
OU
OU
Véhicule de location :
$ I
Plus : facture d'essence:
$ m
Hébergement
-
$ n
Inclure copie de la facture
Autres:
$ o
Préciser et inclure copie de la facture
Repas (non inclus avec l'inscription)
Inclure copie de l'ordre du jour ou du programme
Section réservée aux Services administratifs
Employé(e) responsable:
Frais de transport et 110-1000-2904
0.00 $
Hébergement
10-1000-2905
0.00 $
Allocation de repas
10-1000-2903
0.00 $
NH
10-9901-3085
0.00 $
Signature
Conseiller/conseillère
Date
Déjeuner
15.00$ p
Diner
20.00 $ s
Souper
35.00 $ v
q
t
w
TOTAL (remboursé par dépôt direct)
-
$ r=pxq
$ u=sxt
$ x=vxw
-
$
y
Approbation
Maire
Date
FORMAT ÉLECTRONIQUE DISPONIBLE.
Politique administrative 10 - déplacements
Annexe B
Adopté le 20 septembre 2022
jaune : à remplir
orange : choix ou formule automatique
~
edmundsbon
Annexe C
V
Réquisition pour déboursé
pour le personnel municipal
Service
Date
Nom
(# de "Vendor")
VEUILLEZ FAIRE UN PAIEMENT AU MONTANT DE $
-
$
Adresse
Ville
Province
Code Postal
Pour (raisons)
Compte ((XX)
Secteur (XX)
NUMÉRO DE COMPTE
Activité (XXXX)
Montant ($)
Annexer les pièces justificatives : convocation, ordre du jour, facture, etc.
Explication (ou référence)
requérant (nom et signature)
# carte d'achat
approuvé par (nom et signature)
# carte d'achat
requis le
expédier
Approbation
retenir
FORMAT ÉLECTRONIQUE DISPONIBLE.
Politique administrative 10 - déplacements
Annexe C
Adoptée le 20 septembre 2022