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4 edmundstion
Politique administrative
Administrative Policy
Demande pour éclairage spécial
Request for special lighting
No35
Résolution no : 2022-
Ado ptée le: 18 octobre 2022
Resolution No.: 2022-
Adopted on: October 28, 2022
1. Énoncé de politique
La Ville d'Edmundston dispose de sites municipaux
dotés d'un système d'éclairage qui peut être
personnalisé
pour
souligner
des
évènements
importants, des célébrations culturelles et des
campagnes de sensibilisation.
2. Objectif
La présente politique administrative a pour but de
décrire le processus de demande, d'approbation et de
mise en oeuvre des demandes d'éclairage spécial de la
communauté.
3. Application
La
Ville
d'Edmundston
recevra
des
demandes
d'éclairage spécial pour souligner des évènements
importants, des célébrations culturelles et des
campagnes de sensibilisation. Les demandes doivent
avoir un lien direct avec les résidents et résidentes
d'Edmundston.
3.1 Emplacement: Hôtel de ville
3.2 Toutes les demandes publiques doivent répondre
aux critères suivants
a) S'aligner sur les objectifs de communication et
de
planification
d'évènements
communautaires de la Ville d'Edmundston;
b) Promouvoir des évènements, des activités
et/ou des campagnes de sensibilisation qui
touchent
les
résidents
et
résidentes
1. Policy Statement
The City of Edmundston has municipal sites with a
lighting system that can be customized to highlight
important
events,
cultural
celebrations,
and
awareness campaigns.
2. Objective
The purpose of this administrative policy is to describe
the
process
for
application,
approval,
and
implementation process for special lighting requests
from the community.
3. Application
The City of Edmundston will receive requests for
special lighting to mark important events, cultural
celebrations, and awareness campaigns. The requests
must have a direct link with Edmundston residents.
3.1 Location: City Hall
3.2 All public requests must meet the following
criteria:
a) Align
with
the
City
of Edmundston's
communication
and
community
event
planning objectives;
b) Promote events, activities and/or awareness
campaigns that affect Edmundston residents
and foster a sense of community;
Politique administrative no 35 -- Demande pour éclairage spécial
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Administrative Policy No. 35 -- Request for special lighting
d'Edmundston et qui favorisent un sentiment
d'appartenance à la communauté;
c) Avoir une couleur reconnaissable associée à la
demande, et un mandat clair sur la façon dont
l'éclairage
profitera
à
la
cause
ou
à
l'évènement;
d) Les évènements ou journées municipales qui
ont une importance régionale, nationale et
internationale sont réservés à l'usage de la Ville
d'Edmundston;
e) Dans la mesure du possible, les demandes
doivent être soumises au plus tard quatre
semaines avant la date demandée.
3.3 Les demandes qui ne seront pas prises en
considération, ou circonstances pouvant mener à
un refus sont:
a) Les demandes de nature personnelle, politique,
religieuse ou commerciale;
b) L'équipement` n'est pas disponible en raison
d'entretien ou pour toute autre raison;
c) La Ville d'Edmundston se réserve le droit de
refuser toute demande pour quelque raison
que ce soit.
4. Directives
4.1 Demande d'éclairage spécial
Les demandes d'éclairage doivent être faites en
remplissant et en soumettant une demande en
ligne. Une nouvelle demande doit être soumise
chaque année en fonction des besoins. Les
demandes sont généralement traitées selon le
principe du premier arrivé, premier servi.
a) Pour les demandes d'éclairage spécial, les
groupes doivent soumettre de l'information
par le biais d'une demande en ligne.
i.
Le personnel des Communications de la
Ville d'Edmundston recevra, examinera et
évaluera les demandes.
c) Have a recognizable colour associated with
the request, and a clear mandate on how the
lighting will benefit the cause or event;
d) Municipal events or days that have regional,
national and international significance are
reserved for use by the City of Edmundston;
e) As much as possible, requests must be
submitted at least four weeks before the
requested date.
3.3 Requests that will not be considered, or
circumstances that may lead to a refusal are:
a) Requests that are of a personal, political,
religious or commercial nature;
b) The equipment is not available due to
maintenance or any other reason;
c) The City of Edmundston reserves the right to
refuse any request for any reason.
4. Guidelines
4.1 Special lighting request
Lighting requests must be made by completing
and submitting an online application. A new
application shall be submitted each year as
required. Requests are generally processed on a
first come, first served basis.
a) For special lighting requests, groups must
submit
information
through
an
online
application.
i.
City of Edmundston Communications
staff will receive, review, and evaluate
requests.
Politique administrative no 35-- Demande pour éclairage spécial
Administrative Policy No. 35-- Request for special lighting
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b) Sur approbation
i.
Le
personnel
des
Communications
informe le groupe de l'approbation.
ii. Le personnel chargé des Communications
informe le personnel des Opérations
(secteur des propriétés et bâtiments) des
dates et des couleurs requises par le biais
d'une invitation.
iii. Le personnel des Communications se
charge d'afficher sur le site Web de la Ville
d'Edmundston et/ou sur les médias
sociaux les dates, le sujet et les couleurs.
c) Le
personnel
des
Communications,
en
collaboration avec le personnel du secteur des
Opérations, examinera et mettra à jour un
calendrier annuel d'éclairage (engagements
récurrents) pour la programmation.
d) Les demandes reçues pour des dates déjà
réservées par la Ville ou d'autres groupes ne
seront pas approuvées, et la Ville travaillera
avec le demandeur pour choisir une autre date.
5. Demande de renseignements
Pour tout renseignement sur la présente politique, y
compris des questions d'interprétation et d'application,
veuillez
communiquer
avec
le
secteur
des
Communications.
Éric Marquis, Maire rMayor
b) Upon approval:
i.
Communications staff will inform the
group of the approval.
ii.
Communications
staff
shall
inform
Operations (Buildings and Properties)
staff of the dates and colours required by
way of an invitation.
iii.
The Communications staff is responsible
for posting on the City of Edmundston
website and/or social media the dates,
subject and colours.
c) The Communications staff, in collaboration
with the Operations staff, will review and
update an annual lighting schedule (recurring
commitments) for programming.
d) Requests received for dates already booked by
the City or other groups will not be approved,
and the City will work with the applicant to
select an alternate date.
5. Enquiries
For information on this policy, including questions of
interpretation and application, please contact the
Communications Sector.
Marc Michaud, Greffier Clerk
Politique administrative no 35-- Demande pour éclairage spécial
Administrative Policy No. 35-- Request for special lighting
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