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Politique administrative no 16R2025 - Approvisionnement (achats)
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Administrative policy no. 16R2025 - Procurement (purchases)
Politique administrative
Administrative policy
No 16R2025
Approvisionnement (achats)
Procurement (purchases)
Résolution no : 2025 - 035
Adoptée le : 15 avril 2025
Resolution No.: 2025 - 035
Adopted on: April 15, 2025
1
BUTS
(1)
Établir des règles, normes et procédures uniformes
s'appliquant à l'approvisionnement en produits et
services par les différents services municipaux
d'Edmundston.
(2)
Assister le personnel municipal dans les achats de
produits et de services nécessaires au bon
fonctionnement de la municipalité en respect de la Loi
sur la passation des marchés publics et ses
règlements.
(3)
Éliminer toutes possibilités de conflits d'intérêts en
vertu de la Loi sur la gouvernance locale du Nouveau-
Brunswick.
(4)
Obtenir le meilleur produit ou service possible au
meilleur prix tout en encourageant les entreprises
locales.
2
ÉTENDUE
(1)
La présente politique s'applique à tous les services
municipaux d'Edmundston.
(2)
Toutes les dispositions de la Loi sur la passation des
marchés publics du Nouveau-Brunswick et ses
règlements sont applicables en tout temps. La présente
politique se veut un complément à la Loi sur la
passation des marchés publics. En cas de disparités
entre la présente politique, un arrêté de la municipalité,
une loi de la législature du Nouveau-Brunswick ou du
Parlement du Canada, ces dernières ont préséance.
3
DÉFINITIONS
En cas de doute à l'égard de l'interprétation des définitions,
communiquez avec le personnel du secteur des finances.
Achat de produit : désigne le processus par lequel
l'organisation municipale acquiert des objets, articles,
marchandises, équipements et matériaux nécessaires à
ses activités. Cela inclut les services associés à
l'approvisionnement de ces biens, tels que la préparation,
l'expédition, le transport, l'assemblage, etc. (Product
purchasing)
1
PURPOSE
(1)
To establish uniform rules, standards and procedures
for the procurement of products and services by the
various municipal departments of Edmundston.
(2)
To assist municipal employees in the purchase of
products and services required for the proper
operation of the municipality in compliance with the
Procurement Act and its regulations.
(3)
To eliminate all potential conflicts of interest under the
Local Governance Act of New Brunswick.
(4)
To obtain the best possible product or service at the
best
possible
price
while
encouraging
local
businesses.
2
SCOPE
(1)
The current policy applies to all municipal departments
of the municipality of Edmundston.
(2)
All provisions of the New Brunswick Procurement Act
and its regulations are always applicable. This policy
is intended to complement the Procurement Act. In the
event of any inconsistency between this policy, a by-
law of the municipality, an Act of the Legislature of
New Brunswick or of the Parliament of Canada, the
latter shall prevail.
3
DEFINITIONS
If there is any doubt about the interpretation of these
definitions, contact the finance sector staff.
Buying group: refers to a group of buyers created to
obtain the best possible prices from potential suppliers
based on the purchasing volumes of its members
(Consortium d'achat)
Capital Investment: refers to an investment in an asset
(fixed assets) with a definite useful life that can be
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Achat de service : désigne le processus par lequel
l'organisation municipale acquiert de la main-d'œuvre, des
services de consultation ou la location d'équipements
(entretien, construction, etc.) nécessaires à ses activités.
(Service purchasing)
Bon de commande (PO) : désigne un document
prénuméroté qui autorise l'achat de produits ou services
auprès d'un fournisseur et inclut les conditions spécifiant
son utilisation comme contrat. Le bon de commande
permet de comptabiliser les dépenses dans un registre
jusqu'au paiement final. (Purchase order)
Carte d'achat : désigne un document plastifié à l'effigie de
la municipalité d'Edmundston qui identifie une employée ou
un employé autorisé par sa directrice ou son directeur de
service à effectuer des achats au nom de la municipalité.
Ce document contient les renseignements personnels de
l'employée
ou
de
l'employé
ainsi
qu'un
numéro
d'identification confidentiel. Lors d'achats respectant le
seuil autorisé à l'annexe A, l'employée ou l'employé doit
donner son numéro de carte d'achat, qui sert également de
numéro de bon de commande. (Voir Directive de contrôle
interne relative aux cartes d'achats). (Purchasing card)
CCDC-documents : désigne des contrats types publiés
par l'Association canadienne de la construction. (Comité
canadien de documents construction). (CCDC-documents)
Consortium
d'achat
:
désigne
un
regroupement
d'acheteurs créé dans le but d'obtenir les meilleurs prix
possibles de fournisseurs potentiels en raison des volumes
d'achat de ses membres. (Buying group)
Formulaire de recommandation : désigne le formulaire
ou système mentionnant les fournisseurs et les prix pour
l'achat à effectuer. Ce formulaire doit être approuvé selon
les seuils de l'annexe A. (Recommendation form)
Fournisseur local : désigne un fournisseur ayant une
place d'affaires (bureau ou atelier) située à l'intérieur des
limites de la municipalité d'Edmundston. (Local supplier)
Grille d'évaluation : désigne un barème pondéré utilisé
pour déterminer la sélection d'un fournisseur en fonction du
meilleur pointage. Les critères de la grille et leur
pondération doivent être prédéfinis dans l'appel d'offres et
connus par les soumissionnaires avant le dépôt de leur
soumission. (Evaluation grid)
Investissement
en
immobilisation :
désigne
un
investissement dans un actif (immobilisation) ayant une
durée de vie déterminée qui peut être capitalisé
conformément à la ligne directrice administrative sur la
comptabilisation et l'amortissement des actifs (guide 19).
(Capital investment)
capitalized in accordance with the administrative guideline
on accounting for and depreciation of assets (guide 19).
(Investissement en immobilisation)
CCDC-documents: refers to model contracts published
by the Canadian Construction Association (Canadian
Construction
Documents
Committee).
(CCDC-
documents)
Evaluation grid: refers to a weighted scale used to
determine the selection of a supplier based on the best
score. The grid criteria and their weighting must be
predefined in the call for tenders and known by bidders
before they submit their bids. (Grille d'évaluation)
Local supplier: refers to a supplier with a place of
business (office or workshop) located within the
boundaries of the municipality of Edmundston.
(Fournisseur local)
Procurement Act (hereafter called the Act): refers to
the New Brunswick Procurement Act in force and the
regulations made thereunder. (Loi sur la passation des
marchés publics)
Product purchasing: refers to the process by which the
municipal organization acquires objects, articles, goods,
equipment and materials required for its activities. This
includes services associated with the supply of these
goods, such as preparation, shipping, transportation,
assembly, etc. (Achat de produit)
Purchase order (PO): refers to a pre-numbered
document that authorizes the purchase of products or
services from a supplier and includes the conditions
specifying its use as a contract. The purchase order is
used to record expenses in a register until final payment is
made. (Bon de commande)
Purchasing card: refers to a laminated document bearing
the effigy of the municipality of Edmundston that identifies
an employee authorized by his or her department director
to make purchases on behalf of the municipality. This
document contains the employee's personal information
and a confidential identification number. When making
purchases within the threshold authorized in schedule A,
the employee must provide his or her purchasing card
number, which also serves as the purchase order number.
(See Internal control guideline for purchasing cards)
(Carte d'achat)
Recommendation form: refers to the form or system
listing suppliers and prices for the purchase to be made.
This form must be approved according to the thresholds in
schedule A. (Formulaire de recommandation)
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Loi sur la passation des marchés publics (ci-après
appelée Loi) signifie la Loi sur la passation des marchés
publics du Nouveau-Brunswick en vigueur et les
règlements pris en application de celle-ci. (Procurement
Act)
4
PROCESSUS D'ACHAT
(1)
Directive de contrôle interne : tout achat doit être
effectué en fonction de la Directive de contrôle interne
relative aux cartes d'achats en vigueur aux Services
administratifs au moment de l'achat.
(2)
Identifier le besoin : identifier clairement les détails
du besoin de produit ou de service à acquérir. Être
aussi précis que possible et évaluer la pertinence
d'avoir recours à des spécifications fournies par les
fournisseurs.
(3)
Déterminer
la
valeur :
déterminer,
aussi
précisément que possible, la valeur de l'achat à
effectuer. Cette valeur inclut tous les couts reliés à
l'achat (transport, commission, etc.), mais exclut les
taxes. Pour un achat de service en termes de location
ou un bail, il faut considérer la durée totale du bail
(location de _$ / mois x _ mois). Si la valeur est
déterminée
par
demande
d'information
aux
fournisseurs, indiquez clairement qu'il ne s'agit pas
d'un appel d'offres, mais simplement une demande
d'information. Si la valeur de l'achat est près du seuil,
faites une demande d'information de prix au préalable
avec date à l'appui, prouvant le prix inférieur au seuil
au cas où il y aurait une augmentation jusqu'à la
réception de soumissions. Ce document (preuve de
prix n'excédant pas plus de six mois) devra être inclus
au formulaire de recommandation pour approbation.
(4)
Identifier la source de financement : une source de
financement doit être identifiée dans l'un des budgets
suivants pour tout achat relié au fonctionnement
normal et habituel (incluant la partie non récupérable
des taxes) :
a) budget de fonctionnement du service municipal
respectif pour un achat concernant les opérations
du service; ou
b) budget pour immobilisations du fonds respectif
pour un achat concernant un investissement
municipal ou un achat d'actifs. Pour un achat
d'investissement, consulter la liste des projets
d'investissements
avec
leur
source
de
financement respectif approuvé ou confirmer
avec la coordonnatrice ou le coordonnateur des
projets d'investissements.
(5)
Vérifier les seuils : comparer la valeur du produit ou
du service à se procurer avec les seuils établis par la
municipalité. Voir l'annexe A pour les seuils
Service purchasing: refers to the process by which the
municipal organization acquires the labour, consulting
services or equipment rental (maintenance, construction,
etc.) required for its activities. (Achat de service)
4
PURCHASING PROCESS
(1)
Internal control guideline: all purchases must be
made in accordance with the Internal control
guideline for purchasing cards in force in the
Administrative Services Department at the time of
purchase.
(2)
Identify the need: clearly identify the details of the
product or service to be acquired. Be as precise as
possible and evaluate the relevance of using
specifications provided by suppliers.
(3)
Determine the value: determine, as precisely as
possible, the value of the purchase to be made. This
value includes all costs related to the purchase
(transport, commission, etc.), but excludes taxes.
For a purchase of service in terms of a rental or
lease, consider the total duration of the lease (rental
of $ _ / month x _ months). If the value is determined
by requesting information from suppliers, make it
clear that this is not a call for tenders, but simply a
request for information. If the value of the purchase
is close to the threshold, make a price information
request in advance with a supporting date, proving
the price below the threshold in case there is an
increase up to the reception of the bids. This
document (proof of price not exceeding six months)
must be included in the recommendation form for
approval.
(4)
Identify the source of funding: a source of funding
must be identified in one of the following budgets for
all purchases related to normal and routine
operations (including the non-recoverable portion of
taxes):
a) operating budget of the respective municipal
department for a purchase pertaining to the
department's operations; or
b) capital budget for the respective fund for a
municipal investment or asset purchase. For a
capital purchase, consult the list of capital
projects with their respective approved funding
source, or confirm with the capital projects
coordinator.
(5)
Verify the thresholds: compare the value of the
product or service to be purchased with the
thresholds established by the municipality. See
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d'approbation et d'appel d'offres des achats si
applicable (les montants sont avant taxes) :
Section 5 - demande soumission (5 000 $ à 25 000 $)
Section 6 - consortium d'achat
Section 7 - appel d'offres (25 000 $ et plus)
Section 8 - système Entrepreneurs
Il est strictement interdit de diviser les besoins afin de
détourner les seuils pour les appels d'offres publics.
Lorsqu'il y a des risques d'excéder les seuils, il est
préférable d'effectuer un appel d'offres public
(montant près de 25 000 $) ou une demande de prix
(montant près de 5 000 $). Toute intention
d'utilisation d'une exemption doit être approuvée
avant tout achat. Les modalités de la Loi doivent être
respectées ainsi que les seuils d'approbation de
l'annexe A.
(6)
Pour l'achat de services, le fournisseur doit fournir
les documents suivants :
a) preuve que les exigences de Travail Sécuritaire
NB sont répondues;
(i) Si l'entrepreneur n'est pas admissible au
programme Travail Sécuritaire NB, il doit
remplir le formulaire d'exemption à l'annexe
C et payer le montant requis pour être
couvert par le compte de la municipalité,
sous réserve de l'approbation du comité
administratif.
b) formulaire de santé et sécurité : Responsabilités
des entrepreneurs (annexe B);
c) preuve
d'assurance
selon
les
exigences
municipales.
5
DEMANDE DE SOUMISSIONS : 5 000 $ À 25 000 $
(AVANT TAXES)
Une fois les seuils confirmés avec pièces justificatives,
demandez au moins trois prix aux fournisseurs locaux, si
possible. Une grille d'évaluation peut être utilisée, mais elle
doit être incluse dans la demande de soumissions aux
fournisseurs.
(1)
Pour les investissements seulement, une fois
l'approbation reçue de la coordonnatrice ou du
coordonnateur des projets d'investissements, un bon
de commande (PO) ou un engagement de couts sera
émis pour procéder à l'achat de produits et/ou de
services avec le fournisseur.
a) Lorsqu'applicable, un contrat maison ou de type
CCDC pourrait être utilisé pour l'obtention du
service au lieu d'un bon de commande (PO).
(2)
Pour
tout
achat,
remplir
le
formulaire
de
recommandation pour approbation.
schedule A for the approval threshold and tender call
if applicable (amounts are before taxes):
Item 5 - quote request ($5,000 to $25,000)
Item 6 - buying group
Item 7 - tender call (more than $25,000)
Item 8 - Entrepreneurs system
It is strictly forbidden to divide requirements to
bypass the thresholds for public calls for tender.
When there is a risk of exceeding the thresholds, it
is preferable to issue a public call for tenders (for
amounts close to $25,000) or a request for quotation
(for amounts close to $5,000). Any intention to use
an exemption must be approved prior to purchase.
The terms and conditions of the Act must be
respected, as well as the approval thresholds in
schedule A.
(6)
For the purchase of services, the supplier must
provide the following documents:
a) proof that WorkSafeNB requirements are met;
(i) if the contractor is not eligible for the
WorkSafeNB program, he must complete
the exemption form in schedule C and pay
the amount required to be covered by the
municipality's account, subject to the
approval by the administrative committee.
b) Health
and
safety
form:
Contractors'
responsibilities (schedule B);
c) proof of insurance in accordance with municipal
requirements.
5
REQUEST FOR BIDS: $5,000 TO $25,000
(BEFORE TAXES)
Once thresholds have been confirmed with supporting
documentation, request at least three prices from local
suppliers, if possible. An evaluation grid can be used but
must be included in the request for bids to suppliers.
(1)
For investments only, once approval has been
received from the investment project coordinator, a
purchase order (PO) or cost commitment will be
issued to proceed with the purchase of products and
or services from the supplier.
a) Where applicable, an in-house or CCDC type
contract could be used to obtain the service in
lieu of a purchase order (PO).
(2)
For all purchases, please complete the referral form
for approval.
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(3)
Il est permis d'accorder une préférence jusqu'à un
maximum de 4 % aux fournisseurs locaux, ou
canadiens en second lieu, pour la présente catégorie
seulement.
6
CONSORTIUM D'ACHAT
Tout en respectant les seuils, les coordonnatrices, les
coordonnateurs ainsi que les directrices et directeurs de
service peuvent acquérir des produits et services
directement d'un consortium d'achat (approuvé par la
municipalité au préalable) ou d'agences gouvernementales
(offre à commandes).
(1)
Les Services administratifs confirmeront au début de
chaque année, les consortiums d'achat pour lesquels
des approbations d'utilisation ont été reçues
(publications annuelles requises).
(2)
Ces occasions d'achats sans appel d'offres seront
dans l'intérêt de la municipalité. Les fournisseurs
locaux sont encouragés à joindre les consortiums
d'achat.
(3)
L'obtention de plus d'un prix est recommandée pour
effectuer un achat lorsque plusieurs fournisseurs sont
admissibles sous le consortium d'achat sélectionné et
qu'ils respectent les spécifications de l'achat
demandé. Les spécifications ne devraient pas
éliminer la concurrence. Une grille d'évaluation peut
être utilisée.
(4)
Le formulaire de recommandation doit être rempli et
approuvé selon les seuils de l'annexe A.
(5)
Si l'appel d'offres a été publié, il ne sera pas possible
de revenir en arrière et procéder par l'entremise des
consortiums d'achat.
7
APPELS D'OFFRES
Selon l'annexe A, tout achat de plus de 25 000 $ avant
taxes requiert un appel d'offres public à moins que l'achat
rencontre un des critères d'exemption selon la Loi. Pour
toute exemption, le formulaire de recommandation doit être
approuvé avant de procéder à l'achat.
(1)
La ou le responsable de l'achat doit aviser la
personne responsable des appels d'offres de la date
pour laquelle le produit ou le service est requis, du
montant estimé (selon les procédures internes) et
devra fournir, aux besoins, les spécifications et/ou
devis techniques nécessaires.
(2)
La personne responsable des appels d'offres révise
le document d'appel d'offres avec la personne
responsable de l'achat avant la date requise. Un suivi
(3)
Preference up to a maximum of 4% may be given to
local suppliers, or secondarily to Canadian suppliers
for this category only.
6
BUYING GROUP
While respecting thresholds, coordinators and department
directors may acquire products and services directly from
a buying group (approved in advance by the municipality)
or from government agencies (standing offer).
(1)
At the beginning of each year, Administrative
Services will confirm the buying groups for which
usage approvals have been received (annual
publications required).
(2)
These non-tendered purchasing opportunities will be
in the best interest of the municipality. Local
suppliers are encouraged to join buying groups.
(3)
Obtaining more than one price is recommended for
a purchase when several suppliers are eligible under
the
selected
buying
group
and
meet
the
specifications
for
the
purchase
requested.
Specifications should not eliminate competition. An
evaluation grid may be used.
(4)
The recommendation form must be completed and
approved according to the thresholds in schedule A.
(5)
If the call for tenders has been published, it will not
be possible to go back and proceed through buying
groups.
7
TENDER CALL
According to schedule A, all purchases over $25,000
before taxes require a public call for tenders, unless the
purchase meets one of the exemption criteria set out in the
Act. For all exemptions, the recommendation form must
be approved before proceeding with the purchase.
(1)
The person responsible for the purchase must
advise the person responsible for calls for tenders of
the date for which the product or service is required,
the estimated amount (according to internal
procedures) and must provide, as required, the
necessary technical specifications and/or estimates.
(2)
The person responsible for tendering reviews the
tender document with the person responsible for the
purchase before the required date. An administrative
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administratif pourrait être fait au conseil municipal si
nécessaire.
(3)
L'appel d'offres doit être publié sur le Réseau de
possibilités d'affaires du Nouveau-Brunswick et/ou
sur le site Web de la municipalité en respectant les
modalités de la Loi.
(4)
Ouverture des soumissions :
a) l'ouverture de toute soumission est effectuée par
les représentantes et représentants autorisés à la
municipalité;
b) les procédures d'ouverture des soumissions sont
celles prévues dans la Loi.
(5)
Évaluation des appels d'offres :
a) après l'ouverture des soumissions, des copies
des documents reçues sont envoyées au service
municipal concerné / responsable de l'achat pour
fins d'évaluations technique et budgétaire;
b) lorsqu'il est spécifié dans le document d'appel
d'offres qu'une grille d'évaluation sera utilisée
pour l'analyse, la soumission ayant obtenu le
meilleur pointage sera recommandée;
c) une préférence aux achats canadiens pourrait se
faire si la Loi le permet. Une ligne directrice
municipale pourrait être émise à cet effet.
(6)
Après l'évaluation des soumissions acceptées et la
sélection du fournisseur, la personne responsable de
l'achat remplit le formulaire de recommandation, qui
doit être approuvé par sa directrice ou son directeur,
ainsi que par la coordonnatrice ou le coordonnateur
des projets d'investissements.
(7)
Si le montant de l'achat recommandé dépasse
100 000 $ (seuil établi à l'annexe A), la procédure
administrative portant sur le cheminement d'un
dossier vers le conseil municipal doit être suivie. Le
formulaire de recommandation est alors remis au
secteur du greffe.
(8)
Une fois l'achat approuvé par la directrice ou le
directeur de service, la directrice générale ou le
directeur général ou sa représentante ou son
représentant, ou encore par le conseil municipal,
selon les seuils établis à l'annexe A, la personne
responsable de l'achat en avise le fournisseur. Un
bon de commande (PO) ou un engagement de couts
est émis pour procéder à l'achat de produits et/ou de
services avec le fournisseur. Lorsqu'applicable, un
contrat maison ou de type CCDC pourrait être utilisé
pour l'obtention du service au lieu d'un bon de
commande (PO).
follow-up may be made to the municipal council if
necessary.
(3)
The call for tenders must be published on the New
Brunswick Opportunities Network and/or on the
municipality's website in accordance with the terms
of the Act.
(4)
Opening of tenders:
a) all
bids
are
opened
by
authorized
representatives of the municipality;
b) bid opening procedures are those provided for
in the Act.
(5)
Evaluation of tenders:
a) after the bids have been opened, copies of the
documents received are sent to the municipal
department responsible for the purchase for
technical and budgetary evaluation;
b) when it is specified in the tender document that
an evaluation grid will be used for the analysis,
the bid with the highest score will be
recommended;
c) a preference for Canadian purchases could be
given if permitted by the Law. A municipal
guideline could be issued to this effect.
(6)
After evaluation of the accepted bids and selection
of the supplier, the person responsible for the
purchase completes the recommendation form,
which must be approved by his or her director and
the investment project coordinator.
(7)
If the amount of the recommended purchase
exceeds $100,000 (threshold set out in schedule A),
the administrative procedure for forwarding a file to
the municipal council must be followed. The
recommendation form is then submitted to the
Clerk's Office.
(8)
Once the purchase has been approved by the
department director, the general manager or his or
her representative, or by the municipal council,
according to the thresholds set out in schedule A, the
person responsible for the purchase notifies the
supplier. A purchase order (PO) or cost commitment
is issued to proceed with the purchase of products
and/or services with the supplier. Where applicable,
an in-house or CCDC-type contract may be used to
obtain the service instead of a purchase order (PO).
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8
SYSTÈME ENTREPRENEURS
Appel d'offres général pour des produits et services
récurrents :
(1)
Des appels d'offres généraux peuvent être demandés
dans le but d'établir une banque de fournisseurs et
d'entrepreneurs potentiels pour certains produits et
services, à des prix unitaires et des taux horaires
proposés pour une période donnée. Les seuils et
procédures établis à l'annexe A doivent être
respectés.
(2)
Ces appels d'offres pourront être utilisés pour des
travaux et projets dont la valeur des achats est sous
le seuil de l'annexe A.
(3)
Une représentante ou un représentant municipal peut
faire l'achat par demande de prix ou par appel d'offres
publics (selon la valeur de l'achat) dans l'intérêt
supérieur de la municipalité, et ce, même si le produit
ou le service est disponible par l'entremise du
système Entrepreneurs.
(4)
Les appels d'offres généraux pour des produits ou
services doivent être faits par invitation avec
publication auprès des fournisseurs locaux. La
municipalité peut, en tout temps, ajouter un
entrepreneur à la liste s'il répond aux critères ou l'en
retirer s'il ne les satisfait plus. Ces appels d'offres
doivent également être publiés dans au moins une
édition du mémo municipal.
(5)
Les fournisseurs ayant accepté les conditions des
appels d'offres pour les différents services ou
produits, et répondant à toutes les exigences, seront
inscrits comme fournisseurs approuvés dans le
système Entrepreneurs de la municipalité. Les
représentantes et représentants municipaux devront
octroyer les travaux de façon transparente et en
alternance
parmi
les
entrepreneurs
acceptés,
nonobstant la valeur des travaux octroyés.
(6)
La municipalité établira une liste de produits et
services, incluant, entre autres, les taux horaires, les
prix unitaires et les prix de location d'équipement. Les
entrepreneurs ayant accepté les taux horaires et les
prix unitaires proposés dans cette liste seront tenus
de les respecter pendant toute la durée prévue de
l'entente.
(7)
Tout achat dépassant 50 000 $ dans le système
Entrepreneurs doit être approuvé par la directrice
générale, le directeur général ou sa représentante ou
son représentant avant de poursuivre.
8
ENTREPRENEURS SYSTEM
General invitation to tender for recurring products and
services:
(1)
General invitations to tender may be requested for
the purpose of establishing a bank of potential
suppliers and contractors for certain products and
services, at proposed unit prices and hourly rates for
a given period. The thresholds and procedures set
out in schedule A must be respected.
(2)
These calls for tenders may be used for work and
projects with a purchase value below the threshold
in schedule A.
(3)
A municipal representative may make a purchase by
request for quotation or by public tender (depending
on the value of the purchase) in the best interest of
the municipality, even if the product or service is
available through the Entrepreneurs system.
(4)
General calls for tenders for products or services
must be made by invitation with publication to local
suppliers. The municipality may, at any time, add a
contractor to the list if she or he meets the criteria,
or remove her or him if she or he no longer meets
them. These calls for tender must also be published
in at least one edition of the municipal memo.
(5)
Suppliers who have accepted the tender conditions
for the various services or products, and who meet
all requirements, will be registered as approved
suppliers in the municipality's Entrepreneurs system.
Municipal
representatives
shall
award
work
transparently and on an alternating basis among
accepted contractors, notwithstanding the value of
the work awarded.
(6)
The municipality will draw up a list of products and
services, including, among other things, hourly
rates, unit prices and equipment rental prices.
Contractors having accepted the hourly rates and
unit prices proposed in this list will be bound by them
for the duration of the agreement.
(7)
Any
purchase
exceeding
$50,000
in
the
Entrepreneurs system must be approved by the
chief
administrative
officer
or
his
or
her
representative before proceeding.
Politique administrative no 16R2025 - Approvisionnement (achats)
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Administrative policy no. 16R2025 - Procurement (purchases)
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PAIEMENT
(1)
Lorsque le produit est reçu ou le service est livré
selon les critères établis, la facture doit être
approuvée et codée selon la procédure en vigueur.
Les
documents
tels
que
le
formulaire
de
recommandation, le bon de travail (WO) et le bon de
commande (PO), si applicable, doivent être joints à la
facture ou inscrits sur celle-ci avant son envoi au
secteur des finances pour paiement.
(2)
Tout changement de prix de l'appel d'offres ou de
demande de prix initiale devra être approuvé au
préalable par la coordonnatrice ou le coordonnateur
des investissements ou la directrice générale ou le
directeur général. Le formulaire interne doit être
inclus avec la facture.
(3)
Lorsqu'un achat de service nécessite plusieurs
paiements, une déclaration statuaire peut être exigée
à partir du deuxième paiement pour vérifier que les
achats du fournisseur en lien avec ce service ont été
payés. À chaque facturation, le fournisseur doit
joindre un certificat à jour de Travail sécuritaire NB.
10
DÉMARCHES CONJOINTES
Tout achat effectué conjointement avec une autre
municipalité ou un ministère doit être conforme aux
modalités de la présente politique.
11
EXEMPTIONS
Certaines exemptions sont permises en fonction des
modalités de la Loi.
12
MODALITÉS DE LA POLITIQUE (CONTRÔLE)
(1)
Tout achat effectué au nom et pour le compte de la
municipalité doit être prévu à l'intérieur des budgets du
service municipal concerné. Avant de procéder à un
achat dépassant leur budget annuel respectif, les
directrices et directeurs de service doivent conclure une
entente avec la directrice ou le directeur des Services
administratifs ou sa représentante ou représentant. Au
besoin, le dossier sera présenté au conseil municipal
pour son approbation.
(2)
Toute situation d'urgence nécessitant des dépenses
non prévues ou excédant le budget doit obtenir
l'approbation de la directrice générale ou du directeur
général ou sa représentante ou son représentant ou
encore du conseil municipal selon les seuils prévus à
l'annexe A.
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PAYMENT
(1)
When the product is received or the service is
delivered according to the established criteria, the
invoice must be approved and coded according to
the procedure in effect. Documents such as the
recommendation form, work order (WO) and
purchase order (PO), if applicable, must be attached
to the invoice or written on it before it is sent to the
finance sector for payment.
(2)
Any change in the tender price or initial request for
quotation must be approved in advance by the
investment coordinator or the chief administrative
officer. The internal form must be included with the
invoice.
(3)
When
a
service
purchase
requires
multiple
payments, a statutory declaration may be required
beginning with the second payment to verify that the
supplier's purchases related to this service have
been paid. With each invoice, the supplier must
enclose a current WorkSafeNB certificate.
10
JOINT PROCUREMENT
Any purchase made jointly with another municipality or
government department must be in accordance with the
terms of this policy.
11
EXEMPTIONS
Certain exemptions are permitted under the terms of the
Act.
12
POLICY TERMS (CONTROL)
(1)
All purchases made in the name of and on behalf of
the municipality must be provided for within the
budgets of the municipal department concerned.
Before proceeding with a purchase exceeding their
respective annual budgets, department directors
must reach an agreement with the director of
Administrative Services or his or her representative.
If necessary, the matter will be submitted to the
municipal council for approval.
(2)
Any emergency requiring unplanned expenditures
or expenditures exceeding the budget must be
approved by the chief administrative officer or his or
her representative, or by the municipal council in
accordance
with
the
thresholds
set
out
in
schedule A.
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(3)
La directrice ou le directeur des Services administratifs
ou sa représentante ou son représentant est
responsable du contrôle des achats en vertu de la
présente politique.
(4)
Des vérifications périodiques peuvent être effectuées
par les Services administratifs sur tout achat effectué
au compte de la municipalité.
(5)
La directrice générale ou le directeur général ou sa
représentante ou son représentant est responsable du
contrôle des appels d'offres en vertu de la présente
politique.
(6)
Les directrices ou les directeurs de services, en
collaboration
avec
les
coordonnatrices
et
coordonnateurs, doivent en tout temps s'assurer que
les achats effectués pour leur service ou secteur
représentent le meilleur rapport qualité-prix et
respectent les montants prévus dans les budgets
annuels approuvés par le conseil municipal.
(7)
Les directrices et les directeurs sont redevables de tous
les achats effectués par le personnel de leur service
respectif.
(8)
Toute infraction à cette politique peut entrainer une
suspension du pouvoir d'achat (carte d'achat) pour
une période de six mois comme mesure disciplinaire.
(9)
Une liste de tous les achats excédant 50 000 $ pourra
être remise au conseil municipal tous les trimestres,
sur demande.
13
EXCLUSION
AU
PROCESSUS
D'APPROVISIONNEMENT
Nonobstant ce qui précède, tout fournisseur sera exclu du
processus d'approvisionnement visé par la présente politique
s'il est en défaut de se conformer à un arrêté, une politique
ou un règlement municipal. Cette exclusion restera en
vigueur tant que le défaut de conformité persistera ou que
des procédures de conformité soient engagées contre le
fournisseur.
14
OUTILS ET DOCUMENTS CONNEXES
Cette politique doit être lue et appliquée conjointement avec,
mais sans s'y limiter, les outils et documents suivants :
(1)
Budget annuel;
(2)
Directive de contrôle interne relative aux cartes
d'achats;
(3)
Formulaire interne : Formulaire de recommandation
(demande de soumission);
(3)
The director of Administrative Services or his or her
representative
is
responsible
for
controlling
purchases under this policy.
(4)
Periodic audits may be carried out by Administrative
Services on all purchases made on behalf of the
municipality.
(5)
The chief administrative officer or his or her
representative is responsible for monitoring calls for
tenders under this policy.
(6)
Department
directors,
in
collaboration
with
coordinators, must always ensure that purchases
made for their department or sector represent the
best value for money and respect the amounts
provided for in the annual budgets approved by the
municipal council.
(7)
Directors are accountable for all purchases made by
staff in their respective departments.
(8)
Any breach of this policy may result in suspension of
purchasing power (acquisition card) for a period of
six months as a disciplinary measure.
(9)
A list of all purchases more than $50,000 may be
provided to the municipal council on a quarterly
basis upon request.
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EXCLUSION FROM PROCUREMENT PROCESS
Notwithstanding the foregoing, any supplier will be excluded
from the procurement process covered by this policy if she
or he fails to comply with any municipal by-law, policy or
regulation. This exclusion will remain in effect for as long as
the failure to comply persists or compliance proceedings are
initiated against the supplier.
14
RELATED TOOLS AND DOCUMENTS
This policy must be read and applied in conjunction with, but
not limited to, the following tools and documents :
(1)
Annual budget;
(2)
Internal control guideline for purchasing cards;
(3)
Internal form: Recommendation form (quote request);
(4)
Internal form: Price change;
(4) Formulaire interne : Changementde prix;
(5) Guide 19 -Comptabilisation et amortissement des
actifs
(6) Loi sur la passation des marches publics du
Nouveau-Brunswick ct ses reglements.
(7) Procedure de travail administrative : cheminement
d'un dossier vers le conseil municipal;
(8) Plan annuel et decennal des investissements en
immobilisations;
(9) Plan strategique en vigueur;
(10) Systeme Entrepreneurs.
15 ABROGATION
Cette politique remplace toute politique relative aux achats
et aux approvisionnements de la municipalite
d'Edmundston.
16 ENTREEENVIGUEUR
Cette politique administrative entre en vigueur des son
adoption par le conseil municipal.
Adoptee le 15 avril 2025.
(5) Guide 19 -Asset recognition and depreciation
(6) Ivew Bmnswt.cA procuremenfAcfand its regulations;
(7) Administrative guideline: municipal council file
progression;
(8) Annual and ten-year capital expenditure plan
(9) Current strategic plan;
(10) Entrepreneurs system.
15 REPEAL
This policy replaces all purchasing and supply policies of
the municipality of Edmundston.
16 EFFECTIVEDATE
This administrative policy is effective upon its adoption by
the municipal council.
Adopted on April 15, 2025.
Eric Marquis, Maire / Mayor
Notes :
Notes:
1. En cas de divergence entre le texte francais et le texte anglais, le francais a
1. In the event ofdiscrepaney between the English and French texts, the French
pr6s6ance.
shall be given precedence.
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ANNEXE A / SCHEDULE A
Seuils des achats de produits et services (exclus les taxes)
Thresholds for products and services purchases (excludes taxes)
Procédure
Procedure
Approuvé par
Approved by
Recommandation
Recommendation
Achat direct
Direct purchase
Coordonnatrice ou coordonnateur ou directrice ou
directeur
Coordinator or director
Moins de 5 000 $
Less than $5,000
Demande de soumissions
Request for quote
(invitation)
Directrice ou directeur de service et coordonnatrice
et coordonnateur de secteur
Department director and coordinator
5 001 $ à 24 999 $
$5,001 to $24,999
Appel d'offres public
Public tender call
(publié 10 jours
published 10 days)
Directrice ou directeur du service ET
Directrice générale ou directeur général ou sa
représentante ou son représentant ou
Directrice ou directeur des Services administratifs
ou sa représentante ou son représentant ou
Coordonnatrice ou coordonnateur de la gestion
financière ou
Coordonnatrice ou coordonnateur des projets
investissements
Department director AND
Chief administrative officer or his or her
representative or
Director of Administrative Services or his or her
representative or
Financial management coordinator or
Investment projects coordinator
25 000 $ à 99 999 $
$25,000 to $99,999
Système Entrepreneurs
Moins de 50 000 $
Entrepreneurs system
Less than $50,000
ET résolution du conseil municipal
And resolution of municipal council
Plus de 100 000 $
More than $100,000
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ANNEXE B / SCHEDULE B
RESPONSABILITÉS DES ENTREPRENEURS
TRAVAIL SÉCURITAIRE NB
Le personnel municipal est tenu de s'assurer, avant
l'autorisation d'un contrat, d'une lettre d'intention ou de
l'émission d'un bon de commande, que tout entrepreneur
satisfait les exigences suivantes :
1. Avoir soumis, aux Services administratifs, un certificat
d'employeur en règle avec Travail sécuritaire NB
indiquant une protection pour l'année civile en cours et
avoir été inclus sur la liste officielle des entrepreneurs
autorisés de travailler pour la municipalité;
(L'entrepreneur d'une autre province ou d'un autre
territoire s'engage à fournir un certificat d'employeur en
règle de sa Commission respective sur la santé et
sécurité au travail avant le début des travaux.
Toutefois, s'il a trois employées ou employés ou plus à
son service ou si les travaux se poursuivent au-delà
d'une semaine au Nouveau-Brunswick, il devra
s'inscrire auprès de Travail sécuritaire NB.)
2. Avoir rempli et signé le document ci-joint, intitulé :
Formulaire de santé et sécurité, Responsabilités des
entrepreneurs.
CONTRACTOR'S RESPONSIBILITIES
WORKSAFENB
All municipal employees must ensure before endorsing a
contract, a letter of intent or a work order, that the contractor
has met the following requirements:
1. Has
provided
to
the
Administrative
Services
Department,
a
clearance
certificate
from
WorksafeNB for the current year and that his or her
name is added to the official list of contractors
authorized to perform work for the municipality.
(Contractors from another province or territory must
provide a clearance certificate from their local work
safe commission before starting to work. However, if
the contractor employs three or more workers or if the
job exceeds a week, he must register with the
WorkSafe NB.)
2. Has completed and signed the attached document:
Form - Workplace Health and Safety, Contractor's
Responsibilities.
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ANNEXE B / Schedule B
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FORMULAIRE DE SANTÉ ET SÉCURITÉ
RESPONSABILITÉS DES ENTREPRENEURS
Tout entrepreneur embauché par la municipalité
d'Edmundston pour effectuer des travaux s'engage à :
1. se conformer à la Loi sur les accidents du travail,
la Loi sur l'hygiène et la sécurité au travail et leurs
règlements en vigueur pour la province du
Nouveau-Brunswick;
(www.travailsecuritairenb.ca)
2. se conformer à la politique administrative no. 7 de
la municipalité d'Edmundston portant sur la santé
et
sécurité
au
travail;
(disponible
au
www.edmundston.ca)
3. se référer au guide de signalisation des travaux
routiers de la province du N.-B. lorsqu'il effectue
des travaux sur l'emprise des rues municipales;
(www.gnb.ca)
4. aviser
immédiatement
la
municipalité
d'Edmundston de tout accident de travail et
collaborer étroitement avec le comité mixte
d'hygiène et de sécurité au travail.
FORM - WORKPLACE HEALTH AND SAFETY
CONTRACTOR'S RESPONSIBILITIES
All contractors hired
by the
Municipality
of
Edmundston to perform work shall:
1. comply with the New Brunswick Worker's
Compensation
Act,
the
New
Brunswick
Occupational Health and Safety Act and all the
applicable regulations;
(www.worksafenb.ca)
2. comply with the municipality of Edmundston's
administrative policy No. 7 relating to workplace
health and safety;
(available at www.edmundston.ca)
3. refer to the province of New Brunswick's Work
Area Traffic Control Manual for work performed on
the municipality of Edmundston right of ways;
(www.gnb.ca)
4. immediately report any worker's accident to the
municipality of Edmundston and cooperate with
the Joint Health and Safety Committee.
IMPORTANT : le défaut de se conformer à cette politique peut entrainer la cessation des travaux.
IMPORTANT: Failure to comply with the current policy may lead to work termination.
Nom de l'entreprise / Name of business: _________________________________________________________
Nom du propriétaire / Name of owner:
_________________________________________________________
Signature (propriétaire / owner): __________________________________
Date: __________________
Joindre le certificat d'employeur en règle avec Travail sécuritaire NB indiquant la protection pour l'année
en cours. / Attach the clearance certificate from Worksafe NB for the current year.
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Administrative policy no. 16R2025 - Procurement (purchases)
ANNEXE C / SCHEDULE C
RESPONSABILITÉS DES ENTREPRENEURS
NON ADMISSIBLES AVEC TRAVAIL SÉCURITAIRE NB
1. Tout entrepreneur embauché par la municipalité
d'Edmundston qui n'est pas admissible pour une
protection avec Travail Sécuritaire NB et qui offre
des services spécialisés non conventionnels (ex. :
artiste, clown ou autres) doit obtenir l'approbation
du comité administratif avant d'exécuter des tâches
pour la municipalité.
2. Le formulaire ci-joint « Formulaire de Santé et
Sécurité - Responsabilités des entrepreneurs non
admissibles avec Travail Sécuritaire NB » doit être
rempli
et
soumis
pour
approbation
avant
l'embauche.
CONTRACTOR'S RESPONSIBILITIES
NOT ELIGIBLE WITH WORKSAFENB
1. Any contractor hired by the municipality of
Edmundston who is not eligible for WorksafeNB
security
coverage
and
who
offers
non-
conventional specialty services (for ex.: artist,
clown, etc.) must obtain the approval of the
Administrative Committee before performing
tasks for the municipality.
2. The enclosed form "Form - Workplace Health
and Safety - Responsibilities of contractors not
eligible with WorkSafeNB" must be completed
and submitted for approval prior to hiring.
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ANNEXE C / Schedule C
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FORMULAIRE DE SANTÉ ET SÉCURITÉ
RESPONSABILITÉS DES ENTREPRENEURS NON
ADMISSIBLES AVEC TRAVAIL SÉCURITAIRE NB
Tout entrepreneur non admissible avec Travail
Sécuritaire NB embauché par la municipalité
d'Edmundston pour effectuer des travaux s'engage à :
1. se conformer à la Loi sur les accidents du travail,
la Loi sur l'hygiène et la sécurité au travail et leurs
règlements en vigueur pour la province du
Nouveau-
Brunswick;(www.travailsecuritairenb.ca)
2. se conformer à la politique administrative no. 7 de
la municipalité d'Edmundston portant sur la santé
et sécurité au travail; (www.edmundston.ca)
3. se référer au guide de signalisation des travaux
routiers
de
la
province
du
Nouveau-
Brunswick lorsqu'il effectue des travaux sur
l'emprise des rues municipales; (www.gnb.ca)
4. aviser
immédiatement
la
municipalité
d'Edmundston de tout accident de travail et
collaborer étroitement avec le comité mixte
d'hygiène et de sécurité au travail.
IMPORTANT : Le défaut de se conformer à ces
directives peut entrainer la cessation des
travaux.
FORM - WORKPLACE HEALTH AND SAFETY
RESPONSIBILITIES OF CONTRACTORS NOT
ELIGIBLE WITH WORKSAFENB
All contractors NOT ELIGIBLE WITH WORKSAFENB
hired by the municipality of Edmundston to perform
work shall:
1. comply with the New Brunswick Worker's
Compensation
Act,
the
New
Brunswick
Occupational Health and Safety Act and all the
applicable regulations. (www.worksafenb.ca)
2. comply with the municipality of Edmundston's
administrative policy No. 7 relating to workplace
health and safety. (www.edmundston.ca)
3. refer to the province of New Brunswick Work Area
Traffic Control Manual for work performed on the
municipality of Edmundston right of ways.
(www.gnb.ca)
4. immediately report any worker's accident to the
municipality of Edmundston and cooperate with
the Joint Health and Safety Committee.
IMPORTANT: Failure to comply with the current
policy may lead to work termination.
Nom / Name:
Adresse / Address :
Genre de travail / Type of work:
Durée des services / Duration of services :
Signature (entrepreneur/contractor):
Signature (municipalité/municipality):
APPROBATION DU COMITÉ ADMINISTRATIF
Date
Signature