Politique GÉN-10 — Politique de gestion des actifs — full text

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Politique - GÉN 10 Adoptée en conseil le 21 août 2018 Ville de Bouctouche POLITIQUE DE GESTION DES ACTIFS VILLE DE BOUCTOUCHE ÉNONCÉ La Ville de Bouctouche dépend d'un éventail d'immobilisations diversifiées pour offrir les services essentiels à sa communauté aux niveaux attendus par les parties prenantes. Les risques locaux reliés aux changements climatiques sont notamment un des enjeux à considérer. Par conséquent la Ville de Bouctouche s'engage à créer, à mettre en œuvre et à améliorer continuellement une approche équilibrée de gestion en s'assurant de la cohérence de ses divers plans avec les meilleures pratiques en matière de gestion des actifs et de développement durable. VISION ET OBJECTIFS Vision de la gestion des actifs La Ville respecte les niveaux de service convenus de la façon la plus efficace et efficiente possible par la gestion du cycle de vie des actifs. Il y a un agencement entre les demandes des citoyens, le développement durable, et les besoins réels priorisés des actifs existants et futurs permettant ainsi de gérer les attentes liées au niveau de service. La gestion financière est saine et respecte les moyens des parties prenantes de la Ville. Objectifs de la gestion des actifs La gestion des actifs permet à la Ville: D'établir un système de gestion des actifs qui intègre la planification stratégique, les budgets, les niveaux de services et les risques; Policy - GEN 10 Adopted on August 21, 2018 Town of Bouctouche ASSET MANAGEMENT POLICY TOWN OF BOUCTOUCHE CONTEXT The Town of Bouctouche relies on a range of diversified assets to provide essential services to its community at the levels expected by stakeholders. Notably by considering emerging issues such as local risks related to climate change. As a result, the Town of Bouctouche is committed to creating, implementing and continually improving a balanced approach to management by linking the elements of its various plans with best practices in asset management and sustainable development. VISION AND OBJECTIVES Asset Management Vision The Town meets the agreed service levels in the most efficient and effective way possible through asset lifecycle management. Citizen expectations, sustainable development, and the actual needs of existing and future assets are prioritized, and aligned in order to manage service level expectations. Financial management is sound and aligns with the means of the Town's stakeholders. Asset Management Objectives Asset Management allows the Town to: Establish an asset management system that integrates strategic planning, budgets, service levels and risks; D'offrir des services aux niveaux convenus lors de procédés de planification; De prioriser le maintien des actifs existants et de planifier les besoins futurs en tenant compte des moyens financiers de la Ville; De mieux justifier les décisions d'investissement relatives aux infrastructures en établissant les liens entre ces décisions et leurs conséquences à long terme; D'assurer que les ajouts d'actifs ou l'amélioration d'actifs existants tiennent compte de la capacité de la Ville à financer l'entretien et la réfection dans le futur selon une approche durable. PORTÉE La Politique de gestion des actifs s'applique à tous les actifs matériels de la municipalité dont le rôle nécessite une gestion proactive dans la prestation de service. Elle couvre des actifs d'infrastructure, incluant sans s'y limiter les routes, les trottoirs, les réseaux d'égouts et d'aqueducs et leurs systèmes de traitement, la flotte municipale, les systèmes de TI, les bâtiments, et les parcs. Elle couvre aussi les services écologiques fournis par les actifs naturels qui desservent la Ville ainsi que les contrats et accords reliés aux infrastructures et établis avec d'autres parties. ENGAGEMENT La politique requiert l'engagement de toutes les parties prenantes. Ceux-ci sont les principaux rôles des parties prenantes au sein de la Ville. Conseil Valider et adhérer au plan de gestion des actifs. Adopter les recommandations de l'administration de la Ville. Établir la vision, les mandats de service et les politiques de gestion. Offer agreed levels of service as defined during planning processes; Prioritize the maintenance of existing assets and plan for future needs while taking into account the Town's financial means; Improve the justification of investment decisions related to infrastructure assets by linking these decisions to their long-term consequences; Ensure that the addition of assets or existing asset enhancements take into account, using a sustainable approach, the Town's ability to fund maintenance and future upgrades. SCOPE The Asset Management Policy applies to all physical assets of the municipality whose role in the provision of services requires proactive management. It covers infrastructure assets, including but not limited to roads, sidewalks, the water and sewer systems and their treatment plants, municipal fleet, IT systems, buildings, and parks. It also covers the ecological services provided by the natural assets that serve the Town as well as infrastructure related contracts and agreements established with other parties. ENGAGEMENT The policy will require the commitment of all stakeholders. The following details the roles of the various stakeholders within the Town. Council Validate and adhere to the asset management plan. Adopt the recommendations provided by the Town administrators. Establish the vision, service mandates, and management policies. Adopter et réviser au besoin la politique de gestion des actifs. Directeur général / Directrice générale Agir au nom de la Ville et considérer les intérêts du conseil. Apporter des recommandations au conseil sur la base d'une expertise professionnelle. Fournir une direction et un support aux directeurs de service et au personnel pour le développement et la mise en place des initiatives de gestion des actifs. Maintenir les capacités nécessaires (y compris, sans s'y limiter, les ressources, le soutien financier, les compétences du personnel, les processus opérationnels, les données et les systèmes d'information intégrés) pour appuyer les éléments et les pratiques du système de gestion des actifs. Mettre en œuvre et améliorer continuellement le système de gestion des actifs et des pratiques qui appuient la réalisation du plan stratégique et des objectifs organisationnels de la Ville. Réviser et continuellement améliorer la stratégie de gestion des actifs et tous les autres processus s'y rattachant dans le système de gestion des actifs. Maintenir l'engagement envers la gestion des actifs, par une mise à jour annuelle au Conseil et les directeurs de service sur les progrès à travers l'organisation dans la mise en œuvre de la politique et de la stratégie de gestion des actifs. Assurer une cohérence dans les pratiques de la gestion des actifs, tel que la planification et l'identification d'investissements, à travers l'organisation. Directeurs de services Coordonner et conseiller le personnel sur les initiatives de gestion des actifs au sein des services. Revise and adopt the asset management policy as required. Town Manager Act on behalf of the Town and consider Council's interests in the administration. Make recommendations to the Council based on professional expertise. Provide direction and support to department directors and staff on the development and implementation of asset management initiatives. Maintain the necessary capabilities (including, but not limited to, resources, financial support, staff skills, business processes, data and integrated information systems) to support the elements and practices of the asset management system. Implement and continually improve the asset management system and practices that support the achievement of the Town's Strategic Plan and organizational objectives. Review and continually improve the asset management strategy and all other related processes in the asset management system. Maintain buy-in for asset management through annual updates to Council and department directors on progress in the implementation of the asset management policy and strategy across the organization. Ensure consistency in asset management practices, such as planning and identifying investments, across the organization. Department directors Coordinate and advise on asset management initiatives within the departments. Promouvoir la stratégie au sein des services en fournissant un soutien technique en gestion des actifs et en soutenant le développement de la capacité et de la compétence en gestion des actifs des parties prenantes internes (c.-à-d. augmenter la capacité de faire ce travail à l'interne). Personnel technique et opérationnel Adhérer au système de gestion des actifs en fournissant des données et informations sur les actifs et services, participer à la gestion du risque au quotidien, et compléter les analyses requises. RÉFÉRENCES Le conseil et la direction examineront cette politique et l'intégreront à l'élaboration de documents municipaux tels que: Les plans directeurs Les plans financiers Les plans de gestion des actifs Le plan d'aménagement municipal Le plan vert Les arrêtés et politiques municipaux Les plans d'affaires Adoptée en conseil le 21 août 2018 _______________________________ Emilie Doiron Gaudet Greffière par intérim / Acting Clerk Champion the asset management strategy within the departments by providing technical support and by supporting internal stakeholders' asset management capacity and skills development (i.e., increase the capacity to do this work internally). Technical and Operational Staff Adhere to the asset management system by providing data and information on assets and services, participate in daily risk management, and complete the required analyzes. REFERENCES Council and management will review this policy and incorporate it into the development of municipal documents such as: Master plans Financial plans Asset management plans The municipal development plan The Green plan By-laws and municipal policies Business plans Adopted on August 21, 2018 ____________________________ Roland Fougère Maire / Mayor