Politique NO. 2023-06 — Réunions plénières — procédures / Committee of the Whole Procedures — full text

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Municipalité régionale de Grand-Sault Grand Falls Régional Municipality POLITIQUE/POLICY Réunions plénières - procédures Committee ofthe whoîe - procédures N0. 2023-06 Adoptée le: ^ gyn j ^-\ Adopted on: l. OBJECTIF l. GOAL Fournir un encadrement consistant et précis pour le fonctionnement des réunions plénières du conseil de la municipalité régionale de Grand-Sault en ce qui à trait à la présence du public pendant ces réunions. 2. GÉNÉRALITÉS Provide consistent and précise guidance for Committee of the Whole meetings of the Grand Falls Régional Municipality council conceming the présence of the public at said meetings. 2. GENERAL 2.1 Un avis devra être publié sur les médias sociaux de la municipalité indiquant la date, l'heure et le lieu de la réunion. L'avis seulement sera publié sur les médias sociaux, sans l'ordre du jour. 2.2 Ces réunions de travail auront lieu uniquement pour discussion et obtenir des renseignements du personnel ou émettre des directives au personnel. Tout sujet, motion ou arrêté municipal continueront d'être apportés lors des réunions ordinaires ou extraordinaires publiques pour décision ou adoption. 2.3 Ces réunions de travail ne seront pas diffusées sur Facebook. 2.1 A notice shall be published on municipal social média indicating the date, time and location of the meeting. The notice only will be posted without the agenda. 2.2 Thèse working meetings have for soie objective to discuss and obtain information from staff or issue directives to staff. Any subject, motion or by-law will continue to be bought up at regular or spécial public meetings for décision or adoption. 2.3 Thèse working meetings will not be live streamed on Facebook. 2.4 Aucune présentation, question, ni enregistrement de la part des gens présents ne sera permis. 2.4 No présentation, question nor recording by the individuals présent will be accepted. Réunions plénières / Committee ofthe Whole No. 2023-06 Page 2 Les présentations seront permises seulement pour les groupes ou individus invités pour faire une présentation au conseil. (Audiences non-prévues par la Loi) 2.5 Le conseil pourra tenir une courte session d'information lorsque nécessaire, sans la présence du public, pour faire un survol de certains dossiers plus complexes. Aucune discussion n'aura lieu à ce temps-là. Les discussions auront lieu lors de la réunion plénière. 2.6 Les réunions plénières et les réunions à huis-clos (pour discuter de sujets selon le paragraphe 68 (l) de la Loi) doivent être tenues séparées et les réunions à huis- clos ont lieu sans public. 2.7 Les procès-verbaux et les ordres du jour des réunions plénières et à huis-clos doivent aussi être préparés séparément. Ni les procès-verbaux ni les ordres du jour des réunions plénières et à huis-clos ne seront disponibles au public. Présentations are permitted only for groups or individuals invited to make a présentation to council. (Hearings not provided for by law) 2.5 Council may hold a short information session, when necessaiy, without the présence of the public, to review certain files of a more complex nature. No discussion will take place at that time. Discussions will take place during the Committee of the Whole meeting. 2.6 Committee of the Whole and In Caméra meetings (to discuss items pertaining to subsection 68(1) of the Law) must be held separately and thein caméra meetings are held without the présence ofthe public. 2.7 Minutes and agendas of Committee of the Whole and In Caméra meetings must be kept separate also. Neither the minutes nor the agendas of Committee ofthe Whole or In Caméra meetings are available to the public. 3. PROCÉDURE Lorsque réunis pour une réunion plénière : 3.1 le dg présente les dossiers au conseil. 3. PROCEDURE When meeting for a Committee of the Whole: 3.1 The CAO présents the files to council. 3.2 le conseil discute des dossiers (maximum de trois (3) minutes par dossier, chaque membre). 3.2 Council discusses the files (three (3) minutes maximum per file, per member). Réunions plénières / Committee ofthe Whole No. 2023-06 Page 3 3.3 les réunions en comité plénier auront lieu dans la salle Roland Lafrance de l'édifice Marcel Deschênes au 131 me Pleasant à Grand-Sault (à moins d'indication au contraire, et seront d'une durée maximale de deux (2) heures à moins que les membres du conseil n'en décident autrement. Le conseil devra ensuite se retirer dans la salle Renaud Ouellette pour discuter des sujets à huis-clos s'il y a lieu, à moins d'indication contraire. Toute salle utilisée pour une réunion à huis clos devra être suffisamment sécure afin d'assurer la confidentialité. 3.4 les présentations par les individus, les groupes ou le personnel (autre que le dg) auront lieu sur invitation seulement. Les individus et les groupes auront un maximum de 20 minutes pour faire leur présentation. Le conseil peut accorder plus longtemps sur approbation des membres. 4. MODIFICATIONS Le conseil de la MRGS se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps. 5. GENRE ET NOMBRE a) La forme masculine utilisée dans le présent arrêté désigne aussi bien les femmes, les hommes et les personnes non binaires. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination dans le but d'alléger le texte. b) Le pluriel ou le singulier s'appliquent également à l'unité ou à la pluralité. 3.3 Committee of the Whole meetings will take place in the Roland Lafrance Hall in the Marcel Deschênes Building at 131 Pleasant Street in Grand Falls (unless otherwise stated) and will last a maximum of two (2) hours unless council members décide otherwise. Council must retire to the Renaud Ouellette Hall to discuss any In Caméra meeting items, unless otherwise stated. Any room chosen for an In Caméra meeting shall be secure enough to ensure confidentiality. 3.4 Individuals, groups, or staff présentations (other than the CAO) will be accepted by invitation only. Individuals and groups will dispose of 20 minutes for their présentation. Council may grant more time if the members agrée. 4. AMENDMENTS The council of the GFRM réserves the right to amend this policy at any time. 5. GENDER AND NUMBER (a) The masculine form is used in this by-law to designate women, men, and non-binary people. The masculine geader is used without any discrimination to lighten the text. (b) The plural or singular also applies to unity or plurality. Réunions plénières / Committee ofthe Whole No. 2023-06 Page 4 6. ENTRÉE EN VIGUEUR Cette politique entre en vigueur le jour de son adoption. 6. EFFECTIVE DATE This policy comes into force on the day ofits adoption. ,// Bertrand Beaulieu, Maire / Mayor Jpfcn Morrisey, ^ 0./' Tjreffier adjoint / Deputy Cl^l» I.OÀ e^s^ \^\ /V*1 ,./L^r ^s^ Politique/2023-06 Réunions plénières