Politique NO. 2023-02 Mod.25.02 — Demandes de dons / Donation Requests Policy — full text

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Municipalité régionale de Grand-Sault Grand Falls Régional Municipality POLITIQUE / POLICY Demandes de dons Donation requests N0. 2023-02 Modification/Amendment 25.02 Adoptée le: Adopted on: <3~1 \\iai 3Q3-S l. OBJECTIF aux Offrir un soutien financier organismes à but non lucratif qui contribuent au mieux-être, l'avancement, à l'épanouissement et à la qualité de vie des résidents de la municipalité régionale de Grand-Sault. 2. DÉFINITIONS (a) Une demande de don provenant d'un organisme de bienfaisance, sportif, récréatif, communautaire, culturel, environnemental ou social à but non lucratif qui offre des activités ou des programmes aux résidants de la municipalité régionale de Grand- Sault. (b) Le comité des dons sera composé d'un maximum de 5 membres : le Directeur des Services Corporatifs et Gestion de projets, le Trésorier municipal, le Directeur des Services du Développement Communautaire et les Conseillers supervisant les finances. l. GOAL Offer fmancial support to non-profit organizations that contribute to the well- being, progress, vitality, and quality of life to the résidents of the Grand Falls Régional Municipality. 2. DEFINITIONS (a) An application for a donation from a charitable, sports, recreational, community, cultural, environmental, or social non-profit organization offering activities or programs to résidents of the Grand Falls Régional Municipality. (b) The donations committee will be composed of a maximum of 5 members: the Director of Corporate Services and Project Management, the Municipal Treasurer, the Director of Community Development Services, and the Councilors overseeing finances. Politique pour demandes de dons / Donation requests policy No. 2023-02 Modification/Amendment 25.02 Page 2 3. CRITÈRES D'ATTRIBUTION DES DONS Pour être admissible, la demande doit satisfaire à tous les critères suivants : (l) être un organisme à but non lucratif; (2) ne pas être associé, ni être un événement religieux ou politique; (3) ne peut être un commerce ou une entreprise privée; (4) les activités ou les programmes doivent être accessibles aux résidents de la municipalité régionale de Grand-Sault; (5) le don ne doit pas servir à réduire ou rembourser les taxes foncières ou redevances de services payées ou payables à la municipalité par le bénéficiaire du don; (6) les dons dans le domaine de la santé et des institutions publiques d'éducation de niveau postsecondaire sont limités aux campagnes majeures de financement et les engagements ne doivent pas dépasser cinq (5) ans; (7) la demande ne doit pas être reliée à un projet d'une institution d'enseignement privé de niveau primaire, secondaire ou collégial ou d'une Fondation associée à une telle institution; (8) le don ne doit pas soutenir qu'une seule personne ou servir à la réalisation d'un projet personnel comme un produit, un événement ou une activité individuelle; 3. CRITERIA FOR AWARDING DONATIONS Applications must meet all the following criteria to be eligible: (l) be a non-profit organization; (2) not be a religious or political event; (3) not be a private firm or business; (4) activities or programs must be accessible to résidents of the Grand Falls Régional Municipality; (5) the donation must not be used to reduce or refund property taxes or utility charges paid or payable to the municipality by the donation récipient; (6) donations to health and public postsecondaiy educational institutions are limited to major funding campaigns and to a commitment ofno more than five (5) years; (7) the application must not be related to a project of a private educational institution at the primary, secondary or collège level or of a Foundation associated with such an institution; (8) the donation must not support only one single individual or be used for the exécution of a personal project, for example, the provision of a product, event or individual activity; (9) dans le cas d'une demande de fonds, (9) if applying for funds, the Politique pour demandes de dons / Donation requests policy No. 2023-02 Modification/Amendment 25.02 Page 3 l'organisme ne doit pas avoir déjà reçu de fonds de la Municipalité régionale de Grand-Sault au cours de l'année en question. De plus, les demandes de location gratuite de salle sont permises jusqu'à un maximum de trois (3) fois par année; (10) une présentation faite par un organisme lors d'une réunion publique du conseil ne constitue pas une demande formelle de don; une demande formelle en vertu de la présente politique doit être soumise pour être considérée pour un don; (11) la demande ne doit pas être présentée par un organisme dont les buts et les objectifs coïncident avec ceux d'un autre organisme ayant reçu un don au cours de la même année pour le même événement. Toutefois, une exception peut être accordée dans le cas d'organismes offrant des services essentiels. 4. PROCÉDURE D'ATTRIBUTION DE DONS : (l) L'organisme doit remplir le formulaire de demande de don qui est disponible sur le site Web. Lors de la demande de fonds, il est possible qu'un rapport financier et un budget soient requis. (2) Etant donné que la préparation des budgets municipaux débute en septembre de chaque année pour l'année suivante, une demande de fonds doit être soumise avant le 31 août afin d'être considérée au budget de l'année suivante. Une demande reçue pour l'année en cours pourra être considérée si elle respecte les critères énoncés dans la organization must not have already received funds from the Grand Falls Régional Municipality during the relevant year. In addition, requests for free room rental are permitted up to a maximum ofthree (3) times per year; (10) a présentation made by an organization at a public council meeting does not constitute a formai request for a donation; a formai request under this policy must be submitted to be considered for a donation; (11) the application must not be submitted by an organization whose goals and objectives coïncide with those of another organization that has received a donation in the same year for the same event. However, an exception can be granted in the case of organizations providing essential services. 4. PROCEDURE FOR AWARDING DONATIONS (l) The organization must complète the Donation Application Form, which is available on the website. When requesting funds, a financial report and budget may be required. (2) Since the préparation of municipal budgets begins in September ofeach year for the following year, a donation request for funds must be submitted before August 31 to be considered for the budget for the following year. A request received for the current year may be considered if it meets the criteria set out in this policy and Politique pour demandes de dons / Donation requests policy No. 2023-02 Modification/Amendment 25.02 Page 4 présente politique et selon les fonds disponibles au budget de l'année courante. depending on the funds available in the current year's budget. (3) Le Comité des dons est chargé d'examiner les demandes et d'appliquer les critères définis dans la présente politique et est autorisé à approuver les demandes d'un montant inférieur à 2 500 $. Lorsque les demandes sont supérieures à 2 500 $, elles doivent être renvoyées au conseil municipal pour examen et approbation. (4) Le Comité de dons se réserve le droit de refuser toute demande qui, même si elle répond à tous les critères, est jugée trop importante relativement au budget disponible ou lorsque ledit budget est atteint, à moins que les fonds soient disponibles au montant réservé aux octrois non prévus dans le compte de subventions aux organismes et octrois. 5. RAPPORTS TRIMESTRIELS Le Comité de dons soumettra au conseil municipal un rapport trimestriel (avril, août et décembre) qui portera sur les demandes reçues, acceptées et refusées dans le cadre de cette politique. 6. ENTRÉE EN VIGUEUR Ce code de directive pratique entre en vigueur le 15 mars 2023. Le conseil municipal de Grand-Sault se réserve le droit de modifier le présent arrêté en tout temps. Dans ce document, le masculin est utilisé sans discrimination et (3) The Donations Committee is responsible for reviewing requests and applying the criteria set out in this policy and is authorized to approve requests for amounts less than $2,500. When requests are over $2,500, they must be referred to the Municipal Council for review and approval. (4) The Donation Committee réserves the right to deny any application, even one meeting all the criteria, if it finds that the amount requested is too large in relation to the available budget or if the budget has been reached, unless funds are available within the amount reserved for the uncommitted grants in the grants to organizations and donations account. 5. OUARTERLY REPORTS The Donation Committee will submit to the Municipal Council a quarterly report (April, August and December) concerning applications received, accepted, and denied under this policy. 6. EFFECTIVE DATE This policy comes into force on Marchl5th,2023. The Grand Falls Municipal Council réserves the right to amend this policy at any time. In this document, the masculine is used without discrimination and only for the Politique pour demandes de dons / Donation requests policy No. 2023-02 Modification/Amendment 25.02 Page 5 uniquement dans le but d'alléger le texte. purpose oflightening the text. Modification 25.02 adopté en conseil le 27 mai 2025. Amendment 25.02 passed by Council on May 27th, 2025 Bertrand Beaulieu, maire / Mayor niiiw////////^ ^^ W "-^1 -^1 : * -?- ^tîagnon, Ç^)^ Clerk