Politique NO. 2026-23 — Vérifications d'antécédents / Background Checks Policy
Grand Falls, New Brunswick
· adopted 2026-03-24
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Municipalité régionale de Grand-Sault
Grand Falls Régional Municipality
POLITIQUE/POLICY
Vérifications d'antécédents
Background checks
N0. 2026-23
Adoptée le: 24 mars 2026/March 24, 2026
Adoptée! on:
l. OBJECTIF
Etablir des règles claires, uniformes et
conformes aux lois applicables concernant
les vérifications d'antécédents exigées lors de
l'embauche et, dans certains cas, durant
l'emploi.
2. ETENDUE
Cette politique s'applique à tous les
employés municipaux incluant les membres
de la force policière, ainsi qu'à tout sous-
traitant, consultant ou fournisseur de services
appelé à travailler pour la municipalité,
lorsque la nature des fonctions ou l'accès aux
installations, aux systèmes ou au poste de
police l'exige.
3. RESPONSABILITÉ
La mise en œuvre de cette politique relève du
directeur des ressources humaines en
collaboration avec la direction générale et les
autorités compétentes de la force policière.
4. MODALITÉS DE LA POLITIQUE
4.1 Tous les employés de la municipalité
devront, au moment de l'embauche,
fournir une vérification d'antécédents
criminels ainsi qu'un rapport de police,
lorsque requis. Ces vérifications doivent
l. GOAL
Establish clear, consistent rules in
compliance with applicable laws regarding
background checks required at the time of
hiring and, in certain cases, during
employment.
2. SCOPE
This policy applies to all municipal
employées, including members of the police
force, as well as any subcontractor,
consultant, or service provider called to work
for the municipality, when the nature of the
duties or access to facilities, Systems, or the
police station requires it.
3. RESPQNSIBILITY
The implementation of this policy is the
responsibility of the Director of Human
Resources, in collaboration with senior
management and the compétent authorities of
the police force.
4. TERMS AND CONDITIONS
4.1 AU municipal employées must pro vide a
criminal background check and, when
required, a police report at the time of
hiring. Thèse checks must be récent and
considered valid by the employer.
Vérifications d'antécédents / Background checks
No. 2026-23
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être récentes et jugées valides par
l'employeur.
4.2 Les postes comportant des
responsabilités financières, notamment
en comptabilité, en gestion financière, à
la direction générale ou tout autre poste
jugé sensible quant à la gestion des fonds
publics, devront également fournir un
rapport d'enquête de crédit,
conformément aux lois applicables en
matière de protection des renseignements
personnels.
4.3 Tout employé dont les fonctions exigent
la conduite d'un véhicule ou l'opération
de machinerie municipale devra fournir
un relevé de son dossier de conduite ainsi
qu'une copie de son permis de conduire
valide et approprié à la classe de véhicule
ou de machinerie utilisée. L'employé est
tenu de maintenir un permis valide durant
toute la durée de son emploi.
4.4 Disposition particulière - Force policière
En raison de la nature sensible des
fonctions exercées, de l'autorité conférée
et du lien de confiance avec le public,
tous les membres de la force policière de
Grand-Sault devront fournir l'ensemble
des documents de vérification
d'antécédents requis à l'embauche tels
qu'énuméré aux points 4.1, 4.2 et 4.3
ainsi que toute autre vérification exigée
par les lois, règlements ou normes
applicables aux services policiers du
Nouveau-Brunswick.
Ces vérifications devront être mises à
jour périodiquement selon le niveau de
vérification requis (« clearance ») pour le
poste occupé. À titre de référence, les
niveaux de vérification et la fréquence
4.2 Positions with financial responsibilities,
including accounting, financial
management, the Chief Administrative
Officer's office, or any other rôle deemed
sensitive regarding the management of
public funds, must also provide a crédit
report, in accordance with applicable
privacy laws.
4.3 Any employée whose duties require
driving a vehicle or operating municipal
machinery must provide a driving record
and a copy of a valid driver's license
appropriate to the class of vehicle or
machinery used. The employée is
required to maintain a valid license
throughout their employment.
4.4 Spécial Provision - Police Force
Due to the sensitive nature oftheir duties,
the authority granted, and the trust
relationship with the public, all members
of the Grand Falls Police Force must
provide all background check documents
required at the time of hiring as listed in
sections 4.1, 4.2, and 4.3, as well as any
other checks required by laws,
régulations, or standards applicable to
New Brunswick police services.
Thèse checks must be updated
periodically according to the level of
clearance required for the position. As a
référence, the levels of clearance and the
minimum update frequency are as
Vérifications d'antécédents / Background checks
No. 2026-23
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minimale de mise à jour sont les
suivants :
follows:
Niveau
l
2
3
4
Catégorie
d'employés /
sous-traitants
Employés
civils
Employés
opérationnels
(non policier)
Policiers et
employés
Direction
Fréquence
minimale
15 ans
10 ans
5 ans
3-5 ans
L'employeur se réserve le droit d'exiger
la mise à jour des documents
d'antécédents avant les échéances
prévues, notamment dans les situations
suivantes : changement de fonctions,
incident, plainte, enquête ou toute autre
situation jugée pertinente et raisonnable
par l'employeur.
4.5 Aucun employé ne pourra débuter ses
fonctions tant que l'ensemble des
documents de vérification requis n'aura
pas été fourni et jugé conforme par
l'employeur, sous réserve des exceptions
prévues par la loi ou une entente
applicable.
4.6 Advenant qu'une vérification révèle une
condamnation criminelle, un dossier de
conduite problématique ou toute autre
information pertinente, l'employeur
procédera à une évaluation individualisée
du risque, en tenant compte notamment :
de la nature et de la gravité de
l'infraction, du lien entre l'infraction et
les fonctions du poste, du temps écoulé
depuis l'infraction, du comportement et
de la conduite générale de la personne.
Level
l
2
3
4
Employée /
Subcontractor
Category
Civilian
employées
Operational
employées
(non-police)
Police officers
& Staff
Management
Minimum
Frequency
15 years
10 years
5 years
3-5 years
The employer réserves the right to
request updates to background check
documents before the scheduled
deadlines, particularly in cases of change
of duties, incident, complaint,
investigation, or any other situation
deemed relevant and reasonable by the
employer.
4.5 No employée may commence duties until
all required backgrouad check documents
have been provided and deemed
satisfactory by the employer, subject to
exceptions provided by law or an
applicable agreement.
4.6 If a background check reveals a criminal
conviction, a problematic driving record,
or any other relevant information, the
employer will conduct an individualized
risk assessment, taking into account the
nature and severity of the offense, the
cormection between the offense and the
duties of the position, the time elapsed
since the offense, and the individual's
général behavior and conduct.
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Si l'évaluation démontre que le risque est
jugé incompatible avec les exigences du
poste ou la sécurité du public,
l'employeur se réserve le droit de retirer
ou de mettre fin à l'offre d'emploi,
conformément aux lois applicables et aux
principes d'équité procédurale.
4.7 Sauf disposition contraire prévue par la
loi, une convention collective ou une
entente contractuelle :
a) Les frais associés aux vérifications
d'antécédents exigées au moment de
l'embauche sont à la charge de
l'employé;
b) Les frais associés aux vérifications
exigées en cours d'emploi, à la
demande de l'employeur, sont
assumés par l'employeur;
e) Les sous-contractants, consultants et
fournisseurs de services sont
responsables des frais liés aux
vérifications d'antécédents qui leur
sont exigées, sauf entente écrite
contraire.
If the assessment détermines that the risk
is incompatible with thejob requirements
or public safety, the employer réserves
the right to withdraw or terminale the job
offer, in accordance with applicable laws
and principles of procédural fairness.
4.7 Unless otherwise provided by law, a
collective agreement, or a contractual
arrangement:
(a) Fees associated with background
checks required at the time of hiring
are the responsibility of the
employée;
(b) Fees associated with background
checks required during employment
at the employer's request are borne by
the employer;
(e) Subcontractors, consultants, and
service providers are responsible for
the costs of background checks
required of them, unless otherwise
agreed in writing.
5. INFRACTIONS
5.1 Tout employé qui :
- omet de fournir les documents requis;
- fournit des informations fausses,
incomplètes ou trompeuses;
- refuse de se conformer à la présente
politique;
s'expose à des mesures administratives
ou disciplinaires, incluant la suspension,
5. VIOLATIONS
5.1 Any employée who:
- fails to provide the required
documents;
- provides false, incomplète, or
misleading information;
- refuses to comply with this policy;
is subject to administrative or disciplinaiy
measures, including suspension, up to
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pouvant aller jusqu'au congédiement,
selon la gravité de la situation et
conformément aux lois applicables, aux
politiques internes et aux conventions
collectives en vigueur, le cas échéant.
6. CONFIDENTIALITÉ
and including termination, depending on
the severity of the situation and in
accordance with applicable laws, internai
policies, and collective agreements,
where applicable.
6. CONFIDENTIALITY
Tous les renseignements recueillis dans le
cadre des vérifications d'antécédents seront
traités de manière confidentielle, conservés
de façon sécuritaire et utilisés uniquement
aux fins prévues par la présente politique,
conformément aux lois sur la protection des
renseignements personnels en vigueur au
Nouveau-Brunswick.
AU information collected through
background checks will be treated
confidentially, securely stored, and used
solely for the purposes outlined in this policy,
in accordance with applicable privacy laws in
New Bmnswick.
7. ENTRÉE EN VIGUEUR
Cette politique entre en vigueur le jour de son
adoption.
Le conseil de la Municipalité régionale de
Grand-Sault se réserve le droit de modifier la
présente politique en tout temps.
Dans ce document, le masculin est utilisé
sans discrimination et uniquement dans le but
d'alléger le texte.
7. EFFECTIVE DATE
This policy comes into force on the day of its
adoption.
The Grand Falls Régional Municipality
Council réserves the right to amend this
policy at any time.
In this document, the masculine is used
without discrimination and only for the
purpose oflightening the text.
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Maire / Mayor
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