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Municipalité régionale de Grand-Sault
Grand Falls Régional Municipality
POLITIQUE / POLICY
Comité consultatif d'urbanisme
Planning Advisory Committee
N0. 2023-03
Adoptée le: 15 rviOrs ^033)
Adopted on:
l. OBJECTIF
Fournir un encadrement consistant et précis
pour le fonctionnement du comité consultatif
d'urbanisme (CCU) de Grand-Sault.
2. ÉTENDUE
Cette politique s'applique au fonctionnement
du CCU pour le territoire de toute la
municipalité régionale de Grand-Sault
(MRGS).
3. STRUCTURE
Le CCU est formé de huit (8) membres. Les
membres du comité sont nommés par le
conseil de la MRGS par résolution en
respectant la Loi sur l 'urbanisme concernant
lesdites nominations et les termes de chacun.
La structure suivante est adoptée :
Deux (2) membres du quartier l (Saint-
André)
Un (l) membre du quartier 2 (Partage)
Trois (3) membres des quartiers 3 et 4
(Grand-Sault)
Deux (2) membres du quartier 5
(Drummond)
l. GOAL
Provide consistent and précise guidance for
the opération of the Grand Falls Planning
Advisory Committee (PAC).
2. SCOPE
This policy applies to the opération of the
PAC forthe territory ofthe entire Grand Falls
Régional Municipality (GFRM).
3. STRUCTURE
The PAC is composée ofeight (8) members.
The members ofthe committee are appointed
by the GFRM council by résolution in
accordance with the Commumty Planning
Act regarding such appointments and the
terms of office.
The following structure is adopted:
Two (2) members from Ward l (Saint-
André)
One (l) member from Ward 2 (Partage)
Three (3) members from Wards 3 and 4
(Grand Falls)
Two (2) members from Ward 5 (Drummond)
Politique Comité consultatif d'urbanisme/ Planning Advisoiy Committee Policy
No. 2023-03
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4. MANDAT
4. MANDATE
La durée du mandat de chaque membre est
selon la Loi sur l 'urbanisme, soit :
Le mandat d'un membre du comité est de
trois (3) ans, mais peut être renouvelé.
Le mandat du président et du vice-président
est d'un an, mais ils peuvent faire l'objet
d'une nouvelle élection. Le président et vice-
président seront élus en janvier de chaque
année par les membres du CCU.
Autant que possible, le mandat des membres
sera étalé sur trois ans de façon à ce que le
mandat d'un tiers des membres au plus expire
le 1er janvier de chaque année.
Lorsqu'un membre quitte le comité pour une
raison quelconque, le conseil peut nommer
une autre personne pour le remplacer pour le
reste de son mandat.
The term of office of each member is
according to the Community Planning Act,
namely:
The term of office ofaPAC member is three
(3) years, but may be renewed.
The term of office of the président and vice-
président shall be one year, but they may be
re-elected. The président and vice-president
will be elected in January of each year by the
members ofthe PAC.
As nearly as possible, the term of office ofthe
members shall be spread over tihree years so
that not more than one third of the terms
expire January l ofeach year.
When a member leaves the committee for any
reason, the council may appoint another
person to replace him for the balance of his
termof office.
Voir la partie 2 de la Loi sur l'urbanisme pour
d'autres détails concernant le mandat des
membres et les conditions pour devenir
membre.
See Part 2 ofthe Community Planning Act îoï
further détails regarding the terms of office of
members and the conditions for becoming a
member.
5. POUVOIRS ET FONCTIONS
5. POWERS AND DUTIES
Les pouvoirs et fonctions du CCU sont selon
la Loi sur l'urbanisme.
The powers and duties of the PAC are in
accordance with the Community Planning
Act.
6. TÂCHES PARTICULIÈRES
6. SPECIFIC TASKS
Le président
Convoque les réunions régulières
Préside les réunions
Présente l'ordre du jour du comité et
s'assure que les règles de procédure
sont respectées
Est le porte-parole officiel du comité,
Vote en cas d'égalité
The président
Convenes régulai' meetings
Chairs meetings
Présents the agenda of the committee and
ensures that the rules of procédure are
respectée
Is the officiai spokesperson for the
committee
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No.2023-03
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Signe les procès-verbaux des
réunions
Signe les documents officiels au nom
du comité.
Votes in case ofatie
Signs the minutes ofthe meetings
Signs officiai documents on behalf of the
committee.
Le vice-président
Assume les tâches du président en son
absence.
The vice-president:
Performs the duties of the président in his
absence.
7. REUNLQNS
Les membres du comité se réunissent le 4e
mercredi de chaque mois, au besoin.
Un avis de convocation devra être envoyé
aux membres le vendredi précédant la
réunion. L'avis devra comprendre l'ordre
du jour de même que le procès-verbal de la
réunion précédente et toute autre information
jugée utile à la réunion.
L'avis de convocation au public pour les
réunions régulières et spéciales sera posté sur
le site web et les médias sociaux de Grand-
Sault.
Avis au public pour dérogations ou autres
demandes devront suivre les lois et
règlements qui s'appliquent.
Le CCU prendra ses décisions à l'aide de
résolutions. Pour être entérinée, toute
résolution doit recevoir la majorité des votes
des membres présents. Dans le cas où il y
aurait égalité, le président d'assemblée devra
trancher en votant sur la motion.
Tous les membres sont dans l'obligation de
voter sur chacune des motions. Le refus
d'un membre de voter sur une motion sera
interprété comme un vote positif en faveur de
la motion.
Les réunions du CCU suivront les procédures
selon la version la plus récente du Code
Morin.
7.
MEETINGS
Committee members meet on the 4th
Wednesday ofeach month, as required.
Notice of meetings must be sent to members
on the Friday prior to the meeting. The
notice shall include the agenda as well as the
minutes of the previous meeting and any
other information deemed relevant to the
meeting.
Notice of meetings to the public, for régulai-
and spécial meetings will be posted on the
Grand Falls website and social médias.
Notice to the public for variances or other
requests shall follow applicable laws and
régulations.
The PAC will make its décisions through
résolutions. To be approved, any résolution
must receive a majority of the votes of the
members présent. In the event of a tie, the
presiding officer will décide by voting on the
motion.
AU members are required to vote on each
motion. A member's refusai to vote on a
motion will be interpreted as a positive vote
in favour ofthe motion.
PAC meetings shall follow procédures
according to the most récent version of the
Morin Code.
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8. RÉUNIONS SPÉCIALES
L'agent d'aménagement décidera avec le
directeur général de Grand-Sault si une
réunion spéciale doit être appelée.
Un avis de convocation d'au moins 48 heures
doit précéder une réunion spéciale. L'avis
pourra être fait par téléphone à chaque
membre ou par courriel. On devra s'assurer
que tous les membres ont bien reçu le
message.
9. PRÉSENCE DU PUBLIC
Toutes les réunions régulières et spéciales du
CCU sont ouvertes au public, sauf pendant la
durée du débat lorsqu'il est nécessaire de
débattre de l'une des questions mentionnées
au paragraphe 68(1) de la Loi sur la
gouvernance locale.
Les procès-verbaux des réunions du CCU
sont mis à la disposition du public.
Toute personne qui désire faire une demande
ou une présentation devant le comité devra
obligatoirement faire une demande écrite en
indiquant sommairement le but, l'objet et le
contenu de sa présentation.
Il est strictement interdit aux gens présents
d'enregistrer soit le son ou par vidéo pendant
les réunions du CCU. Toute personne prise à
enregistrer sera demandée de cesser ou de
quitter la salle.
10. QUORUM
Le quorum pour une réunion régulière ou
spéciale est de cinq (5) membres. Dans le
cas où un membre serait relevé de ses
fonctions ou démissionnerait, le nombre de
personnes requises pour former le quorum
diminuerait dans le même nombre.
8.
SPECIAL MEETINGS
The Development officer will décide with the
CAO if a spécial meeting should be called.
A notice of at least 48 hours must précède a
spécial meeting. The notice may be made
by téléphone to each member or by email.
Ensure that all members have received the
message.
9.
ATTENDANCE BY THE PUBLIC
AU régulai- and spécial meetings of the PAC
are open to the public, except during the
debate period when it is necessary to debate
any ofthe matters referred to in subsection 68
(l) ofthe Local Governance Act.
Minutes ofPAC meetings are made available
to the public.
Any person wishing to make a request or
présentation to the committee must make a
written request briefly indicating the purpose,
object, and content ofthe présentation.
It is strictly forbidden for those présent to
record either sound or vidéo during PAC
meetings. Anyone caught recording will be
asked to cease or leave the room.
10. QUORUM
Five (5) members shall constitute a quorum
for a régulai' or spécial meeting, In the event
that a member is relieved of office or resigns,
the number of persons required to form the
quorum shall decrease by the same number.
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Le quorum n'est pas affecté par le retrait d'un
membre déclarant un conflit d'intérêt mais
présent à la réunion.
11. CONFLIT D'INTÉRÊT
La partie 8 de la Loi sur la gouvernance
locale relative aux conflits d'intérêts
s'applique également aux membres du CCU.
Il revient aux membres du comité de se
conformer à ces règles.
12. ALLOCATIONS POUR LES RÉUNIONS
75$ par réunion, pour couvrir les dépenses,
sera payable aux membres quatre fois par
année, soit à tous les trois mois, et selon les
règlements applicables de Revenu Canada.
Cette allocation sera payée uniquement pour
les réunions auxquelles le membre assiste.
Cette rémunération s'applique également aux
réunions annulées dû au manque de quorum
aux membres qui se sont présentés à la
réunion.
The quorum shall not be affected by the
withdrawal of a member declaring a conflict
of interest but présent at the meeting.
11. CONFLICT 0F INTEREST
Part 8 of the Local Governance Act relating
to conflict of interest also applies to PAC
members. It is up to the members of the
committee to comply with thèse rules.
12. MEETING ALLOWANCES
$75 per meeting, to cover expenses, will be
payable to members four times a year, every
thi'ee months, and according to applicable
Revenue Canada régulations.
This allowance will be paid only for meetings
attended by the member.
This rémunération also applies to meetings
cancelled due to lack of quorum to the
members présent at the meeting.
13. PRÉSENCE DES MEMBRES
Lorsqu'un membre manque trois (3) réunions
dans un an sans raison valable, le comité
devra en aviser la MRGS et pourra demander
que le membre soit remplacé.
14. AUTORISATION DE VOYAGE
Tout déplacement autre que les réunions du
comité, qui occasionnera des dépenses à la
MRGS devra être autorisé par le directeur
général ou le conseil municipal.
15. MODIFICATIONS
Toute modification à cette politique devra
être approuvée par le conseil municipal de
Grand-Sault.
13. ATTENDANCE 0F MEMBERS
When a member misses three (3) meetings in
one year without good reason, the committee
must notify the GFRM and may request that
the member be replacée.
14. TRAVELAUTHORIZATION
Any travel other than committee meetings
that will incur expenses for the GFRM must
be authorized by the CAO or council.
15. AMENDMENTS
Any changes to this policy will require
approval by the GFRM council.
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Le conseil de la MRGS se réserve le droit de
modifier la présente politique en tout temps.
16. CONFIDENTIALITÉ
Le comité en entier ainsi que les membres du
CCU sont liés par la Loi sur le droit à
l'information et la protection de la vie privée
du Nouveau-Brunswick.
The GFRM council réserves the right to
change this policy at any time.
16. ÇONFIDENTIALITY
The PAC as a whole and PAC members are
bound by New Brunswick's Right to
Information and Protection of Privacy Act.
17. ENTRÉE EN VIGUEUR
Cette politique entre en vigueur le jour de
son adoption.
Dans ce document, le masculin est utilisé
sans discrimination et uniquement dans le
but d'alléger le texte.
17. EFFECTIVE DATE
This policy comes into force on the day ofits
adoption.
In this document, the masculine is used
without discrimination and only for the
purpose oflightening the text.
Bertrand Beaulieu, maire / Mayor
./^'^
Eric (^gâp'n,
Direc^A- général - greffitei^
^...........^
^^
Politique/2023-03 Comité consultatif d'urbanisme