Politique NO. 2023-01 Mod.24.01 — Achat / Purchasing Policy
Grand Falls, New Brunswick
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Municipalité régionale de Grand-Sault
Grand Falls Régional Municipality
POLITIQUE / POLICY
Achat
Purchasing
Modificatioiî/Amendment
Adoptée le:
Adopted on:
N0. 2023-01
24.01
\~î av/>\ ^û;^
l. OBJECTIF
l. GOAL
1.1 Etablir des règles, normes et
procédures uniformes s'appliquant à
l'approvisionnement en produits et
services par les différents services
municipaux de Grand-Sault.
1.2 Assister le personnel municipal dans
les achats de produits et de services
nécessaires au bon fonctionnement de
la municipalité en respect de la Loi
sur la passation des marchés publies
et ses règlements.
1.3 Eliminer toutes possibilités de
conflits d'intérêt en respect avec la
Loi sur la passation des marchés
publies.
1.4 Obtenir le meilleur produit ou service
possible au meilleur prix tout en
encourageant les entreprises locales
et régionales.
2. ÉTENDUE
1.1 To establish uniform rules, norms and
procédures for the purchase of
products and services by municipal
departments in Grand Falls.
1.2 To assist municipal personnel in the
purchase of products and services
necessaiy to the smooth opération of
the municipality while respecting the
Procurement Act and its régulations.
1.3 To eliminate any possible conflict of
interest according to the Procurement
Act of New Brunswick.
1.4 To obtain the best possible product or
service at the best priée while
encouraging and supporting local and
régional businesses.
2. SCOPE
2.1 La présente politique s'applique à
tous les services municipaux de la
municipalité régionale de Grand-
Sault.
2.1 This policy applies to
department of the Grand
Régional Municipality.
every
Falls
Politique d'achats / Purchasing policy
No. 2023-01 Modification/Amendment24.01
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Cette politique s'applique aussi à
toutes les agences, bureaux de
direction ou commissions
directement sous la responsabilité de
Grand-Sault.
2.2 Toutes dispositions contenues dans la
Loi sur la passation des marchés
publies du NB et ses règlements sont
applicables en tout temps. La
présente politique se veut un
complément à la Loi sur la passation
des marchés publics. En cas de
disparités entre la présente politique
et un arrêté de la municipalité, une loi
de la législature du Nouveau-
Brunswick ou du Parlement du
Canada, ces dernières ont préséance.
3. DÉFINITIONS
This policy also applies to all
agencies, board of directors or
commissions directly under the
responsibility of Grand Falls.
2.2 Any disposition of the Procnrement
Act of New Brunswick and its
régulations are applicable at any time.
This policy is intended as a
complément to the Procnrement Act.
In case of disparity between this
policy and a municipal by-law, a
provincial or fédéral law, the latter
will prevail.
3. DEFINITIONS
3.1 Achat de produits:
Achat de produit signifie lorsque
l'organisation municipale se procure
des objets, des articles, de la
marchandise, des équipements, des
matériaux pour ses activités. Ceci
inclus les services afférents à
l'approvisionnement de ces biens, tels
que préparation, expédition,
transport, assemblage etc.
3.2 Achat de service:
Achat de service signifie lorsque
l'organisation municipale se procure
de la main d'œuvre ou de la location
d'équipement (entretien,
construction, etc.) pour ses activités.
3.3 Loi sur la passation des marchés
publics ou Loi:
Loi sur les achats publics signifie la
Loi sur la passation des marchés
publics, L. R. N.-B. 2014, c.P-20 et
les Règlements pris en application de
3.1 Purchase ofproducts:
Signifies when the municipal
organisation procures objects,
articles, merchandise, equipment or
material for its activities. This
includes the services necessary to
such purchase such as préparation
expédition, transport, assembly, etc.
3.2 Purchase of service:
Signifies when the municipality
organisation procures man-power or
equipment rental for its activities.
3.3 Procurement Act or Act:
Means the Procnrement Act adopted
in 2014, C.P.-20, and its Régulations.
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No. 2023-01 Modification/Amendment24.01
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celle-ci.
3.4 Directeurs de services:
Les directeurs incluent les postes
suivants:
Directeur général/greffier
Directeur du service aux opérations
Chef de police
Chef Pompier
Directeur du service développement
communautaire
Directeur des services corporatifs et
gestion de projets
Directeur du service de
développement et marketing
3.5 Représentant :
Un employé désigné par le directeur
général - greffier pour le remplacer
temporairement ou remplacer
temporairement un directeur de
service.
En cas de doute à Regard de
P interprétation des définitions,
communiquer avec le D.G., le directeur du
service corporatif ou le personnel des
Services administratifs.
3.4 Department heads:
Department heads include the
following positions:
CAO/Clerk
Director of Opérations
Chiefof Police
Pire Chief
Director ofCommunity Development
Director of Corporate Services and
project management
Director of Development and
Marketing
3.5 Représentative
An employée designated by the CAO-
Clerk to temporarily replace him/her
or to temporarily replace a
départaient head.
If there are any doubts in the
interprétation of thèse définitions, contact
The CAO, the Director of Corporate
Services or the personnel of
Administrative Services.
4. MODALITÉ DE LA POLITIQUE
PROCESSUS D'ACHAT
4.1 Directive de contrôle interne:
Tout achat devra être effectué en
fonction de la directive de contrôle
interne en vigueur au Service des
services corporatifs au moment de
l'achat.
4.2 Identifier le besoin:
Identifier clairement les détails du
besoin de produit ou de service à
acheter. Etre aussi précis que
possible et évaluer la pertinence
d'avoir besoin de spécifications de
4. TERMS AND CONDITIONS
PURCHASE PROCESS
4.1 Internai control directive:
Any purchase must follow the
internai control policy in place at the
Corporate Services Department at the
time ofpurchase.
4.2 Identify the need:
Clearly identify the necessity of the
product or service to be purchased.
Be as précise as possible and evaluate
the need to obtain spécifications from
vendors.
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No. 2023-01 Modification/Amendment24.01
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fournisseurs.
4.3 Déterminer la valeur:
Déterminer, aussi précisément que
possible, la valeur de l'achat à
effectuer. La valeur inclus tous les
coûts reliés à l'achat (transport, etc.).
Pour un achat de service en terme de
location ou bail, il faut considérer la
période d'engagement de la
municipalité (location de _$ / mois x
12 mois x _ années). Si on
détermine la valeur en procédant par
demande d'information aux
fournisseurs, préciser que la
démarche ne constitue pas un appel
d'offres mais une demande
d'information.
4.3 Détermine the value:
Détermine, as precisely as possible,
the value of the necessaiy purchase.
The value must include all costs
associated with the purchase
(transportation, etc.) For any
purchase of rental space, contract
length must be considered (lease of
$_ per month x 12 months x # of
years). If a value is déterminée by
asking an estimation from vendors,
specify clearly that the request does
not constitute a tender request but is
an information request.
4.4 Identifier la source de financement:
Tout achat relié au fonctionnement
normal et habituel de la municipalité
doit être appuyé par une source de
financement. Cette source de
financement doit provenir de l'un ou
l'autre des budgets suivants:
a) budget d'opération du service
municipal respectif pour un achat
concernant les opérations du service;
ou
b) budget capital du compte (fonds)
municipal respectif pour un achat
concernant un investissement
municipal. Pour un achat
d'investissement, l'agent de bureau
responsable de la gestion des budgets
capitaux de la municipalité doit être
consulté pour l'identification d'une
source de financement.
4.4 Identiiy the financial source:
Any purchase related to the régulai-
function of the municipality must be
supported by a source of financing.
This source must originate from one
ofthe two municipal budgets.
a) Opération budget of the
respective department for a purchase
concerning that department's
opération, or;
b) Capital budget of the appropriate
municipal fund for a municipal
investment purchase. For an
investment purchase, the office agent
responsible for the management of
municipal capital budgets must be
consultée to identify a fmancing
source.
4.5 Vérifier les seuils de la Loi:
Comparer la valeur du produit ou du
service à se procurer avec les seuils de
4.5 Verify the thresholds in the Act:
Compare the value of the product or
service to be purchased with the
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la Loi, qui sont:
a) 105 700 $ pour l'achat de produit
b) 105 700 $ pour l'achat de service
A noter qu'il est strictement interdit de
diviser ou séparer les achats de façon à
détourner les seuils de la Loi pour des
appels d'offres publiques. Lorsqu'il y a
des risques d'excéder les seuils de la Loi, il
est préférable d'effectuer un appel
d'offres. Toute intention d'utilisation
d'exemption selon les modalités de la Loi
doit être approuvée par le personnel des
services corporatifs au préalable.
4.6 Appel d'offres:
a) Appel d'offres public: Si la valeur
du produit ou du service à se procurer
excède le seuil de la Loi, procéder par
appel d'offres public:
i. Préparer le document d'appel
d'offres et le soumettre aux
Services corporatifs de la
municipalité pour vérification
et approbation. Un suivi
administratif sera fait au
conseil municipal si
nécessaire selon cette
politique.
ii. Sur réception de
l'approbation, publier l'appel
d'offres par le moyen
électronique provincial et
respecter toutes les modalités
de la Loi. Publier aussi dans
les deux langues officielles
sur le site web officiel de la
municipalité. On peut aussi
faire parvenir des documents
d'appels d'offres par
thresholds pre-determined by law
which are:
a) $105,700 for the purchase of a
product
b) $105,700 for the purchase of a
service.
PIease note that it is strictly forbidden to
divide any part of the purchase to bypass
the thresholds in the Act for public tender
requests. When there are possibilities of
exceeding the thresholds, it is préférable to
proceed by public tender. Approval by
the personnel in the Corporate Services
Department must be received prior to
utilising exemptions as per the Act.
4.6 Tender Requests:
a) Public tender requests: Proceed
with a public tender request if the
value of the product or service
exceeds the Act thresholds.
i. Prépare the tender document
and submit documents to the
municipal Corporate Services
for vérification and approval.
Council will be consulted
when necessary, in
accordance with this policy.
ii. When approval is received,
proceed with tender requests
on the provincial electronic
bulletin board respecting all
détails of the Act. Also
publish the request in both
officiai languages on the
officiai municipal web site.
The tender documents may
also be distributed by
invitation to known vendors.
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invitation aux fournisseurs
connus.
b) Demandes de prix par
invitation: Si la valeur du
produit ou du service à se
procurer n'excède pas le seuil
de la Loi, mais se situe entre:
l 500$ et 105 699 $ pour un
achat de produit ou pour un
achat de service.
Procéder par demande de prix
scellé par invitation.
L'ouverture de ces prix
scellés devra se faire dans la
présence de deux membres du
persomiel de la Municipalité
Définitions
b) Invitation to submit a priée:
If the value of a product or
service to be procured does
not exceed the limit indicated
in the Act but lies between:
$1.500 and $105,699 for the
purchase of a product, or for
the purchase ofa service.
Proceed with an invitation to
submit a sealed priée.
Thèse priées shall be opened
in the présence of two
municipal employées.
Définitions
Pour cette section :
In this section:
Soumissionnaires locaux
/échelle locale : à l'intérieur
des limites de Grand-Sault.
Soumissionnaires régionaux /
échelle régionale : de New
Denmark à Saint-Léonard.
Préparer les spécifications
écrites du produit ou du
service nécessaire et les
soumettre aux services
corporatifs de la municipalité
pour vérification et
approbation. Un suivi
administratif sera fait au
conseil municipal si
nécessaire selon cette
politique.
Local tenderer / local level:
inside town of Grand Falls
boundaries.
Régional tenderer / régional
level: from New Denmark to
Saint-Leonard.
Prépare spécification
documents for the product or
service required and submit
documents to the municipal
Corporate Services for
vérification and approval.
Council will be consulted,
when necessary, in
accordance with this policy.
**'Pour les services, voir le
*For services, see Section
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11
111
IV
paragraphe 4.6 d)
premier.
en
Sur réception de
l'approbation, obtenir un prix
écrit de tous les fournisseurs
dans le domaine en question à
l'échelle locale. S'il y a
moins de deux (2)
fournisseurs à l'intérieur de la
municipalité, obtenir un prix
de soumissiormaires
régionaux.
Exemptions :
Lorsqu'il est nécessaire
d'assurer la compatibilité
avec des produits existants ou
de reconnaître des droits
exclusifs;
Lorsque l'achat de produits
directement du grossiste serait
clairement au bénéfice de la
municipalité. Le chef de
service pourra acheter
directement du grossiste avec
l'approbation du directeur
général ou de son
représentant.
Le chef de service devra
compiler les données sur le
formulaire de
recommandation et le
soumettre pour approbation.
Pour approbation d'achat,
voir les sections 4.8 et 5.2.
Toute situation particulière
nécessitant une autre
procédure que celle
11.
iii)
iv)
V)
4.6d)fîrst.
When approval is received,
obtain a written priée from all
suppliers on the local level.
If there are less than two (2)
suppliers at the local level,
obtain priées from régional
tenderers.
Exemptions
When it is necessary to ensure
compatibility with existing
products or to protect
exclusive rights;
When the purchase of a
product from the wholesaler
would clearly benefit the
municipality. The
Department Head may buy
directly from the wholesaler
with the CAO's, or his
représentative's,
authorisation.
Any particular situation
requiring other procédures
than the one described above
should be approved before
hand by the CAO-clerk or his
représentative.
For purchase approval, see
sections 4.8 and 5.2.
Any particular situation
requiring a procédure other
that the one mentioned above
Politique d'achats / Purchasing policy
No. 2023-01 Modification/Amendment24.01
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mentionnée ci-haut devra au
préalable obtenir
l'approbation du directeur
général - greffier ou son
représentant.
e) Achats de produits ou de services -
l 500$ et moins :
Si la valeur d'un produit ou service est
moindre que l 500 $, le chef de
service pourra acheter directement
d'un fournisseur local sans avoir à
demander de prix / estimé/ offres ou
autres.
d) Appel d'offres général pour
services :
Des appels d'offres généraux annuels
peuvent être demandés dans le but
d'établir une banque d'entrepreneurs
potentiels pour certains services, à des
prix unitaires et horaires, pour une
période donnée.
Les seuils de la Loi sur la passation
des marchés publies doivent être
respectés et la valeur estimée de
l'achat de service ne devra pas
dépasser 105 699 $.
Un représentant municipal peut
demander, en tout temps, un appel
d'offres pour un service inclus dans
l'appel d'offres général annuel, dans
l'intérêt de la municipalité.
Les appels d'offres généraux pour des
services devront être faits par
invitation auprès des entrepreneurs
connus avec un bureau et / ou atelier
dans la région, ou à l'extérieure de la
région pour des services spécialisés
non disponibles de nos entrepreneurs
régionaux. La municipalité peut
must be previously approved
by the CAO-Clerk or his
représentative.
e) Purchase of goods or services -
$1,500 or less:
Ifthe value ofa product or service is
less than $1,500, the Department
Head can buy directly from a local
supplier without requesting priées /
quotes / tenders or other.
d) Général tender request for
services:
A général tender request can be
requested annually to establish a
bank of potential entrepreneurs for
certain services, with unit or hourly
rates, for a given period.
The limit indicated in the
Procurement Act must be respected
and estimated values for the services
purchased will not exceed $105,699.
A municipal représentative may
request tenders for a service included
in the annual général tender request
at any time when it is in the
municipality's best interest.
Général tender requests for services
will be done by invitation to known
entrepreneurs with an office and / or
workshop in the région, or outside
the région for specialized services
not available from régional
businesses. The Town may also
request by invitation additional
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aussi durant l'année faire des
demandes d'offres additionnelles par
invitation dans le but de rajouter
d'autres entrepreneurs dans sa liste.
La municipalité pourra établir
annuellement une liste de services
requis relatif à la location
d'équipements, la main-d'œuvre et
autres selon le besoin. Cette liste
devra établir les taux horaires et
unitaires pour les services requis que
les entrepreneurs doivent respecter.
Les représentants municipaux
devront octroyer ces travaux de façon
transparente et en alternance avec les
entrepreneurs acceptés, nonobstant la
valeur des travaux octroyés.
Exemptions :
On pourra passer au prochain
entrepreneur sur la liste pour achat de
services :
Lorsqu'il est démontré que pour des
raisons d'habilités, de connaissances
ou d'expérience un entrepreneur est
jugé incapable de s'acquitter du
contrat à la satisfaction de la
municipalité;
Lorsque le service après-vente, lors
d'une expérience précédente, a été
sérieusement insatisfaisant;
Lorsqu'il est nécessaire d'assurer la
compatibilité avec des produits
existants, de reconnaître des droits
exclusifs ou d'entretenir des produits
spécialisés qui ne peuvent être
entretenus que par le fabricant ou son
représentant;
offers during the year in order to add
other entrepreneurs to the list.
The Town may establish an annual
list of required services relating to
equipment rental, manpower and
others as needed. This list will
establish hourly and unit rates for the
services required that the
entrepreneurs must respect.
Municipal représentatives will award
such work in a transparent manner
and altemately between approved
entrepreneurs, notwithstanding the
value ofthe work awarded.
Exemptions:
The Town may sldp to the next
provider on the list for services:
When it has been shown that a
service provider is unable to fiilfil the
contract to the Town's satisfaction
for reasons of ability, capacity or
expérience;
When after-sale service has proved
seriously unsatisfactory in a previous
expérience;
When it is necessary to ensure
compatibility with existing products,
to recognize exclusive rights or to
maintain specialized products that
can only be maintained by the
manufacturer or his représentative;
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Pour les services fournis par un
vendeur en vertu des dispositions
d'une garantie ou d'un
cautionnement;
Lorsque le travail effectué par un
vendeur différent de celui qui a
effectué le travail original annulerait
les garanties accordées.
e) Préférence:
Lors de demandes de prix ou d'appels
d'offres, la municipalité pourra
accorder une préférence aux
entreprises locales tel que suit :
10% de préférence pour un achat ou
une demande de service d'une valeur
jusqu'à 50 000 $.
7.5% pour un achat ou une demande
de service allant de 50 001 $ à
75 000 $.
5% de préférence pour un achat ou
une demande de service d'une valeur
allant de 75 001 $ à 105 699$
4.7 Ouverture des appels d'offre et
évaluation:
For services supplied by a vendor as
part of a guaranty or warranty;
When services rendered by other
than the original service provider
would render null and void
guaranties.
e) Préférence:
When requesting priées or tenders,
the municipality may grant a
préférence to local businesses as
follows:
10% préférence for purchases or
services valued up to $50,000.
7.5% préférence for purchases or
services valued from $50,001 to
$75,000.
5% préférence for purchases or
services valued from $75,001 to
$105,699.
4.7 Opening and évaluation of tenders :
a) Ouverture:
L'ouverture de toute soumission sera
effectuée à l'Hôtel de ville de Grand-
Sault sous la supervision du personnel
des services corporatifs ou ses
représentants.
L'ouverture pourra aussi être diffusée
en direct sur la page Facebook
municipale.
Au niveau des appels d'offres
publiques, les procédures d'ouverture
des soumissions sont telles que
prévues dans la Loi.
a) Opening;
AU tenders will be opened at the
Grand Falls Town Hall under the
supervision of Corporate Services
personnel or their représentatives.
Tenders may also be live streamed on
the municipal Facebook page.
When opening public tenders, the
procédures to follow are as prescribed
by the Act.
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b) Evaluation:
Après l'ouverture des soumissions,
des copies des documents reçus sont
envoyées au service municipal
respectif pour fins d'évaluation
technique et budgétaire pour
recommandation.
b) Evaluation:
Following tender opening, copies of
the tenders received are sent to the
appropriate municipal service for
technical and budgetary évaluation
and recommendation.
4.8
a)
Formulaire
d'achat:
de recommandation
4.8 Purchase recommendation form:
Pour tout achat résultant d'une
démarche d'appels d'offre ou
demande de prix par invitation en
vertu du présent document, un
formulaire de recommandation
d'achat, signé par le directeur de
service, est acheminé pour
approbation auprès du directeur
général ou son représentant pour tout
achat au budget dont la valeur est
supérieure aux montants indiqués au
paragraphe 5.1.
b) Le formulaire de recommandation est
apporté à l'attention du conseil
municipal pour tout achat dont la
valeur excède 25 001 $.
4.9 Décision:
Le service municipal respectif est
informé du résultat de la décision par
le directeur général - greffier ou son
représentant.
5. MODALITÉS DE LA POLITIQUE
CONTRÔLE
5.1 Procédure pour bon de commande
a) Tout achat nécessite un bon de
commande avant même de procéder à
l'achat.
a)
b)
For any purchase resulting from a
tender request or invitation to submit
a priée per this policy, a purchase
recommendation form, signed by the
départaient head, will be sent to the
CAO-Clerk or his représentative for
approval of any purchase costing
more than the amounts indicated at
section 5.1.
The recommendation form (request
for Council Action) is brought to
Town Council for any purchase
costing more than $25,001.
4.9 Décision:
The municipal department involved is
informed ofthe décision by the CAO-
Clerk or his représentative.
5. TERMS AND CONDITIONS
CONTROL
5.1 Procédures for purchase order
a) Every purchase needs a purchase
order before proceeding with the
purchase.
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b) Le bon de commande doit être
approuvé par le chef service, son
représentant ou un agent autorisé. Les
agents autorisés comprennent le
Technologue, le Directeur des
Ressources humaines, l'Adjointe
exécutive - Greffière adjointe, le
Chef adjoint de police, le soutien
administratif au service des
opérations, ainsi que tous les
Coordonnateurs désignés dans la
structure organisationnelle de la
Municipalité et tout autre membre du
personnel désigné par le Directeur
général - Greffier ou son
représentant.
e) La personne autorisant l'achat doit
indiquer la date, la description
détaillée de l'achat et le nom du
fournisseur sur le bon de commande.
d) L'employé qui fait l'achat doit
s'assurer que le numéro du bon de
commande soit inscrit sur la facture
par le commis.
e) La facture doit être retournée à la
personne désignée dans chaque
service, qui s'occupe de faire l'entrée
des données dans un programme
informatisé prévu à cet effet.
f) Ces données seront ensuite
acheminées au commis des comptes
payables par l'entremise du courrier
électronique.
g) Cette dernière procédure doit se faire
à chaque semaine, au plus tard le
mercredi avant 12 heures (midi).
h) Tout employé qui effectue un achat
sans l'autorisation exigée dans ce
b) The purchase order must be approved
by the department head, his
représentative or an authorized agent.
Authorized agents include all the
Technologist, the Director of Human
Resources, the Executive Assistant -
Deputy Clerk, the Deputy Chief of
Police, administrative support in the
opérations department, as well as all
designated coordinators in the
structure organizational structure of
the Municipality and any other
member of staff designated by the
CAO - Clerk or his représentative.
e) The person authorising the purchase
shall indicate the date, a detailed
description of the purchase and the
name of the supplier on the purchase
order.
d) The employée who makes the
purchase shall make sure that the
number of the purchase order is
written on the slip by the store clerk.
e) The slip shall be returned to the
designated person in each
départaient, who then makes the data
entry in a computerized program
foreseen for this task.
f) The data will then be sent to the
accounts payable clerk by e-mail.
g) This last procédure shall be done
eveiy week by Wednesday at 12:00
noon at the latest.
h) Any employée who makes a purchase
without authorisation by purchase
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document, par l'entremise d'un bon
de commande, pourra être tenu
responsable de rembourser la ville
pour ses achats non autorisés.
5.2 Tous les approvisionnements ou
achats effectués au nom et pour le
compte de la municipalité régionale
de Grand-Sault devront être contenu à
l'intérieur des budgets municipaux
respectifs, sujet aux approbations
suivantes:
order as described in this policy, may
be held responsible to reimburse the
Town for the unauthorised purchase.
5.2 Any purchase done for the Grand
Falls Régional Municipality must be
part of the municipal budgets and is
subject to the following approvals:
a) Par le directeur de service ou son
représentant et par le trésorier pour
tout montant ne dépassant pas 5000 $.
Exception l : le directeur des services
corporatifs qui a une limite de
10000$.
Exception 2 : le (les) chef pompier et
les chefs pompiers adjoints qui ont
une limite d'achat de l 500 $.
b) Les agents autorisés pour tout
montant ne dépassant pas 2 500 $
(voir 5.1 b) pour la liste d'agents
autorisés);
e) Par le directeur général - greffier ou
son représentant pour tout montant de
plus de 5 001 $ mais moins de
25 000 $.
d) Par résolution du conseil municipal
pour tout approvisionnement
dépassant 25 001 $, qu'il soit au
budget ou non, ou nécessitant la
signature des représentants officiels
de la municipalité. Les documents
devront indiquer le numéro et la date
de la résolution.
a) By the department head or his
représentative and by the Treasurer
for amounts lower than $5,000.
Exceptionl : the Director ofCorporate
Services has a limit of$ 10,000.
Exception 2: the fire chief (chiefs)
and his assistant fire chiefs have a
purchasing limit of $1,500.
b) Authorized agents for amounts lower
than $2,500 (see 5.1 b) for a list of
authorised agents).
e) By the CAO-Clerk or his
représentative for amounts more than
$5,001 but less than $25,000.
d) Whether it is part of the budget or not
or requires the signature of officiai
municipal représentatives, by Town
Council résolution for any purchase
over $25,001. The résolution
number and date shall be part of the
purchasing documents.
e) Toute situation d'urgence nécessitant
des dépenses non prévues au budget
annuel devra obtenir l'approbation du
e) Any urgent situation requiring a
purchase not budgeted must receive
approval from the CAO-Clerk or his
Politique d'achats / Purchasing policy
No. 2023-01 Modification/Amendment24.01
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directeur général - greffier ou son
représentant.
5.3 Le chef du service de comptabilité ou
son représentant sera responsable du
contrôle des achats en vertu de la
présente politique.
représentative.
5.3 The head of the accounting
départaient or his représentative will
be responsible for the control of
purchases under this policy.
5.4 Des vérifications périodiques
pourront être effectuées par le service
de comptabilité sur tout achat effectué
au compte de la municipalité.
5.5 Le greffier ou son représentant sera
responsable du contrôle des appels
d'offre en vertu de la présente
politique.
5.6 Les directeurs de services devront en
tout temps s'assurer que les achats
effectués pour leurs services
représentent le meilleur rapport
qualité-prix et respectent les montants
prévus dans les budgets annuels
approuvés par le conseil municipal.
5.7 Les directeurs de services seront
redevables de tous achats effectués
par le personnel de leurs services
respectifs.
5.8 Les directeurs de services devront
établir une entente avec le directeur
général - greffier ou son représentant,
ou le conseil municipal selon cette
politique, avant d'effectuer tout achat
excédant leur budget annuel respectif.
5.9 Le conseil municipal pourra, en tout
temps, faire exception aux modalités
de la présente politique pour le bien
de la municipalité.
5.4 Vérifications may be done from time
to time by the Accounting
Départaient on any purchase done for
the municipality.
5.5 The Clerk or his représentative will
be responsible for the control of
tender requests under this policy.
5.6 At all times, department heads will
ensure that purchases made for their
departments represent the best quality
./ priée ratio and respect budgeted
amounts as approved by town
council.
5.7 Department heads will be responsible
for all purchases made by their
departmental staff.
5.8 Department heads shall establish an
agreement with the CAO-Clerk or his
représentative, or municipal council
per this policy, before proceeding
with any purchase exceeding their
annual budgets.
5.9 Town Council may, at any time, make
exception to this policy to the benefit
ofthe municipality.
Politique d'achats / Purchasing policy
No. 2023-01 Modification/Amendment 24.01
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7. MISE EN VIGUEUR
7.
COMMENCEMENT
Ce code de directive pratique entre en
vigueur le 18 janvier 2023.
Modification 24.01 adopté en conseil le
17 avril 2024.
Le conseil municipal de Grand-Sault se
réserve le droit de modifier le présent code
en tout temps.
Dans ce document, le masculin est utilisé
sans discrimination et uniquement dans le
but d'alléger le texte.
This policy comes into force on Januaiy 18,
2023.
Amendment 24.01 passed by Council on
April 17, 2024.
The Grand Falls Municipal Council réserves
the right to amend this policy at any time.
In this document, the masculine is used
without discrimination and only for the
purpose oflightening the text.
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Bertrand Beaulieu, maire / Mayor
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Politique/2023-01 Achats (modification 24.01)