2019-04 - Politique de reconnaissance et de soutien des organismes communautaires et de loisirs — full text

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Édifice municipal 3851, rue Principale Baker-Brook, N.-B. E7A 2A1 ## Politique no. 2019-04 ## Politique de reconnaissance et de soutien des organismes communautaires et de loisirs Les changements des derniers mois, dans la Communauté de Haut-Madawaska, nous amènent à repenser nos façons de faire et à s'interroger sur notre milieu de vie. En définissant notre plan stratégique de développement pour la Communauté de HautMadawaska, il devient impératif de définir la manière dont la Communauté dépensera son temps, ses énergies, ses ressources financières, humaines et matériels à l'amélioration de la qualité de vie de ses citoyennes et citoyens. Pour ce faire, la Communauté compte s'associer et soutenir la vie associative et les organismes du milieu qui, à leur façon et à des degrés variables contribuent également à cette qualité de vie. La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes n'a pas été vraiment définie dans les anciennes municipalités ou DSL (Districts de Services Locaux) du territoire de la Communauté de Haut-Madawaska. Dans un souci d'équité envers les organismes officiellement en vigueur sur le territoire de la Communauté, la Communauté de Haut-Madawaska, par l'entremise de son service des loisirs et de la culture, souhaite actualiser cette politique et s'assurer qu'elle puisse servir de référence pour la reconnaissance et le soutien accordé aux organismes de sa Communauté et ce, en concordance avec ses orientations. Un premier document vous est présenté pour avoir votre aval avant de le soumettre pour fins de consultation. Avec l'accord du Conseil, le projet politique sera soumis à consultation du milieu. L'objectif de cette démarche est de dégager le plus large consensus possible sur les orientations, le cadre et le mécanisme de reconnaissance et de soutien des organismes. Les rencontres de consultation seront l'occasion de présenter le projet, de répondre aux questions des participants et de les inviter à soumettre leurs commentaires. La Communauté de Haut-Madawaska souhaite favoriser un esprit de partenariat et un cadre de relations basées sur la confiance avec les organismes de son milieu et ainsi reconnaître l'apport de ceux-ci à développer un milieu où il fait bon vivre et s'épanouir.  Tél. : 506-258-3030 Fax: 506-258-3017 [email protected] ## Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes communautaires, loisirs et culture Table des matières : 1. La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes 2. Les fondements de la politique proposée : 3. 2.1 Mission du service des loisirs et de la culture 4. 2.2 Buts de la politique 5. 2.3 Principes d'intervention proposés 6. 2.4 Champs d'application 3. Caractérisation des organismes pour la politique de reconnaissance et de soutien des organismes 4. Les critères généraux considérés à des fins de reconnaissance 5. Le soutien accessible de la Communauté de Haut-Madawaska. 1. La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes Une politique de reconnaissance et de soutien constitue un cadre de référence permettant d'harmoniser et d'établir, sur des bases équitables, les relations entre une communauté et les organismes du milieu. Elle sert à définir les règles d'attribution du soutien que la Communauté entend offrir aux organismes œuvrant sur son territoire. La politique de reconnaissance signifie que la Communauté de Haut-Madawaska de loisirs, organismes contribuant à la qualité de vie de sa communauté, la Communauté de Haut-Madawaska désire également reconnaître la pertinence et la qualité de eur intervention. L'établissement de nouvelles règles de partenariat n'entraîn as nécessairement un soutien concret de la Communauté de Haut-Madawask Le soutien se fera en fonction de différents critères, des besoins de la communauté et des ressources disponibles. 2. Les fondements de la politique proposée 2. 2.1 Mission du service des loisirs et de la culture La mission du service des loisirs et de la culture s'énonce de la manière suivante: Le service des loisirs et de la culture assure la conception, le déploiement et le soutien d'une offre d'activités et de services de qualité s'adressant à l'ensemble de la population dans les secteurs du sport, des loisirs, de la culture et de la vie communautaire. Il contribue ainsi à la qualité de vie des résidents et au dynamisme de la Communauté de Haut-Madawaska. Tant dans ses interventions que ses relations avec les organismes du milieu, le service du loisir et de la culture s'inspire de cet énoncé. La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes s'inscrit donc comme un outil qui contribue à la réalisation de cette mission. Cette politique tient compte également des objectifs et des orientations de la politiqué culturelle et la politique familiale déjà adoptée par la Communauté de Haut-Madawaska. Les principes qui guident les interventions du service des loisirs et de la culture sont les suivants: - Il favorise la participation et l'autonomie du citoyen visant à en faire l'acteur premier de ses activités récréatives, sportives, culturelles et communautaires en lui offrant des services et des ressources facilités; - Il encourage et il appuie les initiatives des citoyens s'inscrivant dans la mission de son service; - Il reconnaît l'apport de groupes de citoyens qui, par leurs actions, participent à la diversification de l'offre de services de loisir, de sport, de culture et vie communautaire; - Il veut s'assurer de la conformité des interventions locales aux lois, règlements et principes en vigueur dans notre société; - À titre de gestionnaire des ressources collectives, le service entend assurer, selon sa capacité, une redistribution équitable en fonction de la nature des besoins exprimés et des priorités que la Communauté de Haut-Madawaska établit; - Il veut, par cette politique, se doter de moyens pour prendre des décisions éclairées et cohérentes lors du traitement des demandes au niveau des soutiens professionnels, physiques, techniques et financiers. ## 2.2 Buts de la Politique Le processus de reconnaissance vise à définir et préciser le statut des organismes qui sollicitent le soutien de la Communauté de Haut-Madawaska et les soutiens qui leur sont accessibles. Plus spécifiquement, la politique a pour but de : - Reconnaître l'apport des associations à l'offre de service proposé aux citoyennes et citoyens - Assurer aux organismes reconnus un soutien et un support approprié favorisant la qualité de leurs interventions; - Doter la Communauté de Haut-Madawaska d'un cadre de référence physiques, pratester de les en egandes augeles peuvent le admissibles les organismes œuvrant sur le territoire de la Communauté de Haut-Madawaska, et ce, selon les ressources municipales disponibles. Plus spécifiquement, le projet de politique vise les objectifs suivants : - Déterminer les critères de reconnaissance et la classification qui en découle - Établir le type et le niveau de soutien offert selon la classification des organismes; - Définir les exigences et la procédure relative à la reconnaissance des organismes. ## 2.3 Principes d'intervention proposés Les principes d'intervention suivants ont servi de guide pour l'élaboration et l'application de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes. En accordant une reconnaissance et un soutien aux organismes œuvrant sur son territoire, la Communauté de Haut-Madawaska reconnaît l'importance de leur contribution en établissant un partenariat, et ce, dans le respect de leur autonomie; - La politique suppose la reconnaissance mutuelle du rôle de la Communauté de Haut-Madawaska (maître d'œuvre du loisir) et des organismes (offre de services aux citoyens, contribution à la qualité de vie). Ce faisant, elle permettra de développer un partenariat fructueux entre les organismes et la Communauté de HautMadawaska. La maîtrise d'œuvre de la Communauté de HautMadawaska se traduit par des fonctions de coordination, de facilitation et d'animation au sein du milieu plutôt que par une main mise sur l'ensemble des programmes et activités des organismes; - La Communauté de Haut-Madawaska entend prioriser les activités s'adressant au plus grand nombre et qui sont accessibles à ses citoyennes et citoyens; - La Communauté de Haut-Madawaska entend accorder un soutien particulier aux organismes et projets à vocation culturelle, de façon à concrétiser ses engagements inscrits dans sa politique culturelle; - Le même soutien particulier s'adresse également aux projets à vocation familiale, en lien avec notre politique familial; - La Communauté de Haut-Madawaska entend soutenir, également, en priorité les organismes qui offrent des activités s'adressant : Aux jeunes (enfants et adolescents); Aux personnes âgées. - Redevable auprès de la population, l'administration municipale ccorde une priorité à la saine gestion des fonds publics, tant dan eur attribution que dans le cadre de leur utilisation, dans l perspective d'une offre de services de qualité optimale; - L'adoption de la politique de reconnaissance et de soutien des organismes n'a pas pour objectif de réduire le soutien de la Communauté de Haut-Madawaska mais bien plutôt d'en assurer l'équité ## 2.4 Champs d'application En accord avec la mission du service des loisirs et de la culture, les champs d'application de la politique de reconnaissance et de soutien aux organismes sont les suivants : - Le domaine du sport - Le domaine du loisir - Le domaine de la culture - Le domaine sociocommunautaire - Le domaine évènementiel ## 3. Caractérisation des organismes pour la politique de reconnaissance et de soutien des organismes La typologie des organismes permet d'avoir une certaine cohérence dans le soutien accordé à ces organismes : - les organismes « mandataires » qui réalisent en lieu et place de la Communauté de Haut-Madawaska des activités et des programmes de loisir de sport, de culture ou de vie communautaire. Ces organismes reçoivent leur mandat de la Communauté de Haut-Madawaska et sont redevables à cette dernière; - les organismes « partenaires » qui sont issus de la volonté du milieu et dont les objectifs rejoignent les orientations de la Communauté de HautMadawaska en matière de développement communautaire, de sport, de loisir et de culture. Ils sont accessibles à toutes les citoyennes et citoyens, peuvent s'adresser à une clientèle particulière et œuvrer au sein d'une discipline ou d'un champ d'intervention particulier; - Les organismes « affinitaires » qui ont des champs d'intervention qui, sans être incompatibles avec les orientations de la Communauté de HautMadawaska, ne s'inscrivent pas dans les domaines visés par cette politique. Il s'agit d'organisations ou de regroupements de personnes qui contribuent de façon complémentaire à l'animation et au soutien du milieu de vie, en organisant des activités ou en offrant des services à la population en lien avec leur mission sans toutefois s'inscrire dans la mission du service; - Les organismes « à caractère privé » qui offrent des services à leurs seuls membres ou à un groupe fermé d'individus. Ils peuvent avoir des objectifs qui, sans être incompatibles avec les orientations de la Communauté de Haut-Madawaska, ne coïncident pas avec celles-ci; - les organismes « d'évènement » qui se forment pour l'organisation d'un évènement spécifique. Le soutien accordé aux organismes partenaires et affinitaires pourra varier en fonction de la dimension locale ou supra locale de l'intervention de l'organisation. - On entend par organisme local, un organisme dont l'activité vise principalement la population de la Communauté de Haut-Madawaska et qui propose son offre de services sur le territoire de la Communauté; - On entend par supra local, un organisme dont les activités desservent, en artie, la population de la Communauté de Haut-Madawaska et qu léploient son offre de services également à l'extérieur du territoire, soi ## 4. Les critères généraux considérés à des fins de reconnaissance Une politique de reconnaissance et de soutien des organismes du milieu a pour objectif d'établir sur des bases équitables, des relations fructueuses et des organames privilégiés entre la Communauté de Haut-Madawaska et ses Pour être reconnu et soutenu par la Communauté de Haut-Madawaska, un organisme devra remplir les conditions suivantes : - être un organisme dûment incorporé selon la loi des compagnies du Nouveau-Brunswick, la loi des corporations canadiennes ou toute autre loi garantissant le caractère sans but lucratif de l'organisme; - fonctionner de façon démocratique et tenir obligatoirement une assemblée annuelle. Cette assemblée doit être publique. Produire un bilan financier et un rapport annuel d'activités soumis aux responsables du service des loisirs et de la culture; - démontrer que les activités de l'organisme sont accessibles à toutes les citoyennes et citoyens de la Communauté de Haut-Madawaska; - donner accès annuellement aux statistiques relatives à l'adhésion et à la clientèle de l'organisme ainsi qu'aux informations concernant les sources de financement de l'organisme; - avoir une politique de tarification qui favorise les citoyennes et les citoyens de la Communauté de Haut-Madawaska; - poursuivre des objectifs qui sont en accord avec les orientations de la Communauté, en matière de développement culturel, communautaire et de loisirs; - permettre à un représentant de la Communauté d'assister, à titre d'observateur, aux assemblées de l'organisme (assemblée générale annuelle et réunions du conseil d'administration); - fournir à la Communauté de Haut-Madawaska copie des lettres patentes et des règlements généraux de l'organisme, les ordres du jour, les procèsverbaux des réunions de ses instances, son programme d'activités et sa grille tarifaire; - détenir une assurance responsabilité civile en règle de même qu'une assurance responsabilité des administrateurs; - mentionner dans toutes les publicités de l'organisme, la contribution de la Communauté de Haut-Madawaska; - respecter dans son lundio comentat ses platinades politiques, règles et - dans le cas des organismes locaux : - avoir son siège social sur le territoire de la Communauté de HautMadawaska; - Têtre dirigé par un conseil d'administration bénévole d'un minimum de cinq (5) membres dont la majorité sont des résidentes, résidents de la Communauté de Haut-Madawaska; - la clientèle est composée de résidentes et résidents de la Communauté dans une proportion d'au moins 60%; - inclure dans les règlements généraux de l'organisme, une clause, en cas de dissolution, de disposition des actifs en faveur d'un organisme apparenté reconnu par la Communauté de Haut-Madawaska. - Dans le cas des organismes supra locaux : - Être reconnu par les municipalités où l'offre de service est déployée; - Être dirigé par un conseil d'administration dûment composé de membres bénévoles, élus démocratiquement et qui fait place à des résidentes et résidents de la Communauté. La reconnaissance d'un organisme et son renouvellement sont accordés annuellement par le Conseil de la Communauté de Haut-Madawaska, sur recommandation de la direction du service des loisirs et de la culture. Cette reconnaissance, une fois accordée par le Conseil de la Communauté de HautMadawaska, est traduite dans un protocole établissant les modalités d'attribution du soutien, et ce, conformément à la politique établie ## 5. Le soutien accessible de la Communauté de Haut-Madawaska Les organismes reconnus, c'est-à-dire qui respectent les critères et conditions de reconnaissance, sont admissibles à un soutien de la part de la Communauté de HautMadawaska. Le soutien accordé par la Communauté de Haut-Madawaska sera déterminé en fonction du type d'organisme et de ses besoins. Les services suivants sont accessibles : - Du lundi au jeudi de 8h à 17h Vendredi de 8h à 12h - À l'extérieur des heures de bureau, il y aura des frais additionnels pour les services rendus qui seront déboursés par l'organisme. (Les frais seront établis par résolution du Conseil) - Assistance matérielle Accès à un bureau administratif Accès à des salles (réunions ou activités) Accès à des installations sportives Prêt de matériel et d'équipements Accès à des espaces d'entreposage - Assistance technique Photocopies Casier postal Accès au programme d'assurance (certaines conditions s'appliquent) - Assistance professionnelle Conseils relatifs à la vie corporative Conseils relatifs au développement de l'organisme Intégration à la brochure d'activités ## · Assistance financière Subvention de base Subvention par projet Selon la catégorisation de l'organisme, celui-ci sera admissible à l'un/ou l'autre des catégories de soutien. La forme de soutien et les services qui découlent varient en fonction du statut attribué à l'organisme. L'importance relative au soutien sera définie annuellement en tenant des disponibilités financières, des priorités et des orientations établies par le Conseil de la Communauté de Haut-Madawaska à l'égard du développement culturel, communautaire et de loisirs. Pour les organismes mandataires et du domaine évènementiel, les services offerts sont déterminés en fonction de la nature du mandat ou de l'évènement et font l'objet d'une entente spécifique. Un tableau résumant le soutien accordé aux organismes en fonction de leur statut est Les services prévus sont offerts sous réserve de l'application des règlements municipaux, des politiques municipales, des directives administratives établies et de la disponibilité des ressources. | Type de soutien | | Catégorie d'organisme | |-------------------|--------------------------------| | | Partenaire Local | Supra local | Affinitaire Local | Affinitaire Supra local | |--------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------|-------------------------------------------------|---------------------------| | Assistance matérielle | Assistance matérielle | Assistance matérielle | Assistance matérielle | Assistance matérielle | | Accès à un bureau administratif | Oui. En fonction de la disponibilité et de l'ancienneté de l'utilisation | Non | Non | Non | | Accès à des salles (réunions ou activités) | Gratuit | Gratuit 2 mois Autre 50% | Gratuit selon disponibilité | Gratuit/2mois Autre 50% | | Accès à des installations sportives | Oui. Selon disponibilité | Selon politique de tarification | Selon politique de Selon politique tarification | de tarification | | Assistance Technique | Assistance Technique | Assistance Technique | Assistance Technique | Assistance Technique | | Photocopies | Gratuit 2,500/ + 0.05 cents copies supplémentaires | Gratuit 1,000/ 0.05 copies supplémentaires | Gratuit 2,000/ 0.05copies supplémentaires | 0.05 /copies | | Accès au programme d'assurance | Oui | Non | Oui | Non | | Casier Postal | Oui | Non | Oui | Non | | | Partenaire Local | Supra local | Affinitaire Local | Affinitaire Super local | |---------------------------------------------------|----------------------------|----------------------------|----------------------------|----------------------------| | Assistance professionnelle | Assistance professionnelle | Assistance professionnelle | Assistance professionnelle | Assistance professionnelle | | Conseils à la vie corporative | | Oui | TOui | Oui | | Intégration à la brochure d'activités | Oui | Non | Oui | Non | | Conseils relatifs au développement de l'organisme | Oui | Oui | Oui | Oui | | Assistance financière | Assistance financière | Assistance financière | Assistance financière | Assistance financière | | Subvention de base | Note 1 | Note 1 | Non | Non | | Subvention par projet | Note 2 | Note 2 | Non | Non | Note 1. Seuls les organismes destinés aux jeunes bénéficient d'une subvention de base annuelle équivalant à un montant par jeune résidentes et résidents. Pour les organismes en sport de glace, l'aide financière est concentrée sur la mise en disponibilité d'heures de glace. Note 2. La Communauté de Haut-Madawaska entend soutenir des projets présentés par les organismes qui seraient novateurs, originaux et non récurrents. Une subvention par projet pourra être octroyée à des projets, après évaluation, selon les principes directeurs de la présente politique. ## 7. Interprétation Aux fins d'interprétation de cette politique, le masculin comprend le féminin, et le singulier comprend le pluriel, selon les exigences du texte. ## Adoptée en Conseille 16 avril 2019 l'atteste, par la présente, que la politique 2019-04 a été adoptée, par résolution no. 201904-16(6) par le Conseil de la Communauté de Haut-Madawaska, à sa réunion ordinaire publique du 16 avril 201  omicine, Francine Bossé Greffière Bon