Politique P-02 — Utilisation de la technologie des réunions sans papier — full text

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## ÎLE-DE-LAMÈQUE ## POLITIQUE P-02 ## UTILISATION DE LA TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DU FONCTIONNEMENT DES RÉUNIONS SANS PAPIER VERSION - 21 FÉVRIER 2023 ## Objectif de la politique : Par cette Politique d'utilisation de la technologie de l'information et du fonctionnement des réunions sans papier, l'ÎLE-DE-LAMEQUE vise à : 1. réduire le temps des employés dans la préparation et la production des documents du conseil, diminuer les coûts d'impression et réduire notre impact sur l'environnement; 2. établir les lignes directrices régissant l'utilisation appropriée des systèmes des technologies de l'information; et 3. améliorer l'accès aux documents par les membres du conseil municipal et du personnel cadre et faciliter le partage avec le public en général (le cas échéant). Toutes les réunions du conseil se dérouleront sans-papier (à moins de circonstances exceptionnelles). Les documents et l'information nécessaires seront stockés dans un système électronique accessible à tous les utilisateurs, à tout moment et à tout endroit où l'Internet est disponible, directement du dispositif électronique fourni aux conseillers par ÎLE-DE-LAMÈQUE. La Politique (P02) est entrée en vigueur le jour de son adoption. Définitions ## Dans la présente politique : « conseil ou membres du conseil » désigne le maire et/ou les conseillers de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE; « direction » désigne un membre du personnel qui est considéré comme étant administrateur - de ÎLE-DE-LAMÈQUE; « tablette électronique » désigne une tablette tactile, une tablette électronique, une tablette numérique ou tout simplement une tablette qui se présente sous la forme d'un écran tactile sans clavier et qui offre à peu près les mêmes fonctionnalités qu'un ordinateur personnel ; « ÎLE-DE-LAMÈQUE » désigne la ville de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE. ## Responsabilités ## Direction de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE Le Greffier ou la Greffière adjointe à la responsabilité de s'assurer qu'un système électronique pour le stockage et le partage de documents soit installé et maintenu sur les tablettes électroniques. Le Greffier ou la Greffière adjointe à la responsabilité de préparer une ébauche de l'ordre du jour pour consultation avec le maire pour les réunions du conseil. li(elle) doit s'assurer que l'information et les documents nécessaires soient téléchargés à l'emplacement désigné de partage de fichiers dans les délais prescrits par l'arrêté procédural du conseil de l'ÎLE-DELAMÈQUE (A-01). La direction doit aussi s'assurer que chaque membre du conseil obtienne une adresse courriel et une tablette électronique adéquate aux normes de travail. Les employés sont responsables de donner la formation nécessaire pour l'utilisation de l'équipement aux membres du conseil. ## Conseil Chaque membre du conseil est responsable de prendre soin de sa tablette électronique et doit la retourner à la ville en bon état à la fin de son mandat afin d'assurer la programmation pour son retrait de service. Si une tablette électronique ne fonctionne pas bien ou est défectueuse, aucunement causé par l'usure ou la manipulation excessive de l'utilisateur, celle-ci sera réparée ou remplacée aux frais de la municipalité. Tous les membres du conseil sont responsables de consulter les documents en ligne avant la réunion et d'amener la tablette électronique avec eux à chaque réunion afin d'avoir accès aux documents durant les discussions. Aucune copie papier ne sera disponible aux réunions (à l'exception de l'ordre du jour pour le public). Il en est de la responsabilité des membres du conseil et des employés de respecter et protéger tous les documents stockés ou envoyés sur leur tablette électronique. ## Procédures ## Organisation des documents Les documents doivent être organisés par le greffier municipal ou la greffière adjointe et être accessibles aux membres du conseil par le biais d'un système informatisé. (Teams ou autres). ## Accès aux documents L'accès aux documents devra être fait des manières suivantes : 1. Les documents concernant une réunion doivent être complètement accessibles aux membres du conseil et au personnel cadre désigné. 2. Un accès limité des documents par rapport à des affaires privées ou des éléments encore en cours de développement peut être seulement accordé aux personnes concernées siégeant à une réunion quelconque. ## Loi sur le droit à l'information et la protection de la vie privée Tous les utilisateurs seront tenus de suivre la législation en vigueur en matière d'accès à l'information et à la protection de la vie privée, y compris la purge ou destruction de fichiers et de documents (si demandé par la direction générale). ## Notes de réunions Les notes pour la rédaction des procès-verbaux des réunions seront prises par le Greffier ou la greffière adjointe ou la personne désignée par celui-ci(celle-ci). Si les membres du conseil souhaitent prendre leurs propres notes, ils peuvent le faire sur leur tablette électronique, blocnotes ou autres moyens de leur choix. ## Accès et utilisation Les utilisateurs des technologies de l'information de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE acceptent les responsabilités spécifiques suivantes : 1. L'accès aux technologies de l'information est accordé dans le but de réaliser les objectifs du gouvernement local et d'exécuter ses fonctions administratives et ne doit pas être utilisé pour des raisons commerciales, personnelles ni pour toute autre fin non autorisée. 2. Le compte d'utilisateur et le mot de passe sont établis par la direction et sont à l'usage exclusif de la personne à laquelle ils sont attribués. Il est interdit de partager un compte et un mot de passe entre plusieurs personnes et de modifier le mot de passe ou le compte. La personne qui a reçu un mot de passe en assume l'entière responsabilité. 3. Les utilisateurs ne doivent pas se servir des tablettes électroniques à des fins non autorisées ou illégales comme, sans s'y limiter, la destruction ou la modification de données appartenant à la ville ou à des tiers, l'ingérence dans les systèmes d'accès restreints, la perturbation des systèmes, la tentative de découvrir ou de modifier des mots de passe ou de contrer la sécurité des systèmes ou la transmission ou la récupération de documents offensants. 4. Les utilisateurs doivent protéger l'information confidentielle ou de nature délicate stockée ou envoyée par courriel sur leur tablette électronique. 5. Les utilisateurs ne doivent pas envoyer ou partager un message électronique contenant la documentation utilisée aux fins de réunions de conseil sans le consentement du Greffier de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE. 2. Les utilisateurs ne doivent pas envoyer ou partager un message électronique transmis par une autre personne sans le consentement explicite de celle-ci. 7. Les utilisateurs ne doivent pas envoyer de messages électroniques importuns, chaînes de lettres, blagues et autres messages semblables, ni de messages dont le contenu est considéré offensant ou perturbateur comme, sans s'y limiter, des messages ou images obscènes ou à connotation raciste, ethnique, sexuelle, ou sexiste. 8. Les utilisateurs ne doivent pas utiliser, ni installer, ni télécharger un logiciel commercial sans licence ou non autorisé. Les logiciels non commerciaux ou commerciaux et personnels ne doivent pas être installés à moins qu'ils ne soient approuvés par la direction générale de l'ÎLEDE-LAMÈQUE. 9. Les utilisateurs ne doivent pas demander, ni faire une copie illégale, d'un logiciel ayant fait l'objet d'un accord d'utilisation sous licence. 10. L'achat ou la cession de matériel et de logiciel doivent être coordonnés par la direction de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE. 11. Tous les utilisateurs doivent signaler toute tentative d'accès non autorisée ou autre utilisation inappropriée des ordinateurs, réseaux et autres matériels de traitement de l'information à l'ÎLE-DE-LAMÈQUE. Si vous observez ou si on vous signale un problème en matière de sécurité ou d'abus lié à tout ordinateur ou réseau informatique de la ville, notamment la violation de cette politique, vous êtes incités à en aviser le greffier de l'ÎLE-DELAMÈQUE. 12. Toute utilisation des technologies de l'information de l'ÎLE-DE-LAMÈQUE contraire à la présente politique peut entraîner l'application des mesures disciplinaires suivantes : perdre le privilège d'utiliser sa tablette ou d'avoir accès à l'Internet (en partie ou au complet) ou toute autre mesure disciplinaire jugée nécessaire par l'administration. Certaines violations peuvent aussi constituer des infractions criminelles. L'ÎLE-DE-LAMÈQUE s'acquitte de ses responsabilités de signaler ces violations aux autorités compétentes. L'utilisation de tous les systèmes doit être conforme aux droits de propriété. L'utilisateur doit savoir qu'en plus des mesures disciplinaires décrites ci-dessus, toute violation des droits de propriété engagera sa responsabilité. ## Conditions d'utilisation La tablette électronique et l'adresse courriel sont données à chaque membre du conseil et personnel cadre municipal désigné comme outil de travail. Bien que chaque individu soit assigné sa tablette et son adresse courriel, celui-ci s'engage à respecter certaines conditions, notamment: - L'ÎLE-DE-LAMÈQUE n'est pas responsable des problèmes ou des conséquences qui peuvent résulter d'utilisations suspectes et illégales de la tablette par l'individu. 2. L'ÎLE-DE-LAMÈQUE n'est pas responsable du contenu qui se retrouve sur la tablette autre que le contenu retrouvé dans le dossier partagé du conseil municipal. 3. l'individu. L'ÎLE-DE-LAMÈQUE n'est pas responsable des bris causés par une négligence de 4. possible. Bris ou défectuosité : l'utilisateur est responsable d'en informer le Greffier le plus tôt 5. Un membre qui fait preuve de négligence causant un bris à sa tablette devra rembourser les frais de remplacement d'une nouvelle tablette (dont l'ÎLE-DE-LAMÈQUE en fera l'achat) et devra faire ses copies papier lui-même à ses frais durant la période d'attente pour la réception d'une nouvelle tablette. 6. Le membre s'engage à utiliser la tablette pendant la durée de son mandat ou emploi. Si un poste est déclaré vacant avant la fin de son mandat ou à la fin de son emploi, le membre doit remettre la tablette à la ville pour qu'elle soit utilisée par son remplaçant jusqu'à la fin du mandat ou de l'emploi. 7. Chaque membre du conseil et du personnel cadre doit remplir et signer le formulaire d'attestation - voir Annexe A. ## ADOPTÉ en conseil le 21 février 2023 Bers Smaie Maire Chas Bar Greffier