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POLICY / POLITIQUE
P01
MAPLE HILLS RURAL COMMUNITY COUNCIL
MEMBERS EXPENSE / DÉPENSES DES
MEMBRES DU CONSEIL DE LA COMMUNAUTÉ
RURALE MAPLE HILLS
EXPENSES OF COUNCIL MEMBERS
MAPLE HILLS RURAL COMMUNITY
Policy objective
The purpose of this policy is to provide guidelines
for Maple Hills Rural Community (MHRC)
Councillors to determine which expenses the
Community is willing to reimburse when incurred
on behalf of the MHRC.
Advisors should consider the intent of the
guidelines when determining which expenses
may be reimbursed by the MHRC.
For the purposes of this policy, "applicant"
designates the member of the council who
requests the reimbursement of expenses incurred
on behalf of the MHRC.
Each claimant is responsible for seeking
reimbursement only for necessary, legitimate, and
appropriate expenses incurred on behalf of the
MHRC. Claimants are also responsible for
preparing accurate and timely claims.
It is the responsibility of the Treasurer (or his/her
delegate) to ensure compliance with this policy
and
to
verify
the
accuracy
of
expense
reimbursement requests. The Treasurer is also
responsible for accounting for the HST. He/She
informs the mayor of a written opinion and, if
necessary, the municipal council, of the cases
where he/she must determine the leeway allowed
in the implementation of this policy.
For the purpose of interpreting this policy, any
word written in the singular includes the plural and
vice versa; the masculine gender includes the
feminine and the feminine gender, the masculine.
DÉPENSES DES MEMBRES DU CONSEIL
COMMUNAUTÉ RURALE MAPLE HILLS
Objectif de la politique
L'objectif de la présente politique est de fournir des
lignes directrices pour permettre aux conseillers de
la Communauté rurale Maple Hills (CRMH) de
déterminer les dépenses que la Communauté est
disposée à rembourser lorsqu'ils sont engagés pour
le compte de la CRMH.
Les conseillers(ères) doivent tenir en ligne de
compte l'intention des lignes directrices lorsqu'ils
déterminent
les
dépenses
pouvant
être
remboursées par la CRMH.
Pour les fins de la présente politique, « requérant »
désigne le membre du conseil municipal qui
demande le remboursement des dépenses qu'il a
engagées pour le compte de la CRMH.
Chaque requérant a la responsabilité de demander
uniquement le remboursement des dépenses
nécessaires, légitimes et appropriées engagées
pour le compte de la CRMH. Il incombe également
aux requérants de préparer des demandes de
remboursement exactes et en temps opportun.
Il est du domaine de responsabilité du (de la)
trésorier(ière) (ou son délégué) de veiller au respect
de la présente politique et de vérifier l'exactitude
des demandes de remboursement des dépenses.
Le(La) trésorier(ière) est également responsable de
la comptabilité relative à la TVH. Il saisit le(la)
maire(sse) d'une opinion écrite et, si nécessaire, le
conseil municipal, des cas où il doit déterminer la
marge de manœuvre permise dans la mise en
œuvre de la présente politique.
Aux fins d'interprétation de la présente politique,
tout mot écrit au singulier comprend le pluriel et vice
versa; le genre masculin comprend le féminin et le
genre féminin, le masculin.
Table of contents
Matters governed by this policy:
a) Definitions
b) General
c) Receipts
d) Mode of travel
e) Housing
f)
Meal expenses
g) Other business expenses
h) Non-reimbursable expenses
i)
Preparing Expense claim
j)
Examination and approval of expense claims
k) Advances
l)
Exceptions
m) Fraud
A. Definitions
"municipal council or council" means the mayor
and councillors;
"MHRC" Community or Municipality" means the
Maple Hills Rural Community;
"council member" means the mayor or a
councillor;
B. General
(1) The MHRC reimburses reasonable and
justified expenses incurred on behalf of the
MHRC.
Itemized
receipts
and
other
information must be provided to support all
expenses, except as otherwise provided in
this policy. Expenses may include registration
fees, travel, accommodation and meal
expenses not included in the registration fee.
(2) Except as otherwise provided in this policy,
the applicant is responsible for expenses
incurred in relation to his or her spouse or any
other family member.
(3) The administration of the Community makes
travel arrangements and registrations on
behalf of the members of the council.
(4) The applicant is responsible for any financial
loss resulting from the cancellation of a
Table des matières
Matières régies par la présente politique :
a) Définitions
b) Généralités
c) Reçus
d) Mode de déplacement
e) Logement
f)
Frais de repas
g) Autres dépenses d'affaires
h) Dépenses non remboursables
i)
Préparation de la demande de remboursement
j)
Examen et approbation des demandes
k) Avances
l)
Exceptions
m) Fraude
A. Définitions
« conseil ou conseil municipal» désigne le(la)
maire(sse) et les conseillers(ères) ;
« CRMH » Communauté ou municipalité » désigne
la Communauté rurale Maple Hills ;
« membre du conseil» désigne le(la) maire(sse) ou
un(e) conseiller(ère) ;
B. Généralités
(1) La
CRMH
rembourse
les
dépenses
raisonnables et justifiées engagées pour le
compte de la CRMH. Des reçus détaillés et
autres renseignements doivent être fournis à
l'appui de toutes les dépenses, sauf disposition
contraire de la présente politique. Les dépenses
peuvent comprendre les droits d'inscription, les
frais de déplacement, de logement et de repas
non compris dans les droits d'inscription.
(2) Sauf disposition contraire de la présente
politique, le(la) requérant(e) prend à sa charge
les dépenses engagées relativement à son (sa)
conjoint(e) ou à tout autre membre de sa
famille.
(3) L'administration de la Communauté s'occupe
des préparatifs de voyage et des inscriptions
pour le compte des membres du conseil.
(4) Le(La) requérant(e) est responsable de toute
perte financière résultant de l'annulation d'une
reservation or registration except in cases of
emergency or other civil functions, or unless
otherwise authorized by the mayor.
(5) It is desirable that all reservations for council
members should be made through a local
travel agency. The travel agency must invoice
the travel tickets directly to the MHRC. The
standard for travel is that of economy class
travel. For the sake of economy, the applicant
should, if possible, book in advance or take
advantage of the excursion rates. Airlines
may impose certain restrictions on the use of
such fares which the applicant should take
into
consideration
when
making
travel
arrangements. For example, the travel period
must cover part of the weekend. Stays at the
point of destination during the weekend can
be authorized (before the trip) by the mayor,
provided that they are duly justified.
(6) The mayor must authorize in advance any
request for housing and/or travel by the
councillors outside the radius of 50 kilometers
around the center of the municipality. The
center of the municipality is defined as where
the municipal offices are located.
(7) Council must pre-approve any travel outside
of Canada by Council members.
(8) A councillor who accompanies a senior
manager to a professional conference for
senior managers must receive the prior
approval of the municipal council.
(9) Expenses appropriate, permitted and incurred
on the MHRC account and paid by the Council
member will be reimbursed to the latter upon
presentation of his approved expense claim.
(10)
Political Contributions: It is prohibited to
make a financial or other contribution:
réservation ou d'une inscription sauf dans des
cas d'urgence ou autres fonctions civiles, ou à
moins d'avis contraire autorisé par le(la)
maire(esse).
(5) Il est souhaitable que toutes les réservations
pour les membres du conseil doivent se faire
par l'intermédiaire d'une agence de voyage
locale. L'agence de voyage doit facturer
directement à la CRMH les billets de voyage. La
norme applicable aux déplacements est celle
du voyage en classe économique. Par souci
d'économie, le(la) requérant(e) doit, si possible,
réserver à l'avance ou profiter des tarifs
excursion. Les compagnies aériennes peuvent
imposer certaines restrictions en ce qui
concerne l'utilisation de tels tarifs que le
requérant doit prendre en considération au
moment de faire ses préparatifs de voyage. Par
exemple, la période de voyage doit couvrir une
partie du week-end. Les séjours au point de
destination durant le week-end peuvent être
autorisés
(avant
le
voyage)
par
le(la)
maire(sse),
pourvu
qu'ils
soient
dûment
justifiés.
(6) Le(La) maire(sse) doit autoriser préalablement
toute demande de logement et/ou déplacement
par les conseillers(ères) à l'extérieur du rayon
de 50 kilomètres autour du centre de la
municipalité. Le centre de la municipalité est
désigné comme l'endroit où se situe le bureau
municipal.
(7) Le conseil doit autoriser préalablement tout
voyage effectué à l'extérieur du Canada par les
membres du conseil.
(8) Le(La) conseiller(ère) qui accompagne un
cadre
supérieur
à
une
conférence
professionnelle destinée aux cadres supérieurs
doit recevoir l'approbation au préalable du
conseil municipal.
(9) Les
dépenses
appropriées,
permises
et
engagées au compte de la CRMH et payées par
le membre du Conseil seront remboursées à ce
dernier sur présentation de sa demande de
remboursement des dépenses approuvées.
(10)
Contributions politiques : Il est interdit
d'apporter une contribution financière ou autre:
a. to a political party of any level of
government, in Canada or abroad;
b. to a candidate who wishes to be elected
regardless of the level of government, in
Canada or abroad;
c. to fundraising activities of a provincial
political party unless there is interest for
the MHRC, following a consensus of the
municipal council. In such a case, council
members may participate in fundraising
activities for a provincial political party
such as a fundraising meal, fundraising
golf tournament or other similar activities.
Any contribution must be in accordance
with Section 37(1) of the Political Process
Financing Act.
(11)
Notwithstanding the conditions set out in
Section 9 of this policy, a "cash bar" is
required at all MHRC operations where
alcoholic beverages are served, except wine
and cheese or any other function. authorized
and organized by the MHRC. For special
social activities of the municipal council, the
municipality will pay the cost of one meal and
one alcoholic consumption per individual.
(12)
An account shall be established for all
expenses of Council members traveling to
Conventions and seminars (UMNB, AFMNB,
FCM, twinning activities or any other event
approved by the Council) as well as for
expenses incurred on behalf of the MHRC. A
report of expenses incurred is presented to
the council on a monthly basis. The annual
amount in the budget will be determined by
the municipal council.
(13)
All trips and delegations must be
authorized by the mayor and charged to the
account entitled dedicated for this purpose.
(14)
A report of the expenses incurred by the
municipal council will be presented to the
Council and will be published on the website
of the MHRC.
(15)
Council shall fix each year a monthly
amount to be used for a cell phone allowance
for council members.
a. à un parti politique de n'importe quel palier
de gouvernement, au Canada ou à
l'étranger; ou,
b. à un(e) candidat(e) qui souhaite se faire
élire nonobstant le palier de gouvernement,
au Canada ou à l'étranger;
c. à des activités de financement d'un parti
politique provincial à moins qu'il y ait intérêt
pour la CRMH, suite à un consensus du
conseil municipal. Dans un tel cas des
membres du conseil peuvent participer à
des activités de financement d'un parti
politique
provincial
tel
qu'un
repas-
bénéfice, tournoi de golf- bénéfice ou autres
activités du même genre. Toute contribution
doit être en conformité́ avec l'article 37(1)
de la Loi sur le financement de l'activité
politique.
(11)
Nonobstant les conditions énoncées dans
l'article 9 de cette politique, un « bar payant »
est exigé à toutes les activités relevant de la
CRMH où des breuvages alcoolisés sont servis,
à l'exception de vins et fromage ou toute autre
fonction autorisée et organisée par la CRMH.
Pour ce qui a trait à des activités sociales
spéciales du conseil municipal, la municipalité́
va défrayer le coût d'un repas et une
consommation alcoolisée par individu.
(12)
Un compte est établi pour toutes les
dépenses des membres du conseil qui se
rendent à des Congrès et séminaires (UMNB,
AFMNB, FCM, activités de jumelage ou tout
autre évènement approuvé par le conseil) ainsi
que pour les dépenses encourues au nom de la
CRMH. Un rapport des dépenses encourues
est présenté au conseil sur une base
mensuelle. Le montant annuel au budget sera
déterminé par le conseil municipal.
(13)
Tous les voyages et délégations doivent
être autorisés par le(la) maire(sse) et imputés
au compte intitulé dédié pour cette fin.
(14)
Un rapport des dépenses encourues par le
conseil municipal sera présenté au conseil et
seront publié sur le site Internet de la CRMH.
(15)
Le conseil fixe chaque année un montant
mensuelle devant servir à une allocation pour
(16)
In the event that a councillor or staff
member cannot participate in an activity on
behalf of the municipality for which tickets
have been purchased and for which these are
non-refundable, the tickets will be returned to
the mayor for redistribution. Priority will be
given
to
representatives
of
non-profit
organizations in the municipality.
(17)
Council must ratify all appointments of
Council
members
to
committee
or
commission whose activities relate to the
responsibilities of the MHRC.
(18)
No more than two (2) councillors, plus the
mayor or his/her delegate, may attend
conferences or conventions of provincial
municipal associations of which the MHRC is
a member each year. Participants are
selected annually at a Council meeting.
Priority should be given to those who did not
attend the conference or convention the
previous year. The choice of representatives
is made by drawing lots by the clerk during a
closed meeting. When said conference is held
in
southeastern
New
Brunswick,
the
participant limit is not restricted to four
councillors.
(19)
Per diem: A maximum per diem of $150
or $75 for a period of 4 hours or less shall be
paid
to
council
members
when
they
participate in a convention, conference or
delegation approved by the council.
(20)
When a staff member is requested to
attend a function outside the Community, they
will be entitled to the allowances provided for
travel, accommodation and meal expenses as
prescribed in this policy (Section C to M).
C. Receipts
(1) All expenses must be supported by itemized
receipts, except as otherwise provided in this
policy.
une téléphone cellulaire pour les membres du
conseil.
(16)
Dans l'éventualité où un(e) conseiller(ère)
ou un membre du personnel ne peut pas
participer à une activité au nom de la
municipalité pour laquelle des billets ont été
achetés
et
dont
ceux-ci
sont
non-
remboursables, les billets seront remis au(à la)
maire(sse) pour redistribution. La priorité sera
donnée à des représentants d'organismes à but
non-lucratif dans la municipalité.
(17)
Le
conseil
doit
ratifier
toutes
les
nominations des membres du conseil, à un
comité ou une commission dont les activités se
rapportent aux responsabilités de la CRMH.
(18)
Au plus deux (2) conseillers(ières), plus
le(la)
maire(sse)
ou
son(sa)
délégué(e),
peuvent assister à chaque année à des
conférences
ou
congrès
d'associations
municipales provinciales dont la CRMH est
membre. Les participants sont choisis chaque
année à une réunion du conseil. La priorité
devrait être donnée à ceux qui n'ont pas
participé à la conférence ou au congrès l'année
précédente. Le choix des représentants se fait
par un tirage au sort effectué par le greffier lors
d'une réunion à huis clos. Lorsque ladite
conférence a lieu au sud-est du Nouveau-
Brunswick, la limite de participants n'est pas
restreinte à quatre conseillers.
(19)
Indemnité journalière : Il est versé une
indemnité journalière maximale de 150 $ ou 75
$ pour une période de 4 heures et moins aux
membres du conseil lorsque ces derniers
participent à un congrès, une conférence ou
une délégation approuvée par le conseil.
(20)
Lorsqu'un membre du personnel est
demandé d'assister à une fonction à l'extérieur
de la Communauté, il aura droit aux indemnités
prévues pour les frais de déplacement, de
logement et de repas tel que prescrites dans la
présente politique (Section C à M).
C. Reçus
(1) Toutes les dépenses doivent être étayées de
reçus détaillés, sauf disposition contraire de la
présenté politique.
(2) In the case of air travel, and exceptionally the
travel agency has not sent the invoice directly
to the MHRC, the request for reimbursement
of expenses must be accompanied by the
original air ticket and maps boarding. In the
case of electronic ticketing, an appropriate
receipt of the price paid, together with the
boarding pass, will be accepted.
(3) Hotel receipts or itemized account statements
must be provided in support of any
accommodation claim, except as otherwise
provided in this policy.
(4) It is the responsibility of the claimant who
loses their receipts to obtain replacement
receipts.
D. Mode of travel
(1) Council
members
receive
a
monthly
allowance for the use of their personal vehicle
for travel within a radius of 50 kilometers
around the center of the municipality. The
Council will set each year this amount to be
used for a monthly car allowance for council
members.
(2) Council members shall be entitled to
reimbursement for travel outside the 50-
kilometer radius around the center of the
municipality at a fixed rate per kilometer
equivalent to that in effect with the provincial
government. If the trip is outside the 50-
kilometer radius around the center of the
municipality, the explanation of the trip and
the approval of the mayor must accompany
the request for reimbursement of expenses.
(3) If the applicant chooses to use his or her own
vehicle on behalf of the MHRC instead of air
travel for a convention, conference, or Council
approved delegation, although air travel is the
mode of travel applicable, the reimbursement
rate per kilometer is not applicable. The
MHRC will reimburse a maximum of the price
it would have paid if the applicant had traveled
by air, up to the best rate in economy class.
The maximum reimbursable amount is the
lesser of:
(2) Dans le cas de voyages en avion, et
qu'exceptionnellement l'agence de voyage n'a
pas envoyé la facture directement à la CRMH,
la demande de remboursement des dépenses
doit être accompagnée du billet d'avion original
et des cartes d'embarquement. Dans le cas de
la billetterie électronique, un reçu approprié du
prix
payé,
accompagné
de
la
carte
d'embarquement, sera accepté́.
(3) Des reçus d'hôtel ou des relevés de compte
détaillés doivent être fournis à l'appui de toute
demande
de
remboursement
de
frais
d'hébergement, sauf disposition contraire de la
présente politique.
(4) Il incombe au(à la) requérant(e) qui perd ses
reçus d'obtenir des reçus de remplacement.
D. Mode de déplacement
(1) Les membres du conseil reçoivent une
allocation mensuelle pour usage de leur
véhicule personnel aux fins de déplacements
dans un rayon de 50 kilomètres autour du
centre de la municipalité. Le conseil fixera
chaque année ce montant devant servir à une
indemnité mensuelle de voiture pour les
membres du conseil.
(2) Les membres du conseil auront droit à un
remboursement pour les déplacements à
l'extérieur du rayon de 50 kilomètres autour du
centre de la municipalité à un taux fixe par
kilomètre équivalant à celui en cours au
gouvernement provincial. Si le voyage est à
l'extérieur du rayon de 50 kilomètres autour du
centre de la municipalité, l'explication du
voyage et l'approbation du(de la) maire(sse)
doivent
accompagner
la
demande
de
remboursement des dépenses.
(3) Si le(la) requérant(e) choisit d'utiliser son propre
véhicule pour le compte de la CRMH au lieu du
voyage par avion pour un congrès, une
conférence ou une délégation approuvée par le
conseil, bien que le voyage par avion soit le
mode de déplacement qui convienne, le taux de
remboursement
au
kilomètre
n'est
pas
applicable.
La
CRMH
remboursera
un
maximum du prix qu'elle aurait payé si le(la)
requérant(e) avait voyagé par avion jusqu'à
concurrence du meilleur taux en classe
a. the best rate per air, or;
b. the
cost
of
mileage,
meals,
accommodation
while
traveling
by
automobile, additional expenses related
to the use of an automobile from the
departure date to the arrival date of the air
ticket, (road toll charges, toll fees for
ferries, parking fees, etc.).
(4) When the applicant changes the mode of
travel, within two weeks prior to the scheduled
departure, the mayor must approve this
expense considering the costs of canceling
the reserved tickets.
(5) For air travel, it is customary to travel in
economy class. It is up to the applicant to
cancel any reservation, if necessary, in order
not to pay any fees in the event of unused
tickets.
(6) Exceptionally, a rental vehicle may be used
on behalf of the MHRC to a location outside
the normal place of work if there is no other
means of transport or another means
transportation is not convenient. Applicants
must rent super-compact, compact or mid-
size automobiles suitable for the type of trip in
question.
The
purchase
of
insurance
coverage provided by the rental company's
rental agreement is necessary. Applicants
who must travel to another province or the
United States, or who must drive on unpaved
roads (private roads, logging roads, etc.),
must obtain written permission from the rental
company.
(7) Although the MHRC has its own plan of
protection for loss or damage caused to
municipal vehicles, applicants must purchase
the option of collision damage waiver and
personal accident insurance when vehicles
rental.
(8) The receipts provided for the purchase of
gasoline and the rental agreement must be
attached to the expense claim.
économique.
Le
montant
maximum
remboursable est le moindre de :
a. le meilleur taux par avion, ou;
b. le coût du kilométrage, les repas, le
logement en voyage par automobile, les
dépenses
supplémentaires
liées
à
l'utilisation d'une automobile de la date de
départ à la date d'arrivée du billet d'avion,
(les frais de péage routier, les frais de
péage pour les traversiers, les frais de
stationnement, etc.).
(4) Lorsque le(la) requérant(e) modifie le mode de
déplacement,
dans
les
deux
semaines
précédant le départ prévu, le(la) maire(sse) doit
approuver cette dépense en tenant compte des
frais d'annulation des billets réservés.
(5) Pour ce qui est des voyages en avion, il est
d'usage de voyager en classe économique. Il
appartient au(à la) requérant(e) d'annuler toute
réservation au besoin afin de ne pas payer de
frais en cas de billets inutilisés.
(6) Exceptionnellement, un véhicule de location
peut être utilisé pour le compte de la CRMH à
destination d'un endroit à l'extérieur du lieu
normal de travail s'il n'existe aucun autre moyen
de transport ou qu'un autre moyen de transport
n'est pas pratique. Les requérants(es) doivent
louer
des
automobiles
super-compactes,
compactes ou moyennes qui se prêtent au
genre de voyage en question. L'achat d'une
couverture d'assurance prévue par le contrat de
location
de
l'entreprise
de
location
est
nécessaire. Le(la) requérant(e) qui doit se
rendre dans une autre province ou aux États-
Unis ou qui doit conduire sur des chemins non
revêtus (chemins privés, chemins forestiers,
etc.), doit obtenir la permission écrite de
l'entreprise de locations.
(7) Bien que la CRMH a son propre régime de
protection pour les pertes ou les dommages
causés
aux
véhicules
municipaux,
les
requérants
doivent
acheter
l'option
d'assurance-collision sans franchise et de
l'assurance individuelle contre les accidents
lors de la location de véhicules.
(8) Les reçus fournis à l'achat d'essence et le
contrat de location doivent être annexés à la
demande de remboursement des dépenses.
(9) Receipts
for
taxis
are
required
for
reimbursement.
(10)
A staff member shall be entitled to
reimbursement at a fixed rate per kilometer
equivalent to that in effect with the provincial
government for travel incurred by car.
E. Housing
(1) The MHRC reimburses the applicant, on
behalf of the MHRC, for his/her actual
accommodation costs. Applicants should
consider mid-priced accommodations when
making their hotel reservations. In situations
where the applicant is staying in a private
residence or other, a reimbursement of $50
per night is permitted. All requests for
reimbursement for housing by a member of
Council must be approved in advance by the
mayor.
(2) The reduced government rate must be
claimed, and the expense claim must be
supported by receipts.
F. Meal expenses
(1) The MHRC will reimburse meal expenses,
subject to the following guidelines:
a. Business Meals: The names of the guests
and the purpose of the meeting must be
clearly indicated on the expense claim.
Reimbursable meals will be reimbursed
according to the limits in Article F. (1) d)
below. All business meals for a council
member must be approved in advance by
the mayor.
b. Courses or seminars outside the MHRC:
Meal expenses are reimbursable in
accordance with the guidelines of this
policy.
c. The applicant must submit a claim for
reimbursement of meal expenses; these
cannot be invoiced directly to the MHRC
by the restaurant.
(9) Les reçus pour les taxis sont requis pour
remboursement.
(10)
Un membre du personnel aura droit à un
remboursement un taux fixe par kilomètre
équivalant à celui en cours au gouvernement
provincial pour le déplacement encouru en
voiture.
E. Logement
(1) La CRMH rembourse au(à la) requérant(e) pour
le compte de la CRMH, ses frais réels de
logement. Les requérants(es) auront tout intérêt
à tenir compte des lieux de logement à prix
moyen
lorsqu'ils
font
leurs
réservations
d'hôtels.
Dans
les
situations
où
le(la)
requérant(e) loge en résidence privée ou autre,
un remboursement de 50$ par nuit est permis.
Toutes demandes de remboursement pour un
logement par un membre du conseil doivent
être approuvé au préalable par le maire.
(2) Le tarif gouvernemental réduit doit être
demandé et la demande de remboursement
des dépenses doit s'étayer de reçus.
F. Frais de repas
(1) La CRMH remboursera les frais de repas, sous
réserve des lignes directrices suivantes :
a. Repas d'affaires: Les noms des invités(ées)
et l'objet de la réunion doivent être
clairement indiqués sur la demande de
remboursement des dépensés. Les repas
remboursables seront remboursés selon
les limites à l'article F. (1) d) ci-dessous.
Toutes repas d'affaire pour un membre du
conseil doivent être approuvé au préalable
par le(la) maire(sse).
b. Cours ou séminaires à l'extérieur de la
CRMH:
Les
frais
de
repas
sont
remboursables conformément aux lignes
directrices de la présente politique.
c. Le(la) requérant(e) doit présenter une
demande de remboursement des frais de
repas; ceux-ci ne peuvent être facturés
directement à la CRMH par le restaurant.
d. Without a receipt: The applicant can claim
his/her meal expenses within the limits
below:
In New Brunswick:
- 3 meals, full day - $65
For individual meals:
- Breakfast - $15
- Lunch - $25
- Dinner - $40
Outside New Brunswick
- 3 meals, full day - $100
For individual meals:
- Breakfast - $25
- Lunch - $40
- Dinner - $60
Note: These amounts (3 individual meals)
should not be added together to give a daily
allowance. The per diem is $65 in New
Brunswick and $100 outside New Brunswick.
(2) Reimbursement of Meals Exceeding Amounts
Without Receipts: Meal expenses will be
reimbursed upon submission of invoices
detailing the location and reasons for the meal
overrun.
(3) Spousal
Meal
Expenses:
The
MHRC
reimburses expenses related to a spouse or
guest who accompanies a council member to
a sanctioned activity. The activities must be
related to the activities of the MHRC, in the
name of the MHRC or for the best interest of
the MHRC.
(4) Alcoholic beverages: Reimbursement of
expenses for alcoholic beverages are as
follows:
a. For the mayor or his/her representative: at
the discretion of the mayor or his/her
representative.
b. Councillors: subject to the approval of the
mayor.
c. c. Staff members: subject to the approval
of the CAO.
d. Sans reçu : Le(la) requérant(e) peut
réclamer ses frais de repas dans les limites
ci-dessous:
Au Nouveau-Brunswick:
- 3 repas, pleine journée - 65 $
Pour repas individuels :
- Petit déjeuner - 15 $
- Déjeuner - 25 $
- Dîner - 40 $
À l'extérieur du Nouveau-Brunswick
- 3 repas, pleine journée - 100 $
Pour repas individuels :
- Petit déjeuner - 25 $
- Déjeuner - 40 $
- Dîner - 60 $
Remarque: Ces montants (3 repas individuels)
ne doivent pas être additionnés pour donner
une
indemnité́
journalière.
L'indemnité́
journalière est 65$ au Nouveau-Brunswick et
100$ à l'extérieur du Nouveau-Brunswick.
(2) Remboursement de repas dépassant les
montants sans reçus : Les frais de repas seront
remboursés suite à la présentation de factures
détaillant le lieu et les raisons du dépassement
de coûts du repas.
(3) Frais de Repas du(de la) conjoint(e): La CRMH
rembourse les dépenses relatives au(à la)
conjoint(e) ou à l'invité(e) qui accompagne un
membre du conseil à une activité approuvée.
Les activités doivent être reliées aux activités de
la CRMH, au nom de la CRMH ou pour le
meilleur intérêt de la CRMH.
(4) Breuvages alcoolisés : Le remboursement de
dépenses pour des breuvages alcoolisés sont
comme suit :
a. Pour le(la) maire(sse) ou son représentant:
à la discrétion du(de la) maire(sse) ou de
son représentant.
b. Conseillers(ères) : sujet à l'approbation
du(de la) maire(sse).
c. Membres
du
personnel:
sujet
à
l'approbation du Directeur général.
G. Other business expenses
(1) Other expenses not provided for above, and
incurred on behalf of the MHRC, must be
approved in advance by the mayor for council
members and by the CAO for staff members.
Reimbursement is made upon presentation of
official receipts except as otherwise provided
in this policy.
(2) Parking fees, road tolls and bridge tolls are
reimbursed upon presentation of official
receipts.
(3) An applicant traveling on MHRC business
may request reimbursement of reasonable
long-distance charges from family.
(4) When on duty for the MHRC, the MHRC
reimburses Council members for childcare
expenses as follows: $10 per hour, plus taxi
fares after midnight for families with 3 children
or less, and $12 per hour, plus taxi fares after
midnight for families with 4 or more children.
The maximum compensation is applicable for
8 hours per day.
H. Non-reimbursable expenses
(1) Normally non-reimbursable expenses:
a. Unless it is in the best interest of the
MHRC
and
has
received
written
authorization from the mayor, personal
expenses,
such
as
expenses
for
newspapers, magazines, cinema, theater
and
other
entertainment
expenses,
entrance fees to activities recreation and
sports, housekeeping expenses, spousal
expenses (unless otherwise provided in
this policy) and interest or late payment
charges.
b. Air Miles that are used to travel on behalf
of MHRC instead of a purchased ticket
are non-refundable.
(2) Preparation of expense claim
G. Autres dépenses d'affaires
(1) Les autres dépenses non prévues ci-dessus, et
engagées pour le compte de la CRMH, doivent
être approuvées à l'avance par le(la) maire(sse)
pour les membres du conseil et de la direction
générale pour les membres du personnel. Le
remboursement se fait sur présentation de
reçus officiels sauf disposition contraire de la
présente politique.
(2) Les frais de stationnement, les frais de péage
routier et de péage de ponts sont remboursés
sur présentation des reçus officiels.
(3) Le(la) requérant(e) qui voyage pour le compte
de la CRMH peut demander le remboursement
de frais d'appels interurbains raisonnables à la
famille.
(4) Lorsqu'en fonction pour la CRMH, la CRMH
rembourse aux membres du conseil, les frais de
garde d'enfant comme suit : 10 $ de l'heure,
plus les frais de taxi après minuit pour les
familles de 3 enfants ou moins, et de 12 $ de
l'heure, plus les frais de taxi après minuit pour
les familles de 4 enfants ou plus. L'indemnité́
maximale est applicable pour 8 heures par jour.
H. Dépenses non remboursables
(1) Dépenses normalement non remboursables:
a. À moins d'être dans le meilleur intérêt de la
CRMH et ayant reçu l'autorisation écrite du
maire, les dépenses personnelles, telles
que les dépenses pour journaux, revues,
cinéma, théâtre et autres dépenses de
divertissement, prix d'entrée aux activités
récréatives et sportives, frais d'entretien
ménager, dépenses des conjoints(es) (sauf
disposition
contraire
de
la
présente
politique) et intérêt ou frais de paiement en
retard.
b. Les Air Miles qui sont utilisés pour effectuer
un voyage pour le compte de la CRMH au
lieu d'un billet acheté́ ne sont pas
remboursables.
(2) Préparation de la demande de remboursement
des dépenses
a. The use of the "Expense sheet" form is
imperative.
Clear
presentation
and
compliance with the policy will avoid
delays in authorization and payment.
b. When to submit an expense claim:
Expense claims must be submitted no
later than sixty (60) days after the
expense was incurred. Claims submitted
more than two months after the date of
the relevant expense may be denied.
c. Shared
Expenses:
Employees
or
Councillors traveling together must each
pay for their own expenses and claim
reimbursement individually. If an expense
is shared, the most senior employee with
a municipal credit card must pay while
indicating in his reimbursement request
form the names of the employees or
councillors who shared the expense. If an
employee does not have a municipal
credit card, any of the employees or
councillors can pay and indicate in their
reimbursement form the names of the
employees or councillors who shared the
expense.
d. Shared Expenses: Councillors traveling
together must each pay for their own
expenses
and
claim
reimbursement
individually. If an expense is shared, the
paying council member indicates in their
claim the names of the councillors who
shared the expense.
e. Expense Charge: All expenses that are
the subject of an expense claim must be
charged to the appropriate expense
account number.
(3) Examination and approval of expense claims
a. It is the responsibility of the Treasurer (or
his/her delegate) to ensure that expense
a. L'utilisation du formulaire « Fiche de
dépenses
»
est
impérative.
Une
présentation claire et le respect de la
politique
éviteront
les
retards
dans
l'autorisation et le paiement.
b. Quand
présenter
une
demande
de
remboursement des dépenses : Les
demandes
de
remboursement
des
dépenses doivent être présentées au plus
tard soixante (60) jours suivant la dépense
encourue. La demande présentée plus de
deux mois après la date de la dépense
pertinente peut être refusée.
c. Dépenses partagées : Les employé(e)s ou
les
conseillers(ères)
qui
voyagent
ensemble doivent chacun payer leurs
propres dépenses et en demander le
remboursement à titre individuel. Si une
dépense
est
partagée,
l'employé(e)
hiérarchiquement le(la) plus enlevé(e)
ayant une carte de crédit municipal doit
payer tout en indiquant dans sa formule de
demande de remboursement les noms des
employé(e)s ou des conseillers(ères) qui
ont
partagé
la
dépense.
Si
un(e)
employé(e) n'a pas de carte de crédit
municipal,
n'importe
lequel
des
employé(e)s ou conseillers(ères) peut
payer et indiquer dans sa formule de
remboursement le nom des employé(e)s ou
des conseillers(ères) qui ont partagés la
dépense.
d. Dépenses partagées : Les conseillers(ères)
qui voyagent ensemble doivent chacun
payer leurs propres dépenses et en
demander
le
remboursement
à
titre
individuel. Si une dépense est partagée, le
membre du conseil qui paie indique dans sa
demande de remboursement les noms des
conseillers(ères)
qui
ont
partagés
la
dépense.
e. Imputation des dépenses : Toutes les
dépenses qui font l'objet d'une demande de
remboursement des dépenses doivent être
imputées au numéro de compte de
dépenses approprié.
(3) Examen et approbation des demandes de
remboursement des dépenses
a. Il est du domaine de responsabilité du(de
la) trésorier(ière) (ou son délégué) de
claims comply with MHRC policy and are
accompanied by the necessary and
appropriate receipts. In cases where
he/she must determine the leeway
allowed to him/her in the application of
this policy, he/she must inform the mayor
of a written opinion and, if he/she
considers it necessary, Council, before a
claim for reimbursement is paid.
I.
Advances
(1) Council members may obtain advances when
called upon to incur expenses on behalf of the
MHRC. In this case, the request for advances
is submitted using the form "Expense sheet"
and must normally be examined and
approved by the same authority that approves
the request for reimbursement of expenses.
(2) The request for reimbursement of expenses
which carry an advance must be presented
within thirty days after the end of the trip.
When the amount of the advance exceeds the
amount
of
the
expenses
for
which
reimbursement is requested, the expense
reimbursement
request
form
must
be
accompanied by a personal check covering
the difference. All checks must be made
payable to the Maple Hills Rural Community.
(3) Except in extenuating circumstances, an
advance cannot be authorized for a person
whose justification for a previous advance is
more than thirty days late.
(4) Advances must be refunded immediately
when authorized travel is canceled or
postponed indefinitely.
J. Exceptions
(1) All exceptions to this policy shall be submitted
by the Treasurer to the Mayor for his/her
written opinion and if he/she deems it
necessary, be subject to the approval of the
municipal council and be clearly noted in the
minutes of the meeting.
s'assurer
que
les
demandes
de
remboursement
des
dépenses
sont
conformes à la politique de la CRMH et
qu'elles sont accompagnées des reçus
nécessaires et appropriés. Dans les cas où
il doit déterminer la marge de manœuvre
qui lui est permis dans l'application de la
présente politique, il doit en saisir le(la)
maire(sse) d'une opinion écrite et, s'il le
considère nécessaire, le conseil municipal,
avant
de
payer
une
demande
de
remboursement.
I.
Avances
(1) Les membres du conseil peuvent obtenir des
avances lorsqu'ils sont appelés à engager des
dépenses pour le compte de la CRMH. Dans ce
cas, la demande d'avances est présentée au
moyen du formulaire « Fiche de dépenses » et
doit normalement être examinée et approuvée
par la même autorité qui approuve la demande
de remboursement des dépenses.
(2) La demande de remboursement des dépenses
qui portent une avance doit être présentée dans
les trente jours après la fin du voyage. Lorsque
le montant de l'avance dépasse le montant des
dépenses dont le remboursement est demandé,
le formulaire de demande de remboursement
des dépenses doit être accompagné d'un
chèque personnel couvrant la différence. Tous
les chèques doivent être faits à l'ordre de la
Communauté rurale Maple Hills.
(3) Sauf circonstances atténuantes, une avance ne
peut être autorisée pour une personne dont la
justification d'une avance antérieure accuse un
retard de plus de trente jours.
(4) Les
avances
doivent
être
remboursées
immédiatement lorsqu'un voyage autorisé est
annulé
ou
reporté
pour
une
période
indéterminée.
J. Exceptions
(1) Toutes les exceptions à la présente politique
doivent être soumises par le(la) trésorier(ière)
au(à la) maire(sse) pour son opinion écrite et s'il
le considère nécessaire, être soumises à
l'approbation du conseil municipal et être
K. Fraud
(1) Filing a fraudulent claim for reimbursement is
subject to disciplinary action.
This policy came into effect on January 1, 2023.
ADOPTED by Council on January 18th, 2023
clairement notées dans le procès-verbal de la
réunion.
K. Fraude
(1) La
production
d'une
demande
de
remboursement frauduleuse est passible de
sanctions disciplinaires.
La présente politique est entrée en vigueur le 1er
janvier 2023.
ADOPTÉ en conseil le 18 janvier 2023
________________________________
Mayor / Maire(sse)
________________________________
Clerk / Greffier(ière)