P07 – Grant Policy / Politique de subventions (Amended)
Maple Hills, New Brunswick
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POLICY / POLITIQUE
P07
GRANTS / SUBVENTIONS
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
POLICY REGARDING GRANTS
Policy Objective:
The council of the Maple Hills Rural Community
(MHRC) recognizes that engaging in sports,
recreational, educational, artistic, and cultural
activities enhance the well-being and quality of life
for its residents. The council aims to support
Community Organizations and facilities in the
delivery of their services to residents of Maple Hills
and to families who enroll their children in various
activity programs. This policy establishes general
guidelines to manage the Grant Program for
Community Organizations/Facilities.
Policy (P07) will come into effect retroactively on
January 1st, 2024.
ADOPTED on the 21st of February 2024, revised
on May 15th, 2024, and revised again on January
19, 2026.
POLITIQUE CONCERNANT LES
SUBVENTIONS
Objectif de la politique :
Le conseil de la Communauté rurale Maple Hills
(CRMH) reconnait que la pratique d'activités
sportives, récréatives, éducatives, artistiques et
culturelles favorise le bien-être et la qualité de vie
de
ses
résidents,
et
désire
soutenir
les
organismes/installations communautaires dans la
livraison de services aux résidents et pour les
familles qui inscrivent leurs enfants dans divers
programmes d'activités. Cette politique établit des
directives générales pour gérer le Programme de
subventions pour les organismes/installations
communautaires.
La Politique (P07) est entrée en vigueur le 1 janvier
2024.
ADOPTÉE le 21 février 2024, révisé le 15 mai
2024, et de nouveau révisé le 19 janvier 2026.
________________________________
Mayor / Maire(sse)
________________________________
Clerk / Greffier(ière)
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
POLICY REGARDING GRANTS
In this policy:
"Director" refers to a member of the personnel
considered as the administrator of this Maple Hills
policy;
"Community Group" refers to a non-profit group of
individuals with a specific community or educational
mandate;
"Community Facility" refers to a public facility located
within the boundaries of Maple Hills and operated by
a community organization;
"Community Organization" refers to a recognized
non-profit association that serves the population of
Maple Hills.
"Sporting activity" refers to an activity related to the
sports domain, such as hockey or baseball;
"Recreational activity" refers to an activity related to
the recreational domain, such as Scouting;
"Educational activity" refers to an activity related to
the educational domain with the aim of enhancing
learning capacity itself, such as technology or
cooking classes;
"Artistic and cultural activity" refers to an activity
related to the arts, music, and heritage domain, such
as music or painting classes.
A. Reimbursement
of
Municipality
Administrative Fees:
1. The Director will be mandated to reimburse
the administrative fees paid to the SERSC
listed below at the rate disbursed by a
community
organization/group
for
any
facility or activity within the boundaries of
Maple Hills. After the conclusion of the
relevant activity, an application should be
submitted, including the duly completed
Form in Appendix A and proof of fee
payment, if available.
POLITIQUE CONCERNANT LES
SUBVENTIONS
Dans la présente politique :
« direction » désigne un membre du personnel
qui
est
considéré
comme
étant
l'administrateur(trice) de cette politique de Maple
Hills;
« groupe
communautaire »
désigne
un
regroupement de personnes à but non lucratif qui
ont
un
mandat
spécifique
à
caractère
communautaire ou éducationnel ;
« installation communautaire » désigne une
installation publique située à l'intérieur des limites
de Maple Hills et qui est opérée par un organisme
communautaire ;
« organisme communautaire »
désigne
une
association à but non lucratif reconnue qui
dessert la population de Maple Hills.
« activité sportive » désigne une activité reliée au
domaine du sport, comme le hockey ou le
baseball ;
« activité récréative » désigne une activité reliée
au domaine récréatif, comme les Scouts ;
« activité éducative » désigne une activité reliée
au domaine de l'éducation dans le but
d'augmenter la capacité d'apprentissage en soi,
comme des cours de technologie ou de cuisine ;
« activité artistique et culturelle » désigne une
activité reliée au domaine des arts, de la musique
et du patrimoine, comme des cours de musique
ou de peinture.
A. Remboursement
des
frais
administratifs de la municipalité :
1. La
direction
sera
mandatée
de
rembourser les frais administratifs payés
à la CSRSE qui figurent dans la liste ci-
dessous au taux qui a été déboursé par
un organisme/groupe communautaire
pour tout aménagement ou activité situé
à l'intérieur des limites de Maple Hills.
Suivant la fin de l'activité en question,
une demande devra être faite y incluant
le formulaire à l'Annexe A dûment rempli
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
i.
Document approval
ii.
Zoning confirmation
iii.
Variance request
iv.
Temporary permit request
v.
Similar or compatible use request
vi.
Letter of compliance
vii.
Construction/development permit
B. Grants
to
Community
Organizations/Groups:
1. The Director will be mandated to provide
annual
grants
to
specific
community
organizations, with amounts specified in the
budget of the current year. The list of
organizations receiving an annual grant will
be decided during budget deliberations.
2. Council will also offer grants to community
organizations/groups up to a limit of $500
per year based on the requests received, the
budget
allocation, and/or at its sole
discretion. The application procedure will be
as follows:
i. To be considered for a grant, the Grant
Application Form found in Appendix A
must be completed and submitted to the
Rural Community by March 31 or October
31 of each year. A fillable version of the
form is also accessible on the Rural
Community's
website.
Applications
received beyond these deadlines may still
be reviewed and considered, subject to
the discretion of the Maple Hills Rural
Community. A fillable version of the
application form is also accessible on the
Maple Hills Rural Community's website.
ii. Council will be responsible for assessing
received applications according to the
eligibility criteria of this policy and make a
resolution
regarding
organizations
/
groups eligible for a grant.
ainsi que la preuve de paiement des
frais, si possible.
i.
Approbation de document
ii.
Confirmation de zonage
iii.
Demande de dérogation
iv.
Demande de permis temporaire
v.
Demande pour similaire ou
compatible
vi.
Lettre de conformité
vii.
Permis
de
construction/d'aménagement
B. Subventions
à
des
organismes/
groupes communautaires :
1. La direction sera mandatée de remettre
des subventions annuelles à certains
organismes communautaires dont les
montants seront spécifiés au budget de
l'année en cours. La liste d'organismes
qui recevront une subvention annuelle
sera décidée par le conseil durant les
délibérations du budget.
2. Le
conseil
offrira
également
des
subventions à des organismes/groupes
communautaires jusqu'à concurrence de
500 $ par an selon le montant de
demandes reçues, le montant qui a été
budgété à cet effet et/ou à sa seule
discrétion. La procédure de demande
sera la suivante :
i.
Pour être admissible à une subvention, le
Formulaire de demande de subvention
figurant à l'annexe A doit être dûment
rempli et soumis à la Communauté rurale
au plus tard le 31 mars ou le 31 octobre
de
chaque
année.
Une
version
remplissable
du
formulaire
est
également accessible sur le site Web de
la Communauté rurale. Les demandes
reçues après ces dates peuvent tout de
même être examinées et prises en
considération, à la discrétion de la
Communauté rurale de Maple Hills.
ii.
Le Conseil sera responsable d'évaluer
les demandes reçues selon les critères
d'admissibilité de cette politique et devra
faire
une
résolution
quant
aux
organismes/groupes
qui
devraient
recevoir une subvention.
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
iii. Community
organizations/groups
that
receive a grant or support from the Rural
Community for a project not mentioned in
this policy will not be considered for
another grant. Only one grant can be
awarded to an organization/group in the
same year.
iv. Grants described in this policy will not be
offered
to
community
organizations/groups organizing religious
or political activities.
v. The Rural Community reserves the right to
provide other grants not mentioned in this
policy as needed in the community and at
its sole discretion.
3. Received
grant
applications
will
be
evaluated based on the following criteria:
i.
Grant applications can be made by
a
non-profit
community
organization/group
serving
the
Maple Hills population.
ii.
Requested grants should contribute
to organizing specific organization/
group activities that will impact the
community.
iii.
Priority will be given to grant
applications aimed at assisting
individuals in need within the
community.
iii.
Les
organismes
/
groupes
communautaires
qui
recevront
une
subvention
ou
un
appui
de
la
Communauté rurale pour un projet autre
que mentionné dans cette politique ne
seront pas considérés pour une autre
subvention. Une seule subvention pourra
être accordé à un organisme/groupe
dans la même année.
iv.
Les subventions décrites dans cette
politique ne seront pas offertes à des
organismes/ groupes communautaires
qui organisent des activités de caractère
religieux ou politique.
v.
La communauté rurale se réserve le droit
d'accorder d'autres subventions que
celles mentionnées dans cette politique
selon le besoin dans la communauté et
cela à sa seule discrétion.
3. Les demandes de subvention reçues
seront étudiées selon les critères
d'évaluation suivants :
i. Les demandes de subvention
pourront
être
faites
par
un
organisme
/
groupe
communautaire à but non lucratif
qui dessert la population de Maple
Hills.
ii. Les
subventions
demandées
devront contribuer à organiser des
activités
spécifiques
de
l'organisme/groupe qui auront un
impact sur la communauté.
iii. Une priorité sera donnée aux
demandes de subvention qui
serviront à aider des personnes
dans le besoin de la communauté.
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
APPENDIX A | ANNEXE A
REQUEST FOR REIMBURSEMENT FORM (ADMINISTRATIVE
EXPENSES) | FORMULAIRE DE DEMANDE DE REMBOURSEMENT
(FRAIS ADMINISTRATIFS)
Organization / Nom de l'organisme :
Address / Adresse :
Name of responsible party / Nom de la personne responsable :
Telephone / Téléphone : (organization/organisme) : (
)
(home/maison) : (
)
(other/autre) : (
)
Email/Courriel:
Fees are you requesting reimbursement / Pour quel type de frais demandez-vous un
remboursement?
____ Approval of document / Approbation de document
____ Zoning confirmation / Confirmation de zonage
____ Variance request / Demande de dérogation
____ Temporary permit request / Demande de permis temporaire
____ Letter of compliance / Lettre de conformité
____ Construction permit / Permis de construction
____ Request for similar or compatible / Demande pour similaire ou compatible
Date of application / Date de la demande : ________________ Cost / coût : _______________
Reason for application / Raison de la demande :
(CONTINUED ON NEXT PAGE / SUITE À LA PAGE SUIVANTE)
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
COMPLETE IF IT IS A CONSTRUCTION PERMIT / À RÉPONDRE S'IL S'AGIT
D'UN PERMIS DE CONSTRUCTION
Type of facility being operated / Type d'installation qui est opérée:
Who can use this facility / Qui peut utiliser cette installation :
Address of the facility (if different) / Adresse de l'installation (si différente) :
Describe the work that has been done on the facility / Décrivez les travaux qui ont été faits
sur l'installation :
Work completed / Travaux complétés :
Permit Number / Numéro du permis :
************************************************************************
I hereby certify that the information provided in this form is true to the best of my knowledge as
of the date of / Par la présente, je certifie que l'information fournie dans ce formulaire est vraie à
la meilleure de mes connaissances en date du :
Signature of the responsible person / Signature de la personne responsable :
Date :
Submit completed form along with proof of the request and payment to : / Remettre le formulaire dûment rempli au
bureau de la Mairie ainsi qu'une preuve de la demande et du paiement au :
2603, Route 115, Suite A, Irishtown, NB E1H 2M5 | Telephone/Téléphone : (506) 805-5445
Email/Courriel : [email protected]
For internal use / À l'usage du personnel :
Eligible request / Demande admissible : Yes / Oui ______ No / Non ______
Reimbursement in the amount of / Remboursement au montant de : $
Date:
To / Par :
Payment Reference / Référence de paiement :
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
APPENDIX B | ANNEXE B
GRANT APPLICATION FORM | FORMULAIRE DE DEMANDE DE
SUBVENTION
According to the Community Organizations Support Policy of Maple Hills, grant aplications will
be evaluated based on the following criteria / Selon la Politique d'Appui aux organismes
communautaires de Maple Hills, les demandes de subvention seront étudiées selon les critères
d'évaluation suivants :
-
Grant applications are submitted by a nonprofit organization / community group that serves
the population of Maple Hills /Les demandes de subvention sont faites par un
organisme/groupe communautaire à but non lucratif qui dessert la population de Maple
Hills;
-
The requested grants must contribute to the organizing specific activities of the
organization/community group that will have an impact on the community /Les
subventions demandées doivent contribuer à organiser des activités spécifiques de
l'organisme / groupe qui auront un impact sur la communauté ;
-
Priority will be given to grant applications that will asssit individuals in need within the
municipality / Une priorité sera donnée aux demandes de subvention qui serviront à aider
des personnes dans le besoin de la municipalité.
Organization / Nom de l'organisme :
Address / Adresse :
Name of responsible party / Nom de la personne responsable :
Telephone / Téléphone : (organization/organisme) : ( )
(home / maison) : (
)
(other / autre) : (
)
Email / Courriel:
Overview of the organization's mandate / Aperçu du mandat de l'organisme :
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
Service area / Territoire desservi :
How long has your organization been in operation? / Depuis combien d'années votre
organisme est-elle en fonctionnement ? :
Members of the Board of Directors / Membres du conseil d'administration :
What is your total estimated cost for this project or activity? (Please provide copy of budget)
/ Quels sont les frais de fonctionnement estimé de ce projet ou cette activité? (SVP fournir
une copie du budget) :
What percent of your budget will be financed by this grant? / Quel pourcentage de votre
budget sera finance par cette subvention ? :
%
What will this grant finance in your project or activity? / Quels éléments de votre projet ou
activité seront financés par cette subvention ? :
Give brief details of other sources of funds you will be receiving, if any. / Indiquez brièvement
les autres sources de fonds que vous recevrez et leur montant, s'il y a lieu.
Have you previously received a grant from Maple Hills? / Avez-vous déjà reçu une
subvention de Maple Hills ? Yes / Oui
No / Non
Description of the project or activity for which you are requesting a grant / Description du
projet ou activité pour lequel vous demandez une subvention :
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POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
Duration and location of the project or activity / Durée et lieu du projet ou activité :
Number of expected participants / Nombre de participants attendus :
Age group the project or activity is intended for / À quelle tranche d'âge s'adresse le projet
ou activité (check the appropriate boxes/cochez les cases appropriées) :
0-20 years/ans ____
20-30 years/ans ____ 30-40 years/ans ____ 50+ years/ans ____
Describe the impact of the project or activity on the participants and the community / Décrire
l'impact du projet ou activité sur les participants et la communauté :
How does your project or activity help people in need / Comment votre projet ou activité
aide les personnes dans le besoin :
Amount of the requested grant / Montant de la subvention demandée :
Name that payment be directed to* / À quel nom devons-nous faire le paiment* :
*Please note that the payment must be directed to an organization or community group. No
payment will be directed to an individual person. / Veuillez noter que le chèque doit être fait à un
POLICY P07 - POLICY REGARDING GRANTS
POLITIQUE P07 - POLITIQUE CONCERNANT LES SUBVENTIONS
organisme ou à un groupe communautaire. Aucun chèque ne sera remis au nom d'une personne
individuelle. *
************************************************************************
I hereby certify that the information provided in this form is true to the best of my knowledge as
of the date of / Par la présente, je certifie que l'information fournie dans ce formulaire est vraie à
la meilleure de mes connaissances en date du :
Signature of the responsible party / Signature de la personne responsable :
Date :
Submit completed form to : / Remettre le formulaire dûment rempli au bureau de la Mairie ainsi qu'une preuve de la
demande et du paiement au :
2603, Route 115, Suite A, Irishtown, NB E1H 2M5 | Telephone/Téléphone : (506) 805-5445
Email/Courriel : [email protected]
For internal use / À l'usage du personnel :
Eligible request / Demande admissible : Yes / Oui ______ No / Non ______
Reimbursement in the amount of / Remboursement au montant de : $
Date:
To / Par :
Payment Reference / Référence de paiement :