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POLICY / POLITIQUE
P04
PURCHASE/SALE OF GOODS OR SERVICES /
ACHAT/VENTE DE BIENS OU DE SERVICES
PURCHASE/SALE OF GOODS OR SERVICES
Policy Objective
The Maple Hills Rural Community, being
responsible for managing public funds, wants to
ensure that uniform rules apply to the purchase
or sale of goods and services for the purposes of
the services it provides while having the best
quality / price possible. The objective of this policy
is therefore to establish standards to be followed
by staff while respecting the Laws in force
concerning public procurement, which will always
take precedence over this policy.
In this policy, the masculine gender is used
without discrimination and in order to lighten the
text.
For the purpose of interpreting this policy, any
word written in the singular includes the plural
and vice versa; the masculine gender includes
the feminine and the feminine gender, the
masculine.
Definitions
In this policy:
"Tender documents" means the documents, work
plans,
specifications
or
other
documents
explaining the Community's purchasing needs
and which are given to suppliers interested in
bidding;
"tender documents" means all documents, plans,
proof of membership or other documents duly
completed and submitted to the Community by a
tenderer;
"local supplier" means a company having its head
office or which does most of its business in or
near the Community;
"surplus item" means a still usable property
belonging to the Community that it no longer uses
and which is intended for sale;
"Act" means the Public Purchasing Act and any
regulations made thereunder as adopted by the
Province of New Brunswick;
"Community" means the Maple Hills Rural
Community.
ACHAT/VENTE DE BIENS OU DE SERVICES
Objectif de la politique
La
Communauté
rurale
Maple
Hills,
étant
responsable de gérer les fonds publics, veut
s'assurer que des règles uniformes s'appliquent à
l'achat ou à la vente de biens et de services pour
les besoins des services qu'elle offre tout en ayant
la meilleure qualité / prix possible. Cette politique a
donc comme objectif d'établir des normes à suivre
pour le personnel tout en respectant les Lois en
vigueur concernant les achats publics, qui auront
toujours préséance sur cette politique.
Dans la présente politique, le genre masculin est
utilisé sans discrimination et dans le but d'alléger
le texte.
Aux fins d'interprétation de la présente politique,
tout mot écrit au singulier comprend le pluriel et
vice versa; le genre masculin comprend le féminin
et le genre féminin, le masculin.
Définitions
Dans la présente politique:
« documents d'appels d'offres » désigne les
documents, plans de travail, devis ou autres
expliquant les besoins en achat de la Communauté
et qui sont remis aux fournisseurs intéressés de
soumissionner;
« documents de soumissions » désigne tous
documents, plans, preuves d'adhésion ou autres
documents dûment remplis et remis à la
Communauté par un soumissionnaire;
« fournisseur local » désigne une entreprise ayant
son siège social ou qui fait la plupart de ses
activités à l'intérieur de la Communauté ou à
proximité ;
« item excédentaire » désigne un bien encore
utilisable appartenant à la Communauté qu'ellle
n'utilise plus qui est destiné à une vente ;
« Loi » désigne la Loi sur les achats publics et tous
règlements qui en découlent tels qu'adoptés par la
province du Nouveau-Brunswick;
« Communauté » désigne la Communauté rurale
Maple Hills.
Basic Criteria
1. The CAO may approve expenses already
budgeted as well as emergency maintenance
expenses up to $10,000, however, he/she
must ensure that the approval of expenses
does not lead to an overrun of the annual
operational budget;
2. Up to an amount of $10,000, the community
may give preference to local suppliers, at its
own discretion;
3. When the total amount of a contract is
evaluated at more than $10,000, the
community must invite a minimum of 3
companies to make a price proposal for the
purchase of goods and services. However, if
the expense is a continuation of an existing
service,
a
project
already
started
or
consulting services, the community (Council
or CAO) may choose not to respect this
clause, and this at its own discretion;
4. When the purchase or sale requires very
specific
specifications
regarding
the
community's needs, the CAO can see to the
hiring of a professional third party to develop
the documents relating to the call for tenders
or the disposition.
Tender Procedures
1. When the total amount of the purchase is
equivalent to or beyond the amounts
established by the province for public
tenders, the CAO takes the steps for a call for
tenders following the directives of the council
on the need from the community;
2. A tender document must contain the
following information:
a. The
detailed
quotations,
terms,
conditions
and
mandatory
requirements
regarding
the
purchase;
b. Bid document delivery requirements;
Critères de base
1. La direction générale peut approuver des
dépenses déjà inscrites au budget ainsi que
les dépenses d'entretien d'urgence d'un
montant jusqu'à 10 000 $, toutefois, il/elle doit
s'assurer que l'approbation des dépenses
n'entraîne pas un dépassement au budget
opération de l'année fiscal en cours;
2. Jusqu'à un montant de 10 000 $, la
communauté peut donner préférence aux
fournisseurs locales, et ce, à sa propre
discrétion;
3. Lorsque le montant total d'un contrat est
évalué à plus de 10 000 $, la communauté doit
inviter un minimum de 3 entreprises à faire une
proposition de prix pour les achats de biens et
services. Toutefois, si la dépense s'agit d'une
continuité d'un service existant, d'un projet
déjà entamé ou de services d'experts conseils,
la communauté (conseil ou direction général)
peut choisir de ne pas respecter cette clause,
et ce à sa propre discrétion;
4. Lorsque l'achat ou la vente requiert des
spécifications bien précises quant au besoin
de la communauté, la direction générale peut
voir
à
l'embauche
d'une
tierce
partie
professionnelle
afin
de
développer
les
documents relatifs à l'appel d'offres ou la
disposition.
Procédures de l'appel d'offres
1. Lorsque le montant total de l'achat est
équivalent ou au-delà des montants établis par
la province pour des soumissions publiques, la
direction générale effectue les démarches en
vue d'un appel d'offres à la suite des directives
du conseil sur le besoin de la communauté;
2. Un document d'appel d'offres doit contenir
l'information suivante :
a. Les
devis
détaillés,
modalités,
conditions et exigences obligatoires
concernant l'achat;
b. Les exigences relatives à la livraison
des documents de soumission;
c. The contact person for inquiries,
clarifications, etc.; and
d. Any other relevant information.
3. The community will ensure that all bidders
obtain identical and sufficient information in
order to bid and if modifications are made to
the call for tenders, an addendum or a
change order for each change will be sent to
all bidders. bidders who received the
information about the call for tenders;
4. Tenders conducted by public announcement
shall be open for a period of at least
seventeen (17) calendar days from the date
on which the tender was issued until the
closing date inclusive;
5. The tender documents must be signed and
received by the community before the closing
time of the call for tenders. They may be
delivered by hand, fax, e-mail, courier or
priority delivery, at the Bidder's discretion;
6. The community will ensure that the tender
documents are, upon receipt, bearing the
date and time of receipt as well as the initials
of the employee who received them. The
confidentiality of the documents will be
preserved by keeping them in a closed and
secure place until the day of the count;
7. Any person who has submitted tender
documents may modify or withdraw their
tender in writing before the deadline set out
in the notice of invitation to tender. After this
time, modifications or withdrawals will be
refused;
8. Tenders will be opened immediately after the
closing date for the call for tenders by the
CAO or his/her delegate. The names of the
bidders as well as the total amount submitted
for the planned purchase will be the only
information disclosed;
9. When the proposed purchase of service
targets a profession exempt from the
procedures of the Public Purchasing Act, the
c. La
personne-ressource
pour
les
demandes
de
renseignements,
précisions, etc.; et
d. Toute autre information pertinente.
3. La communauté va s'assurer que tous les
soumissionnaires
obtiennent
les
renseignements identiques et suffisants afin de
soumissionner et si des modifications sont
faites à l'appel d'offres, un addenda ou un
ordre
de
modification
pour
chaque
changement
sera
envoyé
à
tous
les
soumissionnaires qui ont reçu l'information au
sujet de l'appel d'offres;
4. Les appels d'offres effectués par voie
d'annonces publiques seront ouverts pour une
période d'au moins dix-sept (17) jours civils à
partir de la date à laquelle l'appel d'offres a été
lancé jusqu'à la date de clôture inclusivement;
5. Les documents de soumission doivent être
signés et reçus par la communauté avant
l'heure de tombée de l'appel d'offres. Ils
peuvent être remis en main propre, par
télécopieur, courriel, courrier ou livraison
prioritaire, à la discrétion du soumissionnaire;
6. La
communauté
va
s'assurer
que
les
documents de soumissions sont, dès leurs
réceptions, revêtus de la date et de l'heure de
réception ainsi que des initiales de l'employé
qui les a reçues. La confidentialité des
documents sera préservée en les gardant dans
un endroit fermé et sécuritaire jusqu'au jour du
dépouillement;
7. Toute personne qui a déposée des documents
de soumission pourra modifier ou retirer sa
soumission par écrit avant l'heure de tombée
fixée dans l'avis d'appel d'offres. Après ce
temps, les modifications ou les retraits seront
refusés;
8. Le dépouillement des soumissions sera fait
immédiatement après la date de tombée de
l'appel d'offres par la direction générale ou son
délégué. Le nom des soumissionnaires ainsi
que le montant total soumis de l'achat
envisagé seront les seules informations
dévoilées;
9. Lorsque l'achat de service envisagé vise une
profession exemptée des procédures de la Loi
sur les achats publics, la communauté peut
community may hire without going through
the call for tenders process.
Procedures for sales of goods or services
1. When the community wishes to proceed with
the sale of a surplus item, it will proceed as
follows;
a. The CAO takes the steps for a call for
tenders for sale;
i. If the surplus item has a
market value of more than
$1,000, the council must
declare the item in question
as being surplus before
proceeding with its disposal.
ii. If the surplus item has a
market value of less than
$1,000,
the
CAO
may
proceed with the disposal by
negotiated
private
sale
rather
than
tender
if
beneficial to do so with the
exclusion of land owned by
the rural community.
2. A sales tender document must contain the
following information:
a. The
detailed
quotations,
terms,
conditions
and
mandatory
requirements
regarding
the
purchase;
b. Bid document delivery requirements;
c. The contact person for inquiries,
clarifications, etc.; and
d. Any other relevant information.
3. The community will ensure that all bidders
obtain identical and sufficient information in
order to bid and if modifications are made to
the call for tenders, an addendum or a
change order for each change will be sent to
all bidders. bidders who received the
information about the call for tenders;
faire l'embauche sans faire le processus
d'appel d'offres.
Procédures de ventes de biens ou services
1. Lorsque la communauté voudra procéder à
une vente d'item excédentaire, elle procédera
de la façon suivante;
a. La direction générale effectue les
démarches en vue d'un appel d'offres
de vente;
i. Si l'item excédentaire à une
valeur marchande de plus de
1000 $, le conseil devra
déclarer l'item en question
comme étant excédentaire
avant de procéder à sa
disposition.
ii. Si l'item excédentaire à une
valeur marchande de moins
de 1000$, la direction pourra
procédera à la disposition d'un
item excédentaire par vente
privée négociée plutôt que par
appel
d'offres
s'il
est
avantageux de le faire à
l'exception
de
terrain
appartenant
à
la
communauté.
2. Un document d'appel d'offres de vente doit
contenir l'information suivante :
a. Les
devis
détaillés,
modalités,
conditions et exigences obligatoires
concernant l'achat;
b. Les exigences relatives à la livraison
des documents de soumission;
c. La
personne-ressource
pour
les
demandes
de
renseignements,
précisions, etc.; et
d. Toute autre information pertinente.
3. La communauté va s'assurer que tous les
soumissionnaires
obtiennent
les
renseignements identiques et suffisants afin de
soumissionner et si des modifications sont
faites à l'appel d'offres, un addenda ou un
ordre
de
modification
pour
chaque
changement
sera
envoyé
à
tous
les
soumissionnaires qui ont reçu l'information au
sujet de l'appel d'offres;
4. Tenders conducted by public announcement
shall be open for a period of at least
seventeen (17) calendar days from the date
on which the tender was issued until the
closing date inclusive;
5. The tender documents must be signed and
received by the community before the closing
time of the call for tenders. They may be
delivered by hand, fax, e-mail, courier or
priority delivery, at the Bidder's discretion;
6. The community will ensure that the tender
documents are, upon receipt, bearing the
date and time of receipt as well as the initials
of the employee who received them. The
confidentiality of the documents will be
preserved by keeping them in a closed and
secure place until the day of the count;
7. Any person who has submitted tender
documents may modify or withdraw their
tender in writing before the deadline set out
in the notice of invitation to tender. After this
time, modifications or withdrawals will be
refused;
8. Tenders will be opened immediately after the
closing date for the call for tenders by the
CAO or his/her delegate. The names of the
bidders as well as the total amount submitted
for the planned purchase will be the only
information disclosed;
9. If the community does not receive a bid, the
CAO may see to its final disposition.
10. When a surplus item is sold, the CAO will
report to council with a list of surplus items
sold, the names of the buyers and the monies
received for the sale of the surplus items.
ADOPTED by Council on March 15th, 2023.
4. Les appels d'offres effectués par voie
d'annonces publiques seront ouverts pour une
période d'au moins dix-sept (17) jours civils à
partir de la date à laquelle l'appel d'offres a été
lancé jusqu'à la date de clôture inclusivement;
5. Les documents de soumission doivent être
signés et reçus par la communauté avant
l'heure de tombée de l'appel d'offres. Ils
peuvent être remis en main propre, par
télécopieur, courriel, courrier ou livraison
prioritaire, à la discrétion du soumissionnaire;
6. La
communauté
va
s'assurer
que
les
documents de soumissions sont, dès leurs
réceptions, revêtus de la date et de l'heure de
réception ainsi que des initiales de l'employé
qui les a reçues. La confidentialité des
documents sera préservée en les gardant dans
un endroit fermé et sécuritaire jusqu'au jour du
dépouillement;
7. Toute personne qui a déposée des documents
de soumission pourra modifier ou retirer sa
soumission par écrit avant l'heure de tombée
fixée dans l'avis d'appel d'offres. Après ce
temps, les modifications ou les retraits seront
refusés;
8. Le dépouillement des soumissions sera fait
immédiatement après la date de tombée de
l'appel d'offres de vente par la direction
générale ou son/sa délégué(e). Le nom des
soumissionnaires ainsi que le montant total
soumis de l'achat envisagé seront les seules
informations dévoilées;
9. Si la communauté ne reçoit pas de soumission,
la direction générale pourra voir à sa
disposition finale.
10. Lorsqu'un item excédentaire est vendu, la
direction générale fera un rapport au conseil
avec une liste d'items excédentaires vendus, le
nom des acheteurs et les sommes reçues pour
la vente des items excédentaires.
ADOPTÉ en conseil le 15 mars 2023.
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Mayor / Maire(sse)
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Clerk / Greffier(ière)