This is the exact embedded text of the captured official document.
Snapshot f6daf5ee42d7 · verified 2026-06-07 ·
original document ·
archived snapshot ·
unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.
POLICY / POLITIQUE
P03
USE OF TECHNOLOGY AND OPERATIONS OF
PAPERLESS MEETINGS / UTILISATION DE LA
TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DU
FONCTIONNEMENT DES RÉUNIONS SANS
PAPIER
2
USE OF TECHNOLOGY AND OPERATIONS
OF PAPERLESS MEETINGS
Policy Objective :
Through this Policy for the Use of Technology
and the Operation of Paperless Meetings,
Maple Hills Rural Community (MHRC) aims to:
1. reduce
employee
time
in
the
preparation and production of Council
documents, reduce printing costs and
reduce our impact on the environment;
2. establish guidelines governing the
appropriate
use
of
information
technology systems; and
3. improve access to documents by
members of the municipal council and
senior staff and facilitate sharing with
the general public (where appropriate).
All Council meetings will be paperless (unless
there are exceptional circumstances). The
necessary documents and information will be
stored in an electronic system accessible to all
users, at any time and at any place where the
Internet is available, directly from the electronic
device provided to members of Council by the
MHRC.
The Policy (P03) entered into force on the day
of its adoption.
Definitions
In this policy:
"Council or Members of Council" means the
Mayor and/or Councilors of the Maple Hills
Rural Community;
"management" means a member of staff who is
deemed to be a director of Maple Hills;
"electronic tablet" means a touch pad, an
electronic tablet, a digital tablet or simply a
UTILISATION DE LA TECHNOLOGIE DE
L'INFORMATION ET DU FONCTIONNEMENT
DES RÉUNIONS SANS PAPIER
Objectif de la politique :
Par cette Politique d'utilisation de la technologie
de l'information et du fonctionnement des
réunions sans papier, la Communauté rurale
Maple Hills (CRMH) vise à :
1. réduire le temps des employés dans la
préparation
et
la
production
des
documents du conseil, diminuer les
coûts d'impression et réduire notre
impact sur l'environnement;
2. établir les lignes directrices régissant
l'utilisation appropriée des systèmes
des technologies de l'information; et
3. améliorer l'accès aux documents par
les membres du conseil municipal et du
personnel cadre et faciliter le partage
avec le public en général (le cas
échéant).
Toutes les réunions du conseil se dérouleront
sans-papier
(à
moins
de
circonstances
exceptionnelles).
Les
documents
et
l'information nécessaires seront stockés dans
un système électronique accessible à tous les
utilisateurs, à tout moment et à tout endroit où
l'Internet
est
disponible,
directement
du
dispositif électronique fourni aux conseillers par
la CRMH.
La Politique (P03) est entrée en vigueur le jour
de son adoption.
Définitions
Dans la présente politique :
« conseil ou membres du conseil » désigne le
maire et/ou les conseillers de la Communauté
rurale Maple Hills;
« direction » désigne un membre du personnel
qui est considéré comme étant administrateur
de Maple Hills;
« tablette électronique » désigne une tablette
tactile, une tablette électronique, une tablette
3
tablet which is in the form of a touch screen
without
a
keyboard
and
which
offers
approximately the same functionalities as a
personal computer;
"MHRC"
means
the
Maple
Hills
Rural
Community.
Responsabilities
Management of the MHRC
MHRC Clerk is responsible for ensuring that an
electronic system for storing and sharing
documents is installed and maintained on
electronic tablets.
The Clerk is responsible for preparing a draft
agenda with feedback by the Mayor for council
meetings. The Clerk shall ensure that the
necessary information and documents are
uploaded to the designated file sharing location
within the time limits prescribed by the Maple
Hills Rural Community Council's procedural by-
law (A-01).
The management of the MHRC must also
ensure that each member of Council obtains an
email
address
and
an
electronic
tablet
appropriate
to
meeting
standards.
The
employees are responsible for giving the
necessary training for the use of the equipment
to the council members.
Council
Each Council member is responsible for taking
care of their electronic tablet and must return it
to the MHRC in good condition at the end of their
term in order to ensure programming for their
removal from service. If an electronic tablet
does not work well or is defective, in no way
caused by excessive wear or handling by the
user, it will be repaired or replaced at the
expense of the municipality.
All Council members are responsible for
consulting the documents online before the
meeting and for bringing the electronic tablet
numérique ou tout simplement une tablette qui
se
présente
sous
la
forme
d'un écran
tactile sans clavier et qui offre à peu près les
mêmes
fonctionnalités
qu'un ordinateur
personnel ;
« CRMH » désigne la Communauté rurale
Maple Hills.
Responsabilités
Direction de la CRMH
Le(la) Greffier(ière) de la CRMH a la
responsabilité de s'assurer qu'un système
électronique pour le stockage et le partage
de documents soit installé et maintenu sur
les tablettes électroniques.
Le(la) Greffier(ière) a la responsabilité de
préparer une ébauche de l'ordre du jour pour
consultation avec le maire pour les réunions
du conseil. Il(elle) doit s'assurer que
l'information et les documents nécessaires
soient téléchargés à l'emplacement désigné
de partage de fichiers dans les délais
prescrits par l'arrête procédural du conseil
de la Communauté rurale Maple Hills (A-01).
La direction de la CRMH doit aussi s'assurer
que chaque membre du conseil obtienne
une adresse courriel et une tablette
électronique adéquate aux normes de
travail. Les employés sont responsables de
donner
la
formation
nécessaire
pour
l'utilisation de l'équipement aux membres du
conseil.
Conseil
Chaque membre du conseil est responsable
de prendre soin de sa tablette électronique
et doit la retourner à la CRMH en bon état à
la fin de son mandat afin d'assurer la
programmation pour son retrait de service.
Si une tablette électronique ne fonctionne
pas bien ou est défectueuse, aucunement
causé par l'usure ou la manipulation
excessive de l'utilisateur, celle-ci sera
réparée ou remplacée aux frais de la
municipalité.
Tous
les
membres
du
conseil
sont
responsables de consulter les documents en
ligne avant la réunion et d'amener la tablette
4
with them to each meeting in order to have
access
to
the
documents
during
the
discussions. No hard copies will be available at
meetings (except for the agenda for the public).
It is the responsibility of Council members and
employees to respect and protect all documents
stored or sent on their electronic tablet.
Procedures
Organization of documents
Documents should be organized by the Clerk
and be accessible to council members through
a computerized system.
(Intranet/Cloud/eSCRIBE or others).
Access to documents
Access to the documents must be made in the
following ways:
1. Meeting
materials
must
be
fully
accessible to Council members and
designated senior staff.
2. Limited access to documents in relation
to private matters or items still under
development may only be granted to
relevant
persons
present
at
any
meeting.
Right to Information and Protection of
Privacy Act
All users will be required to follow applicable
freedom of information and protection of privacy
laws, including the purging or destruction of files
and documents (if requested by senior
management).
Notes of meetings
The minutes of meetings will be taken and
prepared by the Clerk or his/her designate. If a
Council members wish to take their own notes,
électronique avec eux à chaque réunion afin
d'avoir accès aux documents durant les
discussions. Aucune copie papier ne sera
disponible aux réunions (à l'exception de
l'ordre du jour pour le public).
Il en est de la responsabilité des membres
du conseil et des employés de respecter et
protéger tous les documents stockés ou
envoyés sur leur tablette électronique.
Procédures
Organisation des documents
Les documents doivent être organisés par le
greffier municipal et être accessibles aux
membres du conseil par le biais d'un
système informatisé.
(Intranet/Cloud/eSCRIBE ou autres).
Accès aux documents
L'accès aux documents devra être fait des
manières suivantes :
1. Les documents concernant une
réunion doivent être complètement
accessibles
aux
membres
du
conseil et au personnel cadre
désigné.
2. Un accès limité des documents par
rapport à des affaires privées ou des
éléments encore en cours de
développement peut être seulement
accordé aux personnes concernées
siégeant à une réunion quelconque.
Loi sur le droit à l'information et la
protection de la vie privée
Tous les utilisateurs seront tenus de suivre
la législation en vigueur en matière d'accès
à l'information et à la protection de la vie
privée, y compris la purge ou destruction de
fichiers et de documents (si demandé par la
direction générale).
Notes de réunions
Les notes pour la rédaction des procès-
verbaux des réunions seront prises par le(la)
Greffier(ière) ou la personne désignée par
celui-ci(celle-ci). Si les membres du conseil
5
they may do so on their tablet computers,
notepads or other means of their choice.
Access and use
Users of information technology in the Maple
Hills Rural Community accept the following
specific responsibilities:
1. Access to information technology is
granted for the purpose of achieving the
objectives of local government and
performing its administrative functions
and shall not be used for commercial,
personal or any other unauthorized
purpose.
2. The user account and password are
established by management and are for
the exclusive use of the person to whom
they are assigned. It is forbidden to
share an account and a password
between several people and to modify
the password or the account. The
person who received a password
assumes full responsibility for it.
3. Users must not use the electronic
tablets for unauthorized or illegal
purposes such as, without limitation, the
destruction or modification of data
belonging to the MHRC or third parties,
interference in the systems of restricted
access, disruption of systems, attempt
to discover or alter passwords or
tamper with system security or the
transmission or retrieval of offensive
material.
4. Users must protect confidential or
sensitive information stored or emailed
on their tablet device.
5. Users shall not send or share an
electronic message containing the
documentation used for the purpose of
Council meetings without the consent of
the Clerk of the MHRC.
souhaitent prendre leurs propres notes, ils
peuvent
le
faire
sur
leur
tablette
électronique, bloc-notes ou autres moyens
de leur choix.
Accès et utilisation
Les
utilisateurs
des
technologies
de
l'information de la Communauté rurale
Maple Hills acceptent les responsabilités
spécifiques suivantes :
1.
L'accès
aux
technologies
de
l'information est accordé dans le but de
réaliser les objectifs du gouvernement
local
et
d'exécuter
ses
fonctions
administratives et ne doivent pas être
utilisées
pour
des
raisons
commerciales, personnelles ni pour
toute autre fin non autorisée.
2.
Le compte d'utilisateur et le mot de
passe sont établis par la direction et
sont à l'usage exclusif de la personne à
laquelle ils sont attribués. Il est interdit
de partager un compte et un mot de
passe entre plusieurs personnes et de
modifier le mot de passe ou le compte.
La personne qui a reçu un mot de passe
en assume l'entière responsabilité.
3.
Les utilisateurs ne doivent pas se servir
des tablettes électroniques à des fins
non autorisées ou illégales comme,
sans s'y limiter, la destruction ou la
modification de données appartenant à
la CRMH ou à des tiers, l'ingérence
dans les systèmes d'accès restreints, la
perturbation des systèmes, la tentative
de découvrir ou de modifier des mots de
passe ou de contrer la sécurité des
systèmes ou la transmission ou la
récupération de documents offensants.
4.
Les
utilisateurs
doivent
protéger
l'information confidentielle ou de nature
délicate stockée ou envoyée par
courriel sur leur tablette électronique.
5.
Les utilisateurs ne doivent pas envoyer
ou partager un message électronique
contenant la documentation utilisée aux
fins de réunions de conseil sans le
consentement du Greffier de la CRMH.
6
6. Users should not send or share an
electronic message transmitted by
another person without the express
consent of that person.
7. Users
shall
not
send
harassing
electronic messages, chain letters,
jokes and other similar messages, or
messages whose content is considered
offensive or disturbing such as, without
limitation,
obscene
or
connotative
messages or images. racist, ethnic,
sexual, or sexist.
8. Users shall not use, install or download
unlicensed or unauthorized commercial
software.
Non-commercial
or
commercial and personal software
should not be installed unless approved
by MHRC senior management.
9. Users shall not request or make an
illegal copy of software that has been
licensed for use.
10. The purchase or sale of hardware and
software must be coordinated by MHRC
management.
11. All users must report any attempt at
unauthorized
access
or
other
inappropriate
use
of
computers,
networks
and
other
information
processing equipment to the Maple Hills
Rural Community. If you observe or if
you are informed of a problem in terms
of security or abuse related to any
computer or computer network of the
Maple Hills Rural Community, in
particular the violation of this policy, you
are encouraged to notify the Clerk of the
MHRC.
12. Any
use
of
Maple
Hills
Rural
Community's information technologies
contrary to this policy may result in the
application of the following disciplinary
measures: loss of the privilege of using
your tablet or having access to the
Internet ( in whole or in part) or any
other
disciplinary
action
deemed
necessary by the administration. Some
6.
Les utilisateurs ne doivent pas envoyer
ou partager un message électronique
transmis par une autre personne sans
le consentement explicite de celle-ci.
7.
Les utilisateurs ne doivent pas envoyer
de messages électroniques importuns,
chaînes de lettres, blagues et autres
messages semblables, ni de messages
dont le contenu est considéré offensant
ou perturbateur comme, sans s'y limiter,
des messages ou images obscènes ou
à
connotation
raciste,
ethnique,
sexuelle, ou sexiste.
8.
Les utilisateurs ne doivent pas utiliser,
ni installer, ni télécharger un logiciel
commercial sans licence ou non
autorisé.
Les
logiciels
non
commerciaux
ou
commerciaux
et
personnels ne doivent pas être installés
à moins qu'ils ne soient approuvés par
la direction générale de la CRMH.
9.
Les
utilisateurs
ne
doivent
pas
demander, ni faire une copie illégale,
d'un logiciel ayant fait l'objet d'un
accord d'utilisation sous licence.
10. L'achat ou la cession de matériel et de
logiciel doivent être coordonnés par la
direction de la CRMH.
11. Tous les utilisateurs doivent signaler
toute tentative d'accès non autorisée ou
autre
utilisation
inappropriée
des
ordinateurs, réseaux et autres matériels
de traitement de l'information à la
Communauté rurale Maple Hills. Si
vous observez ou si on vous signale un
problème en matière de sécurité ou
d'abus lié à tout ordinateur ou réseau
informatique de la Communauté rurale
Maple Hills, notamment la violation de
cette politique, vous êtes incités à en
aviser le greffier de la CRMH.
12. Toute utilisation des technologies de
l'information de la Communauté rurale
Maple Hills contraire à la présente
politique peut entraîner l'application des
mesures
disciplinaires
suivantes
:
perdre le privilège d'utiliser sa tablette
ou d'avoir accès à l'Internet (en partie
ou au complet) ou toute autre mesure
disciplinaire
jugée
nécessaire
par
7
violations may also constitute criminal
offences.
The
Maple
Hills
Rural
Community fulfills its responsibilities to
report such violations to the appropriate
authorities. Use of all systems must be
in accordance with proprietary rights.
The user must know that in addition to
the disciplinary measures described
above, any violation of the property
rights will engage his responsibility.
Terms of use
The electronic tablet and the email address are
given to each member of council and
designated municipal management staff as a
work tool. Although each individual is assigned
his/her tablet and his/her email address, he/she
agrees to respect certain conditions, in
particular:
1. The MHRC is not responsible for any
problems or consequences that may
result from suspicious and illegal uses
of the tablet by the individual.
2. The MHRC is not responsible for the
content that is found on the tablet other
than the content found in the shared file
of the municipal council.
3. The MHRC is not responsible for
damage caused by the negligence of
the individual.
4. Breakage or defect: the user is
responsible for informing the Clerk as
soon as possible.
5. A member who is negligent causing
his/her tablet to break will have to
reimburse the cost of replacing a new
tablet (which the MHRC will purchase)
and will have to make his/her hard
copies himself/herself at his/her own
expense during the waiting period for
receiving a new tablet.
6. The member agrees to use the tablet for
the duration of his/her mandate or
employment. If a position is declared
l'administration. Certaines violations
peuvent aussi constituer des infractions
criminelles. La Communauté rurale
Maple
Hills
s'acquitte
de
ses
responsabilités
de
signaler
ces
violations aux autorités compétentes.
L'utilisation de tous les systèmes doit
être conforme aux droits de propriété.
L'utilisateur doit savoir qu'en plus des
mesures
disciplinaires
décrites
ci-
dessus, toute violation des droits de
propriété engagera sa responsabilité.
Conditions d'utilisation
La tablette électronique et l'adresse courriel
sont données à chaque membre du conseil
et personnel cadre municipal désigné
comme outil de travail. Bien que chaque
individu soit assigné sa tablette et son
adresse
courriel,
celui-ci
s'engage
à
respecter certaines conditions, notamment :
1. La CRMH n'est pas responsable des
problèmes ou des conséquences
qui peuvent résulter d'utilisations
suspectes et illégales de la tablette
par l'individu.
2. La CRMH n'est pas responsable du
contenu qui se retrouve sur la
tablette
autre
que
le
contenu
retrouvé dans le dossier partagé du
conseil municipal.
3. La CRMH n'est pas responsable des
bris causés par une négligence de
l'individu.
4. Bris ou défectuosité : l'utilisateur est
responsable d'en informer le(la)
Greffier(ière) le plus tôt possible.
5. Un membre qui fait preuve de
négligence causant un bris à sa
tablette devra rembourser les frais
de remplacement d'une nouvelle
tablette (dont la CRMH en fera
l'achat) et devra faire ses copies
papier lui-même à ses frais durant la
période d'attente pour la réception
d'une nouvelle tablette.
6. Le membre s'engage à utiliser la
tablette pendant la durée de son
mandat ou emploi. Si un poste est
8
vacant before the end of his/her term or
at the end of his/her employment, the
member must return the tablet to the
MHRC
to
be
used
by
his/her
replacement until the end of the term or
employment.
7. Each member of Council and staff must
complete and sign the certification form
- see Schedule A.
ADOPTED by Council on January 18th, 2023
déclaré vacant avant la fin de son
mandat ou à la fin de son emploi, le
membre doit remettre la tablette à la
CRMH pour qu'elle soit utilisée par
son remplaçant jusqu'à la fin du
mandat ou de l'emploi.
7. Chaque membre du conseil et du
personnel cadre doit remplir et
signer le formulaire d'attestation -
voir Annexe A.
ADOPTÉ en conseil le 18 janvier 2023
________________________________
Mayor / Maire(sse)
________________________________
Clerk / Greffier(ière)
9
Schedule A
Declaration form
Members of Council and Management Staff
I, NAME, declare that I have read and understood the Policy for the use of information
technology and the operation of paperless meetings, and I undertake to comply with
the provisions stipulated in said policy.
I certify that I received the following digital tablet (brand and identification number)
IPAD SERIAL # in person on (day/month/year) DATE and I undertake to respect the
conditions of use thereof.
_____________________________________
Name
_____________________________________
_______________________
Signature
Date
10
Annexe A
Formulaire d'attestation
Membres du conseil municipal et personnel cadre
Je, NAME, déclare avoir lu et compris la Politique d'utilisation de la technologie de
l'information et du fonctionnement des réunions sans papier et je m'engage à
respecter les dispositions stipulées dans ladite politique.
J'atteste avoir reçu en main propre la tablette numérique suivante (marque et no
d'identification) IPAD SERIAL # le (jour/mois/année) DATE et je m'engage à
respecter les conditions d'utilisation de celle-ci.
_____________________________________
Prénom et nom (lettres moulées)
_____________________________________
_______________________
Signature
Date