P28 — Language Policy — full text

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## POLITIQUE P28 ## POLITIQUE LINGUISTIQUE DU VILLAGE DE MEMRAMCOOK ## 1. PRÉAMBULE Le Village de Memramcook, connu comme le Berceau de la nouvelle Acadie, est un village majoritairement francophone offrant des services dans les deux langues officielles, et dont l'intention est de rayonner comme municipalité francophone, inclusive et moderne, fière de ses racines acadiennes, offrant des services et des infrastructures de première qualité en harmonie avec l'environnement. Sur le plan démographique, le Village de Memramcook a une « majorité » de francophones de plus de 75 % et une « minorité » d'anglophones, sans oublier la présence de plus en plus importante de nouveaux arrivants. La culture est un facteur d'identité, de spécificité et de différenciation qui permet à la collectivité de se définir, de se distinguer et d'affirmer sa personnalité. La culture favorise le développement du sentiment d'appartenance et de fierté des citoyennes et des citoyens pour leur milieu de vie. Par le biais de son plan stratégique et de sa politique culturelle, le Village de Memramcook affirme vouloir valoriser et promouvoir sa fierté francophone et acadienne. Au centre d'une grande région où le français est minoritaire, la municipalité désire protéger le poids ## POLICY P28 ## VILLAGE DE MEMRAMCOOK LANGUAGE POLICY ## 1. PREAMBLE The Village de Memramcook, known as "Berceau de la nouvelle Acadie" (Cradle of the how Acadiyl lse predoninaney in both official languages, and whose intention is to shine as an inclusive and modern French-speaking municipality, proud of its Acadian roots, offering firstrate services and infrastructure in harmony with the environment. Demographically, the Village de Memramcook has a French-speaking "majority" of over 75% and an Englishspeaking "minority", not to mention the growing presence of newcomers. Culture is a factor of identity, specificity and differentiation, enabling a community to define and distinguish itself and assert its personality. Culture fosters a sense of belonging and pride among citizens for their living environment. Through its strategic plan and cultural policy, the Village de Memramcook asserts its desire to enhance and promote its Francophone and Acadian pride. At the centre of a large region where French is in the minority, the municipality wishes to démographique des francophones en protégeant positivement ses acquis et en assurer la pérennité pour les générations futures. Le Village de Memramcook est situé dans une province, un pays et un continent à majorité anglophone. Le Village de Memramcook, en raison de son histoire et de sa composition linguistique, se définit comme une municipalité francophone. Le Village de Memramcook reconnaît avoir certaines obligations linguistiques en vertu de la Loi sur les langues officielles du Nouveau-Brunswick. protect the demographic weight of Francophones by positively safeguarding its assets and by ensuring their continuity for future generations. The Village de Memramcook is located in an English-speaking province, country and continent. Because of its history and linguistic composition, the Village de Memramcook defines itself as a French-speaking municipality. The Village de Memramcook recognizes having certain linguistic obligations under New Brunswick's Official Languages Act. ## 2. MUNICIPALITY'S OFFICIAL LANGUAGE ## 2. LANGUE OFFICIELLE DE LA MUNICIPALITÉ - a) Le français est déclaré la langue officielle du Village de Memramcook. - b) Le Village de Memramcook s' engage à utiliser la langue française dans toutes les situations relevant de ses domaines de compétence sauf indication contraire dans la Loi sur les langues officielles et règlements. À cette fin, elle : - i) déclare que le français sera utilisé dans son fonctionnement interne; 4. s'engage à définir les obligations linguistiques de la municipalité dans l'exercice de ses fonctions; 5. iii) s'engage à encadrer les élus(es), les employés(es) municipaux et les membres des comités relevant de la municipalité en ce qui concerne la langue à utiliser dans l'exercice de leurs fonctions; - a) French is declared the official language of the Village de Memramcook. - b) The Village de Memramcook commits to use the French language in all situations falling within its areas of jurisdiction, unless otherwise specified in the Official Languages Act and regulations. To this purpose: - i) declares that French will be used in its internal operations; 9. commits to defining the municipality's linguistic obligations in the exercise of its functions; 10. iii) commits to supporting elected officials, municipal employees and committee members under municipal jurisdiction with respect to the language to be used in the performance of their duties; - iv) s'engage à promouvoir francophone. reconnaître et son visage - c) Conformément au Règlement sur les services et communications, Règlement du N.-B. 2002-63 pris en vertu de la Loi sur les langues officielles, le Village de Memramcook s'engage à offrir dans les deux langues officielles les services communications suivants : - i) avis publics de nature générale, incluant les avis de soumission, annonces, documents d'information publique et ordres du jour du conseil; - ii) les sites Web électroniques; - iii) les affiches pour les édifices et installations; - iv) les panneaux de circulation; - v) les réponses aux demandes de renseignements du public qu'elles soient écrites, orales ou électroniques, incluant les plaintes, incidents signalés et services de réception; - vi) les factures et réponses aux demandes de renseignements concernant les services de facturation; - vii) billets de contravention, avertissements et avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services d'exécution des arrêtés municipaux; - iv) commits to recognizing and promoting its French-speaking image. - c) In accordance with the Services and Communications Regulation, N.B. Regulation 2002-63 under the Official Languages Act, the Village de Memramcook commits to offer the following services and communications in both official languages: - i) public notices of a general nature, including tender notices, announcements, public information documents and council agendas; - electronic websites; - iii) signs for buildings and facilities; - iv) traffic signs; - v) responses to public inquiries, whether written, oral or electronic, including complaints, reported incidents and reception services; - vi) invoices and responses to inquiries regarding billing services; - vii) violation tickets, warnings and public notices, information and responses to inquiries regarding municipal by-law enforcement services; | | vili) avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services récréatifs, culturels et de loisirs; | vili) | public notices, information and responses to inquiries regarding recreational, cultural and leisure services; | |------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|---------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ix) | permis, demandes de permis et avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services de permis municipaux; | ix) | permits, permit applications and public notices, information and responses to inquiries regarding municipal permit services; | | | x) avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services des travaux et services publics; | | public notices, information and responses to inquiries regarding public works and services; | | | xi) avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services de transport en commun; | xi) | public notices, information and responses to inquiries regarding public transit services; | | xi) | services d'inspection, permis, demandes de permis et avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services d'inspection des bâtiments; | xii) | inspection services, permits, permit applications and public notices, information and responses to inquiries regarding building inspection services; | | | avis publics, informations, programmes éducatifs et réponses aux demandes de renseignements concernant les services prévention du crime; | хіїї) | public notices, information, educational programs and responses to inquiries regarding crime prevention services; | | xiV) | avis publics, informations et réponses aux demandes de renseignements concernant les services d'aménagement et de développement communautaire et les services relatifs à l'application de la Loi sur l'urbanisme; et | xiv) | public notices, information and responses to inquiries regarding and community daelopment services and series relating to the application of the Community Planning Act; and | - xV) avis publics, informations, programmes éducatifs et réponses aux demandes de renseignements concernant les services de prévention d'incendies. - xV) public notices, information, educational programs and responses to inquiries regarding fire prevention services. ## 3. CONSEIL MUNICIPAL ET COMITÉS DE LA 3. MUNICIPAL COUNCIL AND COMMITTEES MUNICIPALITÉ - a) La langue officielle du conseil municipal et des comités de la municipalité est le français. - b) Les documents officiels énumérés dans le règlement ci-dessus mentionné seront rédigés et publiés en français et en anglais. Si les deux versions sont publiées côte à côte, la version en français sera publiée du côté gauche. Si les deux versions sont publiées l'une au-dessus de l'autre, la version en français sera publiée en haut. Tous les autres documents sont rédigés en français. - c) En conformité avec le paragraphe 35(3) de la Loi sur les langues officielles, les arrêtés municipaux et modification à des arrêtés existants sont adoptés et publiés dans les deux langues officielles. Si les deux versions sont publiées côte à côte, la version en français sera publiée du côté gauche. Si les deux versions sont publiées l'une au-dessus de l'autre, la version en français sera publiée en haut. Tous les autres documents sont rédigés en français. - d) Toutes les communications, à l'oral ou à l'écrit, entre le conseil municipal et les gouvernements fédéral, provincial ou avec les autres municipalités et organismes externes se font en français. - a) The official language of the municipal council and municipal committees is French. - b) The official documents listed in the above-mentioned regulation will be drafted and published in French and English. If the two versions are published side-by-side, the French version will be published on the lefthand side. If the two versions are published one above the other, the French version will be published at the top. All other documents are written in French. - c) In accordance with subsection 35(3) of the Official Languages Act, municipal by-laws and amendments to existing by-laws are adopted and published in both official languages. If both versions are published side-by-side, the French version will be published on the left-hand side. If the two versions are published one above the other, the French version will be published at the top. All other documents are written in French. - d) All oral and written communications between the municipal council and federal and provincial governments or with other municipalities and outside organizations shall be in French. - e) Sur demande écrite au maire, donné au moins sept (7) jours avant la réunion, un membre du conseil ou du public pourra s'adresser au conseil ou à l'un de ses comités en anglais. Le personnel s'assurera de répondre aux questions en anglais, toutefois, il est à noter que la traduction simultanée pendant l'entièreté de la réunion ne sera pas disponible. ## 4. LANGUE DE SERVICES ET DE COMMUNICATIONS AVEC LE PUBLIC ## (1) Services - (a) Tous les services de la municipalité, énumérés dans le Règlement sur les services et communications, Règlement du N.-B. 2002-63, sont offerts en français et en anglais. ## (2) Communications - (a) Toutes les communications orales ou écrites de la municipalité, incluant notamment les avis publics, les annonces, et les documents d'information, sont rédigées et publiées en français et en anglais. Si les deux versions sont publiées côte à côte, la version en français sera publiée du côté gauche. Si les deux versions sont publiées l'une au-dessus de l'autre, la version en français sera publiée en haut. - (b) Toutes les communications sur les médias sociaux se font en français et en anglais. Si les deux versions sont publiées côte à côte, la version en français sera publiée du côté gauche. Si les - e) Upon a written request to the mayor, given at least seven (7) days prior to the meeting, a council member or of the public may address the council or one of its committees in English. Staff will ensure that questions are answered in English, however, it should be noted that simultaneous translation throughout the meeting will not be available. ## 4. LANGUAGE FOR PUBLIC SERVICES AND COMMUNICATIONS ## (1) Services - (a) All municipal services, as listed in the Services and Communications Regulation, N.B. Regulation 200263, are available in both French and English. ## (2) Communications - (a) All municipal oral and written communications, including but not limited to public notices, announcements, and information documents, shall be written and published in both French and English. If both versions are published side-by-side, the French version will be published on the left-hand side. If both versions are published one above the other, the French version will be published at the top. - (b) All social media communications are in French and English. If both versions are published side-byside, the French version will be published on the left-hand side. If both versions are published one deux versions sont publiées l'une au-dessus de l'autre, la version en français sera publiée en haut. - (c) Les affiches, les communiqués, les avis, les publications et les appels d'offres de la municipalité qui s'adressent à la communauté sont rédigés en français et en anglais. Dans toutes ces communications, le français apparaîtra en premier ou, si la publication prévoit que l'information sera publiée côte à côte, le texte en français sera imprimé sur le côté gauche. - (d) La signalisation routière de la municipalité sera en français et en anglais, mais la priorité sera donnée au français. - (e) Toutes correspondances ou communication avec les organismes gouvernementaux municipaux, provinciaux ou fédéraux sont faites ou rédigées en français. - (f) Les conférences de presse de la municipalité se déroulent en français. Les réponses aux questions peuvent être données en anglais si la question est posée dans cette langue. - (g) Lors d'activités de la municipalité, les annonces publicitaires de partenaires commerciaux pourront se faire soit en français ou dans les deux langues officielles. Le français aura toutefois priorité. above the other, the French version will be published at the top. - (c) Posters, press releases, notices, publications and calls for tenders by the municipality and addressed to the community shall be written in both French and English. In all such communications, the French text will appear first or, if the publication provides for the information to be published sideby-side, the French text will be printed on the left-hand side. - (d) The municipality's road signage will be in French and English, with priority given to French. - (e) All correspondence or communications with municipal, provincial or federal government agencies are made or written in French. - (f) Municipal press conferences are conduced in French. Answers to questions may be given in English if the question is asked in that language. - (g) During municipal activities, advertisements by commercial partners may be in French or ir both official languages. However, French will have priority. ## (3) Événements et représentations - (a) Lors des cérémonies et événements organisés par la municipalité, les représentants(es) élus(es), les employés(es), les membres de comités ou toute autre personne déléguée par la municipalité s'exprimeront en français en premier et en anglais par la suite. - (b) Lors des cérémonies et des événements organisés par des organismes externes dans lesquels la municipalité est demandée de participer, les porte-parole de la municipalité s'exprimeront en français en premier et en anglais par la suite. - (c) Lors d'activités de la municipalité, les annonces publicitaires partenaires commerciaux seront dans les deux langues officielles. Le français devra toutefois avoir priorité. - (d) Les employés(es) chargés(es) de conclure des contrats ou des ententes avec des entreprises, des associations, des sociétés, des organismes et des personnes voulant offrir des services ou présenter des activités collaboration en avec la municipalité informeront ces groupes de l'existence de la politique linguistique. ## (3) Events and performances - (a) During events and ceremonies organized by the municipality, elected representatives, employees, committee members or any other person delegated by the municipality will speak in French first and English thereafter. - (b) During events and ceremonies organized by outside organizations in which the municipality is asked to participate, the municipality's spokespersons will speak in French first and in English thereafter. - (c) During municipal activities, advertisements by commercial partners will be in both official languages. However, French must take precedence. - (d) Employees responsible for concluding contracts or agreements with businesses, associations, corporations, organizations and individuals wishing to offer services or present activities in collaboration with the municipality will inform these groups of the existence of the language policy. ## 5. LANGUE DE COMMUNICATION DEVANT LES TRIBUNAUX, LES CONSEILS D'ARBITRAGE ET AUTRES TRIBUNAUX ADMINISTRATIFS - a) Conformément, au paragraphe 20(1) de la Loi sur les langues officielles, une personne accusée d'avoir enfreint un arrêté de la municipalité a le droit au déroulement des procédures judiciaires dans la langue officielle de son choix. Dans ce cas, la municipalité s'engage, comme prévu au paragraphe 20(1), à utiliser la langue officielle choisie par la personne accusée d'avoir enfreint l'arrêté. - b) Dans une affaire civile ou dans toutes autres procédures judiciaires ou administratives, incluant les procédures de griefs ou de médiation, la langue utilisée par les avocats(es) ou les représentants(es) de municipalité sera la langue française, quelle que soit la langue officielle utilisée par l'autre partie. Les documents de procédure, affidavits et autres documents déposés par la municipalité seront déposés en français. ## 6. SERVICE D'INCENDIE - a) La municipalité s'engage à ce que le public ait le droit de communiquer et de se faire servir par le service d'incendie dans la langue officielle de son choix. - b) La langue de travail au sein du service d'incendie de la municipalité sera le français et suivra les directives énoncées dans la section LANGUE DE TRAVAIL ci-dessous. 5. LANGUAGE OF COMMUNICATION BEFORE COURTS, ARBITRATION BOARDS, AND OTHER ADMINISTRATIVE TRIBUNALS - a) In accordance with subsection 20(1) of the Official Languages Act, a person accused of contravening a municipal bylaw has the right to have legal proceedings conducted in the official language of his or her choice. In this case, the municipality commits, as provided for in subsection 20(1), to use the official language chosen by the person accused of violating the by-law. - b) In a civil case or in any other judicial or administrative proceedings, including grievance or mediation proceedings, the language used by the municipality's lawyers or representatives will be French, regardless of the official language used by the other party. Procedural documents, affidavits and other documents filed by the municipality will be filed in French. ## 6. FIRE DEPARTMENT - a) The municipality commits to ensuring that the public has the right to communicate with and be served by the Fire Department in the official language of their choice. - b) The working language of the municipality's fire department will be French and will follow the guidelines set out in the WORKING LANGUAGE section below. ## 7. LANGUE DE TRAVAIL - a) La langue de travail de la municipalité, à l'oral et à l'écrit, est le français. - b) Les communications avec les employés(es) se font en français. - c) Les évaluations de rendement des employés(es) sont faites en français. - d) Lors de l'annonce de postes, la municipalité indiquera que la langue de travail est le français. - e) Lorsqu'ils s'adressent à des organismes ou des entreprises externes, les employés(es) de la municipalité priorisent le français, à l'oral et à l'écrit. - f) Pour les systèmes d'exploitation, comme pour le traitement de texte et la gestion du courriel, la municipalité met à la disposition des employés(es), sauf circonstance exceptionnelle, la version française des logiciels. - g) Dans la mesure du possible, l'administration veillera à ce que les cours de perfectionnement professionnel ou personnel offerts aux employés(es) par des organismes gouvernementaux ou autres soient donnés en français. - h) Tous les autres documents de travail (notes de service, avis ou autres) pour distribution aux employés(e) sont rédigés en français. ## 7. WORKING LANGUAGE - a) The working language of the municipality, both oral and written, is French. - b) Communications with employees are in French. - c) Employee performance reviews are conducted in French. - d) When advertising job postings, the municipality will indicate that the working language is French. - e) When dealing with outside organizations or companies, municipal employees will give priority to French, both orally and in writing. - f) For operating systems, such as word processing and e-mail management, the municipality will make the French version of the software available to employees, except in exceptional circumstances. - g) Whenever possible, the administration will ensure that professional or personal development courses offered to employees by governmental or other organizations are given in French. - h) All other working documents (memos, notices, etc.) for distribution to employees are written in French. ## 8. FONCTIONS EXÉCUTÉES PAR UN TIERS - a) Lorsqu'un tiers exécute des fonctions ou offre des services au nom de la municipalité, il sera tenu de respecter la présente politique comme si c'était la municipalité qui exécutait les fonctions ou offrait les services. ## 9. RESPONSABILITÉ ET MISE EN ŒUVRE ## (1) Le conseil municipal - (a) Le conseil municipal est responsable de la révision et de la mise en œuvre de la présente politique. ## (2) La direction générale - (a) La direction générale établira les mécanismes de fonctionnement interne qui permettront aux employés(es) de tous les services d'appliquer la présente politique. Elle s'assure des éléments suivants: - communique la politique linguistique à tous ceux et celles que celle-ci concerne; - reçoit de chaque direction de service un rapport annuel comme stipulé ci-dessous; - reçoit les plaintes et les commentaires relatifs à l'application de la politique linguistique. - (b) Au besoin et/ou à la demande du conseil, la direction générale devra déposer auprès du Conseil municipal un rapport annuel sur l'état de la présente politique ## 8. FUNCTIONS PERFORMED BY A THIRD PARTY - a) When a third party performs functions or offers services on behalf of the municipality, the third party will be required to comply with this policy as if it were the municipality performing the functions or offering the services. ## 9. RESPONSIBILITY AND IMPLEMENTATION ## (1) Municipal Council - (a) The municipal council is responsible for reviewing and implementing this policy. ## (2) General Management - (a) The general management will establish internal operating mechanisms to enable employees in all departments to apply this policy. It shall ensure the following: - communicates the language policy to all those concerned; - receives from each department head an annual report as stipulated below; - receives complaints and comments relating to the application of the language policy. - (b) As required and/or at the request of the council, the general management must submit to the council an annual report on the status of this policy, together with accompagné, le cas échéant, de recommandations pour son amélioration. - (c) Pour s'acquitter des tâches décrites ci-dessus, la direction générale pourra désigner au sein de son personnel une personne qui sera responsable de la politique linguistique et qui répondra directement à la direction générale. ## (3) La direction de service - (a) La direction de chaque service devra: - s'assurer que tous les employés(e) soient mis au courant et quils/elles la respectent. Date d'adoption par municipal: le conseil any recommendations for its improvement.  - (c) In order to carry out the tasks described above, the general management may designate from among its staff a person who will be responsible for the language policy and who will report directly to the general management. ## (3) Department heads - (a) The department heads of each department must: - ensure that all employees are informed and they comply with it. Date of enactment by Municipal Council:  Le 19 mars 2024 Référence : P24-03-157 Monique Bourques Monique Bourgue Greffière March 19, 2024 Reference: P24-03-157 Monique Dourque Monique Bourque/ Clerk LA PRÉSENTE POLITIQUE EST PRISE EN THIS POLICY IS MADE IN COMPLIANCE WITH CONFORMITÉ AVEC LA LOI SUR LES THE OFFICIAL LANGUAGES ACT AND THE LANGUES OFFICIELLES ET LA LOI SUR LA LOCAL GOVERNANCE ACT, IN PARTICULAR GOUVERNANCE LOCALE, NOTAMMENT SECTION 7 OF THE LATTER ACT, WHICH L'ARTICLE 7 DE CETTE DERNIÈRE LOI, QUI GRANTS MUNICIPALITIES THE RIGHT TO CONFÈRE AUX MUNICIPALITÉS LE DROIT DE MANAGE THEIR AFFAIRS AS THEY DEEM FIT GÉRER LEURS AFFAIRES COMME ELLES LE IN ORDER TO ADDRESS TO ISSUES THAT JUGENT BON AFIN DE RÉPONDRE AUX CONCERN THEIR CITIZENS. ENJEUX QUI INTÉRESSENT CES CITOYENS ET CITOYENNES.