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## POLITIQUE (P22-2024)
## POLITIQUE RELATIVE AUX COMITÉS
## POLICY (P22-2024)
## COMMITTEE POLICY
| Table des matières | Table of Contents |
|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| 1. Objectif de la politique. 2 | 1. Policy Objective 2 |
| 2. Définitions... ..2 | 2. Definitions 2 |
| 3. Champs d'application 3 | 3. Scope of Application 3 |
| 4. Comités du conseil ... 4 | 4. Council Committees 4 |
| 5. Comités créés par le conseil .4 a) Procédures de nomination et mandats des membres.. b) Raison d'être et mandat 4 6 c) Rôle et responsabilités des | 5. Committees Created by the Council 4 a) Appointment Procedures and Member Mandates .. b) Purpose and Mandate.. 4 6 c) Role and Responsibilities of Members. d) Council Committees Meeting Reports 6 |
| membres 6 d) Rapport des réunions de comités | |
| du conseil et convocation 7 | and Summoning 7 |
| 6. Comités créés par une entité externe. 8 a) Procédures de nomination et mandats des membres... | 6. Committees Created by an External Entity. 8 |
| b) Raison d'être et mandat. 8 | a) Appointment Procedures and |
| 9 | Member Mandates. 8 |
| c) Rôle et responsabilités des membres.. 9 | b) Purpose and Mandate... - 9 c) Role and Responsibilities of |
| d) Rapport des réunions de comités et convocation .. 10 | Members d) Committee Meeting Reports and 9 |
| e) Droit de vote .10 7. Rémunération des membres du | Summoning. .. 10 e) Voting Rights. .. 10 7. Remuneration of Council Members.. 10 |
| conseil. . 10 | 8. Adoption of the Policy.. ..... 10 |
| 8. Adoption de la politique. 10 | |
## 1. Objectif de la politique
Le conseil reconnait qu'il a un énorme travail de planification à faire durant son mandat avec un nombre minimal d'employés à le soutenir dans ses délibérations. Il s'engage donc à faire l'étude du plus grand nombre de dossiers possible par le biais de divers comités. Ces comités seront chargés d'étudier et de développer des procédures dans un domaine spécifique tout en ayant le soutien administratif du personnel. Cette politique établit des directives générales destinées aux personnes nommées à titre de représentants du Village de Memramcook sur différents comités du conseil.
## 2. Définitions
Dans la présente politique :
« citoyen » désigne une personne nonélue du public qui siège à un comité;
« comité permanent » désigne un comité créé par le conseil du Village de Memramcook pour étudier des dossiers particuliers et faire des recommandations au conseil;
« comité ad hoc » désigne un comité qui est créé par le conseil du Village de Memramcook temporairement jusqu'à ce qu'il ait étudié un dossier spécifique qui lui est remis au nom du conseil;
« comité externe » désigne un comité qui n'a pas été créé par le conseil du Village de Memramcook sur lequel un membre du conseil du Village de Memramcook siège et désigne une association, commission, corporation ou organisation;
## 1. Policy Objective
The council recognizes that it has a significant amount of planning to do during its term with a minimal number of employees to support it inits deliberations. Therefore, it commits to studying as many issues as possible through various committees. These committees will be responsible for studying and developing procedures in a specific area while receiving administrative support from the staff. This policy establishes general guidelines for individuals appointed as representatives of the Village de Memramcook on various council committees.
## 2. Definitions
In this policy:
"citizen" refers to a non-elected member of the public who sits on a committee;
"standing committee" means a committee established by the Memramcook municipal council to study specific issues and recommendations to the council; make
"ad hoc committee" refers to a committee created by the Memramcook municipal council on a temporary basis until it has studied a specific matter submitted to it on behalf of the council;
"external committee" refers to a committee not created by the Memramcook municipal council on which a member of the Memramcook municipal council sits and designates an association, commission, corporation or organization;
- « commission ou corporation » désigne un comité de représentation externe créé ou non par le conseil municipal et composé d'au moins un représentant de la municipalité;
- «conseil Ou membres du conseil » désigne le maire et les conseillers du Village de Memramcook;
- « conseiller » désigne un membre élu du conseil autre que le maire;
- « membre » désigne toute personne qui siège à un comité;
- « membre élu » désigne le maire ou un conseiller qui siège à un comité;
- « maire » désigne le membre élu du conseil qui siège à titre de membre d'office;
- «président de comité » désigne le membre qui préside les réunions de comités;
- « réunions de comités » désignent toutes les réunions de comités du conseil tenues afin d'étudier des dossiers particuliers au nom du conseil et faire des recommandations au conseil.
## 3. Champs d'application
La présente politique s'applique aux membres du conseil du Village de Memramcook ainsi que toutes autres personnes nommées à un comité.
1. Les buts de la présente sont les suivants:
- a) Définir la structure des comités du conseil;
"commission or corporation" means and external representative committee created or not created by the municipal council and composed of at least one representative of the municipality;
- "council or council members" refers to the Village de Memramcook mayor and councillors;
- "councillor" means an elected member of the council other than the mayor;
- "member" refers to any person who sits on a committee;
- "elected member" refers to the mayor or a councillor who sits on a committee;
- "mayor" refers to the elected member of the council who sits as an ex officio member;
- "committee chair" refers to the member who presides over committee meetings;
- "committee meetings" means any council committee meetings held to consider specific matters on behalf of the council and to make recommendations to the council.
## 3. Scope of Application
This policy applies to the Village de Memramcook council members as well as any other person appointed to a committee.
1. The purposes of this policy are to:
- a) Define the council committee's structure;
- b) Spécifier le mandat des comités;
- c) Définir certaines procédures à suivre dans le processus d'études des dossiers par les comités;
- d) Spécifier les rôles des membres.
2. Généralement, et sans restreindre la responsabilité des employés de se conformer à la présente, la direction générale est responsable de voir à l'application de la présente. Elle peut déléguer toute tâche qui lui incombe par la présente, à l'exception de la responsabilité ultime.
## 4. Comités du conseil
Tous les comités découlent d'une des catégories suivantes :
- Comité permanent
- Comité ad hoc
- Comité externe
- Commission ou corporation (créé ou non par le conseil)
## 5. Comités créés par le conseil
## a) Procédures de nomination et mandats des membres
- i. Tout comité du conseil peut être composé de membres du conseil, de personnel municipal, de citoyens, d'experts ou toute autre personne nommée par le conseil.
- ii. Le maire et le directeur général sont membres d'office de tous les comités du conseil.
- b) Specify committee mandates;
- c) Define certain procedures to be followed in the committee review process;
- d) Specify the roles of members.
2. Generally, and without limiting the responsibility of employees to comply with this policy, the chief administrative officer if responsible for ensuring its implementation. He may delegate any task assigned to him by this policy, except for the ultimate responsibility.
## 4. Council Committees
All committees fall into one of the following categories:
- Standing committee
- External committee
- Ad hoc committee
- Commission or corporation (created or not by the council).
## 5. Committees Created by the Council
## a) Appointment Procedures and Member Mandates
- i. Any council committee may be composed of council members, municipal staff, citizens, experts, or any other person appointed by the council.
- ii. The mayor and the chief administrative officer are ex officio members of all council committees.
- ili. Un membre d'office n'a pas le droit de vote, sauf s'il a été nommé par résolution du conseil à titre de membre d'un comité du conseil.
- iv. Lorsqu'un nouveau comité du conseil est créé, la nomination de ses membres doit se faire par voie de résolution lors d'une réunion publique du conseil municipal sur recommandation du maire. Dans le cas d'un comité du conseil existant, le conseiller responsable du comité peut, sur approbation du maire, combler un poste vacant ou pou ajouter un membre au sein de celui ci.
- v. Un poste vacant se produit au sein d'un comité dans les cas suivants :
- a) un membre démissionne de ses fonctions;
- b) un membre décède pendant son mandat;
- c) un membre ne remplit pas les fonctions exigées pour remplir le mandat du comité;
- d) le conseil déclare un poste vacant par voie de résolution.
- vi. La durée du mandat d'un membre du conseil à un comité est de deux (2) ans et peut être renouvelée. Par contre, sur recommandation du maire, la durée du mandat peut être modifiée.
- vii. Dans le cas de la nomination d'un citoyen à un comité du conseil, la durée du mandat sera spécifiée par résolution du conseil. La durée d'un
- iii. An ex officio member does not have the right to vote unless appointed by council resolution as a member of a council committee.
- iv. When a new council committee is created, the appointment of its members must be made by resolution during a public meeting of the municipal council, on the recommendation of the mayor. In the case of an existing council committee, the councillor responsible for the committee may, with the mayor's approval, fill a vacant position or add a member to it.
- v. A vacant position occurs within a committee in the following cases:
- a) a member resigns from their functions;
- b) a member dies during their term;
- c) a member does not fulfill the duties required to carry out the committee mandate;
- d) the council declares a vacant position by resolution.
- vi. The term of a council member on a committee is two (2) years and may be renewed. However, on the mayor's recommendation, the term may be modified.
- vii. In the case of appointing a citizen to a council committee, the term will be specified by
mandat d'un citoyen ne peut excéder plus d'un (1) an après la date d'une élection municipale générale. Le mandat d'un citoyen est renouvelable.
## b) Raison d'être et mandat
Lorsqu'un comité est créé par le conseil, ce dernier doit établir clairement la raison d'être et le mandat du comité.
## c) Rôle et responsabilités des membres
- i. Les comités étudient les questions qui relèvent de certains mandats spécifiques, déterminés par le conseil.
- ii. Les comités du conseil sont consultatifs et les personnes nommées à ces comités n'ont aucun rôle direct dans la supervision ou la gestion d'un service municipal ou d'un projet spécifique.
- ili. Le conseil confie aux comités le mandat de discuter de sujets permettant de lui apporter de l'aide et proposer des recommandations dans ses prises de décisions, et ce, dans un souci d'efficacité.
- iv. Des discussions et des débats sur les enjeux pertinents peuvent avoir lieu au sein des comités.
- v. Les comités, par le biais de leur représentant, font un rapport de leurs travaux au conseil et formulent, le cas échéant, des recommandations.
council resolution. The term of a citizen cannot exceed more than one (1) year after the date of a general municipal election. The term of a citizen is renewable.
## b) Purpose and Mandate
When a committee is created by the council, the council must clearly establish the purpose and mandate of the committee.
## c) Role and Responsibilities of Members
- i. Committees study issues that fall under specific mandates determined by the council.
- ii. Council committees are advisory and the individuals appointed to these committees have no direct role in the supervision or management of a municipal service or specific project.
- iii. The council assigns committees the task of discussing topics to provide assistance and propose recommendations for its decisionmaking, with a focus on efficiency.
- iv. Discussions and debates on relevant issues can take place within the committees.
- v. Committees, through their representative, report their activities to the council and, if applicable, make recommendations.
- vi. Pour qu'une recommandation soit apportée au conseil, la majorité du comité doit être d'accord.
- vii. Le conseil doit étudier et adopter les recommandations d'un comité pour que celles-ci soient décisionnelles et exécutoires.
- viii. Les réunions de comités permanents du conseil doivent être conformes à une procédure d'assemblée structurée et reconnue. Dès la première réunion, les membres du comité doivent nommer un président parmi les membres du conseil du groupe, qui agira à titre de porteparole des délibérations du comité. Le membre élu demeure le porteparole du comité du conseil. Par contre, sur recommandation du maire, la présidence peut être assumée par un membre non élu.
## d) Rapport des réunions de comités du conseil et convocation
- i. Le membre élu fera rapport au conseil lors d'une réunion de conseil.
- ii. Les rapports de réunions sont déposés, verbalement, aux membres du conseil lors d'une réunion publique, toutefois ceux qui contiennent des recommandations au conseil municipal dans le but de prendre une décision devront être déposés à la direction générale et/ou à la greffière à l'avance dans les délais prescrits dans procédural en vigueur.
- vi. For a recommendation to be brought to the council, the majority of the committee must agree.
- vii. The council must review and adopt a committee's recommendations for them to be decisive and enforceable.
- viii. Meetings of the council's standing committees must adhere to a structured and recognized meeting procedure. At the first meeting, committee members must appoint a chairperson from among the council members of the group, who will act as the spokesperson for the committee's deliberations. The elected member remains the spokesperson for the council committee. However, on the mayor's recommendation, the chairman may be assumed by a non-elected member.
## d) Council Committee Meeting Reports and Summoning
- i. The elected member will report to the council at a council meeting.
- ii. Meeting reports are presented verbally to council members at a public meeting; however, those containing recommendations to the municipal council for decisionmaking must be submitted to the chief administrative officer and/or the clerk in advance within the timeframes specified in the current procedural by-law.
- ili. Le rapport verbal de réunions de comités devra faire état du lieu et de la date de la réunion et devra contenir un bref résumé des dossiers, des faits pertinents et les recommandations, le cas échéant.
- iv. Les comités se réunissent au besoin, pour un minimum de deux (2) fois par année.
- v. Les membres d'un comité recevront un avis de convocation cinq (5) jours à l'avance à moins d'une réunion d'urgence approuvée par le maire, le président de comité et la direction générale.
## 6. Comités créés par une entité externe
## a) Procédures de nomination et mandats des membres
- i. Toute nomination à un comité externe, une commission ou une corporation ou pour combler un poste vacant à ceux-ci se fait par le maire, à moins que ce soit spécifié autrement par le comité externe, la commission ou la corporation.
- ii. Toute nomination d'un membre du conseil à un comité externe, une commission ou une corporation doit se faire par voie de résolution lors d'une réunion publique du conseil municipal.
- iii. La composition des comités externes est déterminée par le comité externe, la commission ou la corporation.
- ili. The verbal report of a committee meeting must state the location and date of the meeting and must include a brief summary of the issues, relevant facts, and recommendations, if applicable.
- iv. Committees meet as needed, but at least twice a year.
- v. Committee members will receive a meeting notice of five (5) days in advance unless it is an emergency meeting approved by the mayor, the committee chairman, and the chief administrative officer.
## 6. Committees Created by an External Entity
## a) Appointment Procedures Member Mandates and
- i. Any appointment to an external committee, commission, or corporation, or to fill a vacant position in these, is made by the mayor unless otherwise specified by the external committee, commission, or corporation.
- ii. Any appointment of a council member to an external committee, commission, or corporation must be made by resolution at a municipal council public meeting.
- ili. The composition of external committees is determined by the external committee, commission, or corporation.
- iv. La durée du mandat du membre élu qui siège à un comité externe, une commission ou une corporation sera spécifiée par ceux-ci et sera adoptée par résolution du conseil.
## b) Raison d'être et mandat
- i. Le mandat et la raison d'être d'un comité externe, d'une commission ou une corporation sont déterminés et établis par le comité externe, la commission ou la corporation.
## c) Rôle et responsabilités des membres
- i. Le membre élu doit participer activement aux réunions du comité externe, de la commission ou de la corporation en tenant compte des intérêts et priorités du conseil municipal.
- ii. Le membre élu fait rapport au conseil des travaux et des orientations générales du comité externe, de la commission ou de la corporation.
- ili. Le membre élu n'avancera pas de recommandations au conseil. Ceci relève du comité externe, de la commission ou de la corporation. Pour toute demande officielle d'appui quelconque, le comité externe, la commission ou la corporation doit en faire la demande par écrit qui sera traitée par l'administration ou par le conseil, selon les circonstances et la requête.
- iv. The term of the appointed member serving on an external committee, commission, or corporation will be specified by them and will be adopted by council resolution.
## b) Purpose and Mandate
- i. The purpose and mandate of an external committee, commission, or corporation are determined and established by the external committee, commission, or corporation.
## c) Role and Responsibilities of Members
- i. The appointed member must actively participate in the meetings of the external committee, commission, or corporation, considering the interests and priorities of the municipal council.
- ii. The appointed member reports to the council on the work and general directions of the external committee, ( commission, or corporation.
- iii. The appointed member will not make recommendations to the council. This responsibility lies with the external committee, commission, or corporation. For any official request for support, the external committee, commission, or corporation must submit a written request, which will be handled by the administration or the council, depending on the circumstances and the request.
## d) Rapport des réunions de comités et convocation
- i. Le membre élu fera rapport au conseil lors d'une réunion de conseil.
- ii. Les rapports de réunions de comités et des activités seront déposés, verbalement, aux membres du conseil lors d'une réunion publique.
- iii. La fréquence de rencontre des réunions du comité externe, de la commission ou de la corporation est établie par ceux-ci.
- iv. Le membre élu recevra l'avis de convocation selon les règlements établis par le comité externe, la commission ou la corporation.
## e) Droit de vote
- i. Le droit de vote du membre élu est déterminé selon les statuts et les règlements adoptés par le comité externe, la commission ou la corporation.
## 7. Rémunération des membres du conseil
- a) Les membres du conseil sont rémunérés comme le prescrit l'Arrêté concernant le traitement et les indemnités des membres du conseil du Village de Memramcook en vigueur.
## 8. Adoption de la politique
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption.
## d) Committee Meeting Reports and Summoning
- i. The appointed member will report to the council at a council meeting.
- ii. Committee meeting and activity reports will be presented verbally to council members at a public meeting.
- iii. The frequency of meetings for the external committee, commission, or corporation is determined by them.
- iv. The appointed member will receive the meeting notice according to the regulations established by the external committee, commission, or corporation.
## e) Voting Rights
- i. The voting rights of the appointed member are determined according to the statutes and regulations adopted by the external committee, commission, or corporation.
## 7. Remuneration of Council Members
- a) Council members are compensated as prescribed in the By-law Concerning the Salary and Allowances of the Village de Memramcook Council Members in effect.
## 8. Adoption of the Policy
This policy comes into effect on the day of its adoption.
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Date d'adoption par le conseil municipal :
Adoption date by the municipal council:
le 20 août 2024
August 20, 2024
Référence :
P24-08-245
Monique Dourque
Monique Bourque, greffièr
Reference : \_
P24-08-245
Monizue Bourque
Monique Bourque, Clerk
Note: La forme masculine utilisée dans cette politique désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
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Note: The masculine form used in this policy refers to both women and men. The masculine gender is used without any discrimination and solely for the purpose of simplifying the text.