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notre belle vallée
## POLITIQUE (P15-2024)
## POLITIQUE D'UTILISATION ET TAUX DE LOCATION DE L'ARÉNA EUGÈNE (GENE) LEBLANC DE MEMRAMCOOK
## Table des matières
| Mise en situation... .....1 | |
|------------------------------------------------------------|--------|
| Taux de locatio........... | ....2 |
| Attribution des heures de glace.... | 2 |
| Location de salles et d'équipements. | 5 |
| Patinage public | ...7 |
| Règlement relatif au port obligatoire du casque protecteur | ..8 |
| Vente d'alcool. | .10 |
| Cantine. | 10 |
| Affichage de commandites. | ...10 |
| Taux de location de l'aréna avec glace Annexe A. | ....11 |
| Taux de location de l'aréna sans glace Annexe B | ....12 |
| Prêt de table et de chaises (formulaire) Annexe C. | ... 13 |
## Mise en situation
Par cette Politique d'utilisation et taux de location de l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc de Memramcook, la municipalité souhaite établir des normes équitables d'utilisation de l'aréna.
En plus d'être une forme de récréation et d'activité physique, le sport permet aussi de développer de nouvelles habiletés, de transmettre des connaissances et de socialiser. Le sport est indéniablement un aspect important de la vie communautaire.
## POLICY (P15-2024)
## POLICY ON THE USE AND RENTAL OF THE MEMRAMCOOK EUGENE (GENE) LEBLANC ARENA
## Table of Contents
| Background...... | ... 1 |
|---------------------------------------------------------------|---------|
| Rental Rate........... | ...2 |
| Allocation of Ice Times... | |
| Rooms and Equipment Rental | 5 |
| Public Skating.. | 7 |
| Regulation Pertaining to Mandatory Wear of Protective Helmet. | .. 8 |
| Sale of Alcohol | 10 |
| Canteen... | 10 |
| Sponsorships Display. | 10 |
| Rental Rate for the Arena with Ice Schedule A. | 11 |
| Rental Rate for the Arena without Ice Schedule B.. | 12 |
| Loan of Tables and Chairs (form) Schedule C | |
## Background
With this Policy on the use and rental of the Memramcook Eugene (Gene) LeBlanc Arena, the municipality wishes to establish fair standards for the use of the arena.
In addition to being a form of recreation and physical activity, sport also helps to develop new skills, impart knowledge and socialize. Sport is undeniably an important aspect of community life.
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## Taux de location
- (1) Annexe A - Taux de location de l'aréna avec glace
- (2) Annexe B - Taux de location de l'aréna sans glace
## Attribution des heures de glace
Étant donné que le Village de Memramcook offre à ses citoyennes et citoyens des installations récréatives afin de leur donner l'occasion de pratiquer des sports;
Étant donné que le Village de Memramcook a actuellement une (1) surface de glace et que la demande pour cette surface est grande et grandissante;
Le Village de Memramcook s'est doté de principes directeurs qui guideront le processus d'attributions de temps de glace aux groupes et organismes :
## 1. Principes directeurs
- (1) La première priorité sera accordée aux groupes jeunesse reconnus.
- (2) La deuxième priorité sera accordée aux citoyen(ne)s du Village de Memramcook.
- (3) La troisième priorité sera accordée aux équipes provinciales qui ne sont pas reconnues dans une association.
- (4) La quatrième priorité sera accordée de façon à favoriser la participation du plus grand nombre de personnes.
- (5) Nonobstant ce qui précède, à chaque début de la nouvelle saison, le gérant de l'aréna est responsable d'évaluer les besoins de chaque
## Rental Rate
- (1) Appendix A - Rental rate for the arena with ice
- (2) Appendix B - Rental rate for the arena without ice
## Allocation of Ice Times
Given that the Village de Memramcook offers its citizens recreational facilities providing the opportunity to practice sports;
Given that the Village de Memramcook currently has one (1) ice surface and that the demand for this surface is high and increasing;
The Village de Memramcook has adopted guiding principles that will guide the process of allocating ice time to groups and organizations:
## 1. Guiding Principles
- (1) The first priority will be given to recognized youth groups.
- (2) The second priority will be given to the citizens of the Village de Memramcook.
- (3) The third priority will be given to provincial teams not recognized in an association.
- (4) The fourth priority will be given to encourage the participation of the greatest number of people.
- (5) Notwithstanding the above, at the start of each new season, the arena manager is responsible for assessing the needs of each request based on
demande en fonction des heures disponibles à l'aréna et a la discrétion d'attribuer les heures de glace au plus grand nombre de personnes tout en tenant compte les retombées positives dans la communauté.
## 2. Associations et groupes jeunesse
Le Village de Memramcook reconnaît trois (3) associations jeunesse :
1. Association de hockey mineur de Dieppe-Memramcook
2. Association de ringuette de Memramcook
3. Le Club de patinage de la Vallée de Memramcook
Les autres groupes composés de 51 % de jeunes âgés de 17 ans et moins seront considérés comme des groupes jeunesse.
Les associations jeunesse devront fournir à la municipalité le nombre de jeunes qui sont inscrits auprès de leur association au plus tard le 1er octobre de chaque année.
Il est interdit par une association reconnue de vendre leur temps de glace à une autre association ou groupe d'utilisateurs. Toute annulation ou tout changement à l'horaire doit être approuvé par le gérant de l'aréna.
Les associations sportives jeunesse ont jusqu'au deuxième (2ª) vendredi du mois d'octobre pour faire des changements à leur horaire de location pour la saison. Après cette date, les heures de glace annulées et les heures de glace dont aucune personne ne se présente seront facturées à l'organisme qui a fait la the available hours at the arena and has the discretion to allocate ice time to the greatest number of people while taking into account the positive impact on the community.
## 2. Youth Associations and Groups
The Village de Memramcook recognizes three (3) youth associations:
2. Memramcook Ringette Association
1. Dieppe-Memramcook Minor Hockey Association
3. The Memramcook Valley Skating Club
Other groups consisting of 51 % of youths aged 17 and under will be considered as youth groups.
Youth associations must provide the municipality with the number of young people registered with their association no later than October 1st of each year.
It is forbidden for a recognized association to sell its ice time to another association or group of users. Any cancellation or change to the schedule must be approved by the arena manager.
Youth sports associations have until the second (2nd) Friday in October to make changes to their rental schedule for the season. After this date, cancelled ice times and no-shows will be billed to the organization that made the reservation prior, unless the municipality can quickly rent the ice time(s) in question to réservation au préalable, sauf si la municipalité peut rapidement louer l'heure ou les heures de glace en question à un autre groupe.
Les associations sont responsables de payer les factures de mensuellement. glace
## 3. Autres groupes
Les groupes autres que les groupes jeunesse devront faire une demande de location au plus tard le 1er septembre de chaque année afin de réserver un temps de glace pour la saison complète. L'horaire de glace pour les groupes autres que les groupes jeunesse sera établi en tenant compte de l'historique de location, ainsi que les principes directeurs établis dans cette politique.
## 4. Procédures
Pour les locations occasionnelles qui ont lieu dans les trente (30) jours ou moins, les utilisateurs occasionnels devront payer leur temps de glace au même moment que la réservation est confirmée.
Pour les locations occasionnelles qui ont lieu dans les trente (30) jours ou plus, les utilisateurs occasionnels devront payer leur temps de glace quatorze (14) jours avant leur temps de glace réservé.
Les utilisateurs doivent émettre un avis d'annulation par écrit au gérant de l'aréna quatorze (14) jours avant la date en question afin de recevoir un remboursement.
another group.
Associations are responsible for paying invoices for ice times on a monthly basis.
## 3. Other Groups
Groups other than youth groups must make a rental request no later than September 1st of each year to reserve ice time for the full season. The ice schedule for groups other than youth groups will be established by taking into account rental history, as well as the guiding principles established in this policy.
## 4. Procedures
For occasional rentals taking place within thirty (30) days or less, occasional users must pay for their ice time as the reservation is confirmed.
For occasional rentals taking place in thirty (30) days or more, occasional users will be required to pay for their ice time fourteen (14) days prior to their reserved ice time.
Users must give written notice of cancellation to the arena manager fourteen (14) days prior to the date in question in order to receive a refund.
Les groupes qui restent dans le vestiaire plus d'une (1) heure après leur heure de glace peuvent être facturés un frais supplémentaire de 50$ pour chaque tranche de 15 minutes.
## 5. Bannières
L'aréna Eugène (Gene) LeBlanc effectuera l'affichage des bannières de championnats sur une base de premier arrivé premier servi. Les équipes ou associations qui désirent afficher une bannière doivent en faire la demande auprès du gérant de l'aréna. Les bannières seront affichées en fonction des dates de la réception des demandes. Aucune exception ne sera faite sur l'endroit d'affichage. L'endroit suivra une rotation préétablie par le gérant de l'aréna. Une fois la capacité maximale est atteinte, les bannières les plus anciennes seront retirées afin de faire de la place aux plus récentes.
## Location de salles et d'équipements
L'aréna Eugène (Gene) LeBlanc offre plusieurs salles dont certaines peuvent être réservées pour des réunions, rencontres, fêtes, ou autres événements ou activités.
## 1. Procédures de location de salle(s)
L'aréna possède deux (2) salles qui peuvent être louées (salle A, en arrière de la cantine et salle B, près du bureau des employés). Les deux salles peuvent être louées par des équipes sportives, comités communautaires, groupes privés, entreprises ou individus. La priorité d'attribution des salles sera toutefois accordée aux :
Groups who stay in the locker room longer than one (1) hour after their ice time may be charged an additional fee of $50 for each 15-minute increment.
## 5. Banners
The Eugene (Gene) LeBlanc Arena will display championship banners on a firstcome, first-served basis. Teams or associations wishing to display a banner must make a request to the Arena Manager. Banners will be hung according to the date requests are received. No exceptions will be made for hanging locations. The location will follow a rotation pre-established by the Arena Manager. Once maximum capacity has been reached, older banners will be removed to make room for newer ones.
## Rooms and Equipment Rental
The Eugène (Gene) LeBlanc Arena offers several rooms, some of which can be reserved for meetings, gatherings, parties or other events or activities.
## 1. Room(s) Rental Procedures
The arena has two (2) rooms that can be rented (Room A, behind the canteen and Room B, near the employees' office). Both rooms can be rented by sports teams, community committees, private groups, companies or individuals. However, priority for room allocation will be given to:
1. Groupes sportifs jeunesse
2. Groupes communautaires
3. Autres groupes ou individus
Les salles seront offertes gratuitement aux groupes sportifs jeunesse, aux organismes communautaires et aux utilisateurs de la surface de glace. Le tarif de location pour les autres groupes sera de 50 $/heure ou de 200 $/jour. Toute demande de location devra être faite par écrit et reçue au moins deux (2) jours ouvrables avant la location.
## 2. Location de l'aréna sans surface de glace
Les organismes communautaires du Village de Memramcook peuvent déposer une demande pour utiliser, sans frais, la surface bétonnée de l'aréna une fois par année, et ce, durant la période sans glace. La période sans glace peut varier chaque année et est déterminée par le gérant de l'aréna. Les demandes devront être reçues au plus tard le 1er mai de l'année de location, ou quatre (4) semaines avant la location. Afin d'être éligibles, les organismes demandeurs devront répondre aux exigences suivantes : l'activité est une levée de fonds pour l'organisme et l'activité nécessite une très grande surface. Les demandes seront traitées selon le principe de « premier arrivé, premier servi ».
## 3. Prêt d'équipement de l'aréna
Le Village de Memramcook n'offre plus la location de chaises et de tables aux individus, seuls les organismes à but non lucratif reconnus par le Village de
1. Youth sports groups
3. Other groups or individuals
2. Community groups
The rooms will be provided free of charge to youth sports groups, community organizations and users of the ice surface. The rental rate for other groups will be $50/hour or $200/day. All rental requests must be made in writing and received at least two (2) working days before the rental.
## 2. Rental of the Arena Without Ice Surface
The Village de Memramcook's community organizations may submit a request to use, free of charge, the concrete surface of the arena once a year during the period without ice. The period without ice may vary each year and is determined by the Arena Manager. Requests must be received no later than May 1st of the rental year, or four (4) weeks before the rental. To be eligible, applicant organizations must meet the following requirements: The activity is a fundraiser for the organization and the activity requires a very large area. Requests will be processed on a "first
come, first served" basis.
## 3. Loan of Arena Equipment
The Village de Memramcook no longer offers chair and table rentals to individuals. Only non-profit organizations recognized by the Village Memramcook pourront emprunter les tables et les chaises.
Les organismes communautaires à but non lucratif de Memramcook qui désirent emprunter des tables ou des chaises devront remplir le formulaire (Annexe C), et ce, quatorze (14) jours avant la date de l'emprunt.
Aucune livraison ou aucun ramassage de l'équipement par les employés municipaux ne sera offert. Les organismes communautaires à but non lucratif seront responsables de venir chercher et ramener tout équipement situé à l'aréna.
## Patinage public
Le Village de Memramcook offre plusieurs heures de patinage gratuites par semaine. L'horaire des sessions de patinage peut varier d'année en année selon les disponibilités. L'horaire des sessions de patinage public demeurera constant durant les mois réguliers d'opération de l'aréna. L'horaire peut être modifié par le gérant de l'aréna à tout moment et un préavis de deux (2) semaines sera émis lorsque possible. Les règles suivantes sont en vigueur durant toutes les sessions de patinage public à l'aréna, y compris le patinage pour adultes seulement, le patinage pour parents et enfants et le patinage pour parents, enfants et garderies :
1. Le port du casque protecteur est obligatoire pour tous les usagers comme indiqué dans le règlement relatif au port obligatoire du casque protecteur.
2. Les patins sont obligatoires pour toute personne se trouvant sur la glace.
de Memramcook may borrow tables and chairs.
Memramcook non-profit community organizations wishing to borrow tables and chairs must complete the form (Appendix C) fourteen (14) days before the date of the loan.
Equipment will not be delivered or picked up by municipal employees. Non-profit community organizations will be responsible for picking up and returning any equipment located at the arena.
## Public Skating
The Village de Memramcook offers several hours of free skating per week. The schedule for skating sessions may vary from year to year depending on availability. The schedule of public skating sessions will remain constant during the regular months of arena operation. The schedule is subject to be changed by the Arena Manager at any time and a two (2) week notice will be given when possible. The following rules are in effect during all public skating sessions at the arena, including adult only skating, parent and child skating, and parent, child and daycare skating:
1. Wearing a protective helmet is mandatory for all users as indicated in the regulation relating to the mandatory wearing of a protective helmet.
2. Skates are mandatory for anyone on the ice.
3. L'équipement de hockey et/ou ringuette tel que les bâtons, rondelles et anneaux est interdit.
4. La nourriture et les boissons sont interdites sur la patinoire.
5. Le patinage doit se faire à une vitesse raisonnable. Les jeux et les courses
4. sont interdits.
6. Tout patineur doit suivre le « courant » de circulation; il est interdit de patiner contre la circulation.
## Règlement relatif au port obligatoire du casque protecteur
## 1. Contexte
Le port obligatoire d'un casque protecteur approuvé par l'Association canadienne de normalisation (ACN) par tous les utilisateurs de la surface de glace à l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc est primordial afin d'assurer leur sécurité et d'éviter les blessures. Un utilisateur peut être décrit comme étant un compétiteur ou joueur de sport sur glace (hockey, ringuette, patinage artistique, etc.), un entraîneur (lorsqu'il est sur la patinoire), un employé, un photographe ou toute autre personne qui est sur la surface de glace. Plusieurs villes et villages au Canada ont déjà un règlement semblable en place ou s'apprêtent à en adopter un. Le service des loisirs du Village de Memramcook a adopté cette approche proactive afin de réduire considérablement le risque de blessures à la tête.
## 2. Règlement
Durant les activités sur glace à l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc, tous les
3. Hockey and/or ringette equipment such as sticks, pucks and rings is prohibited.
5. Skating must be done at a reasonable speed. Games and races are prohibited.
4. Food and drinks are prohibited on the ice.
6. All skaters must follow the "flow" of traffic; it is forbidden to skate against traffic.
## Regulation Pertaining to Mandatory Wear of a Protective Helmet
## 1. Context
The mandatory wear of a protective helmet approved by the Canadian Standards Association (CSA) by all users of the ice surface at the Eugène (Gene) LeBlanc Arena is essential to ensure safety and avoid injuries. A user can be described as a competitor or player in ice sports (hockey, ringette, figure skating, etc.), a coach (when on the rink), an employee, a photographer or any other person who is on the ice surface. Many cities and towns across Canada already have a similar rule in place or are in the process of adopting one. The Village de Memramcook recreation department has adopted this proactive approach to significantly reduce the risk of head injuries.
## 2. Regulation
During on-ice activities at the Eugène (Gene) LeBlanc Arena, all users must utilisateurs doivent porter un casque protecteur approuvé par l'Association canadienne de normalisation (ACN).
La présente politique est affichée bien en vue ave les autres règlements établis pour les activités et placée à l'entrée de l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc.
## 3. Exceptions
Les patineurs artistiques membres de Patinage Canada qui ont réussi le programme « Patiner en sécurité » ainsi que les athlètes en patinage artistique durant les compétitions approvées sont exemptés du port du casque protecteur durant ces activités. |I s'agit d'une pratique courante dans ce sport qui est appuyée par Patinage Canada, Patinage Nouveau-Brunswick et le Club de patinage de la Vallée de Memramcook.
Aucune exception ne sera accordée pour des entraîneurs d'équipes sportives ou des photographes à la fin des parties ou durant les tournois.
Les utilisateurs qui ne respectent pas le présent règlement recevront un avertissement verbal pour une première infraction. Cet avertissement sera noté par l'employé ayant donné l'avertissement. Une deuxième infraction commise par le même utilisateur aura comme résultat de lui enlever le privilège d'utiliser la patinoire jusqua ce que celui-ci respecte le règlement du port du casque protecteur.
wear a protective helmet approved by the Canadian Standards Association ((SA).
This policy is prominently displayed along with other regulations established for activities and placed at the entrance to the Eugène (Gene) LeBlanc Arena.
## 3. Exceptions
Figure skaters who are members of Skate Canada who have successfully completed the "Safe Skate" program as well as figure skating athletes during approved competitions are exempt from wearing a protective helmet during these activities. This is a common practice in the sport which is supported by Skate Canada, Skate New Brunswick and the Memramcook Valley Skating Club.
No exceptions will be granted for coaches of sports teams or photographers at the end of games or during tournaments.
Users who fail to comply with these rules will receive a verbal warning for a first offence. This warning will be noted by the employee who issued the warning. A second offence by the same user will result in the loss of rink privileges until such time as the user complies with the helmet rule.
## Vente d'alcool
La vente d'alcool à l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc est seulement permise en faisant une demande auprès de l'administration du Village de Memramcook au moins trente (30) jours avant l'activité en question.
## Cantine
L'exploitation de la cantine de l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc est confiée à l'une des trois (3) associations suivantes : l'Association de ringuette Memramcook, l'Association de hockey mineur de Dieppe-Memramcook ou le Club de patinage de la Vallée de Memramcook. Le coût de location de la cantine est établi à 1 500 $ par année.
## Affichage de commandites
Le gérant de l'aréna, en consultation avec le service de finances du Village de Memramcook, à l'autorité de négocier des ententes pour de l'affichage de commandites à l'aréna Eugène (Gene) LeBlanc.
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption.
Date d'adoption par le conseil municipal :
Le 3 septembre 2024
Référence : \_
P24-09-256
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Monique Bourque
Monique Bourque, gretfière
Note : La forme masculine utilisée dans cette politique désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
## Sale of Alcohol
The sale of alcohol at the Eugène (Gene) LeBlanc Arena is only allowed by making a request to the Village de Memramcook administration at least thirty (30) days before the activity in question.
## Canteen
The operation of the canteen at the Eugène (Gene) LeBlanc Arena is entrusted to one of the following three (3) associations: the Memramcook Ringette Association, the DieppeMemramcook Minor Hockey Association or the Memramcook Valley Skating Club. The cost of renting the canteen is set at $1,500 per year.
## Sponsorships Display
The Arena Manager, in consultation with the finance department has the authority to negotiate agreements for the posting of sponsorships at the Eugène (Gene) LeBlanc Arena.
This policy comes into effect on the day of its adoption.
Date of enactment by the municipal council:
September 3, 2024
Reference:
P24-09-256
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Monique Bourgue
Monique Bourque, Clerk
Note: The masculine form used in this policy refers to both women and men. The masculine gender is used without any discrimination and for the sole purpose of simplifying the text.
## Taux de glace (à l'heure)
## ANNEXE A/SCHEDULE A
Aréna Eugène (Gene) LeBlanc
## Du 1er avril 2024 au 30 septembre 2024
| | 8 h à 16 h | 16 hà 22 h | 22 hà 7 h 59 |
|--------------------|--------------|--------------|----------------|
| Lundi au vendredi | 145 $ | 185 $ | 185 $ |
| Samedi et dimanche | 185 $ | 185 $ | 185 $ |
| Jours fériés | 185 $ | 185 $ | 185 $ |
Du 1er octobre 2024 au 31 mars 2025
| | 8 h à 16 h | 16 hà 22 h | 22 hà 7 h 59 |
|--------------------|--------------|--------------|----------------|
| Lundi au vendredi | 145 $ | 220 $ | 185$ |
| Samedi et dimanche | 220 $ | 220$ | 185 $ |
| Jours fériés | 220 S | 220$ | 185$ |
## rate by the hour
Eugène (Gene) LeBlanc Aren‹
April 1st 2024 to September 30th 2024
| | 8 a.m. - 4 p.m. | 4 p.m. - 10 p.m. | 10 p.m. - 7:59 a.m. |
|-------------------|-------------------|--------------------|-----------------------|
| Monday to Friday | 145 $ | 185$ | 185 $ |
| Saturday - Sunday | 1855 | 185 $ | 185 $ |
| Holidays | 185$ | 185$ | 185$ |
## October 1s* 2024 to March 315t 2025
| | 8 a.m. - 4 p.m. | 4 p.m. - 10 p.m. | 10 p.m. - 7:59 a.m. |
|-------------------|-------------------|--------------------|-----------------------|
| Monday to Friday | 145$ | 220 $ | 185 $ |
| Saturday - Sunday | 220 $ | 220 $ | 185 $ |
| Holidays | 220$ | 220$ | 185$ |
Aréna Eugène (Gene) LeBlanc
## ANNEXE B/SCHEDULE B
## Taux de location de l'aréna (sans glace)
| | Heure | Jour |
|---------|---------|--------|
| Jeunes | 50 $ | 400 $ |
| Adultes | 75$ | 750$ |
## Rate (no ice)
Eugène (Gene) LeBlanc Arena
| | Hour | Day |
|--------|--------|-------|
| Youth | $50 | $400 |
| Adults | $75 | $750 |
## Prêt de tables et de chaises
Village de Memramcook
Nom(s) du(des) demandeur(s) :\_
Organisme(s) :
Coordonnées (no. de téléphone, cellulaire, etc.) :
Période d'emprunt d'équipement (dates) : du \_
Lieu de la fonction :
\_au.
Nombre désiré
Chaises
Tables rectangulaires 5' × 2½'
## Voici les modalités d'emprunt :
- 1) Les tables et chaises doivent être retournées au plus tard 2 jours ouvrables après la fonction.
- 2) Vous assumez l'entière responsabilité pour le remplacement de tout équipement qui pourrait être volé, perdu ou endommagé.
Si vous acceptez les conditions stipulées ci-dessus, veuillez signer cette entente et nous la retourner au plus tard quatorze (14) jours avant la date du prêt.
Date
Signature d'un(e) représentant(e) désigné(e) de la municipalité
Date
Signature(s) du(des) demandeur(s)
## ANNEXE C
## Loan of Tables and Chairs
Village de Memramcook
Applicant name(s):
Association(s):
Contact information (Telephone number, cell number, etc.):
Loan period (dates): from
Event location:
\_to: -
Desired number
Chairs
Rectangular tables 5' × 2½'
## Here are the loan terms:
- 1) The tables and chairs must be returned no later than 2 business days after the event.
- 2) You assume full responsibility for the replacement of any equipment that may be stolen, lost or damaged.
If you agree to the above conditions, please sign this agreement and return it to us no later than fourteen (14) days before the date of the loan.
Date
Signature of a designated representative for the municipality
Date
Signature(s) of applicants)
## SCHEDULE C