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## POLITIQUE P07-2025
## POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES BÉNÉVOLES DU VILLAGE DE MEMRAMCOOK
## 1. Mise en situation
Par cette Politique de reconnaissance des bénévoles le Village de Memramcook souhaite premièrement affirmer son appréciation pour tout ce que font les bénévoles dans notre communauté. Ils et elles contribuent précieusement leur temps et leurs connaissances pour réaliser un grand nombre d'activités tout au long de l'année et pour offrir des services indispensables à la population de Memramcook.
Entre autres, nos bénévoles viennent à l'entraide des gens en besoin, aident à l'organisation de plusieurs activités culturelles, sportives et communautaires, assurent la sécurité des résidants contre les incendies, prennent soin des personnes âgées, stimulent l'apprentissage de nos jeunes et encore. De plus, c'est en grande partie grâce à leurs efforts que subsiste un sens de communauté fort à Memramcook.
Également, une Politique de reconnaissance aidera à clarifier le rôle et la relation de la municipalité vis-à-vis les bénévoles et le secteur à but non lucratif en général. En somme, ce document explique ce que le Village de Memramcook entend par un ou une
## POLICY PO7-2025
## VILLAGE DE MEMRAMCOOK VOLUNTEER RECOGNITION POLICY
1. Scenario
With this Volunteer Recognition Policy, the Village de Memramcook first wishes to affirm its appreciation for all that volunteers do in our community. They preciously contribute their time and knowledge to carry-out a large number of activities throughout the year and to provide essential services to the Memramcook population.
Among other things, our volunteers come to the aide of people in need, help organize several cultural, sporting and community, ensure the safety of residents against fires, take care of the elderly, stimulate the learning of our young and more. In addition, it is greatly because of their efforts that a strong sense of community remains in Memramcook.
Also, a Recognition Policy will help to clarify the role and relationship of the municipality for volunteers and the non-profit sector in general. In short, this document explains what the Village de Memramcook means by a "volunteer", affirms the statements and principles of recognition that will guide
« bénévole », affirme les énoncés et les principes de reconnaissance qui guideront la municipalité et énumère les engagements de la municipalité envers les bénévoles du village.
Enfin, cette Politique de reconnaissance s'aligne pleinement avec les désirs du Village de Memramcook de s'ouvrir davantage à la population et de contribuer au développement communautaire sous toutes ses formes.
## 2. Définitions
1. Le Village de Memramcook va reconnaître comme bénévole, lorsqu'il s'agira de l'admissibilité à la Soirée annuelle des bénévoles ou à d'autres services municipaux :
- a) Tout individu, de n'importe quel âge, qui offre gratuitement de son temps, son énergie et ses habiletés à une cause ou une activité qui enrichit la vie de ses concitoyen(ne)s et de la collectivité de Memramcook;
- b) Tout individu qui a fait du bénévolat à Memramcook depuis 1995, l'année d'incorporation de la municipalité.
- c) Le Comité consultatif de citoyen(ne)s sur le bénévolat est un comité qui a été mis en place à partir en 2009 pour aviser la municipalité sur la reconnaissance des bénévoles et plus particulièrement sur la sélection annuelle des groupes/organismes pour le Mur de reconnaissance des bénévoles.
the municipality and lists the municipality's commitments towards the village volunteers.
Finally, this Recognition Policy is fully aligned with the wishes of the Village de Memramcook to become more open to the population and to contribute to community development in all its forms.
## 2. Definitions
1. The Village de Memramcook will recognize as a volunteer, when it comes to eligibility for the Annual Volunteer Ceremony or other municipal services:
- a) Anyone, of any age, who donates freely their time, energy and skillsto a cause or activity that enriches the lives of their fellow citizens and the community of Memramcook;
- b) Any individual who has volunteered in Memramcook since 1995, the year the municipality was incorporated.
- c) The Citizen's Advisory Committee on Volunteering is a committee that was established in 2009 to advise the municipality on the recognition of volunteers and more particularly on the annual selection of groups/organizations for the Volunteer Wall of Recognition.
- d) Le terme « groupes/organismes » est utilisé dans cette politique pour désigner autant les rassemblements informels de bénévoles pour une activité spécifique que les organismes (comité, société, etc.) qui ont une structure plus définie et une programmation plus continue.
2. Le Village de Memramcook, ensemble avec un Comité consultatif de citoyen(ne)s sur le bénévolat, va également reconnaître comme bénévoles, selon le cas :
- a) Les résidentes et résidents de Memramcook qui se démarquent en faisant du bénévolat à l'extérieur de Memramcook (au Centre hospitalier universitaire DrGeorges-L.-Dumont par exemple).
- b) Les individus et les groupes/organismes de bénévoles de Memramcook qui se sont démarqués en faisant du bénévolat avant l'année 1995 lorsqu'il s'agira du Mur de reconnaissance des bénévoles (voir la section « Engagements du Village de Memramcook »).
- c) La reconnaissance peut se faire sous cinq catégories, soit :
- Un aîné (65 et plus)
- Un jeune (17 et moins)
- Une personne de n'importe quel âge
- Un groupe/organisme
- Prix Femmes fortes: Une femme, originaire de Memramcook ou
- d) The term "groups/organizations" is used in this policy to designate both informal gatherings of volunteers for a specific activity and organizations (committee, society, etc.) which have a more defined structure and more continuous programming.
2. The Village de Memramcook, together with a Citizen's Advisory Committee on Volunteering, will also recognize as volunteers, as the case may be:
- a) The residents of Memramcook who stand out by volunteering outside of Memramcook (at the Dr. Georges-L.-Dumont University Hospital Centre for example).
- b) Memramcook individuals and volunteer groups/organizations that stood out by volunteering before 1995 when it comes to the Volunteer Recognition Wall (see section "Commitments of the Village de Memramcook").
- c) Recognition can be done under five categories:
- One senior (65 and over)
- One youth (17 and under)
- One group/organization
- One person of any age
- Femmes fortes Award: A woman, originally from Memramcook or elsewhere, who has
d'ailleurs, qui s'est démarquée par son engagement et qui a contribué de façon significative à la communauté, en agissant comme pionnière.
## 3. Énoncés de reconnaissance
Le Village de Memramcook reconnaît que:
- a) Le rôle des bénévoles est tout à fait essentiel dans plusieurs domaines de la vie communautaire à Memramcook - la sécurité, le bienêtre social, la vie religieuse, les services aux gens à besoins spéciaux, la programmation sportive, culturelle et artistique, et le déroulement d'activités tant pour les jeunes que pour les aîné(e)s;
- b) || est important d'appuyer les bénévoles, d'encourager participation bénévole des citoyens et citoyennes dans le village, surtout parmi les jeunes, et de maintenir de bonnes relations avec ce secteur;
- c) Les groupes/organismes de bénévoles ont souvent des défis importants: un manque de ressources humaines et financières, un fardeau administratif à affronter, une population active vieillissante, etc.
distinguished herself through her commitment and has made a significant contribution to the community by acting as a pioneer.
## 3. Statements of recognition
The Village de Memramcook recognizes that:
- a) The role of volunteers is absolutely essential in many areas of community life in Memramcook - security, social well-being, religious life, services for people with special needs, sports, cultural and artistic programming, and the course of activities for both young and old;
- b) It is important to support volunteers, to encourage the voluntary participation of citizens in the village, especially among young people, and to maintain good relationships with this sector;
- c) Volunteer groups/organizations often face significant challenges: lack of human and financial resources, an administrative burden to cope with, an aging workforce, etc.
sélectionnés pour ce mur seront recommandés selon les candidatures soumises (le cas échéant) au Conseil municipal par le Comité consultatif de citoyen(ne)s sur le bénévolat et les noms seront annoncés lors de la soirée annuelle;
- c) Continuer d'appuyer les bénévoles dans leurs tâches administratives, par l'entremise du personnel à temps plein. Ceci peut comprendre de l'aide avec la promotion d'une activité, établir des contacts, effectuer des recherches et assister les bénévoles avec des demandes de financement;
- d) Offrir de la formation aux bénévoles. Ceci peut comprendre faciliter l'organisation d'ateliers et de cours portant sur des thèmes tels que : la santé et sécurité au travail, la comptabilité, le montage d'un site Web, etc.;
- e) Aider les bénévoles et les groupes/organismes de bénévoles avec la promotion de leurs activités. Ceci peut comprendre par exemple ajouter des activités de nature communautaire au Calendrier d'activités du site web de la municipalité ainsi que dans Le Lien. (N.B: En ce qui concerne l'utilisation de l'enseigne de l'Aréna Eugène (Gene) LeBlanc, quoique l'enseigne soit disponible pour faire l'annonce d'événements communautaires, l'affichage sera accordé prioritairement aux activités sportives, notamment celles qui ont lieu à l'aréna);
4. selected for this wall will be recommended according : to the applications submitted (if applicable) to Municipal Council by the Citizen's Advisory Committee on Volunteering and names will be announced at the annual ceremony;
- c) Continuing to support volunteers in their administrative tasks, through fulltime staff. This can include help with promoting an activity, making contacts, doing research and assisting volunteers with fundraising requests;
- d) This may include facilitating the organization of workshops and courses on topics such as: occupational health and safety, accounting, setting up a website, etc.;
- e) Helping volunteers and volunteer groups/organizations with the promotion of their activities. This may include, for example, adding activities of a community nature to the Activities Calendar on the municipality's website as well as in Le Lien. (Note: Regarding the use of the sign at the Eugène (Gene) LeBlanc Arena, although the sign is available to advertise community events, its use will be provided by priority to sports activities, particularly those that take place at the arena);
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- f) Inclure au budget chaque année un montant adéquat pour reconnaissance des bénévoles à Memramcook;
- g) Maintenir en place un programme de subvention aux individus/groupes/organismes communautaires selon la politique en matière d'attribution de subventions en vigueur.
## 6. Formulaire de mise en candidature
Le Village de Memramcook encourage chaque résidente et résident et/ou groupe/organisme de bénévoles à Memramcook de remplir le formulaire de mise en candidature à l'annexe 1. Ceci permettra à la municipalité de mieux gérer les candidatures soumises.
- f) Including an adequate amount in the budget each year for the recognition of volunteers in Memramcook;
- g) Maintaining a grant program for individuals/community groups/organizations in accordance with the current grant award policy.
## 6. Nomination form
The Village de Memramcook encourages each resident and/or group/organization of volunteers in Memramcook to complete the nomination form in Appendix 1. This will allow the municipality to better manage the nominations submitted.
Date d'adoption par le conseil municipal :
Le 21 octobre 2025
Référence :
P25-10-213
Date of enactment by Municipal Council:
October 21, 2025
Reference:
P25-10-213
Monique bourgue
Monique Bourque Greffière
Moneque) Dourque
Monique Bourgue Clerk
## Annexe 1
## Formulaire de mise en candidature pour les bénévoles et groupes/organismes de bénévoles à Memramcook
## Coordonnées de la personne faisant la nomination
Personne contact :\_
Téléphone :
Courriel :
## Renseignements sur la personne ou groupe/organisme nominé
Nom de la personne ou groupe/organisme :.
Personne contact (le cas échéant) : \_
Titre (le cas échéant) :
Adresse :
Téléphone :\_
Courriel :
La nomination est pour quelle catégorie :
- [ ] Aîné (65 ans et plus)
- [ ] Personne de n'importe quel âge
- [ ] Prix Femmes fortes
- [ ] Jeune (17 ans et moins)
- [ ] Groupe/organisme -
Période de la carrière de bénévolat (de quelle année à quelle année) :
Description de la carrière et des activités de bénévolat de la personne ou du groupe/organisme :
Les gens qui soumettent des nominations sont encouragés de les accompagner avec des documents d'appui, tels articles de journaux, photos, etc.
Je déclare par la présente, qu'au meilleur de mes connaissances, tous les renseignements ci- inclus sont véridiques.
Signature du responsable de la nomination
Date
## Appendix 1
## Nomination form for volunteers and volunteer groups/organizations in Memramcook
## Contact information of the person submitting the nomination
Contact person:
Telephone:
\_ Email:
Information pertaining to the individual or group/organization nominated
Name of the individual or group/organization:\_
Contact person (if applicable):
Title (if applicable):
Address:
Telephone:
The nomination is for which category:
- [ ] Senior (65 and over)
- [ ] Person of any age -
- [ ] Femmes fortes Award
Email:
- [ ] Youth (17 and under)
- [ ] Group/Organization -
Period of volunteer career (from what year to what year): \_
Description of the volunteer career and activities of the individual or group/organization:
People who submit nominations are encouraged to accompany them with supporting documents, such as newspaper articles, photos, etc.
I hereby declare that, to the best of my knowledge, all information contained herein is true.
Signature of the person responsible for the nomination
Date