Policy No. 2017-52: Municipal Asset Management Policy — full text

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1 VILLE DE SAINT-QUENTIN POLITIQUE INTERNE 2017-52 SERVICES AFFECTÉS : Tous les services DESTINATAIRES : Tous les services OBJET : POLITIQUE DE GESTION DES ACTIFS MUNICIPAUX RÉFÉRENCES : Ministères de la Gouvernance locale du N.-B. / Fédération canadienne des municipalités / Association francophone des municipalités du NB DATE D'ÉMISSION : Réunion extraordinaire du Conseil municipal du 26 septembre 2017 RÉVISÉE : Réunion ordinaire du 8 mars 2022 ÉMISE PAR : Nom et poste : Suzanne Coulombe, Directrice générale et greffière PRÉAMBULE L'objectif premier de la Ville de Saint-Quentin est de se doter d'une politique de gestion de ses actifs (PGA) qui sera bien détaillée, tout en couvrant chacun des aspects de la gouvernance liée au PGA. La Ville s'engage à mettre en œuvre et à continuellement améliorer une approche équilibrée de gestion, en s'assurant de la cohérence de ses divers plans avec les meilleures pratiques en matière de gestion des actifs, de protection de l'environnement et de développement durable. 1. ÉNONCÉ La Ville de Saint-Quentin adopte une politique de gestion exhaustive de ses actifs municipaux axée sur le développement durable ainsi que sur des principes de saine gestion. Cette politique de gestion des actifs municipaux inclut l'engagement des élus municipaux et des directeurs des services et elle sera dument appliquée, et ce, pour le bénéfice de la population et de ses générations à venir. 2. VISION ET MISSION Dans la foulée de la volonté de mettre en place un plan de gestion de ses actifs, la Ville de Saint- Quentin s'est donnée comme vision de reconnaitre ses citoyens à part entière et d'assurer leur sécurité, leur mieux-être et leur qualité de vie, tout en préservant l'économie et la prospérité de leur milieu. Ainsi, la mission que s'est donnée la Ville de Saint-Quentin est basée sur le dynamisme et la générosité et favorise en continu le développement de ses ressources naturelles, l'innovation économique et la créativité communautaire, et ce, dans un cadre de vie sain et sécuritaire, où l'activité culturelle, patrimoniale et touristique est en constante évolution. 3. OBJECTIFS Cette politique établit les principes du Plan de gestion des actifs en lien avec la vision et la mission de Saint-Quentin. Les objectifs de cette politique ont pour résultats projetés : - de favoriser l'amélioration en continu de la gestion des actifs municipaux, - de favoriser un environnement social et culturel riche, - de garantir une sécurité d'approvisionnement économique et fiable, - de mettre en place des principes de développement durable accrus, - de contrôler l'environnement naturel de manière saine et durable, 2 - de favoriser la croissance économique, démographique et sociale, - de générer des économies à court, moyen et long terme, - de réduire le niveau de risque à tout égard, - de créer un outil qui permettra une prise de décision optimisée. 4. APPROCHE La présente politique intègre les différentes sphères d'activités déployées à la Ville de Saint- Quentin et qui sont généralement en lien direct avec les actifs tangibles et intangibles de la municipalité. Ainsi, le Conseil municipal, la direction générale, la direction des finances, la direction des travaux publics, les services des loisirs, tourisme et culture et autres services techniques, seront des acteurs clés et ils joueront un rôle d'intégrateurs de la présente politique. Le Conseil municipal assure le leadership de la gouvernance de la politique et il sera appuyé et conseillé par la direction générale ainsi que par les directeurs et directrices de services. Au besoin, la gouvernance pourra regrouper les responsables locaux des différentes organisations paramunicipales de sorte à obtenir la meilleure information possible et ainsi optimiser la prise de décision. La gouvernance a pour mission de s'assurer de l'atteinte des résultats que suscitera le PGA afin de les réaliser et d'offrir ainsi une meilleure qualité et sécurité de vie aux citoyens de Saint-Quentin. La gouvernance veillera aussi à ce que les stratégies et les outils requis pour l'atteinte des objectifs dégagés par le PGA soient adéquats. La gouvernance portera une attention particulière aux actifs intangibles de la municipalité qui sont considérés comme étant les premiers indicateurs du bien-être des citoyens. De surcroit, ils sont souvent liés à l'utilisation d'actifs tangibles. La satisfaction des citoyens sera considérée comme étant le premier actif intangible à mettre en valeur. La gouvernance auprès des citoyens relativement à cette politique est d'en assurer la volonté et aussi de stimuler l'adhésion des citoyens au concept de gestion des actifs municipaux. 5. PORTÉE L'objectif est d'atteindre les meilleurs résultats en ce qui concerne l'efficacité et l'efficience dans la gestion de l'ensemble des actifs municipaux de la Ville de Saint-Quentin. La Ville de Saint-Quentin souhaite que cette politique se trouve dans tous les documents de planification stratégique, organisationnelle et ses politiques visant la gestion globale de la municipalité. Tel que précédemment mentionné, la présente politique couvre autant les actifs tangibles de la municipalité que les actifs intangibles. En termes d'actifs tangibles, la politique intègre les routes, les chemins forestiers, les rues et les trottoirs, les réseaux d'égouts et d'aqueduc et leurs systèmes de traitement, les parcs, les bâtiments municipaux, les systèmes informatiques, la machinerie et les véhicules de service, les systèmes d'éclairage de rue, la piscine et les terrains sportifs, la gestion des déchets et la gestion des matières recyclables, les services policiers et d'incendie, les pistes cyclables, le déneigement et le nettoyage des rues, la bibliothèque et tout autre actif tangible pouvant appartenir à la ville. 3 En termes d'actifs intangibles, la politique est axée sur le bien-être du citoyen en premier lieu, ainsi que sur la qualité de l'environnement naturel, les changements climatiques, l'activité culturelle, l'activité sociale, la création d'emploi, la croissance démographique, la qualité des services, l'innovation, l'écologie, les mesures d'urgence et toutes autres réalités sociales existantes au sein de la municipalité. Cette politique s'applique à tous les secteurs et employés de la Ville de Saint-Quentin qui ont un lien direct et indirect avec des actifs ou des systèmes d'actifs dans le but d'offrir des services aux citoyens. 6. GOUVERNANCE La gouvernance veillera à contrôler et à valider les effets des actions menées à travers les activités du PGA. La gouvernance est proactive et s'appuie sur la saine gestion et l'utilisation des fonds publics. La gouvernance est établie de la façon suivante : Les principaux directeurs feront partie intégrante du comité exécutif et participeront de façon active au maintien du PGA, compte tenu de leurs fonctions et de leurs connaissances accrues de leurs services municipaux respectifs. Toutes les personnes liées à la gouvernance du plan de gestion des actifs s'engagent à adhérer au PGA et à en faire la promotion au sein du Conseil municipal et auprès des citoyens. Le comité exécutif fera état régulièrement au Conseil municipal des actions en cours à travers les activités liées au PGA. Aucune décision ne sera prise sans l'approbation finale du Conseil municipal qui constitue l'autorité principale de la gouvernance du PGA et de la prise de décision. CONSEIL MUNICIPAL Comité exécutif du PGA - Maire - Élu responsable du comité des finances - Direction générale - Direction des travaux publics et Direction des finances - Consultant Comité de gestion du PGA - Direction générale - Direction des travaux publics - Direction des finances 4 RÔLES : -Valider et adhérer au plan de gestion des actifs recommandé par le comité exécutif -Adopter les recommandations de l'administration de la Ville -Adopter et réviser au besoin la politique de gestion des actifs -Établir la vision, les mandats de service et adopter les politiques de gestion -Adopter les budgets requis -S'assurer que les décisions sont prises en respect avec les engagements en terme de changements climatiques établis dans le PGA Conseil municipal -Assurer la gouvernance générale du PGA -Apporter des recommandations au Conseil municipal sur la base d'une expertise professionnelle -Fournir une direction et un support au coordonnateur de gestion des actifs pour le développement et la mise en place des initiatives de gestion des actifs -Maintenir les capacités nécessaires (y compris, sans s'y limiter, les ressources, le soutien financier, les compétences du personnel, les processus opérationnels, les données et les systèmes d'information intégrés) pour appuyer les éléments et les pratiques du système de gestion des actifs -Mettre en œuvre, réviser et améliorer continuellement le système de gestion des actifs, les processus et les pratiques -Adhérer et s'engager au PGA et en faire la promotion auprès de la population -Établir et modifier les paramètres d'évaluation des rendements des actifs et des services Comité exécutif -Coordonner et conseiller sur les initiatives de gestion des actifs au sein de l'organisation -Actualiser le PGA dans son secteur d'activités tout en tenant ses pairs informés en continu au sein du Comité de gestion. Directeurs de services -Coordonner et conseiller sur les initiatives de gestion des actifs au sein de l'organisation -Maintenir l'engagement envers la gestion des actifs, par une mise à jour annuelle au comité exécutif sur les progrès à travers l'organisation dans la mise en oeuvre de la politique et de la stratégie de gestion des actifs -Assurer une cohérence dans les pratiques de la gestion des actifs, telles que la planification et l'identification d'investissements à travers l'organisation -Promouvoir la stratégie au sein de l'organisation en fournissant un soutien technique et de développement de la capacité et de la compétence en gestion des actifs -Appliquer les paramètres d'évaluation des rendements des actifs et des services Comité de gestion du PGA -Adhérer à la culture du système de gestion des actifs de la municipalité en fournissant des données et informations sur les actifs et services; participer à la gestion du risque au quotidien, et compléter les analyses requises -Observer, évaluer les processus, documenter les processus et communiquer aux directeurs de services l'informations pertinentes pour l'amélioration de l'efficacité des opérations municipales. Personnel municipal 5 7. CADRE LÉGAL La gouvernance veille à ce que la gestion des actifs se fasse en conformité avec les lois et les règles en vigueur, tant du point de vue provincial qu'au national. Les actions posées cadreront avec les standards en matière de respect des lois municipales, environnementales, urbanistiques et fiscales. La gouvernance prône le respect des droits des citoyens et citoyennes et favorise la démocratie au bénéfice de la population. En cas de doute légal face à une action à poser, la gouvernance s'assure d'obtenir un avis juridique auprès d'une autorité compétente. 8. ÉTHIQUE La gouvernance ainsi que tous les intervenants au PGA agissent avec la plus grande intégrité tout en ayant pour objectif premier de respecter les valeurs de la municipalité. Ils prônent aussi la prudence dans la poursuite de l'intérêt public ainsi que la loyauté envers la municipalité. Le conflit d'intérêts est absolument banni et fait place à la recherche d'équité pour l'ensemble de la population. L'utilisation des ressources municipales et des fonds publics est uniquement dédiée et liée au bien commun de la population et doit être engagée de façon efficace et efficiente, ainsi qu'en toute transparence pour la population. 9. CATÉGORIE DE SERVICE Les catégories de service définissent les services offerts par la Ville. Des mesures de rendement peuvent ensuite être établies afin d'avoir des suivis optimaux et efficaces sur les actifs. Catégories de services Services Classement Services de travaux publics Voirie Route et rue Voie piétonnière Contrôle de la circulation Éclairage Déneigement et maintenance Égout pluvial Hygiène Eau Égout sanitaire Services récréatifs, culturels et touristiques Services récréatifs, culturels et touristiques Bâtiment Éclairage Équipement Parc Services administratifs Administration générale Bâtiment Hôtel de ville Équipement Services de protection Incendie Organisation des mesures urgence (OMU) Bâtiment Équipement Les services d'urbanisme, de collecte des déchets, de déneigement (à contrat) de même que les services policiers ne font pas partie des catégories de services prévus au PGA. 6 10. NIVEAUX DE SERVICES Les niveaux de services sont des paramètres spécifiques qui décrivent l'étendue et la qualité des services que la municipalité fournit aux utilisateurs. Les niveaux de services relient les performances d'un actif aux objectifs de performances cibles et peuvent être répartis dans les catégories suivantes : 1- Exigences légales : les exigences légales, règlementaires et contractuelles sont les niveaux de services minimums qui doivent être fournis 2- Niveaux de services de la communauté (client) : les niveaux de services de la communauté définissent comment un service est perçu par l'utilisateur, avec des mesures non techniques pour les objectifs de service 3- Niveaux de services (techniques) des actifs : les niveaux de services des actifs sont des mesures spécifiques et quantifiables pour les objectifs de service. La définition et la mise à jour des niveaux de services font partie des rôles et responsabilités du comité de gestion des actifs de la municipalité et du comité exécutif du PGA. 11. ÉVALUATION DU RENDEMENT Les paramètres d'évaluation des rendements des différentes catégories d'actifs font partie des rôles et responsabilités du comité de gestion des actifs de la municipalité et du comité exécutif du PGA. Une politique sur l'évaluation du rendement est à venir. (Sondage à la population et gestion des requêtes des citoyens) 12. INVENTAIRE DES ACTIFS L'inventaire contient au départ, l'information détaillée de toutes les immobilisations corporelles conformément aux recommandations énoncées dans le guide des Considérations comptables pour le secteur public (CCSP) de l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) au chapitre 3150 (NCSP 3150). La Ville de Saint-Quentin a un inventaire détaillé de tous les actifs municipaux. À l'heure actuelle, seulement les actifs essentiels et les actifs de grande valeur ont été répertoriés dans ce plan. Par actifs essentiels, ceux-ci incluent ceux qui permettent d'offrir des services essentiels à ses citoyens, comme les services d'incendie, les services d'hygiène, etc. Les actifs de grande valeur sont ceux qui ont un impact financier important sur la municipalité comme un bâtiment récréatif. La base de données doit contenir au minimum les éléments suivants : - l'indication des actifs essentiels et des actifs de grande valeur, - les risques inhérents au climat, - l'évaluation de l'état des actifs, - les couts d'exploitation annuels, - les couts de remplacement/d'acquisition, - les couts de renouvèlement. La municipalité s'engage à maintenir une base de données centralisée et accessible à l'équipe de gouvernance. La mise à jour en continu de cette base de données sera effectuée par les employés municipaux et les directeurs de services. 7 13. GESTION DU RISQUE La gouvernance prône une gestion accrue du risque basée sur la prévention en tentant au mieux d'uniformiser cette gestion pour chaque intervenant concerné. Ainsi, la connaissance des risques liés aux infrastructures sera maintenue et mise à jour régulièrement de façon à prévenir des situations indésirables et dans un but d'économiser les fonds publics. La gestion du risque fait partie intégrante du processus décisionnel établi dans le PGA. La gouvernance encourage la gestion du risque autant dans ses décisions stratégiques que dans les modes opérationnels mis de l'avant par les différents services. Les services liés à chacune des infrastructures seront identifiés, quantifiés et évalués afin d'en déterminer l'importance, l'urgence ou la tolérance avec laquelle ces risques doivent être traités. La gestion du risque sera basée sur l'aspect technique plutôt que sur l'aspect politique de la gestion des infrastructures municipales. Les objectifs de la gestion du risque graviteront autour des éléments suivants : - offrir un niveau de services fiables et acceptables pour la population, - favoriser la durabilité financière, environnementale et sociale, - établir des prévisions financières claires favorisant un fonds de réserve lié aux risques , - être en conformité avec les exigences règlementaires. L'évaluation des risques sert à préciser l'ordre de priorisation des infrastructures municipales. Cette évaluation est appliquée à chacune des catégories d'infrastructures municipales qui seront identifiées dans la base de données maitresse. Le Comité de gestion du PGA doit établir les valeurs par défaut des différentes catégories d'actifs et ensuite réviser annuellement les cotes de risque pour les actifs méritant une attention particulière. Les principaux risques liés aux infrastructures sont : - les risques sociaux, - les risques économiques, - les risques juridiques, - les risques environnementaux, - les risques techniques. Le Comité de gestion du PGA a aussi le mandat d'établir le processus d'évaluation et de révision des risques. Ces procédures seront déterminées dans la politique d'évaluation du rendement (à venir). 14. CHANGEMENTS CLIMATIQUES Saint-Quentin est localisée en milieu rural éloigné et en pleine nature. Le PGA portera une attention particulière aux risques associés aux changements climatiques ainsi qu'aux dangers qui en découlent. Pour chaque infrastructure concernée, la gouvernance sera informée des menaces, des probabilités que ces menaces se concrétisent, à quelle fréquence cela peut se produire et quels impacts doit-on prévoir. La gouvernance sera aussi en contact permanent avec les autorités gouvernementales afin d'être bien au fait de toute règlementation ou information en lien avec les changements climatiques. Une attention encore plus particulière émergera du PGA en ce qui trait aux infrastructures municipales critiques pouvant être visées par un évènement lié aux changements climatiques. 8 15. DURABILITÉ Le développement durable est au cœur des priorités de la gouvernance. Le choix des investissements et des pratiques sera basé en premier lieu sur leur durabilité dans le temps. L'objectif est de protéger les investissements des contribuables et d'assurer le meilleur retour possible sur l'investissement. Les choix d'investissements doivent correspondre aux besoins immédiats sans compromettre la situation des générations futures. À travers le PGA, la gouvernance de la Ville de Saint-Quentin assume dorénavant son rôle auprès de la population selon une vision intégrée de développement durable, en fonction de ses besoins économiques, sociaux et environnementaux. Le Conseil municipal s'engage à motiver, à communiquer, à mobiliser et à favoriser au maximum ses employés et sa population à contribuer au développement durable des actifs tangibles et intangibles de la Ville de Saint-Quentin. Les mots clés sont : repenser, réduire à la source, récupérer, recycler, réutiliser, valoriser, éduquer. Les principes sont : santé et qualité de vie, équité et solidarité sociale, protection de l'environnement, efficacité et efficience économique, participation et engagement, partenariat et coopération, prévention, protection du patrimoine culturel, préservation de la biodiversité, appui des écosystèmes, consommation responsable, adhésion au principe du pollueur-payeur et accès au savoir municipal pour tous. Le PGA regroupera ces valeurs et la gouvernance s'assurera qu'elles soient respectées en tout temps selon les principes de révision des effets proposés par le PGA. 16. CADRE FINANCIER Le cadre financier est considéré comme étant l'élément le plus important du PGA qui permet de recueillir l'information nécessaire afin de faire un diagnostic fiable de l'état des actifs de la municipalité. Le comité exécutif proposera au Conseil municipal une stratégie financière pour atteindre un équilibre financier durable pour la municipalité. La gouvernance mettra en place une planification financière basée sur les orientations stratégiques soulevées par le PGA qui devra en tout temps respecter la capacité à payer des contribuables, tout en maintenant la santé financière de la municipalité. La stratégie de gestion financière sera établie selon un cadre financier prévu pour un horizon allant entre 10 à 30 ans, par le biais de plans quinquennaux. Lié aux besoins suscités par le PGA, ce cadre financier permettra une projection des revenus, des dépenses ainsi que du fardeau fiscal imposé aux contribuables. Une évaluation régulière du cadre financier sera instaurée afin de porter les ajustements requis en continu, toujours en tenant compte des besoins à court et moyen terme. 17. RÉFÉRENCES ET DOCUMENTS STRATÉGIQUES Les documents stratégiques de gestion des actifs énumérés ci-dessous font partie de l'approche globale de la Ville et du système de gestion des actifs. Le Conseil municipal et la direction examineront la politique de gestion des actifs et assureront que le tout soit cohérent avec tous documents municipaux de la Ville de Saint-Quentin. 9 - Le plan d'action du comité de gestion des actifs* énonce l'engagement de la haute direction de mettre en œuvre la politique approuvée par le Conseil et l'approche adoptée en ce sens - Le plan de gestion des actifs décrit la façon dont les actifs seront gérés tout au long de leur cycle de vie, en soutien à la prestation de services; ils devront être approuvés par les directeurs dans tous les secteurs d'activités de la ville - Le plan stratégique* exprime une vision à long terme portant sur le développement de la Ville de Saint-Quentin; il sert de lien et vient appuyer les divers plans sectoriels et politiques que possède la municipalité - Le plan de développement durable (plan vert) présente une vision à long terme et identifie dix axes d'intervention appuyés sur les sphères clés du développement durable - La politique de gestion des actifs définit les attentes du Conseil relativement à la gestion des actifs et devra être approuvée par tout conseil subséquent - Les plans quinquennaux de la Ville de Saint-Quentin - Le plan d'aménagement municipal - Le plan d'adaptation aux changements climatiques - Les arrêtés et politiques municipaux - Le plan d'urgence municipal - Toutes autres politiques administratives pouvant être atteintes par la gestion des actifs. *Documents à compléter Le Conseil municipal assurera l'inclusion de référence entre cette politique et les autres documents de gouvernance organisationnelle lorsque ceux-ci seront révisés. 18. CONSÉQUENCE DE LA NON-CONFORMITÉ Le non-respect de cette politique peut entrainer les risques : - d'une planification qui n'optimise pas la maintenance et le remplacement des actifs existants ainsi que le développement de nouveaux actifs; - de conflits dans les priorités d'investissement de chaque division, une mauvaise coordination, et une inefficacité́ des services offerts; - de projets d'immobilisations et de développement urbain qui sont incompatibles avec les besoins réels identifies de la Ville; - de perdre la mémoire institutionnelle de la Ville; et, - de compromettre les services écologiques rendus par les actifs naturels. Ces risques compromettent potentiellement : - de repousser le renouvèlement d'infrastructures essentielles à la livraison de services causant des risques à la collectivité; - la capacité technique et financière de la Ville à fournir les niveaux de services escomptés à la génération actuelle et celle du futur; - la sécurité́, l'accessibilité́, et la fiabilité́ des services fournis par l'entremise des infrastructures; et - l'alignement des objectifs stratégiques de la Ville avec ses activités de gestion des actifs et de prestation de services. 10 19. RÉVISION ET ÉTABLISSEMENT DES PRIORITÉS Les éléments suivants doivent être révisés de façon régulière afin d'assurer l'actualisation des données qui seront fiables. Éléments Échéanciers Données techniques Couts de remplacements des actifs En continu Ajouts de données sur les frais de maintenance et opérations En continu Modification des périodes d'amortissement Annuellement Cote de risques Tous les 2 ans Indicateurs de rendement Tous les 2 ans Gouvernance Révision des rôles et responsabilités de l'équipe de gouvernance Tous les 2 ans ou au besoin Sélection des paramètres de gouvernance Tous les 5 ans Politique de gestion des actifs Tous les 3 à 5 ans Plan d'action du comité de gestion des actifs Tous les 3 à 5 ans 20. ENTRÉE EN VIGUEUR Déclaration d'engagement : La Ville de Saint-Quentin assure sa mission de gestionnaire des actifs municipaux auprès de la population dans une perspective de gestion intégrée des actifs, en tenant compte des préoccupations économiques, sociales et environnementales. La Ville de Saint-Quentin adopte et applique son Plan de gestion des actifs municipaux dans un but d'offrir à sa population une gestion optimisée de ses actifs tangibles et intangibles et de contribuer à une meilleure qualité du milieu de vie pour les générations actuelles et futures. Autorité : La présence politique relève de la responsabilité du Conseil municipal de la Ville de Saint-Quentin. Entrée en vigueur : La présente politique de gestion des actifs municipaux entre en vigueur à compter de sa date d'adoption par le Conseil municipal. N.B. Dans ce document, le genre masculin est utilisé au sens neutre et désigne toutes les personnes.