Policy No. 2007-27 (2025): Donations to Community Organizations — full text

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VILLE DE SAINT-QUENTIN POLITIQUE INTERNE NO 2007-27 (2025) SERVICES AFFECTÉS : Administration municipale Directions des sports, loisirs et vie communautaire DESTINATAIRES : Organismes communautaires, étudiants, bénévoles OBJET : REMISE DE DONS ET COMMANDITES RÉFÉRENCES : DATE D'ÉMISSION : Réunion régulière du Conseil municipal du 20 mars 2007 RÉVISÉE LE : 2011 02 08, 2019 06 12, 2020 08 11 REFONTE : 2025 06 10 ÉMISE PAR : NOM ET POSTE : Suzanne Coulombe, Directrice générale et Greffière __________________________________________________________________________________________ Objectif La politique vise à encadrer les demandes de dons et commandites adressées au conseil municipal, en garantissant une gestion équitable et responsable des fonds publics. Elle encourage le soutien aux initiatives locales qui améliorent la qualité de vie de la communauté (social, sportif, économique, touristique, culturel). Critères d'admissibilité Pour être admissible, une demande doit : 1. Être accessible aux résidents de Saint-Quentin. 2. Soutenir les jeunes dans leurs études postsecondaires ou des initiatives scolaires. 3. Promouvoir le développement d'associations ou d'institutions locales/régionales. 4. Être alignée avec le plan stratégique de la municipalité. 5. Avoir des objectifs réalistes et un impact communautaire et économique ou social positif. Exclusions Les dons ou commandites ne peuvent pas être accordés à : - Des entreprises privées. - Des projets immoraux. - Des projets de construction ou rénovation. Ils ne peuvent pas servir à rembourser des taxes municipales. Processus 1. Les demandes doivent être soumises par écrit entre le 15 aout et le 15 septembre pour l'année suivante. 2. Elles sont analysées par la direction des finances avant d'être transmises au conseil municipal. 3. Le conseil décide de l'admissibilité et peut imposer des conditions spécifiques. 4. Une réponse écrite est envoyée, considérée comme finale et sans recours. Gestion des fonds - Le conseil fixe un budget annuel pour les dons et commandites. - Les fonds non utilisés ne sont pas reportés à l'année suivante. - Un rapport annuel des dons et commandites est préparé par la direction des finances. Droits du conseil Le conseil peut refuser ou ajuster une demande, même si elle respecte les critères, pour des raisons financières. Il n'est pas tenu de soutenir tous les organismes d'un même secteur. En résumé, cette politique garantit une gestion transparente et équitable des demandes tout en respectant les contraintes budgétaires de la municipalité.