Policy No. 1998-09 (2022): Procedures for Purchasing Goods or Services — full text

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Politique interne no 1998-09 (2026) Page 1 sur 18 VILLE DE SAINT-QUENTIN POLITIQUE INTERNE NO 1998-09 (2026) SERVICES AFFECTÉS : Tous les services DESTINATAIRES : Direction des finances et personnel cadre OBJET : PROCÉDURES D'ACHAT DE BIENS OU DE SERVICES RÉFÉRENCES : - Loi sur la passation des marchés publics (LPMP) et ses règlements - Accord de Libre-échange canadien (ALEC) - Partenariat pour le commerce et les marchés publics de l'Atlantique (PCMPA) - Accord de libération des marchés publics du Québec et du Nouveau- Brunswick (QC-NB) - Seuils de passation des marchés publics pour les entités du secteur public élargi de Services NB - Procédures d'achat de bien et services de la CSRNO DATE D'ÉMISSION : 1998 03 04 RÉVISÉE LE : 2006 08 08, 2021 04 13, 2022 04 26, 2026 04 23 ÉMISE PAR : NOM ET POSTE : Suzanne Coulombe, Directrice générale et Greffière 1. BUTS 1.1 Établir des règles, normes et procédures uniformes s'appliquant à l'approvisionnement en biens et services par les différents services municipaux de la Ville de Saint-Quentin. 1.2 Assister le personnel municipal dans les achats de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de la municipalité en respect de la Loi sur la passation des marchés publics et ses règlements. 1.3 Éliminer toutes possibilités de conflits d'intérêts en respect avec la Loi sur la Gouvernance locale du Nouveau-Brunswick. 1.4 Obtenir le meilleur bien ou service possible au meilleur prix tout en encourageant les entreprises locales. 2. ÉTENDUES 2.1 La présente politique s'applique à tous les services municipaux de la municipalité de Saint- Quentin. 2.2 Toutes les dispositions contenues dans la Loi sur la passation des marchés publics du N.-B. et ses règlements sont applicables en tout temps. La présente politique se veut un complément à la Loi sur la passation des marchés publics. En cas de disparités entre la présente politique et un arrêté de la municipalité, une loi de la législature du Nouveau-Brunswick ou du Parlement du Canada, ces dernières ont préséance. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 2 sur 18 3. DÉFINITIONS ALEC : Accord de libre-échange canadien Approvisionnement : Désigne l'achat, la location, ou l'acquisition par quelque moyen que ce soit de biens, de services ou de services de construction et comprend l'ensemble des fonctions liées à l'acquisition, que ce soit la définition des exigences, l'attribution du marché ou la gestion continue du contrat. Approvisionnement écologique : Désigne un approvisionnement ayant un impact environnemental réduit par rapport à des produits et à des services concurrents utilisés dans le même objectif. Les considérations liées à l'impact environnemental comprennent, sans toutefois s'y limiter, la réduction des émissions de gaz à effet de serre et des polluants atmosphériques, l'amélioration de l'efficacité énergétique et de la gestion de l'eau, la réduction des déchets et le soutien de la réutilisation et du recyclage, l'utilisation de ressources renouvelables, la réduction des déchets dangereux, la réduction des substances toxiques et dangereuses, et la biodiversité. Biens : Désigne les biens meubles, y compris les frais d'installation, d'exploitation, d'entretien ou de fabrication de ces biens. Sont également visés par la présente définition, les matières premières, les produits, le matériel et les autres objets physiques de toute nature et description, à l'état solide, liquide, gazeux ou électronique, sauf s'ils sont achetés dans le cadre d'un contrat pour des services de construction. Demande de propositions : Une demande de propositions (DP) est une invitation où des critères autres que le prix sont utilisés pour évaluer les réponses et où l'attribution se fonde sur la note conforme la plus haute. En général, le processus de DP est utilisé lors de l'achat de biens ou de services complexes où la méthode pour achever un projet est laissée à la discrétion des fournisseurs. La DP précise le « quoi », le « quand » et le « pourquoi », mais le « comment » doit être déterminé par les fournisseurs. Directeurs de services : Désigne les directeurs de services de la Ville de Saint-Quentin : - Direction des finances - Direction des travaux publics - Direction des sports et loisirs - Direction de la vie communautaire et du tourisme Fournisseur local : Fournisseur ayant une place d'affaires (bureau ou atelier) située à l'intérieur des limites du territoire de la Ville de Saint-Quentin. Loi sur la passation des marchés publics : Désigne la Loi sur la passation des marchés publics qui est présentement en vigueur au Nouveau-Brunswick et les règlements pris en application de celle- ci. PCMPA : Partenariat pour le commerce et les marchés publics de l'Atlantique QC-NB : Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick RPANB : Réseau de possibilités d'affaire du Nouveau-Brunswick. Site provincial approuvé pour la publication des appels d'offres. Services : Désigne tout service, y compris les services d'imprimerie, sauf les services de construction. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 3 sur 18 Services de construction : Désigne tous les services liés à la construction, à la réparation ou la modification de terrains ou de structures. Valeur estimée : Valeur totale maximale estimée du marché, y compris tous les renouvèlements optionnels du marché, et, dans le cas d'un marché à commandes, la valeur totale maximale estimée de l'ensemble des marchés publics auxquels on s'attend dans le cadre de celui-ci pendant sa durée originale et de tous les renouvèlements optionnels du marché public, y compris les frais de transport, les frais d'entretien, les frais engagés pour la fabrication de biens, les frais d'installation, les tarifs, les douanes, les primes, les droits, les honoraires, les commissions, les intérêts et tous autres frais accessoires liés à l'achat des biens ou des services à l'exclusion des taxes. 4. PROCESSUS D'ACHAT 4.1 Valeur des achats La valeur estimée de l'achat doit être établie afin de déterminer le mode d'approvisionnement. Il est interdit de concevoir les achats, de choisir une méthode d'évaluation ou de diviser les exigences en matière d'achat dans l'intention d'éviter les obligations imposées par la loi ou les accords. 4.2 Autorité d'achat Sous réserve du paragraphe suivant, lorsqu'un achat n'est pas prévu au budget, il sera nécessaire de recevoir, au préalable, la recommandation de la Direction des finances et par la suite, l'autorisation du Conseil municipal avant de procéder à l'achat. Une fois l'autorisation obtenue, l'achat pourra s'effectuer selon la présente politique. Dans l'éventualité d'un besoin urgent d'un achat qui peut être justifié, la Direction générale et/ou la Direction des finances pourra, après avoir communiqué avec le maire ou le maire suppléant, autoriser l'achat ou la dépense qu'elle juge dans le meilleur intérêt de la Municipalité. Elle devra toutefois en informer le Conseil dans les plus brefs délais. 4.3 Modes d'approvisionnement 4.3.1 Sans appel d'offres : a) Tout achat de biens ou services de 2 499 $ et moins et prévu au budget, est autorisé par le directeur du service affecté. b) Tout achat de biens ou services d'une valeur estimée se situant entre 2 500 $ et 14 999 $, prévu au budget et recommandé par le directeur du service affecté, est autorisé par la Direction des finances. 4.3.2 Appel d'offres sur invitation : Tout achat de biens et de services d'une valeur estimée se situant entre 15 000 $ et 49 999 $, prévu au budget et recommandé par le directeur du service affecté et autorisé la Direction des finances, doit être effectué par appel d'offres sur invitation d'au moins deux fournisseurs. 4.3.3 Appel d'offres public (moins de 139 000 $) : a) Tout achat de biens et de services d'une valeur estimée se situant entre 50 000 $ et 138 999 $, prévu au budget, recommandé par le directeur du service Politique interne no 1998-09 (2026) Page 4 sur 18 affecté et autorisé par la Direction générale et la Direction des finances, doit faire l'objet d'un appel d'offres public. b) L'appel d'offres doit être publié sur le site Internet de la Ville de Saint-Quentin doit être annoncé sur le RPANB pendant au moins 10 jours civils. L'appel d'offres peut également être publié par moyens électroniques. 4.3.4 Appel d'offres public (139 000 $ et plus) : a) Tout appel d'offres de biens ou de services dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 139 000 $ doit respecter les exigences de tous les accords commerciaux en vigueur en plus de la Loi sur la passation des marchés publics et ses règlements. b) Tout appel d'offres de services de construction dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 347 400 $ doit respecter les exigences de tous les accords commerciaux en vigueur en plus de la Loi sur la passation des marchés publics et ses règlements. c) L'appel d'offres DOIT être annoncé sur le RPANB et le site Internet de la Ville de Saint-Quentin pendant au moins 10 jours civils, incluant la date de la publication initiale et la date de clôture. L'appel d'offres peut également être publié par moyens électroniques. 4.4 Règles à respecter lors du lancement d'un appel d'offres 4.4.1 Avis d'appels d'offres a) Tout lancement d'appel d'offres pour un achat ou service non prévu au budget doit faire l'objet d'une résolution du conseil municipal. b) Veiller à ce que l'avis soit clair et complet en incluant tous les renseignements que la Loi sur la passation des marchés publics et ses règlements exigent (voir le guide à l'annexe « A » de la présente politique). c) Si le cout n'est pas le principal facteur sur lequel le marché sera attribué, vous devez indiquer clairement sur l'avis tous les critères d'évaluation qui seront utilisés pour l'attribution du marché, et ce, afin que tous les soumissionnaires soient traités de façon juste et équitable. d) L'énoncé qu'une préférence peut être accordée aux fournisseurs locaux ne s'applique pas aux achats de 15 000 $ et plus. Toutefois, si l'achat est inférieur à 15 000 $, des dispositions doivent être suivies selon la Loi sur la passation des marchés publics et ses règlements. 4.4.2 Réception des appels d'offres a) Le dépôt des soumissions par livraison en mains propres, par moyens électroniques, courrier ou service de messagerie, est autorisé. b) Les soumissions doivent être horodatées, revêtues des initiales du receveur et conservées cachetées jusqu'au dépouillement. c) Il faut prendre toutes les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité de celles reçues par moyens électroniques. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 5 sur 18 d) Une soumission reçue après la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres ne peut pas être acceptée, à moins que le retard soit uniquement imputable à la municipalité. 4.4.3 Ouvertures des appels d'offres a) Règle générale, les soumissions sont dépouillées par la Direction générale en présence d'un membre du conseil municipal et/ou du directeur du service. Seule la personne désignée dans l'appel d'offres peut ouvrir les plis des soumissions, que l'ouverture soit publique ou non. b) Si une ouverture publique des plis a été prévue, il faut procéder à l'ouverture des soumissions à l'heure, à la date et à l'endroit indiqués dans les documents de sollicitation, et toute personne peut assister à l'ouverture. Seulement le nom des soumissionnaires et leur prix total offert, si l'appel à la concurrence est fondé sur le prix, peut être divulgué. c) En vertu de l'Autorité règlementaire des documents municipaux pour le Nouveau- Brunswick, les enveloppes sont annexées et conservées avec les appels d'offres conformément au calendrier de déclassement. d) Aucune décision n'est prise ni aucune adjudication n'est effectuée au moment du dépouillement des soumissions. e) Dans l'éventualité où un soumissionnaire ne soit pas conforme aux conditions stipulées dans l'appel d'offres, sa soumission sera rejetée et il en sera avisé par écrit avec le motif du rejet. f) La Direction générale a l'autorité d'annuler tout appel d'offres si le besoin des biens et/ou des services n'est plus, ou de le reporter, et ce, par avis écrit aux soumissionnaires. g) Toutes les soumissions ayant fait l'objet d'un appel d'offres public, doivent être approuvées par le Conseil municipal. 4.4.4 Évaluation des soumissions a) Généralement, l'appel d'offres est attribué au soumissionnaire conforme dont l'offre est la plus basse ou au soumissionnaire conforme qui reçoit la plus haute note dans le cas de demandes de propositions (voir le guide prévu à l'annexe « D »). b) L'évaluation des demandes de propositions se fait individuellement par chaque membre du comité en attribuant un pointage uniquement en fonction du contenu et du degré de satisfaction des critères d'évaluation énoncés au préalable dans l'avis d'appel d'offres. Les propositions ne peuvent pas être notées en comparaison des autres propositions. Elles doivent uniquement être notées en fonction de leur contenu et des critères de la demande de propositions. c) Aucun critère de sélection ne peut être ajouté après la clôture de la demande de propositions. d) Dans le cas où le marché n'est pas attribué au soumissionnaire dont l'offre est la plus basse, la décision doit être très bien justifiée et documentée. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 6 sur 18 4.4.5 Attribution du marché a) Pour tout achat de 139 000 $ et plus, l'avis d'attribution DOIT être publié sur le RPANB dans les 72 jours qui suivent l'attribution du marché (voir le guide d'attribution prévu à l'annexe « C »). 5. DISPOSITIONS DIVERSES 5.1 Pour tout achat de 139 000 $ et plus, si la municipalité opte pour un mode d'approvisionnement de rechange qui touche les exemptions en vertu des articles 152 à 159, de l'article 161 et de l'article 166 du Règlement 2014-93 pris en application de la Loi sur la passation des marchés publics, elle sera tenue de publier l'avis d'attribution par l'entremise du formulaire prévu à cet effet au plus tard le cinquième jour de chaque mois. 5.2 Dans le cas où la valeur des biens ou des services est de moins de 15 000 $, les fournisseurs locaux auront la priorité lors de la sélection dans la mesure où leurs biens ou leurs services soient de qualité à valeur comparable n'excédant pas plus de 5 % le prix le plus concurrentiel obtenu. Le fait qu'une préférence sera accordée aux fournisseurs locaux doit être indiqué dans l'appel d'offres. 5.3 Afin d'encourager tous les fournisseurs locaux, une rotation sera assurée lors de la sélection, lorsque les prix soumis sont comparables et/ou équivalents. 5.4 Seuls les fournisseurs légalement reconnus; c'est-à-dire opérant un commerce enregistré, seront considérés, à moins qu'aucun d'eux ne soit reconnu légalement. 5.5 Les soumissionnaires choisis doivent faire appel aux sous-traitants et fournisseurs locaux dans leur choix dans la mesure où leurs biens ou leurs services soient de qualité à valeur comparable n'excédant pas plus de 5% le prix le plus concurrentiel obtenu. 5.6 Les employés ou représentants de la Municipalité ne doivent accepter ou tirer des avantages personnels d'un fournisseur. Ils doivent agir de façon intègre et dans le meilleur intérêt de la Municipalité. Ces mêmes personnes pourront transiger des affaires avec la Municipalité dans la mesure où ils se conforment à la partie 8 de la Loi sur la Gouvernance locale - portant sur les conflits d'intérêts. 6. APPROVISIONNEMENT ÉCOLOGIQUE Dans la mesure du possible, les responsables des achats s'engagent à favoriser un approvisionnement en biens et en services ayant un impact environnemental réduit, en veillant à ce que la performance environnementale et la durabilité soient prises en compte. L'accent sera mis sur les biens et les services qui : - Réduisent les émissions de gaz à effet de serre, pour réduire les émissions provenant des bâtiments, du transport et du cycle de vie des produits. - Réduisent la consommation d'énergie, pour maximiser l'efficacité énergétique pour l'équipement, le fonctionnement des bâtiments et les véhicules. - Réduisent les déchets, pour réduire le nombre d'emballages et d'articles à usage unique ; améliorer le recyclage et le détournement des déchets ; et choisir des biens de haute qualité et durables conçus pour durer plus longtemps. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 7 sur 18 - Conservent l'eau, pour utiliser moins d'eau et améliorer la qualité de l'eau par la prévention de la pollution. - Encouragent l'utilisation de matériaux et de produits chimiques moins nocifs, pour réduire l'utilisation de toxines et de produits chimiques dangereux. 7. EXCLUSION AU PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT Nonobstant ce qui précède, tout fournisseur de biens ou de services sera exclu du processus d'approvisionnement visé par la présente politique s'il est en défaut de se conformer à un arrêté, une politique ou un règlement municipal. La présente exclusion s'appliquera tant que le défaut de conformité persistera ou que des procédures de conformité sont engagées contre le fournisseur de biens ou de services. 8. PROCESSUS D'APPROBATION DES FACTURES Afin de standardiser et d'assurer la conformité du processus de validation des paiements, les étapes de traitement des factures doivent être respectées : 1. Réception de la facture La facture est reçue par le directeur du service concerné. Elle doit être accompagnée d'une preuve de réception des biens ou services, si possible. Tout achat effectué avec une carte de crédit de la Ville de Saint-Quentin doit obligatoirement être justifié par une facture ou un reçu. 2. Vérification et approbation La Direction du secteur concerné vérifie la conformité de la facture (montant, date, description). Elle indique le compte budgétaire et la subvention concernée, le cas échéant. Elle appose sa signature et/ou fait signer le directeur du service concerné conformément aux dispositions de la présente politique. Une approbation électronique est aussi acceptée. 3. Transmission au service des finances La facture approuvée est transmise au service des finances pour traitement. Toute facture non signée ou incomplète sera retournée. 4. Contrôle final et paiement Le service des finances effectue un contrôle final. Le paiement est effectué selon les modalités (échéance, fournisseur, etc.). N. B. Dans ce document, le genre masculin est utilisé au sens neutre et désigne toutes personnes. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 8 sur 18 ANNEXE A Guide d'achat par appel d'offres Informations à inscrire sur l'avis d'appel d'offres : a) Coordonnées  Numéro de l'appel d'offres  Nom et adresse de la municipalité  Nom et coordonnées de la personne-ressource qui traitera les questions des fournisseurs éventuels et fera l'ouverture des soumissions b) Exigences relatives à la présentation des soumissions  Adresse à laquelle les soumissions doivent parvenir ainsi que la date et l'heure limites fixées pour leur acceptation  Si les plis sont ouverts en public, indiquez la date, l'heure et le lieu de toute ouverture publique des plis.  Langue à utiliser pour présenter sa soumission (le français, l'anglais ou bilingue)  Exigences en matière d'achat  Mode d'approvisionnement (le moyen que vous comptez prendre pour acheter). S'il comporte une négociation ou une enchère électronique, il faut le mentionner.  Description de l'achat voulu  Délai de livraison ou durée du contrat L'avis doit également mentionner les renseignements ci-dessous s'ils ne figurent pas déjà dans vos documents d'appel d'offres :  La nature et la quantité, ou la quantité estimative, des biens et services à acquérir;  Certaines conditions s'appliquent-elles aux fournisseurs éventuels, par exemple un agrément? Le cas échéant, ces conditions doivent être énumérées et décrites;  Description des années d'option c) Lois et accords commerciaux (achat de 139 000 $ et plus)  Vous devez inclure un énoncé indiquant que votre achat est assujetti à Loi sur la passation des marchés publics, à ses règlements et à toutes les autres lois applicables.  Vous devez préciser quels accords commerciaux sera soumis l'achat (PCMPA, QC-NB, ALEC). Les documents d'appel d'offres doivent comprendre les renseignements suivants : d) Renseignements détaillés sur l'achat  Spécifications détaillées, modalités, conditions, exigences obligatoires, etc., se rapportant à l'achat  Instructions relatives à la livraison, exigences et adresse  Si les négociations sont permises, détails concernant ce qui peut en faire l'objet et comment elles se dérouleront e) Renonciation à la conformité en cas d'écarts mineurs Politique interne no 1998-09 (2026) Page 9 sur 18  Si vous souhaitez disposer de la capacité de renoncer à la conformité aux exigences obligatoires formulées dans le document d'appel d'offres en cas d'écarts mineurs, vous devez divulguer votre droit de le faire dans le document d'appel d'offres. f) Critères d'évaluation  Critères d'évaluation et pondérations relatives si des critères autres que le prix sont utilisés dans l'évaluation h) Traitement préférentiel  Indiquez si la préférence peut être accordée à un fournisseur local ou du Nouveau-Brunswick. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 10 sur 18 ANNEXE B Existence de préférences Conformément aux articles 128 à 137 du Règlement sur les biens et les services (2014-93), si l'achat est inférieur à 139 000 $, au plus bas seuil applicable de tout accord commercial pertinent, la limite la moins élevée étant retenue, ou à 347 400 $ dans le cas de services de construction ET que vous avez clairement mentionné dans votre appel d'offres que la préférence peut être accordée à un fournisseur local ou du Nouveau-Brunswick, vous pouvez accorder un traitement préférentiel à un fournisseur. Pour avoir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section Accords commerciaux. Aucune préférence locale ou provinciale ne peut être accordée lorsque les appels d'offres visent des biens ou services d'une valeur égale ou supérieure à 139 000 $ ou au plus bas seuil applicable de tout accord commercial pertinent, la limite la moins élevée étant retenue, à moins qu'ils ne soient exemptés pour une raison légitime spécifiée dans le Règlement 2014-93 pris en application de la Loi sur la passation des marchés publics. Les avantages économiques que la municipalité ou la région pourraient tirer NE doivent PAS être pris en compte dans l'évaluation des soumissions. Le défaut de se conformer à cette exigence pourrait entrainer des contestations des soumissions ou une poursuite judiciaire par les fournisseurs. Pour avoir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section Accords commerciaux. Traitement préférentiel Conditions préalables 128 (1) Les documents de sollicitation doivent, dans les cas où l'on entend donner un traitement préférentiel, l'indiquer clairement dans les documents de sollicitation en plus d'y décrire la nature et la méthode d'application du traitement préférentiel. 128 (2) En sus de ce qui est prévu au paragraphe (1), dans les cas où le traitement préférentiel que l'on entend donner est pour une valeur canadienne ajoutée, les documents de sollicitation doivent indiquer le niveau de préférence accordé et décrire les règles applicables pour déterminer la mesure de cette valeur canadienne ajoutée. Aspirant-fournisseur ne peut être avantagé qu'une seule fois 129 Un aspirant-fournisseur ne peut être avantagé par un traitement préférentiel qu'une seule fois au cours d'un appel à la concurrence, que la démarche se fasse en plusieurs étapes ou qu'elle comporte plusieurs volets. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 11 sur 18 Traitement préférentiel permis si valeur estimée sous les seuils dictés par les accords commerciaux 130 L'entité acquéresse peut accorder un traitement préférentiel aux fournisseurs néo-brunswickois et aux fournisseurs du Canada atlantique lorsque la valeur estimée des biens ou des services à obtenir est inférieure au plus bas seuil applicable des accords commerciaux pertinents. Application du traitement préférentiel prévu à l'article 130 131 Dans l'application du traitement préférentiel prévu à l'article 130, que l'évaluation des offres soit fondée sur le prix ou soit faite par attribution de points, l'entité acquéresse est tenue de respecter l'ordre de priorité qui suit : a) en premier lieu, les fabricants néo-brunswickois, si les biens à obtenir sont fabriqués au Nouveau- Brunswick ; b) en deuxième lieu, les vendeurs néo-brunswickois ; c) en troisième lieu, les fournisseurs du Canada atlantique. Traitement préférentiel pour les fournisseurs néo-brunswickois 132 L'entité acquéresse peut accorder un traitement préférentiel à un fournisseur néo-brunswickois lorsque les biens ou les services à obtenir bénéficient d'une exception prévue aux accords commerciaux pertinents ou ne sont pas assujettis à de tels accords. Évaluation fondée sur le prix 133 (1) Lorsque l'évaluation des soumissions est fondée sur le prix, on peut retenir pour le traitement préférentiel prévu à l'article 132 les soumissions qui, par rapport à la soumission acceptable la moins- disante, se situent dans les fourchettes de prix pertinentes indiquées à l'article 135. 133 (2) Les soumissions retenues pour le traitement préférentiel prévu au paragraphe (1) sont classées selon l'ordre de priorité dicté par l'article 136. Évaluation par attribution de points 134 (1) Lorsque l'évaluation des soumissions se fait par attribution de points, on peut retenir pour le traitement préférentiel prévu à l'article 132, les soumissions qui proposent un facteur prix qui, par rapport au prix proposé de la soumission qui reçoit la plus haute note avant traitement préférentiel, se situe dans la fourchette de prix pertinente indiquée à l'article 135. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 12 sur 18 134 (2) Les points supplémentaires qui peuvent être accordés à titre de traitement préférentiel en vertu du présent article ne peuvent représenter plus de 5 % du total des points qu'une soumission est autrement admissible à recevoir, et le pourcentage accordé à chaque classe d'aspirants-fournisseurs se fait en tenant compte de l'ordre de priorité dicté par l'article 136. 134 (3) Le maximum de points qu'on a prévu accorder aux fabricants en application du paragraphe (2) peut être accordé aux vendeurs si aucune soumission de fabricant n'est retenue pour traitement préférentiel. Fourchettes de prix 135 Les fourchettes de prix établies pour l'application du traitement préférentiel prévu aux articles 133 et 134 sont les suivantes : a) pour un marché d'une valeur estimée de 250 000 $ ou moins, le moindre de 10 % d'écart ou 15 000 $ ; b) pour un marché d'une valeur estimée de plus de 250 000 $ mais, inférieure à 1 million, le moindre de 5 % d'écart ou 25 000 $ ; c) pour un marché d'une valeur estimée de 1 million ou plus mais inférieure à 5 millions, le moindre de 2,5 % d'écart ou 100 000 $ ; d) pour un marché d'une valeur estimée de 5 millions ou plus mais inférieure à 10 millions, le moindre de 2,5 % d'écart ou 200 000 $ ; e) pour un marché d'une valeur estimée de 10 millions ou plus, le moindre de 2,5 % d'écart ou 400 000 $. Ordre de priorité 136 Pour les fins des articles 133 et 134, l'ordre de priorité est le suivant : a) en premier lieu, les fabricants néo-brunswickois, si les biens que l'on cherche à obtenir sont fabriqués au Nouveau-Brunswick ; b) en second lieu, les vendeurs néo-brunswickois. Traitement préférentiel pour valeur canadienne ajoutée 137 (1) L'entité acquéresse peut donner un traitement préférentiel pour valeur canadienne ajoutée toutefois, la valeur de ce traitement préférentiel ne peut représenter plus de 10 %. 137 (2) Dans le cas où l'obtention des biens ou des services est assujettie à un seul accord commercial international, le traitement préférentiel prévu au paragraphe (1) ne peut être donné que si leur valeur estimée est inférieure au seuil que fixe cet accord. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 13 sur 18 137 (3) Dans le cas où l'obtention des biens ou des services est assujettie à plusieurs accords commerciaux internationaux, le traitement préférentiel prévu au paragraphe (1) ne peut être donné que si leur valeur estimée est inférieure au plus bas seuil applicable que fixent les accords commerciaux. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 14 sur 18 ANNEXE C Avis d'attribution Communication des résultats de l'appel d'offres/débriefing : Quand un marché est attribué en se fondant uniquement sur le prix (au soumissionnaire conforme dont l'offre est la plus basse), les municipalités peuvent communiquer, sur demande, les renseignements suivants à un fournisseur qui a présenté une soumission pour le même appel d'offres : - Une liste de tous les fournisseurs ayant présenté une soumission conforme pour cet appel d'offres (si les prix totaux offerts ont été lus à l'ouverture des plis, vous pouvez les communiquer en plus des noms des soumissionnaires). - Le nom et le prix total offert par l'attributaire. Avis d'attribution Après l'attribution d'un marché assujetti à un accord commercial, les municipalités doivent publier un avis d'attribution sur le Réseau des possibilités d'affaires du Nouveau-Brunswick (RPANB). L'avis d'attribution doit inclure ce qui suit : a) Nom et adresse de la municipalité ; b) Numéro d'appel d'offres (le cas échéant) ; c) Description des biens et des services achetés ; d) Nom et adresse du fournisseur retenu ; e) Valeur du marché attribué ; f) Date de l'attribution du marché ; g) Conditions ou circonstances décrites dans le Règlement justifiant l'utilisation d'un mode d'approvisionnement de rechange prévu par les articles 152 à 161 du Règlement (c.-à-d. une exemption). L'avis d'attribution doit être publié dans les 72 jours qui suivent l'attribution du marché. Afin de faciliter le respect de l'exigence visant la publication d'avis d'attribution pour les achats exemptés, nous vous demandons d'assurer le suivi de toutes les exemptions utilisées et de présenter un rapport mensuel à la Division de l'approvisionnement stratégique de SNB. Veuillez faire parvenir la feuille de calcul à l'adresse [email protected] au plus tard le cinquième jour de chaque mois. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 15 sur 18 ANNEXE D Demandes de Propositions Une demande de propositions (DP) est une invitation où des critères autres que le prix sont utilisés pour évaluer les réponses et où l'attribution se fonde sur la note conforme la plus haute. Les propositions sont les soumissions reçues en réponse aux DP. En général, le processus de DP est utilisé lors de l'achat de services complexes où la méthode pour achever un projet est laissée à la discrétion des fournisseurs. La DP précise le « quoi », le « quand » et le « pourquoi », mais le « comment » doit être déterminé par les fournisseurs. Les DP sont parfois utilisées pour l'achat de biens complexes également. Contrairement aux appels d'offres normaux, le cout n'est pas le principal facteur sur lequel le marché est attribué. Selon le marché public, plusieurs critères, en plus du cout, peuvent servir à évaluer les propositions (par exemple l'expérience du personnel de la société, les qualifications, les antécédents relatifs à des projets semblables, le délai de livraison, la méthodologie). Peu importe les critères utilisés pour évaluer les propositions, la Loi sur la passation des marchés publics exige que les DP indiquent clairement quels sont ces critères et la méthode d'évaluation, et elles doivent notamment indiquer la valeur de pondération pour chacun de ces critères. Aucun critère caché ne peut être utilisé pour évaluer les DP. Le principal objectif du processus d'évaluation de la DP est de déterminer de manière juste et objective le principal candidat (et non pas de classer toutes les propositions en ordre). Les propositions doivent être évaluées par un comité d'évaluation formé de personnes ayant des connaissances en marché public ou qui comprennent le projet et qui n'ont pas de conflits d'intérêts à l'égard du marché public. Ce comité devrait avoir un président responsable d'informer tous les membres de leurs obligations et de distribuer des copies des propositions aux membres du comité aux fins d'évaluation. Lorsque la DP est fermée et que toutes les propositions sont reçues, une copie de chacune d'entre elles doit être distribuée à chaque membre du comité. Les membres devraient être informés que toute information liée à ce processus doit demeurer confidentielle jusqu'à ce que le marché soit attribué. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 16 sur 18 Individuellement (ils peuvent être dans la même pièce), les membres liront toutes les propositions et leur attribueront un pointage uniquement en fonction du contenu et du degré de satisfaction des critères d'évaluation énoncés. Les propositions ne peuvent pas être notées en comparaison d'autres propositions. Elles doivent uniquement être notées en fonction de leur contenu et des critères de la DP. De nouveaux critères ne peuvent être ajoutés après la clôture de la DP. En établissant le pointage, donnez des commentaires écrits ou des notes dans chaque catégorie, y compris sur les forces et les faiblesses. N'oubliez pas que votre évaluation doit être justifiée et pourrait devoir être remise aux non-attributaires ou servir de preuve devant les tribunaux. Nous recommandons qu'une fois que chaque membre a établi le pointage de chaque proposition, le comité se réunisse afin d'arriver à un consensus quant au pointage total de chaque proposition. Pour assurer la conformité, révisez toutes les propositions afin de vérifier qu'elles répondent à l'ensemble des exigences obligatoires. Les termes comme « DOIT », « OBLIGATOIRE » « DEVRAIT » ou « REQUIS » désignent des exigences qui doivent être respectées pour que la proposition soit examinée. Un marché NE PEUT PAS être attribué à un fournisseur ayant présenté une proposition qui ne respecte pas les exigences obligatoires. (Consultez les articles 119 à 127 du Règlement 2014-93 pour d'autres précisions.) Nous recommandons l'attribution de la DP au fournisseur dont la proposition conforme reçoit la plus haute note. La Division de l'approvisionnement stratégique distribue habituellement un « guide à l'équipe d'évaluation » aux ministères clients qui évaluent des DP. Pour obtenir une copie de ce guide, des exemples de modèles de DP, ou de plus amples renseignements sur les DP, veuillez communiquer avec la Division de l'approvisionnement stratégique, au 1-800-561-1422 or par courriel [email protected]. L'Approvisionnement stratégique peut aussi vous remettre une formule normalisée utilisée pour calculer les points attribués pour le cout indiqué dans les propositions. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 17 sur 18 ANNEXE E Synthèse de la section 4.3 « Modes d'approvisionnement » ACHATS BUDGÉTÉS* BIENS ET SERVICES SERVICES DE CONSTRUCTION 2 499 $ et moins 2 500 $ à 14 999 $ 15 000 $ à 49 999 $ 50 000 $ à 138 999 $ 139 000 $ et plus 347 400 $ et plus Mode d'approvision -nement Sans appel d'offres Sans appel d'offres Appel d'offres sur invitation 2 fournisseurs Appel d'offres public Appel d'offres public Appel d'offres public Approuvé par Directeur de service Directeur de service + Direction des finances Directeur de service + Direction des finances Direction de service + Direction général + Direction des finances + Conseil municipal Direction de service + Direction général + Direction des finances + Conseil municipal Conseil municipal Loi et règlements applicables Loi sur la passation des marchés publics et accords commerciaux Loi sur la passation des marchés publics et accords commerciaux * Lorsqu'un achat n'est pas prévu au budget, il sera nécessaire de recevoir, au préalable, l'autorisation du Conseil municipal avant de procéder à l'achat, seulement pour les achats d'un montant supérieur à 10 000 $. La Direction générale devra approuver tout achat non budgété inférieur ou égal à 10 000 $. Une fois l'autorisation obtenue, l'achat pourra s'effectuer selon la présente politique. Dans l'éventualité d'un besoin urgent d'un achat qui peut être justifié, la Direction générale et/ou la Direction des finances pourra, après avoir communiqué avec le maire ou le maire suppléant, autoriser l'achat ou la dépense qu'elle juge dans le meilleur intérêt de la Municipalité. Elle devra toutefois en informer le Conseil dans les plus brefs délais. Tout lancement d'appel d'offres pour un achat ou service non prévu au budget doit faire l'objet d'une résolution du Conseil municipal. Politique interne no 1998-09 (2026) Page 18 sur 18 ANNEXE F Exemption pour les services professionnels Selon l'article 166(1) du Règlement 2014-93 de la Loi sur la passation des marchés publics Exemptions pour les services de professionnels Sont exemptés de l'application de la Loi, les services qui, en application de la législation de la province, ne peuvent être fournis que par les professionnels autorisés suivants : e) les avocats; f) les notaires; g) les médecins; h) les dentistes; i) les infirmières et les infirmiers; j) les sages-femmes; k) les pharmaciens; l) les psychologues; m) les vétérinaires. Sont exemptés de l'application de la Loi les services qui, en application de la législation de la province, ne peuvent être fournis que par les professionnels autorisés ci-après lorsqu'ils sont obtenus par une entité de l'annexe A ou une entité de l'annexe B ou pour son compte si cette entité n'est pas assujettie à l'AECG ou, si elle l'est, lorsque la valeur estimée des services est inférieure au plus bas seuil applicable que fixe l'AECG : a) les ingénieurs; b) les architectes; c) les arpenteurs-géomètres; d) les comptables. Les services acquis doivent être des services qui, selon les exigences législatives, ne peuvent être fournis que par les professionnels autorisés susmentionnés.