General Policy No. 17-02 — Business Expenses of Members of Council
Shediac, New Brunswick
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## POLITIQUE GÉNÉRALE N° 17-02
## DÉPENSES - FONCTIONS MEMBRES DU CONSEIL ·
## VILLE DE SHEDIAC
## Objet
- (1) L'objet de la présente politique est de fournir les lignes directrices pour permettre aux conseillers de la Ville de déterminer les dépenses que la Ville est disposée à compte de la Ville.
- (2) Les conseillers doivent tenir en ligne de compte l'intention des lignes directrices lorsqu'ils déterminent les dépenses pouvant être remboursées par la Ville.
- (3) Pour les fins de la présente politique, « requérant » désigne le membre du conseil municipal qui demande le remboursement des dépenses qu'il a engagées pour le compte de la Ville.
- (4) Chaque requérant a la responsabilité de demander uniquement le remboursement des dépenses nécessaires, légitimes et appropriées engagées pour le compte de la Ville. Il incombe également aux requérants de préparer des demandes de remboursement exactes et en temps opportun.
- (5) Il est du domaine de responsabilité du trésorier de veiller au respect de la présente politique et de vérifier l'exactitude des
## GENERAL POLICY N° 17-02
## BUSINESS EXPENSES MEMBERS OF COUNCIL
## TOWN OF SHEDIAC
## Purpose
- (1) The purpose of this policy is to provide while on Town business.
- (2) Members of Council should keep in mind the spirit of these guidelines when determining the expenses that are to be reimbursed by the Town.
- (3) For the purposes of this policy, the "Claimant" means the Member of Council claiming an expense incurred while on Town business.
- (4) It is the responsibility of each claimant to ensure that only necessary, legitimate and appropriate business expenses, incurred on behalf of the Town, are claimed. Claimants are also responsible for preparing accurate and timely claims.
- (5) The Treasurer is responsible for ensuring or verifying the accuracy of expense claims is well as the accounting for HST. If the Treasurer needs assistance in this regard, he (she) must bring it to the Mayor for his written opinion prior to paying the claim, and if necessary to Town Council.
- (6) For all purposes of interpreting this policy,
## Portée
- (1) Matières régies par la présente politique :
- a) Généralités
- b) Reçus
- c) Mode de déplacement
- d) Logement
- e) Frais de repas
- f) Autres dépenses d'affaires
- g) Dépenses non remboursables
- h) Préparation de la demande de remboursement des dépenses
- i) Examen et approbation des demandes de remboursement des dépenses
- j) Avances
- k) Exceptions
- 1) Fraude
## Généralités
- (1) La Ville rembourse les dépenses raisonnables et justifiées engagées pour le compte de la Ville. Des reçus détaillés et autres renseignements doivent être fournis à l'appui de toutes les dépenses, sauf disposition contraire de la présente politique. Les dépenses peuvent comprendre les droits d'inscription, les frais de déplacement, de logement et de repas non compris dans les droits d'inscription.
- (2) Sauf disposition contraire de la présente politique, le requérant prend à sa charge les dépenses engagées relativement à son conjoint ou à tout autre membre de sa famille.
- (3) Le Service d'administration s'occupe des préparatifs de voyage et des inscriptions pour le compte des conseillers.
- (4) Le requérant est responsable de toute perte financière résultant de l'annulation d'une réservation ou d'une inscription sauf dans des cas
## 2. Scope
- (1) This policy covers:
2. (a) General Information
3. (b) Receipts
4. (c) Mode of Travel
5. (d) Accommodations
6. (e) Meal Expenses
7. (f) Other Business Expenses
8. (g) Non-Refundable Expenses
9. (h) Filing of Expense Claim
10. (i) Review and Approval of Expense Claim
11. (i) Cash Advances
12. (k) Exceptions
- (1) Fraud
## General Information
- (1) The Town reimburses claims for reasonable and justifiable expenses incurred while on specified in this policy. Expenses may include registration fees, transportation accommodations and meal expenses no
- (3) All travel arrangements and registration for Members of Council are to be channelled
3. registration and/or reservation unless caused
4. d'urgence ou autres fonctions civiles, ou à moins d'avis contraire autorisé par le maire.
- (5) Il est souhaitable que toutes les réservations pour les conseillers doivent se faire par l'intermédiaire d'une agence de voyage locale. L'agence de voyage doit facturer directement à la Ville les billets de voyage. La norme applicable aux déplacements est celle du voyage en classe économique. Par souci d'économie, le requérant doit, si possible, réserver à l'avance ou profiter des tarifs excursion. Les compagnies aériennes peuvent imposer certaines restrictions en ce qui concerne l'utilisation de tels tarifs que le requérant doit prendre en considération au moment de faire ses préparatifs de voyage. Par exemple, la période de voyage doit couvrir une partie du week-end. Les séjours au point de destination durant le week-end peuvent être autorisés (avant le voyage) par le maire, pourvu qu'ils soient dûment justifiés.
- (6) Le maire doit autoriser préalablement tout voyage effectué à l'extérieur du Canada par les conseillers.
- (7) Le conseiller qui accompagne un cadre supérieur à une conférence professionnelle destinée aux cadres supérieurs doit recevoir l'approbation au préalable du conseil municipal.
- (9) Contributions politiques: Il est interdit d'apporter une contribution financière ou autre:
- (8) Les dépenses appropriées, permises et engagées au compte de la Ville et payées par le membre du Conseil seront remboursées à ce dernier sur présentation de sa demande de remboursement des dépenses approuvées.
- a) à un parti politique de n'importe quel palier de gouvernement, au Canada ou à l'étranger; ou,
- b) à un candidat qui souhaite se faire élire nonobstant le palier de gouvernement, au Canada ou à l'étranger;
- c) à des activités de financement d'un parti politique provincial à moins qu'il y ait intérêt pour la ville, suite à un consensus du conseil municipal. Dans un tel cas des membres du conseil peuvent participer à des activités de financement d'un parti politique provincial tel qu'un repas-bénéfice, tournoi bénéfice ou autres activités du même genre. Il est permis de payer pour la portion repas, etc. mais interdit d'apporter une contribution
13. by an emergency or other requirement of civic duty or unless authorized by the Mayor.
- (5) All travel arrangements for Members of Council should go through a local travel agency. Transportation tickets are to be billed directly from the travel agency to the Town of Shediac. Claimants must use economy class when using public transportation. Whenever possible, claimants are encouraged to economize by booking ahead of time or by taking advantage of excursion fares. Airlines may impose certain restrictions on such fares and claimants must take this into account when making their travel arrangements. For example: the travel period must cover part of a weekend. Weekend stays at the point of destination may be authorized (prior to the trip) by the Mayor if duly supported.
- (6) Members of Council travelling outside the country must have prior approval from the Mayor.
- (7) A councillor accompanying a member of Senior Management to a professional convention must have prior approval from Town Council.
- (8) Appropriate and allowable expenses incurred while on Town business and paid for by the member of Council will be reimbursed directly to the same upon presentation of his/her approved Expense Claim.
- (9) Political Contributions: It is prohibited to make a financial contribution or other to:
19. (a) Any political party at any level of government in Canada or abroad, or
20. (b) Any candidate seeking election at any level of government in Canada or abroad;
21. (c) to fundraising events carried out by a to amedraising meal, benet glar
financière ou don envers une levée de fonds quelconque pour un parti politique provincial. Toute contribution doit être en conformité avec l'article 37(1) de la Loi sur le financement de l'activité politique.
- (10) Nonobstant les conditions énoncées dans l'article 9 de cette politique, un « bar payant » est exigé à toutes les activités relevant de la Ville où des breuvages alcoolisés sont servis, à l'exception de vins et fromage ou toute autre fonction autorisée et organisée par la Ville. Pour ce qui a trait à des activités sociales spéciales du conseil municipal, la municipalité va défrayer le coût d'un repas et une consommation alcoolisée par individu.
- (11) Un compte intitulé « congrès et délégations- Maire et Conseillers » est établi pour toutes les dépenses des membres du conseil qui se rendent à des Congrès et séminaires (AFMNB, UMNB, FCM, Les Arts et la Ville, Collectivités en fleurs, Atlantic Mayors' Congress, Fondation des Rues Principales, activités de jumelage ou tout autre événement approuvé par le conseil) au nom de la Ville. Un rapport des dépenses encourues est présenté au conseil sur une base mensuelle. Le montant annuel au budget sera déterminé par le conseil municipal.
- (12) Tous les voyages spéciaux et délégations doivent être autorisés par le maire et imputés au compte intitulé « congrès et délégations - Maire et Conseillers ».
- (13) Le conseil fixe chaque année un montant devant servir de compte de dépense pour chaque conseiller. Les conseillers sont tenus de respecter le budget qui leur est alloué. Tout dépassement du budget ainsi alloué nécessite l'approbation préalable du conseil municipal.
- (14) Toutes les dépenses à l'exception de celles liées aux articles 11 et 17, engagées pour le compte de a Ville, doivent être imputées au budget attitré al onseiller en cause. Un rapport des dépense nensuelles de chacun des membres du consei municipal concernant chaque conseiller es Internet de la Ville.
- a) Dans l'éventualité où un conseiller ne peut pas participer à une activité au nom de la municipalité pour laquelle des billets ont été
pay for the meal portion, etc., but no financial contribution or donation towards a provincial political party's fundraisers are allowed. All expenditures must be in keeping with Section 37(1) of the Political Process Financing Act.
- (11) An account to be known as "Conferences and delegations - Mayor and Councillors" has been set up for all expenses incurred by members of Council attending conferences and seminars (AFMNB, UMNB, FCM, Les Arts et la Ville, Community in Bloom, Atlantic Mayors Congress, Fondation des Rues Principales, Town Twinning activities or any other events authorized by Council) on behalf of the Town. A report of the expenses incurred shall be submitted to Council on a monthly basis. Town Council shall determine the amount to be budgeted to this account annually.
- (10) Notwithstanding the provisions outlined in Section 9 of this policy, the Town of Shediac shall have a "cash bar" at all its functions where alcoholic beverages are served, with the exception of a wine and cheese or other officially authorized functions organized by the Municipality. As for special social activities of Council, the Municipality shall pay for one meal and one alcoholic beverage per individual.
- (12) All Special trips and delegations shall be authorized by the Mayor and said expenses shall be charged to the global expense account.
- 3) A budgeted amount for each Member ( ouncil shall be determined each year b Council. Each Member of Council must stay within their budget limits. Approval from Council is required prior to
- (14) All other expenses, except those outlined in Sections 11 and 17, incurred while on Town A report detailing the monthly expenses of each member of Council shall be submitted to
6. (a) In the event that a member of Council is unable to attend a function on behalf of the Town for which tickets have
7. achetés et dont ceux-ci sont nonremboursables, les billets seront remis au maire pour distribution à des représentants d'organismes à but non-lucratif dans la municipalité et les couts associés à ces billets seront pris au compte préalablement prévu lors de l'achat des billets.
- (15) Au plus deux (2) conseillers, plus le maire, peuvent assister au congrès annuel de la Fédération canadienne des municipalités. Les participants sont choisis chaque année à une réunion du conseil. La priorité devrait être donnée à ceux qui n'ont pas participé à ce congrès l'année précédente. Le choix des représentants se fait par un tirage au sort effectué par le secrétaire municipal lors d'une réunion à huis clos. Lorsque ladite conférence est au sud-est du NouveauBrunswick, la limite de participants n'est pas restreinte à deux conseillers.
- (16) Au plus quatre (4) conseillers, plus le maire, peuvent assister à chaque année à des conférences congrès d'associations municipales provinciales dont la Ville est membre. Les participants sont choisis chaque année à une réunion du conseil. La priorité devrait être donnée à ceux qui n'ont pas participé à la conférence ou au congrès l'année précédente. Le choix des représentants se fait par un tirage au sort effectué par le secrétaire municipal lors d'une réunion à huis clos. Lorsque ladite conférence a lieu au sudest du Nouveau-Brunswick, la limite de participants n'est pas restreinte à quatre conseillers. Pour ce qui est de la participation à La Fondation Rues principales, au Atlantic Mayors' Congress, Collectivité en fleurs et Les Arts et la ville, la participation sera limitée à un seul membre du conseil.
- (17) Si le maire demande à un autre conseiller ou à un cadre supérieur de le remplacer à un événement local, les dépenses engagées seront prélevées sur le budget du maire, la demande devant être indiquée sur le formulaire « Invitation » alors signée par le maire.
- (18) Le conseil doit ratifier toutes les nominations des conseillers, à un comité ou une commission dont les activités se rapportent aux responsabilités de la Ville dès lors que les travaux du conseil, du comité ou de la commission nécessitent ou
been purchased and are nonrefundable, such tickets shall be turned over to the Mayor for distribution to representatives of non-profit groups within the municipality and the costs related to these tickets will be taken from the account originally intended at the time of the purchase.
- (15) A maximum of two (2) Councillors plus the Mayor may attend the Annual Conference of the Federation of Canadian Municipalities. Participants shall be selected at a meeting of Council each year. Priority will be given to those who have not attended this event in the preceding year. Participants will be selected by drawing lots undertaken by the Town Clerk at an In-Camera session of Council. When said conference is held within south eastern New Brunswick, the number of participants is no longer limited to two Councillors.
- (16) A maximum of four (4) Councillors plus the Mayor may attend, each year, conferences hosted by Provincial Municipal Associations of which the Town Council is a member. Participants shall be determined at a meeting of Council each year. Priority will be given to those who have not attended this event the preceding year. Participants will be selected by drawing lots undertaken by the Town Clerk at an In-Camera session of Council. When said conference or convention is held within southeastern New Brunswick, the number of participants is no longer restricted to four Councillors. With regard to involvement in the Fondation Rues principales, Atlantic Mayors' Congress, Community in Bloom and Les Arts et la ville, participation will be limited to a single nember of Council
- 17) If the Mayor delegates a Member of Counci or a member of Senior Staff to attend a local function, the expense shall be charged to th Mayor's budget and supported with th completed form and marked "Invitation" and signed by the Mayor.
- (18) Travel expenses incurred by Members of Council appointed to a committee or a ommission while in the performance of thei luties as a representative of the Town shal be approved by Council.
pourraient entraîner des frais de déplacement.
- (19) Indemnité journalière : Il est versé une indemnité journalière maximale de 150 $ aux membres du conseil lorsque ces derniers exercent leurs fonctions, à l'exception des réunions ordinaires, extraordinaires ou huis clos. L'indemnité sera de 75 $ pour une période de 4 heures et moins. Il sera également versé une indemnité journalière de 150 $ aux membres du conseil nommés au comité de négociation des ententes collectives. Le budget global annuel pour l'ensemble des membres du conseil nommés au comité de négociation des ententes collectives est de 2 000 $.
## 4. Reçus
- (1) Toutes les dépenses doivent être étayées de reçus détaillés, sauf disposition contraire de la présente politique.
- (2) Dans le cas de voyages en avion, et qu'exceptionnellement l'agence de voyage n'a pas envoyé la facture directement à la Ville, la demande de remboursement des dépenses doit être accompagnée du billet d'avion original et des cartes d'embarquement. Dans le cas de la billetterie électronique, un reçu approprié du prix payé, accompagné de la carte d'embarquement, sera accepté.
- (3) Des reçus d'hôtel ou des relevés de compte détaillés doivent être fournis à l'appui de toute demande de remboursement de frais d'hébergement, sauf disposition contraire de la présente politique.
- (4) Il incombe au requérant qui perd ses reçus d'obtenir des reçus de remplacement.
## Mode de déplacement
- (1) Selon l'arrêté 11-8, la Ville rembourse un taux fixe par kilomètre. L'explication du voyage doit accompagner la demande de remboursement des dépenses.
- (2) Si le requérant choisit d'utiliser son propre véhicule pour le compte de la Ville, bien que le
- (19) Daily allowance: A maximum daily allowance of $150 is payable to Council Members when they participate in functions, with the exception of the regular, special or in-camera meetings. The daily allowance shall be $75 for a 4-hour period or less. A daily allowance of $150 will also be payable to Council Members appointed to the Collective Agreement Bargaining Committee. An overall budget of $2,000 per year is allocated for all members of Council appointed to the Collective Agreement Bargaining Committee.
## 4. Receipts
- (1) Detailed receipts must be submitted for all Exiseptures, unles otherwise specited in
- (2) Where air travel is involved, and where the travel agency did not bill the Town directly, the original airline ticket and boarding pass must accompany an Expense Claim. In the case of electronic ticketing, an appropriate receipt for the fare paid, supported by the boarding passes, will be accepted.
- (3) Detailed hotel receipts or statement of account is required when accommodations expenses are claimed on an Expense Claim, unless otherwise specified in this policy.
- (4) Where receipts are lost, it is the responsibility of the claimant to obtain replacement receipts.
## Mode of Travel
- (1) Pursuant to By-law No. 11-8, the Town pays a standard flat rate per kilometre as a travel Illowance. An explanation of the trif ndertaken should be disclosed on th
- (2) If a claimant opts to use his/her personal vehicle, even though air travel is the most
voyage par avion soit le mode de déplacement qui convienne, le taux de remboursement au kilomètre prévu par l'arrêté 11-8 n'est pas applicable. La Ville remboursera un maximum du prix qu'elle aurait payé si le requérant avait voyagé par avion jusqu'à concurrence du meilleur taux en classe économique. Le montant maximum remboursable est le moindre de :
- a) le meilleur taux par avion, ou
- b) le coût du kilométrage, les repas, le logement en voyage par automobile, les dépenses supplémentaires liées à l'utilisation d'une automobile de la date de départ à la date d'arrivée du billet d'avion, (les frais de péage routier, les frais de péage pour les traversiers, les frais de stationnement, etc.).
- (4) Lorsque le requérant modifie le mode de déplacement, dans les deux semaines précédant le départ prévu, le maire doit approuver cette dépense en tenant compte des frais d'annulation des billets réservés.
- (5) Pour ce qui est des voyages en avion, il est d'usage de voyager en classe économique. Il appartient au requérant d'annuler toute réservation au besoin afin de ne pas payer de frais en cas de billets inutilisés.
- (6) Exceptionnellement, un véhicule de location peut être utilisé pour le compte de la Ville à destination d'un endroit à l'extérieur du lieu normal de travail s'il n'existe aucun autre moyen de transport ou qu'un autre moyen de transport n'est pas pratique. Les requérants doivent louer des automobiles super-compactes, compactes ou moyennes qui se prêtent au genre de voyage en question. L'achat d'une couverture d'assuranc révue par le contrat de location de l'entrepris de location est nécessaire. Le requérant qui doit se rendre dans une autre province ou aux ÉtatsUnis ou qui doit conduire sur des chemins nor revêtus (chemins privés, chemins forestiers, etc.). doit obtenir la permission écrite de l'entreprise de location.
- (7) Malgré que la Ville a son propre régime de protection pour les pertes ou les dommages causés aux véhicules municipaux, les requérants doivent acheter l'option d'assurance-collision
convenient mode of transportation, the travel allowance as per By-law No. 11-8 is not applicable. The claimant shall be reimbursed a maximum of the fare that the Town would have paid had the claimant traveled by air. Reimbursement shall be made up to the level of the most economical air fare. The maximum amount refunded is the lesser of:
- (a) The most economical air fare, or
- (b) The cost of mileage incurred, meals, lodging in transit by automobile and expenses related to the use of the automobile from the date of departure and arrival of air travel, (charges for tolls, ferries, parking, etc.)
- (4) If the claimant alters his mode of travel within two weeks of the scheduled departure, the Mayor must approve this expense taking into account the cost of cancellation fees and penalties.
- (5) For air travel, the use of economy class is the norm. It is the claimant's responsibility to cancel his/her reservation in order to avoid charges for unused tickets.
- (6) In exceptional cases, vehicles may be rented when traveling on Town business to a destination outside the normal place of work is required and no other means of transportation is available or practical. Th claimant is to rent sub-compact, compact o mid-size cars consistent with the type of travel being undertaken. The purchase of insurance coverage provided under the terms of the Lessor's Rental Agreement is necessary. If the rented vehicle is to be used outside the province or in the United States, or driven over unpaved roads (private roads, logging roads, etc.), written permission must be obtained from the rental company.
- (7) Even though the Town has coverage for loss
sans franchise et de l'assurance individuelle contre les accidents lors de la location de véhicules.
- (8) Les reçus fournis à l'achat d'essence et le contrat de location doivent être annexés à la demande de remboursement des dépenses.
- (9) Les reçus pour les taxis sont requis pour remboursement.
## Logement
- (1) La Ville rembourse au requérant pour le compte de la Ville, ses frais réels de logement. Les requérants auront tout intérêt à tenir compte des lieux de logement à prix moyen lorsqu'ils font leurs réservations d'hôtels. Dans les situations où le requérant loge en résidence privée ou autre, un remboursement de S0S par nuit est permis.
- (2) Le tarif gouvernemental réduit doit être demandé et la demande de remboursement des dépenses doit s'étayer de reçus.
## 7. Frais de repas
- (1) La Ville remboursera les frais de repas, sous réserve des lignes directrices suivantes :
- a) Repas d'affaires: Les noms des invités et l'objet de la réunion doivent être clairement indiqués sur la demande de remboursement des dépenses. Les repas remboursables seront remboursés selon les limites à l'article 7.(1)d) ci-dessous.
- b) Cours ou séminaires à l'extérieur de la ville: Les de repas remboursables conformément aux lignes directrices de la présente politique.
- c) Le requérant doit présenter une demande de remboursement des frais de repas; ceux-ci ne peuvent être facturés directement à la Ville par le restaurant.
the Personal Accident Insurance" when renting vehicles.
- (8) Gasoline receipts and the rental contract must be provided with the Expense Claim.
- (9) Taxi receipts are required for reim bursement.
## 6. Accommodations
- (1) A claimant traveling on approved business for the Town will be reimbursed for actual accommodation costs. Claimants should take into account the cost of moderately priced accommodations when booking hotels. If the claimant opts to stay in a private home or other accommodation, the claimant may claim a refund of $50.00 per night.
- (2) Government rates should be requested and receipts provided to support such expenditures.
## Meal Expenses
- (1) The Town will reimburse meal expenses, subject to the following:
2. (a) Business Lunch/Dinner: The names of guests as well as the purpose of the meeting must be clearly indicated on the Expense Claim. Meals eligible for reimbursement should stay within the standard limits established in Section 7. (1)d) below.
3. (b) Courses or workshops out of town: Meals are eligible for reimbursement as per the guidelines of this policy.
4. (c) Meals must be claimed by the claimant and not billed directly to the Town by the restaurant.
- d) Sans reçu : Le requérant peut réclamer ses frais de repas dans les limites ci-dessous:
## Au Canada
- 3 repas, pleine journée
## Pour repas individuels :
- Petit déjeuner
- Déjeuner
- Diner
## À l'étranger
- 3 repas, pleine journée
## Pour repas individuels:
- Petit déjeuner
- Déjeuner
- Dîner
65$
15 $
25 $
40$
100$
25$
40 $
60 $
Remarque: Ces montants (3 repas individuels) ne doivent pas être additionnés pour donner une indemnité journalière. L'indemnité journalière maximale est 65$ au Canada et 100$ à l'extérieur du Canada.
- (2) Remboursement de repas dépassant les montants sans reçus : Les frais de repas seront remboursés suite à la présentation de factures détaillant le lieu et les raisons du dépassement de coûts du repas.
- (3) Frais de Repas du conjoint: La Ville rembourse les dépenses relatives au conjoint ou à l'invité qui accompagne un membre du conseil à une activité. Les activités doivent être reliées aux activités de la Ville, au nom de la Ville ou pour le meilleur intérêt de la Ville.
- (4) Breuvages alcoolisées: Le remboursement de dépenses pour des breuvages alcoolisés sont comme suit :
- a) Pour le maire ou son représentant : à la discrétion du maire ou de son représentant.
- b) Conseillers : sujet à l'approbation du Maire.
6. (d) Without receipt: The claimant may be reimbursed for meals according to the following schedule:
## In Canada
- 3 meals, full day $65
## For individual meals:
- Breakfast
- Lunch
- Dinner
$15
$25
$40
## Outside Canada
- 3 meals, full day
$100
## For individual meals:
- Breakfast
- Lunch
- Dinner
$25
$40
$60
Note: These amounts (3 individual meals) may not be added to provide a total per diem allowance. The total for three meals in one day is $65.00 in Canada and $100.00 outside Canada.
- (2) Reimbursement for meals costing more than the rates established for meals without receipts: Meal costs will be reimbursed upon presentation of detailed receipts including the location and the reasons for going over the established rates.
- (3) Meal expenses for spouse: Expenses for a spouse or a guest accompanying a Member of Council to an activity shall be reimbursed by the Town. Said activity shall be related to municipal activities, on behalf of the Municipality or for the best interest of the Municipality.
- (4) Alcoholic beverages: Reimbursement for purchase of alcoholic beverages is as follows:
4. (a) The Mayor or his representative: At the discretion of the Mayor or his representative.
5. (b) Councillors: Upon approval of the Mayor.
## 8. Autres dépenses d'affaires
- (1) Les autres dépenses non prévues ci-dessus, et engagées pour le compte de la Ville, doivent être approuvées à l'avance par le Maire. Le remboursement se fait sur présentation de reçus officiels sauf disposition contraire de la présente politique.
- (2) Les frais de stationnement, les frais de péage routier et de péage de ponts sont remboursés sur présentation des reçus officiels.
- (3) Le requérant qui voyage pour le compte de la /ille peut demander le remboursement de frai 'appels interurbains raisonnables à la famille
- (4) Lorsqu'en fonction pour la Ville, la Ville rembourse aux membres du conseil, les frais de garde d'enfant comme suit : 10 $ de l'heure, plus les frais de taxi après minuit pour les familles de 3 enfants ou moins, et de 12 $ de l'heure, plus les frais de taxi après minuit pour les familles de 4 enfants ou plus. L'indemnité maximale est applicable pour 8 heures par jour.
## 9. Dépenses non remboursables
## (1) Dépenses normalement non remboursables :
- a) À moins d'être dans le meilleur intérêt de la ville et ayant reçu l'autorisation écrite du maire, les dépenses personnelles, telles que les dépenses pour journaux, revues, cinéma, theâtre et autres dépenses de divertissement, prix d'entrée aux activités récréatives et sportives, frais d'entretien dépenses des conjoints (sauf disposition contraire de la présente politique) et intérêt ou frais de paiement en retard.
- b) Les Air Miles qui sont utilisés pour effectuer un voyage pour le compte de la Ville au lieu d'un billet acheté ne sont pas remboursables.
## 8. Other Business Expenses
- (1) Other expenses not covered above and incurred while on Town business should be approved by the Mayor in advance. Official receipts are required for reimbursement unless otherwise prescribed by this policy.
- (2) Parking charges, tolls for bridges and highways are refundable upon presentation of recept.
- (3) When travelling on Town business, a claim may be submitted for reimbursement of reasonable long distance calls to home.
- (4) While on Town business, babysitting expenses incurred by members of Council shall be reimbursed by the Municipality as follows: $10 per hour, plus cab fare after midnight for families with 3 children or fewer. $12 per hour, plus cab fare after midnight for families with 4 children or more. The maximum compensation is calculated at 8 hours per day.
## Non-Refundable Expenses
## (1) Usual non-refundable expenses include:
- (a) Unless deemed to be in the best interest of the Town and having been authorized in writing by the Mayor, personal expenses, such newspapers, magazines, movies, theatre and other entertainment costs, sports and recreational activity admission fees, housekeeping fees, spousal expenses (unless otherwise prescribed by this policy) and interest or late payment charges.
- (b) Air Miles used to travel on Town business instead of purchasing an airline ticket are not refundable.
## 10. Rédaction de la demande de remboursement des dépenses
- (1) L'utilisation du formulaire « réclamation de depenses » est impérative. Une présentation claire et le respect de la politique éviteront les retards dans l'autorisation et le paiement.
- (2) Quand présenter une demande de remboursement des dépenses : Les demandes de remboursement des dépenses doivent être présentées sur une base mensuelle. La demande présentée plus de deux (2) mois après la date de la dépense pertinente peut être refusée.
- (3) Dépenses partagées: Les employés ou les conseillers qui voyagent ensemble doivent chacun payer leurs propres dépenses et en demander le remboursement à titre individuel. Si dépense partagée, l'employé hiérarchiquement le plus élevé ayant une carte de crédit municipale doit payer tout en indiquant dans sa formule de demande de remboursement les noms des employés ou des conseillers qui ont partagé la dépense. Si un employé n'a pas de carte de crédit municipale, n'importe lequel des employés ou conseillers peut payer et indiquer dans sa formule de remboursement le nom des employés ou des conseillers qui ont partagés la dépense.
- (4) Dépenses partagées : Les conseillers qui voyagent ensemble doivent chacun payer leurs propres dépenses et en demander le remboursement à titre individuel. Si une dépense est partagée, membre du conseil qui paie indique dans sa demande de remboursement les noms des conseillers qui ont partagés la dépense. Le montant partagé sera imputé au compte de dépense de chacun des membres du conseil affecté.
- (5) Imputation des dépenses : Toutes les dépenses font l'objet Temeure des depenses denant de imputées au numéro de compte de dépenses approprié.
## 10.
## Filing of Expense Claim
- (1) The use of an "Expense Claim" Form is required. A clear presentation in accordance with the provisions of this policy will avoid delays in authorization and payment.
- (2) When to Claim: Expense Claims should be filed on a monthly basis. Expense Claims filed later than two (2) months after the date the expense was incurred may be refused.
- (3) Shared Expenses: When travelling together, employees and/or Councillors are expected to pay for and claim their own expenses. In the case of joint expenses, the senior employee having been issued a municipal credit card should pay, indicating on his/her Expense Claim the names of the employees/Councillors sharing the expense. If an employee does not have a municipally issued credit card, one of the employees or Councillors may pay for expenses and indicate on his/her expenses account the names of employees/Councillors sharing the expense.
- (4) Shared expenses: When travelling together, Councillors are expected to pay for and claim their own expenses. In the case of joint expenses, the Councillor paying for the expenses should indicate on his/her expense claim the names of the Councillors sharing the expense. The shared amount will then be charged to each Councillor's expense account.
- (5) Allocation of expenses: All expenses claimed must be charged to the appropriate expense account number.
## 11. Examen et approbation des demandes de remboursement des dépenses
- (1) Il est du domaine de responsabilité du trésorier de s'assurer que les demandes de remboursement des dépenses sont conformes à la politique de la Ville et qu'elles sont accompagnées des reçus nécessaires et appropriés. Dans les cas où il doit determiner la marge de manœuvre qui lui est permis dans l'application de la présente politique, il doit en saisir le maire d'une opinion écrite et, s'il le considère nécessaire, le conseil municipal, avant de payer une demande de remboursement.
## 12. Avances
- (1) Les membres du conseil peuvent obtenir des avances lorsqu'ils sont appelés à engager des depenses pour le compte de la Ville. Dans ce cas. la demande d'avances est présentée au moyen du formulaire « réclamation de dépenses » et doit normalement être examinée et approuvée par la même autorité qui approuve la demande de remboursement des dépenses.
- (2) La demande de remboursement des dépenses doit être présentée dans les trente jours après la fin du voyage. Lorsque le montant de l'avance dépasse le montant des dépenses dont le remboursement est demandé, le formulaire de demande de remboursement des dépenses doit être accompagné d'un chèque personnel couvrant la différence. Tous les chèques doivent être faits à l'ordre de la Ville de Shediac.
- (3) Sauf circonstances atténuantes, une avance ne peut être autorisée pour une personne dont la justification d'une avance antérieure accuse un retard de plus de trente jours.
- (4) Les avances doivent être remboursées immédiatement lorsqu'un voyage autorisé es innulé ou reporté pour une période indéterminée
## 13. Exceptions
- (1) Toutes les exceptions à la présente politique doivent être soumises par le trésorier au maire pour son opinion écrite et s'il le considère
## 11. Review and Approval of Expense Claims
- (1) The Treasurer is responsible for ensuring that expenses are claimed in accordance with Town policy and that claims are supported by proper receipts. If the Treasurer is unsure of the room to manoeuvre, he (she) must bring it to the Mayor for approval in writing prior to paying the claim, and if he/she deems it necessary, to Town Council.
## 12. Cash Advances
- (1) Members of Council may obtain cash advances for Town-related business. In such cases, a request for a cash advance is submitted on an "Expense Claim" Form and hall normally be reviewed and approved by the same authority that approves the Expens Claim.
- (2) The Expense Claim must be submitted within 30 days of the completion of the trip. When the amount of a cash advance exceeds the expenses being claimed, a personal cheque should be attached to the Travel Expense report to cover the difference. All cheques should be made payable to Town of Shediac.
- (3) Cash advances shall not be authorized for any person who is currently 30 days delinquent in submitting an expense claim for a prior cash advance, unless there are extenuating circumstances.
- (4) Advances must be refunded immediately when an authorized trip is cancelled or indefinitely postpone.
## 13. Exceptions
- (1) All exceptions to this policy shall be presented to the Mayor by the Treasurer for his written opinion, and if required to Town
le procès-verbal de la réunion.
## 14. Fraude
- (1) La production d'une demande de remboursement frauduleuse est passible sanctions disciplinaires.
15. Modifications La politique générale intitulé «Dépenses Fonction, Membres du Conseil, Ville de Shediac» soit la politique 17-02, modifiée le 14 février 2022 est par la présente adoptée et par conséquent la présente politique entre en vigueur le 1er janvier
Modifications adoptées en conseil le 14 février 2022.
Modifications adoptées en conseil le 11 décembre 2018.
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## 14. Fraud
- (1) Fraudulent filing of an expense claim will result in disciplinary action.
15. Amendments A Policy entitled "Business expenses Members of Council - Town of Shediac, being Policy No. 17-02, amended on February 14, 2022, is hereby adopted and this policy takes effect January 1"', 2022 as a result.
Amendments passed by Council on February 14, 2022.
Amendments passed by Council on December 11, 2018.
Maire / Mayor
INC.
1903
DE
SHEDINGL
Gilles Belleau Greffier, Town Clerk
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