Politique sur les communications (PA2021-021) — full text

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## POLITIQUE PA2021-021 ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS Adoptée par le conseil municipal de Tracadie lors de la réunion ordinaire du 22 mars 2021   Denis Losier Maire Joey Thibodeau Greffier municipal ARAGADIE INCORPORÉE 1er JUILLET 2014 BRUNSWICK  ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS ## TABLE DES MATIÈRES | CONTEXTE | | |-------------------------------------------------------|--------| | MISSION | | | OBJECTIF | | | Objectifs de communication internes.. | | | Objectifs de communication externes. | | | DÉFINITIONS. | 5 | | AUDITOIRES VISÉS.. | | | RESPONSABILITÉS DEVOIRS ET LIMITES | | | Conseil municipal... | | | Maire. | | | Maire suppléant. | | | Imputabilité | | | Directeur général. | | | Responsable municipal des communications | | | Greffier municipal. | | | Directeurs et gestionnaires municipaux... | | | Employés municipaux | | | COMMUNICATIONS EXTERNES.. | 9 | | Réunions du conseil municipal. | .9 | | Site internet. | 10 | | Médias sociaux | 10 | | Babillard municipal. | 11 | | Conférences de presse.. | 11 | | Communiqués de presse. | 11 | | Séances d'information ou Consultations publiques..... | 12 | | Logo..... | ...12 | | Pamphlets, brochures et vidéos........ | ....12 |  mars: Def ## CONTEXTE L'administration municipale de la Municipalité régionale de Tracadie est consciente que la qualité des services à la population passe, entre autres, par l'amélioration continue des communications municipales, tant internes qu'externes. La communication représente une activité de gestion essentielle à l'atteinte de nos objectifs. Elle précisera le rôle que chaque membre de l'organisation municipale devra y jouer et deviendra un outil de bonne gestion. Cette politique sert de point de référence pour les élus, les gestionnaires et les employés de la Municipalité régionale de Tracadie et le conseil municipal peut, s'il le juge à propos, déroger de celle-ci lors de circonstances exceptionnelles. Par circonstance exceptionnelle, la municipalité définie cela par une situation qui sort de l'ordinaire. La Municipalité régionale de Tracadie se réserve aussi le droit d'interprétation et de la mise en application de toutes les dispositions de la présente politique. Ladite interprétation sera en conformité avec les objectifs de la politique. Il n'y aura aucun droit de recours. N.B. Le genre masculin est utilisé afin d'abréger le texte.   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS ## MISSION Le Service des communications de la Municipalité régionale de Tracadie a pour lission de planifier, d'organiser et de contrôler l'ensemble des activité "information, de communication et de relations publiques de la municipalité. projeter une saine image de la municipalité et contribue à la positionner aux plans local, régional, provincial et national. ## OBJECTIFS La mise en place d'une politique de communication permet de fixer les objectifs à atteindre pour améliorer la communication municipale, tant à l'interne qu'à l'externe. Elle permet aussi d'assurer la gestion efficace et la bonne coordination des communications de la municipalité. ## Objectifs de communication interne : - Contribue à faire connaître les activités des différents services municipaux, programmes, règlements aux employés municipaux; - Soutenir le personnel des différents services au niveau des communications et de la promotion; - Consulter les employés lors d'enjeux ou projets au sujet de leur service respectif; - Encourager ·les employés à l'importance de porter une attention particulière à leurs communications lorsqu'ils s'adressent, en personne ou par écrit, à un citoyen au nom de la municipalité. ## Objectifs de communication externe : - Promouvoir l'image de marque de la municipalité; - Maintenir le partage d'information avec les citoyens de la municipalité; - Contribuer de manière importante à l'accessibilité d'une information de qualité donnée au bon moment aux citoyens concernant les activités, programmes, projets, règlements, situations d'urgences de nos différents services; - Contribuer à une compréhension commune des différents enjeux municipaux; - Définir les activités et les programmes adéquats aux orientations du conseil et aux objectifs généraux de l'administration municipale.   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS  ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS livulgation des renseignements, afin d'être informé des paramètres de l unicipalité régionale de Tracadie ainsi que la Loi sur le Droit à l'informatio et la Protection de la vie privée.  ## DÉFINITIONS 1. Dans la présente politique : 2. « Communication » désigne tout message ou avis fait par la Municipalité que cela soit fait par écrit, audio ou vidéo. 3. « Conseil » désigne le conseil municipal de Tracadie; 4. « Directeur général » désigne le directeur général de la Municipalité régionale de Tracadie. 5. « Municipalité » désigne la Municipalité régionale de Tracadie (MRT); 6. « Responsable municipal des communications » désigne le directeur ou le gestionnaire des communications de la Municipalité régionale de Tracadie ou son équivalent; ## AUDITOIRES VISÉS 2. La Municipalité régionale de Tracadie se doit de communiquer adéquatement et de façon régulière avec les trois groupes suivants : - a) Les membres du conseil municipal. - b) Les employés. Dans la présente politique, employés désigne : - Le directeur général, - Les gestionnaires, - Les directeurs, - Les employés non syndiqués, - Les employés syndiqués, - Les employés temporaires ou à temps partiel, - Les pompiers volontaires. - c) Le public. Dans la présente politique, public désigne : - Les résidents de la municipalité, - La communauté d'affaires, - Les clients et les fournisseurs,  ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS - Les touristes et visiteurs, - Les autres municipalités, - Les organismes communautaires, - Les médias locaux, régionaux, provinciaux et nationaux, - Les gouvernements (provincial et fédéral). ## RESPONSABILITÉS, DEVOIRS ET LIMITES ## Conseil municipal 3. Ayant participé aux décisions prises lors des réunions ou séances du conseil, chaque membre du conseil, incluant le maire possède le privilège de faire des déclarations en leur nom personnel. Par contre, ces interventions demeurent d'ordre personnel aussi longtemps qu'ils n'ont pas reçu le mandat officiel de parler au nom de l'ensemble des membres du conseil. 4. Les membres du conseil peuvent faire des déclarations publiques en lien avec les activités de comités ou dossiers dont ils sont responsables, à condition que leurs commentaires reflètent avec exactitude la position officielle et la volonté du conseil. 5. Si un média communique directement avec un conseiller municipal, ce dernier doit aviser, avant la tenue de l'entrevue, le maire qui est le porteparole de la municipalité ainsi que la direction générale pour leur permettre d'assurer un meilleur suivi des dossiers. Le présent article ne s'applique pas à un membre du conseil lorsque celui-ci est en entrevue avec un média immédiatement après une réunion du conseil municipal ou si l'entrevue concerne une résolution adoptée par le conseil municipal. ## Maire 6. Le Maire occupe un rôle de premier plan dans les communications, car il agit comme porte-parole du conseil et généralement à titre de porte-parole officiel de la Municipalité. En vertu des pouvoirs que lui confère la Loi sur la Gouvernance locale, il s'exprime au sujet des préoccupations de la municipalité pour le compte du conseil. Il assure toutes les déclarations publiques au nom de son conseil municipal. Le maire doit s'assurer que ces propos reflètent avec exactitude la position officielle de la municipalité et la volonté du conseil, et non ses prises de position personnelles. Au besoin et à sa discrétion, le maire a le privilège de déléguer cette tâche au maire suppléant ou à un membre de son conseil, selon les dossiers.   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS 7. Le conseil municipal doit être informé de toute communication écrite faite par le maire, sauf s'il s'agit d'une directive du conseil municipal. 2. Les communications du maire peuvent être rédigées ou révisées par la personne responsable des communications, qui doit faire approuver le contenu par la direction générale et par le maire avant publication. S'il y nésentente sur le contenu, c'est le conseil municipal qui doit prendre la décision finale, sauf en cas d'urgence. En cas exceptionnel, c'est le maire qui prend la décision finale. ## Maire suppléant - En cas d'absence du maire, c'est le maire suppléant qui agit à titre de porte-parole officiel de la Municipalité. ## Imputabilité 10. Sur le plan politique, le maire est responsable et imputable de l'application de la présente politique de communication et d'en transmettre le contenu à son conseil municipal. Le conseil municipal est aussi responsable et imputable de l'application de la présente politique de communication. ## Directeur général 11. Le directeur général peut faire toute déclaration publique (verbale ou écrite) liée au fonctionnement de l'administration municipale. Le directeur général peut aussi diffuser des communications au nom de la municipalité. Il peut déléguer son pouvoir à un directeur ou gestionnaire municipal lorsqu'il le juge approprié. 12. Le directeur général donne des orientations sur les opérations et les projets · mettre en œuvre en matière de communication. Tous les document nunicipaux destinés aux publics sont validés, au préalable, par ce dernie Ce dernier approuve aussi les messages concernant les activités liées au conseil municipal ou à la municipalité, diffusés dans les médias par le ## Responsable municipal des communications 13. Le responsable municipal des communications coordonne la planification, le développement, la mise en oeuvre, l'évaluation et l'amélioration continue de la communication des programmes, activités et services municipaux. Il a comme mandat :   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS - a) d'appliquer la politique sur les communications; - c) de gérer les activités de relations publiques, incluant les inaugurations, les événements spéciaux, les activités protocolaires, les allocutions, etc. - b) de définir les enjeux et les besoins de communication interne et externe, les opportunités marketing en fonction des attentes de l'administration et du conseil municipal. - d) de rédiger, de superviser et de diffuser les communiqués de presse reliés au processus opérationnel en collaboration avec les différents services municipaux; - e) de convoquer et d'organiser les conférences de presse en collaboration avec les différents services municipaux et le conseil municipal; 6. †) de convoquer les membres des medias, - g) de superviser le contenu et le contenant de toutes les publications officielles produites par la Municipalité; - i) de protéger la réputation et la notoriété de la municipalité. - h) de diffuser l'information utile aux citoyens par des outils de communication appropriés; ## Greffier municipal 14. Le greffier municipal est autorisé en collaboration avec le responsable municipal des communications de publier des avis publics concernant les réunions du conseil municipal, les avis publics découlant des arrêtés municipaux et des décisions du conseil municipal. ## Directeurs et gestionnaires municipaux 15. Les directeurs et gestionnaires municipaux sont responsables de communiquer les décisions et orientations de leur service à la direction générale. Ils sont également imputables de la bonne circulation de l'information au sein de leur propre service. Dans l'éventualité où ils souhaitent médiatiser ou véhiculer une information précise sur leur service, ils doivent au préalable en informer la direction générale qui, sur approbation, transmettra le mandat au responsable municipal des communications. 16. En regard de la politique sur les communications, les directeurs et gestionnaires doivent : - a) s'assurer que leurs employés connaissent bien les politiques internes et qu'ils les appliquent; - b) favoriser la communication dans leur service de même qu'avec les   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS autres services municipaux; - d) encourager les employés à entretenir de bonnes relations avec leurs collègues et les citoyens. - c) favoriser l'échange d'information; 17. Les directeurs et gestionnaires peuvent, après autorisation du directeur général, accorder une entrevue et/ou faire une déclaration publique. lls doivent toutefois en informer le responsable municipal des communications, et ce, afin d'assurer un suivi auprès de médias et l'élaboration d'une diffusion adéquate de l'information. ## Employés municipaux 18. Les employés municipaux sont le premier contact direct de la Municipalité avec ses citoyens et ils se doivent de répondre efficacement en fonction des informations qu'ils détiennent, et ce conformément aux arrêtés et politiques municipaux ainsi qu'en conformité avec la Loi sur le Droit à l'information et la Protection de la vie privée. 19. Les employés municipaux doivent avoir accès à l'information nécessaire par l'entremise de leur directeur ou gestionnaire. ## COMMUNICATIONS EXTERNES ## Réunions du conseil municipal 20. Les réunions du conseil municipal constituent la principale source ains puaion des cernan, dorien du ises pari un si mues-verbaus sont disponibles sur le site Internet de la municipalité (www.tracadienb.ca) sous l'onglet Hôtel de Ville - section Réunions publiques. Toutes les tâches relatives aux réunions du conseil municipal relèvent du greffier. 21. Les avis publics des réunions du conseil se retrouvent sur la page principale du site internet et elle est annoncée sur la page Facebook de la municipalité, au moins deux (2) jours avant la tenue de la réunion, à moins d'une situation exceptionnelle. 22. L'ordre du jour d'une réunion est publié le jour même de la réunion ou avant si possible. Lorsque le procès-verbal d'une réunion du conseil est adopté par celui-ci, il est mise à la disposition des citoyens sur le site internet de la municipalité sous l'onglet Hôtel de Ville - Section Réunions du conseil.  ## Site Internet 23. Le site internet (www.tracadienb.ca) est le principal outil d'information et promotion de la municipalité. Il relève de la responsabilité du responsable municipal des communications d'en faire la mise à jour avec l'information provenant de la direction des différents services municipaux. Les modifications ou les ajouts à effectuer doivent être acheminés au responsable municipal des communications, par courrier électronique de préférence. ## Médias sociaux 24. La municipalité est active sur les médias sociaux. Le responsable municipal des communications alimente, en temps réel, les différents médias sociaux selon le public cible visé. Cette utilisation est en lien avec le souhait de la Municipalité régionale de Tracadie, d'être à l'écoute de ses citoyens, se rapprocher d'eux, répondre à leurs questions, les informer des nouvelles de dernière minute. 25. La municipalité se réserve le droit de retirer, en partie ou en totalité, un commentaire ou une publication d'une tierce partie jugée inacceptable sur l'un de ses médias officiels, si l'un de ses comportements est observé : - a) contenu à caractère haineux, obscène ou raciste; - b) contenu à caractère politique ou religieux; - c) attaque personnelle ou insulte; - d) propos diffamatoire; - e) contenu confidentiel; - f) contenu plagié ou contrevenant aux droits d'auteur ou marque de commerce; et - g) matériel publicitaire, d'autopromotion ou pourriel. 26. La municipalité se réserve le droit de retirer à une personne l'accès aux médias sociaux municipaux si elle considère que ladite personne a commis des abus continuels par ses commentaires ou publications. 27. Les médias sociaux de la municipalité ne sont pas un lieu pour recevoir des plaintes de la part de la population. Toute plainte à la municipalité doit être faite selon les politiques adoptées par le conseil municipal. 28. Tous les médias sociaux officiels de la Municipalité régionale de Tracadie sont administrés par le responsable municipal des communications. De plus aucun autre service municipal n'est autorisé à créer une page de son   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS  ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS service ou activité diverse de son service sans le consentement du directeur général. ## Babillard municipal 29. Le babillard situé à l'entrée de l'hôtel de ville sert majoritairement à la diffusion de documents publics et légaux émanant de la Municipalité. Seuls les avis publics relatifs aux règlements municipaux, les appels d'offres ainsi que les offres d'emploi doivent faire l'objet d'un affichage public par le biais de ce babillard. ## Conférences de presse 30. La municipalité organise une conférence de presse lorsqu'elle a un message important à livrer. Le maire, le conseil municipal et le directeur général, en collaboration avec le responsable municipal des communications, sont les seuls mandatés pour convoquer une conférence de presse. Le responsable municipal des communications est responsable d'organiser les conférences de presse, de leur déroulement et de la préparation du dossier de presse. Toute conférence de presse doit tenir compte des heures de tombée des médias et la convocation doit être acheminée si possible environ trois (3) jours ouvrables avant la date retenue pour la conférence. La conférence se déroule en trois parties soit un exposé du message, une période de questions pour les journalistes et une période pour les entrevues individuelles. Tous les membres du conseil doivent être avisés et invités aux conférences de presse de la municipalité. ## Communiqués de presse 31. Un communiqué de presse doit comporter des éléments de type « nouvelles ». Il sert à transmettre une mesure administrative, à annoncer un événement, un service ou encore à commenter une situation. Lorsqu'un communiqué de presse est relatif au conseil municipal, il est sous la responsabilité du maire, du maire suppléant ou de toute personne désignée par le conseil municipal, mais est émis par le responsable municipal des communications. Lorsqu'il s'agit plutôt d'un communiqué de presse relatif aux décisions administratives, il est sous la responsabilité de la direction générale. Les communiqués de presse sont rédigés par le responsable municipal des communications, mais les informations doivent être validées par le maire et/ou le directeur général selon les cas.   ## POLITIQUE SUR LES COMMUNICATIONS ## Séances d'information ou Consultations publiques 32. Selon le cas, les séances d'information ou de consultation regroupent des employés municipaux et/ou des membres du conseil et servent à renseigner ou à consulter les citoyens sur des sujets donnés. ce qui est relatif aux invitations, à la publicité, à la rédaction du communiqué de presse ou autre. ## Logo 33. Toute utilisation du logo de la municipalité par une organisation externe de pour faire la promotion de sa candidature. ## Pamphlets, brochures et vidéos. 34. Les membres du conseil doivent recevoir une copie tout pamphlet, brochure et/ou vidéo fait pour la municipalité et devant être distribué à la