Politique sur la présence du conseil à des formations, congrès, réunions, banquets et autres activités similaires (PA2024-041) — full text

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..... ## POLITIQUE PA2024-041 ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRÈS, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES Adoptée par le conseil municipal de Tracadie lors de la réunion ordinaire du 8 décembre 2025  Denis Losier Maire INCORPORÉE Ter JUILLET 2014 NOUVEAU- BRUNSWICK Joey Thibodeau   ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRES, REUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## TABLE DES MATIÈRES | Énoncé de la politique... | 2 | |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-----| | Objectifs de la politique | | | Définitions.. | | | Nature des déplacements........... | " | | Représentation officielle de la municipalité.. | | | Banquets et événements professionnels (ex. AGA, colloque, congrès,. événement de financement, formation, etc.) | | | Activités de financement.. | 6 | | Responsable de dossiers. | 6 | | Conférences de presse | | | Formations des élus. | | | Association francophone des municipalités du Nouveau-Brunswick (AFMNB)... | | | Conseil économique du Nouveau-Brunswick (CÉNB).. | 7 | | Activités à l'extérieur de la province.. | 7 | | Rapport des membres du conseil... | 8 | | Frais non admissibles. | 8 | | Remboursement des frais encourus. | 8 | | Dispositions générales. | 8 |  1  ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRÈS, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE La Municipalité régionale de Tracadie (MRT) vise à assurer une gestion responsable et transparente de ses finances, dans le respect des règles comptables modernes, de façon juste et contrôlable. Les membres du conseil sont les régisseurs des ressources de la MRT et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées. La présente politique établit les principes concernant la présence des membres du conseil à des formations, congrès, réunions, banquets et autres activités similaires dans le cadre de leurs fonctions. La présente politique s'applique à tous les membres du conseil, incluant le maire. La présente politique est complémentaire à la politique PA2024-040 - Politique sur les allocations de déplacement, ou toute version subséquente. La présente politique ne vise pas les rencontres officielles du maire ou des conseillers municipaux avec des ministres ou des fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions officielles. Il en est de même pour tout membre du conseil qui doit rencontrer des ministres ou des fonctionnaires comme représentant officiel de la municipalité. Le conseil peut, dans des circonstances exceptionnelles, déroger à la présente politique par résolution. L'interprétation et l'application de la présente politique relèvent du directeur général, sous réserve de l'approbation du conseil au besoin. N.B. Le genre masculin est utilisé afin d'abréger le texte.  !  ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRÈS, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La présente politique vise à : - a) Ala municipaleprésentation adéquate du conseilors d'événements liés 2. Donner une chance égale aux membres du conseil d'assister à ces événements; - c) Permettre aux membres du conseil de recevoir du perfectionnement professionnel; - d) Faciliter le traitement administratif des demandes de participation sans devoir toujours se référer au conseil.   ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRÈS, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## DÉFINITIONS 1. Aux fins de la présente politique : 2. « Activité » désigne tout événement organisé, tel que banquet, colloque, conférence, congrès ou toute autre activité similaire; 3. « Conseil » désigne le conseil municipal de la Municipalité régionale de Tracadie; 4. « Directeur général » désigne le directeur général de la Municipalité régionale de Tracadie; 5. «Frais de déplacement » désigne des dépenses réalisées lors de déplacement professionnel pour le compte de la municipalité; 6. « Municipalité (MRT) » désigne la Municipalité régionale de Tracadie; 7. « Représentant officiel » désigne un membre du conseil désigné par résolution du conseil, ou par le maire ou le directeur général. ## NATURE DES DÉPLACEMENTS ## 2. Représentant municipal Un membre du conseil mandaté par le conseil, le maire ou le directeur général pour représenter la municipalité à un événement. ## 3. Congrès Doit s'inscrire dans les activités inhérentes au fonctionnement du conseil. ## 4. Colloques et journées d'étude Autorisés lorsque nécessaires à l'exercice des fonctions du conseil.   ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRÈS, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## REPRÉSENTATION OFFICIELLE DE LA MUNICIPALITÉ 5. Le maire ou son remplaçant (traditionnellement le maire suppléant) est autorisé à représenter la municipalité lors d'invitations officielles (ex. : consulat, cérémonies protocolaires, bal régimentaire de la GRC). 6. Le maire ou son remplaçant (traditionnellement le maire suppléant) peut représenter la municipalité lors d'événements provinciaux (ex. : discours sur l'état de la province, assermentation, invitation officielle). 7. Le maire ou son remplaçant (traditionnellement le maire suppléant) est autorisé à représenter la municipalité lors des activités de l'Association francophone des municipalités du Nouveau-Brunswick (AFMNB). ## BANQUETS ET ÉVÉNEMENTS PROFESSIONNELS (EX. : AGA, COLLOQUE, CONGRES, ÉVÉNEMENT DE FINANCEMENT, FORMATION, ETC.) ## 8. À l'intérieur de la municipalité Tous les membres du conseil peuvent participer, aux frais de la municipalité jusqu'à un maximum de 150 $ par membre du conseil. 9. À l'intérieur de la Péninsule acadienne (Région Commission de services régionaux Péninsule acadienne) Tous les membres du conseil peuvent participer, sauf si les frais d'inscription dépassent 150 $ avant taxe. Dans ce cas, un maximum de quatre (4) membres du conseil seront autorisés, trois (3) membres du conseil si le maire est présent. Les frais de déplacement et d'inscription seront remboursés par la municipalité. ## 10. À l'extérieur de la Péninsule acadienne Le maire et un représentant officiel peuvent y participer. Un budget spécifique est établi lors de la préparation du budget municipal. Les frais de déplacement et d'inscription seront remboursés par la municipalité.  ! ## ACTIVITÉS DE FINANCEMENT 11. Le maire et un représentant officiel peuvent participer sans autorisation préalable du conseil à des activités de financement, sauf si l'activité est de nature politique ou partisane. Les frais de déplacement seront rembourses ## RESPONSABLE DE DOSSIERS 12. Un conseiller municipal qui a été désigné responsable d'un dossier par le conseil peut participer aux activités liées à ce dossier dans la Péninsule acadienne. Les frais de déplacement et les coûts d'inscription seront remboursés par la municipalité. ## CONFÉRENCES DE PRESSE ## 13. À l'intérieur de la Péninsule acadienne Tous les membres du conseil peuvent participer si c'est relié à un dossier de La antonellement le maire supe de per ent participer son davoi ant représentation de la municipalité. Les frais de déplacement seront remboursés par la municipalité. ## 14. À l'extérieur de la Péninsule acadienne Le maire ou son remplaçant (traditionnellement le maire suppléant) peuvent représenter la municipalité. Les frais de déplacement et d'hébergement, s'il y a lieu, seront remboursés par la municipalité. ## FORMATIONS DES ÉLUS 15. Les membres du conseil peuvent participer à des formations reconnues pertinentes pour leurs fonctions et organisées par la province ou l'AFMNB. Les frais d'inscription et de déplacement seront remboursés par la municipalité. Un budget spécifique est prévu à cet effet.    POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRES, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## ASSOCIATION FRANCOPHONE DES MUNICIPALITÉS DU NOUVEAUBRUNSWICK (AFMNB) 16. Tous les membres du conseil peuvent participer au Congrès annuel de l'AFMNB. Les frais d'inscription et de déplacement seront remboursés par la municipalité. 17. Le maire ou son remplaçant (traditionnellement le maire suppléant) sont autorisés à assister à toutes les activités de l'AFMNB. Les frais d'inscription et de déplacement seront remboursés par la municipalité. 18. Un budget spécifique est établi à cet effet. ## CONSEIL ÉCONOMIQUE DU NOUVEAU-BRUNSWICK (CÉNB) 19. Le maire et un conseiller municipal désigné peuvent assister au Banquet de l'Entreprise de l'année. Les frais d'inscription et de déplacement seront remboursés par la municipalité. 20. Si une entreprise de la municipalité est finaliste, le maire et jusqu'à quatre (4) conseillers municipaux peuvent participer. Les quatre (4) conseillers municipaux seront désignés par le conseil. Les frais d'inscription et de déplacement seront remboursés par la municipalité. 21. Un budget spécifique est établi à cet effet. ## ACTIVITÉS À L'EXTÉRIEUR DE LA PROVINCE 22. La participation des membres du conseil à toute activité hors du NouveauBrunswick doit être autorisée par résolution du conseil afin de permettre le remboursement des frais par la municipalité. 23. Advenant que le conseil ne puisse désigner des membres du conseil dans les temps requis pour représenter la municipalité, le maire est autorisé à désigner lesdits membres du conseil. 24. La municipalité ne remboursera pas aux membres du conseil des activités municipales comme Houle & Houblon, Les Saveurs du large ou autre activité similaire.   ## POLITIQUE SUR LA PRÉSENCE DES MEMBRES DU CONSEIL MUNICIPAL À DES FORMATIONS, CONGRÈS, RÉUNIONS, BANQUETS ET AUTRES ACTIVITÉS SIMILAIRES ## RAPPORT DES MEMBRES DU CONSEIL 25. A chaque réunion ordinaire du conseil, les membres du conseil, incluant le maire, doivent présenter un rapport verbal (ou écrit si demandé) concernant leur participation aux activités remboursées par la municipalité. ## FRAIS NON ADMISSIBLES 26. Les frais suivants ne sont pas remboursables par la municipalité : - B) Dónsons lios a lalcosence des conjoint(e)s: - C) Pourboires excessifs; 4. Dépenses non liées à l'activité. ## REMBOURSEMENT DES FRAIS ENCOURUS 27. Si un membre du conseil inscrit à un événement ne se présente pas à celuici et que cela a occasionné des frais pour la municipalité, la municipalité peut exiger un remboursement des frais sauf si le membre du conseil a des raisons valables pour son absence. ## DISPOSITIONS GÉNÉRALES 28. Les demandes de remboursement doivent être présentées sur les formulaires municipaux et être approuvées par le directeur général et la direction du Service des finances. 29. La présente politique est assujettie à la Politique sur les achats de la municipalité. 30. Aucuns frais de déplacement ne seront remboursés pour des déplacements à l'intérieur de la municipalité.