Politique sur les dons, les aides financières et les commandites (PA2024-042) — full text

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## POLITIQUE PA2024-042 ## POLITIQUE SUR LES DONS, LES AIDES FINANCIÈRES ET LES COMMANDITES Adoptée par le conseil municipal de Tracadie lors de la réunion ordinaire du 15 octobre 2024 (en vigueur le 1er janvier 2025)  Denis Losier Maire   ## POLITIQUE SUR LES DONS, LES AIDES FINANCIÈRES ET LES COMMANDITES ## ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE La Municipalité régionale de Tracadie désire par cette politique, établir les paramètres lui permettant d'analyser de façon objective et équitable toutes les demandes de don, d'aide financière et de commandite tout en gardant à l'esprit que la municipalité n'est pas un organisme subventionnaire. Cette politique est un guide et le conseil municipal peut, s'il le juge à propos, déroger de celle-ci lors de circonstances exceptionnelles. La municipalité se réserve aussi le droit d'interprétation et de la mise en aucun droit de recours. N.B. Le genre masculin est utilisé afin d'abréger le texte. ## DÉFINITIONS - Dans la présente politique: - « commandite » désigne une contribution monétaire précise dans le cadre d'un évènement en échange d'une visibilité de la municipalité dans la promotion de l'évènement; - « don ou aide financière » désigne une contribution monétaire précise à un organisme à but non lucratif afin d'aider celui-ci à l'organisation d'activités à caractère communautaire; - « conseil » désigne le conseil municipal de la Municipalité régionale de Tracadie; - « municipalité » désigne la Municipalité régionale de Tracadie; - « organisme » désigne un organisme enregistré comme étant à but non lucratif et reconnu comme tel par la municipalité; - « responsable municipal » désigne le ou les employés municipaux nommés à cet effet par le directeur général de la municipalité.   ## POLITIQUE SUR LES DONS, LES AIDES FINANCIÈRES ET LES COMMANDITES ## OBJECTIF DE LA POLITIQUE 2. La présente politique vise l'atteinte des principaux objectifs suivants : - a) de garantir un traitement juste et équitable des différentes demandes de don, d'aide financière et de commandite sous forme monétaire ainsi qu'une répartition appropriée des ressources municipales; - b) de définir les règles et les critères d'attribution des dons, des aides financières et des commandites; - c) de favoriser une meilleure évaluation des demandes adressées à la municipalité; - d) d'assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la municipalité; - e) d'encourager l'entraide, l'excellence et le dynamisme local ainsi que le soutien aux bénévoles, aux associations et aux organismes qui contribuent au développement et à la qualité de vie de la collectivité. 7. La présente politique ne vise pas les demandes de subvention au développement économique ainsi que les demandes d'assistance financière pour des activités sportives. Ces deux types de demandes doivent être traitées selon les politiques municipales en vigueur. 8. La présente politique ne vise pas les demandes de commandite faites par des entreprises privées ou pour des activités comme des spectacles. 9. La présente politique ne vise pas les organismes qui reçoivent directement municipa financière de la part de la municipalit lors de l'adoption du budget 6. La présente politique ne vise pas la Corporation Centre-Ville Tracadie et la Chambre de commerce du Grand Tracadie Sheila. ## BUDGET POUR L'ASSISTANCE FINANCIÈRE 7. Le budget accordé pour la présente politique est déterminé lors de l'adoption du budget pour le Fonds général de la municipalité.   ## POLITIQUE SUR LES DONS, LES AIDES FINANCIÈRES ET LES COMMANDITES 8. Le budget adopté par le conseil est divisé en six (6) parties, soit un premier budget pour la periode de janvier a février, un deuxième budget pour la période de mars à avril, un troisième budget pour la période de mai à juin, un quatrieme budget pour la période de juillet à août, un cinquième budget pour la période de septembre à octobre et un sixième budget pour la période de novembre à décembre. 9. Advenant qu'il reste un montant non utilisé pour une période mentionnée à larticle o, ledit montant sera transféré au budget de la période suivante, sauf pour la dernière période de novembre à décembre. ## CRITÈRES D'ATTRIBUTION 10. Selon la présente politique, toute demande pour être admissible doit répondre aux critères suivants : - a) doit provenir d'un organisme incorporé à but non lucratif; - b) n'est pas associée à une cause religieuse ou politique; - c) l'organisme ne doit pas être un commerce ou une entreprise privée; - d) l'activité doit se dérouler sur le territoire de la municipalité et être accessible aux résidents de Tracadie; - e) ne doit pas soutenir qu'une seule personne ou servir à la réalisation d'un projet personnel comme un produit, un évènement ou une activité individuelle; - f) l'organisme ne doit pas avoir reçu d'autres dons, d'aides financières ou de commandites de la municipalité au cours de l'année courante; - 9) ne constitue pas en l'achat de billets pour un souper ou un banquet; - h) a été présentée à la municipalité sous forme d'une demande formelle avec signature et adresse postale et expliquant la raison de ladite demande; et - i) doit indiquer le montant demandé à la municipalité.   ## POLITIQUE SUR LES DONS, LES AIDES FINANCIÈRES ET LES COMMANDITES ## 11. Aucune demande ne peut être utilisée pour : - a) servir à réduire ou rembourser les taxes foncières ou autres taxes; - b) un projet de construction, de rénovation ou de restauration d'un local ou d'un bâtiment; ou - c) aider un organisme autre que l'organisme qui a fait la demande initiale (ex: un organisme qui fait une collecte pour ramasser des fonds pour la Société canadienne du cancer). ## PROCÉDURE D'ATTRIBUTION 12. Le responsable municipal doit étudier chaque demande reçue en appliquant les critères définis à la présente politique et il est autorisé à approuver les demandes selon le budget adopté par le conseil pour la présente politique. 13. À la fin de chaque période, le responsable municipal doit étudier chaque demande reçue en appliquant les critères définis a la présente politique et il est autorisé à approuver les demandes selon le budget adopté par le conseil pour la présente politique. En cas de dépassement du budget d'une période, le responsable municipal devra accorder les montants proportionnellement aux montants demandés. ## Exemple Budget : 1000 $ Demandes reçues : 2 000 $ demande A : 500 $ demande B : 500 $ demande C : 400 $ demande D : 300 $ demande E : 300 $ demande accordée : 250 $ demande accordée : 250 $ demande accordée : 200 $ demande accordée : 150 $ demande accordée : 150 $ 14. Si une demande ne présente pas toute l'information requise, le responsable municipal communiquera avec le requérant pour l'informer de ce qui manque pour que la municipalité puisse considérer sa demande. 15. Si le responsable municipal ne peut pas déterminer si une demande est recevable ou non, celle-ci sera envoyée pour étude au conseil.   ## POLITIQUE SUR LES DONS, LES AIDES FINANCIÈRES ET LES COMMANDITES ## MONTANT MAXIMAL ADMISSIBLE 16. Aucune demande de don, d'aide financière ou de commandite ne peut dépasser un montant de 500 $. Advenant le cas où la municipalité reçoit une demande de plus de 500 $, celle-ci sera analysée, mais le montant qui sera accordé ne devra en aucun cas dépasser le montant de 500 $. ## RAPPORTS 17. Le responsable municipal doit soumettre un rapport au conseil tous les quatre (4) mois sur les demandes reçues, acceptées et refusées dans le cadre de la présente politique. ## DISPOSITIONS GÉNÉRALES 18. La municipalité n'acceptera aucun billet ou faveur pour les membres du conseil ou les employés municipaux de la part d'un organisme suite à une demande, sauf pour un représentant officiel de la municipalité invité à assister à l'évènement ou à l'activité. 19. Advenant l'annulation de l'évènement ou de l'activité, le don, l'aide financière ou la commandite qui a été accordé doit être retourné à la municipalité dans un délai de 30 jours, sauf lors d'une situation hors du contrôle des organisateurs (ex. : tempête, pandémie, etc.). Initiales: De e