Politique 03-2023-E — Médias sociaux (Social Media) — full text

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## Ville Vallée-des-Rivières POLITIQUE MÉDIAS SOCIAUX NO. 03-2023-E Adoptée le : 15 mars 2023 ## Préambule: La Ville de Vallée-des-Rivières désire établir des pratiques responsables de conduites des employées (inclus les salariés, les bénévoles, les conseillers/ères et les pompiers volontaires) en ce qui concerne l'utilisation des médias sociaux. ## Personnel concerné : Cette politique s'adresse à toutes les employées (inclus les salariés, les bénévoles, les conseillers/ères et les pompiers volontaires de la Ville de Vallée-des-Rivières. ## But : La Ville de Vallée-des-Rivières désire maintenir une image positive dans les communautés qu'elle représente et adopter cette politique pour s'assurer que les employés sont conscients de leurs responsabilités de maintenir une image positive en utilisant les médias sociaux de façon responsable. La Ville de Vallée-des-Rivières s'attend que les employés qui utilisent les médias sociaux pour fin personnelle suivent cette politique. La Ville respecte le droit d'expression de la personne ainsi que leurs droits d'utiliser les médias sociaux et la Ville n'a pas l'intention de s'ingérer dans les droits légaux des employés. Il revient à l'employé de choisir de participer à des médias sociaux. Toutefois, cette politique se penche sur l'utilisation des réseaux sociaux personnels qui fait référence aux tâches, au travail, à des informations confidentielles, à d'autres employés et aux intérêts de la Ville. ## Procédure : 1. La Ville se fie et s'attend que les employés fassent preuve de responsabilités personnelles lorsqu'ils utilisent les médias sociaux, ceci inclus de ne pas brimer la confiance avec les autres utilisateurs. 2. Seulement le personnel autorisé peut utiliser les médias sociaux au nom de la Ville. 3. Il est interdit d'utiliser les ordinateurs et réseaux appartenant à la Ville pour accéder aux réseaux sociaux en tout temps, sauf s'il y a eu autorisation en ce sens. 4. Si un employé qui est autorisé utilise les réseaux sociaux au nom de la Ville, il doit clairement s'identifier comme employé. 5. Aucun contenu litigieux dans les médias sociaux au sujet de la Ville, de son personnel, de ses citoyens, de ses partenaires (contractants) ou de sa clientèle, ne sera toléré. 6. Il est interdit d'utiliser les médias sociaux pour ventiler ses insatisfactions en lien avec le travail ou d'afficher des commentaires négatifs portant sur la Ville, sur ses collègues ou ses gestionnaires. En plus d'être interprétées comme un manque de professionnalisme, si ces informations s'avèrent fausses, elles pourraient donner lieu à une action en diffamation. Plutôt que d'utiliser les médias sociaux pour se faire entendre, la Ville encourage son personnel de discuter de la situation avec la personne concernée ou avec son gestionnaire. 7. Les employées et intervenants qui utilisent les médias sociaux sont interdits de diffuser toute information confidentielle ou personnelle acquise lors de leurs emplois, ainsi que tout commentaire négatif envers la Ville. 9. Si un employé autorisé a des questions sur la façon de répondre à un groupe, il doit en discuter avec l'administration. 8. Les employés sont encouragés de rapporter à l'administration toutes mauvaises informations au sujet de la Ville à travers les médias sociaux. 10. Les médias sociaux ne sont pas un substitut pour des communications internes. L'information sensible et importante doit être transmise de façon habituelle et non par l'entremise des médias sociaux. 12. Avant de publier sur les réseaux sociaux, utilisez votre jugement lorsque vous affichez des photos d'évènements de la Ville. Avertir tous les employés qui paraitront sur les photos affichées et s'assurer du consentement de ces personnes avant d'en faire la publication. 11. Les médias sociaux ne sont pas un substitut pour le service à la clientèle. Prière de référer les clients aux employés concernés, ceci afin de s'assurer de suivre le processus et la documentation établie. 13. Les employés sont responsables de s'assurer que leurs activités sur les réseaux sociaux n'interfèrent pas avec leurs habilités de faire leur travail et respectent leurs employeurs, collègues de travail ainsi que les citoyens de la Ville. Les propos et les contenus jugés litigieux par la Ville, seront traités selon les politiques applicables. S'il y a des motifs raisonnables de croire à une utilisation abusive ou contraire à la présente politique, l'employeur peut procéder à des contrôles ou à des vérifications et prendre, le cas échéant, les mesures appropriées. La nature de ces mesures peut être disciplinaire ou légale et peut aller jusqu'au congédiement.   Lise Roussel, Maire sell André Thériault, D.G. et Greffier