Politique de confidentialité
Baie-D'Urfé, Quebec
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# Politique de confidentialité
La Ville de Baie-D'Urfé recueille et détient des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. À cet égard, la Ville s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.
La présente politique décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, le cas échéant.
Lorsque vous fournissez des renseignements personnels via notre site Internet ou une de nos applications après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.
## Qu'entend-on par « renseignement personnel »?
Un « renseignement personnel » est toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, le tout selon la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et su la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A-2.1;
## Collecte des renseignements personnels
La Ville recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, elle détermine les fins de leur traitement.
La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée. Cette collecte est effectuée par tout moyen jugé utile et efficace, notamment par l'utilisation d'un questionnaire.
Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, par une référence à la présente politique, la Ville informe les personnes concernées des fins et des modalités de traitement de leurs renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements.
Tout consentement requis par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A-2.1 est obtenu conformément à celle-ci.
## Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous offrir nos services municipaux. Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis de différentes façons dont par écrit, verbalement, ou en ligne. Ceci inclut également nos systèmes informatiques, par le biais de formulaires en ligne et grâce à l'interactivité établie entre vous et notre site Internet. Nous utilisons aussi des fichiers témoins ou journaux de navigation pour réunir des informations vous concernant.
Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
**1) Renseignements sur votre identité :**
* Nom, Prénom;
* Adresse et Coordonnées postales;
* Adresse électronique;
* Numéro de téléphone ou de télécopieur;
* Tout autre renseignement personnel requis selon le cas (date de naissance, numéro d'assurance sociale, curriculum vitae, numéro de carte de crédit, etc.).
**2) Renseignements d'utilisation du site Internet :**
* Fichiers témoins ou journaux de navigation;
* Correspondance ou commentaires en ligne;
**3) Documents liés aux services municipaux en ligne :**
En lien avec nos divers services municipaux en ligne, vos renseignements personnels sont collectés par le biais de divers systèmes informatiques et formulaires, à savoir :
* Requêtes en ligne;
* Formulaire de demande d'accès à l'information, de réclamation ou autres demandes de services;
* Formulaire d'inscription (Par exemple : camp de jour, système d'information en cas d'urgence, services en ligne, infolettre, etc.);
* Formulaire de services (Par exemple : taxation, compteurs d'eau, etc.);
* Formulaire d'abonnement et d'accès (Par exemple : bibliothèque, etc.);
* Formulaire de demande de licences, certificat d'autorisation ou permis;
* Formulaire de demande de soutien financier;
* Formulaire de demande d'emploi;
* Sondage, etc.
## 4) Pourquoi ?
En lien avec nos divers services municipaux, nous utilisons les renseignements personnels collectés pour les finalités suivantes :
* Informations et offres de services;
* Contacts et correspondances;
* Inscriptions ou abonnements à des services et concours;
* Suivi, gestion et réponses aux requêtes, demandes, inscriptions, abonnements, licences, certificats d'autorisation, permis, locations, bourses d'études, soutiens financier, emplois, etc.;
* Sondages et statistiques;
* Gestion du site Internet, amélioration des services, accueil personnalisé, etc.
Nous devons également parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
* Respecter nos obligations légales;
* Prévenir les cybermenaces et les fraudes;
* Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
* Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
* Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes, etc.
## À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A-2.1, la Ville ne peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Ce consentement doit être donné expressément si les renseignements personnels sensibles sont en cause.
Si des renseignements personnels sont communiqués par la Ville à un cocontractant, le contrat prévoit toute mesure requise afin d'assurer le respect de la présente politique.
## Où vos renseignements sont-ils hébergés?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent, en tout temps, régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.
## Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Internet exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels sur ces sites Internet.
## Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler des différends et conclure des ententes avec des fournisseurs, le cas échéant.
Nous prenons des mesures raisonnables pour supprimer les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, lorsque vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements. À ce sujet, veuillez consulter la section « Quels sont vos droits? » ci-dessous.
## Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
**Mesures**
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous développerons un plan. Il prévoira que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.
**Limitation des accès**
Seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y ont accès. De plus, les comptes des employés et l'accès aux serveurs et applications sont soumis à des normes de sécurité à jour.
**Avertissement**
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? » ci-dessous.
## Quels sont vos droits?
**Accès, rectification et suppression**
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
**Retrait de votre consentement**
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, certains services nécessitent l'utilisation de vos renseignements personnels. En retirant votre consentement, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir ces services. Certains renseignements recueillis pourraient ne pas pouvoir être retirés selon la loi (Par exemple : taxation, facturation, infraction, etc.).
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse indiquée à la section « Comment nous contacter? » ci-dessous. Veuillez noter que nous pouvons vous demander une pièce d'identité pour nous assurer qu'il s'agit bien de vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/lois-et-reglements/
## Comment nous contacter?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Greffière
Ville de Baie-D'Urfé
20 410, chemin Lakeshore
Baie D'Urfé (Québec) H9X 1P7
[email protected]
Notre responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes d'accès ou de rectification d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels.
## Changerons-nous cette politique?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous publierons un avis de modification 15 jours avant l'entrée en vigueur des modifications. La nouvelle version de la politique, ainsi que l'avis de modification, seront mis sur le site Internet, en indiquant la date de la dernière mise à jour.
La présente politique entre en vigueur le 9 avril 2024, lors de son adoption par le conseil municipal (résolution numéro 2024-04-54).
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