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VERSION 2013
Politique de subvention, don et prêt
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1. OBJECTIF
La Ville de Baie-Saint-Paul travaille avec des organismes dans le but de
contribuer à l'amélioration de la qualité de vie des citoyens. Par l'attribution de
subvention, don et prêt, elle veut soutenir concrètement les initiatives du milieu
qui poursuivent ce même objectif. De plus, la Ville reconnaît que la contribution
des organismes du milieu, des groupes de citoyens et des citoyens est
essentielle à la vitalité de son milieu de vie.
La présente politique de subvention, don et prêt a pour but d'améliorer le
processus de demande de soutien des organismes. Elle veut fixer des critères
d'acceptation équitables et une procédure uniforme et transparente dans le
traitement des demandes qui proviennent des organismes de Baie-Saint-Paul.
Elle vise à harmoniser les pratiques et à éviter le dédoublement. Par cette
politique, la Ville veut poursuivre son engagement, consolider son action,
améliorer le fonctionnement et le rayonnement des activités des organismes du
milieu, des groupes de citoyens et des citoyens.
2. ORIENTATIONS
Les subventions, dons et prêts doivent être liés directement aux valeurs éthiques
de la Ville de Baie-Saint-Paul qui favorisent l'ouverture, la transparence, la
sécurité, la compassion et le respect.
Elles visent l'amélioration constante de la qualité de vie citoyenne, le mieux-être
et le dépassement des jeunes et de la famille, des personnes âgées ou de tout
autre groupe de son territoire.
Les subventions, dons et prêts peuvent être de trois ordres :
-
financière ;
-
matérielle ;
-
technique et professionnel.
Le budget des subventions, dons et prêts est réparti dans les quatre champs
d'activité suivants :
1.
Art, culture et patrimoine ;
2.
Santé, loisir, éducation et jeunesse ;
3.
Social et communautaire ;
4.
Développement économique et touristique.
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Pour que la Ville de Baie-Saint-Paul accorde une subvention à un organisme,
celui-ci doit :
1. Être une corporation sans but lucratif dûment incorporée selon la troisième
partie de la Loi des compagnies ou être en voie d'incorporation ;
Dans le cas des organismes non incorporés, ces derniers devront au
moins :
o Avoir un conseil d'administration reconnu ;
o Tenir une assemblée générale annuelle des membres convoquée
et dirigée comme si l'organisme était déjà incorporé ;
o Tenir un registre des procès-verbaux.
2. Être un organisme local ou régional ;
3. Opérer selon la loi et les dispositions prévues dans les lettres patentes et
les règlements généraux ; (par exemple, avoir produit son dernier rapport
annuel à l'Inspecteur général des institutions financières) ;
4. Avoir une gestion démocratique (ouverture à la population, conseil
d'administration de citoyens élus publiquement, assemblée générale,
rapport annuel, états financiers);
5. Offrir des services, produits ou activités qui sont en lien avec la mission et
les objectifs de la Ville et qui ne dédoublent pas ceux offerts par des
associations déjà reconnues. L'organisme doit en outre diffuser
publiquement son offre de service.
3. PORTÉE
La politique de subvention, don et prêt s'applique à toutes les demandes de
subvention, don et prêt qui sont adressées à la Ville, quelle qu'en soit la
provenance et le montant demandé. Elle ne touche cependant pas le volet
représentation des membres du conseil pour lequel les demandes sont
analysées de façon ponctuelle.
3.1 Définitions
Subvention
Une subvention à un organisme est un soutien que la Ville accorde à un
organisme requérant. Le soutien peut être financier, matériel ou technique et est
généralement considéré comme nécessaire au bon fonctionnement
administratif de l'organisme. L'organisme requérant peut être municipal,
gouvernemental (par exemple le CLD) ; il peut s'agir aussi d'organisme à but non
lucratif, d'individus ou de groupes. Les avantages accordés en subventions
peuvent faire l'objet d'un plan de visibilité ou d'avantages pour la Ville.
Don
Un don est un appui sous forme de contribution financière, de service ou
matérielle envers une cause philanthropique en échange de laquelle une visibilité
n'est généralement pas attendue. Un don peut aussi être une contribution
visant à renforcer le tissu social de la communauté. Il vise à aider un
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organisme, à encourager un projet ou à promouvoir une cause à caractère
social. Il correspond à un montant maximum de 300 $.
Requérant
Le requérant est un individu, un groupe d'individus ou un organisme qui fait une
demande de subvention, don et prêt.
4. PRINCIPES DIRECTEURS
La présente politique tient compte des politiques culturelle et familiale de la Ville
ainsi que de l'Agenda 21 de Baie-Saint-Paul qui privilégie le développement
économique et social de Baie-Saint-Paul, la conservation et la mise en valeur du
patrimoine culturel et sa préservation pour les générations futures. Le patrimoine
culturel est constitué de biens, de lieux, de paysages, de traditions et de savoirs
qui reflètent l'identité de notre communauté.
De plus, la santé et la qualité de vie citoyennes sont au centre des
préoccupations de la Ville. Les personnes, la protection de leur santé et
l'amélioration de leur qualité de vie en harmonie avec la nature sont des
principes qui guident l'application de cette politique.
Par ailleurs, la politique de subvention, don et prêt reprend les principes connus
du loisir public qui reconnaissent le droit des citoyens à participer à l'organisation
de ses loisirs et celui de la Ville comme responsable de l'organisation du loisir de
la collectivité.
5. PROCÉDURES D'ATTRIBUTION DES SUBVENTION, DON ET PRÊT
5.1 Traitement d'une demande
Le requérant doit remplir le formulaire Demande de subvention, don et prêt et
joindre à sa demande tous les documents pertinents.
Toute demande doit être acheminée au service du greffe de Ville de Baie-Saint-
Paul, 15, rue Forget, Baie-Saint-Paul (Québec) G3Z 3G1, avant le 15 octobre
pour l'année budgétaire qui suit. Par exemple, la subvention demandée est
attendue pour l'année 2008, le formulaire de demande accompagné des
documents requis devra parvenir au service du greffe de la Ville avant le 15
octobre 2007. Dans tous les cas, la demande de subvention, don et prêt doit
être faite avant la tenue de l'activité qui fait l'objet de la demande.
Dès la réception du formulaire de demande, le service du greffe s'assure qu'il est
complété en bonne et due forme. Par la suite, il enregistre la demande et la
consigne dans répertoire regroupant l'ensemble des demandes. La demande est
analysée ultérieurement par le conseil de ville.
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5.2 Analyse de la demande
Le conseil a la responsabilité d'analyser chaque demande dans un esprit
d'objectivité, en appliquant les principes de la présente politique en tenant
compte des principes de développement durable et dans le respect du cadre
financier alloué aux subvention, don et prêt.
Si la décision du conseil est négative, une lettre est transmise à l'organisme pour
l'en informer et lui préciser les motifs du refus. Si la réponse est positive, le
service du greffe rédige l'entente qu'elle joint à la résolution d'acceptation du
conseil de ville et assure le suivi. Le service du greffe devra s'assurer que le
montant octroyé soit versé par le service de la trésorerie au requérant selon les
modalités de paiement pré établies. Il fera de même pour l'aide technique ou
matérielle accordée, le cas échéant.
5.3 Restrictions
L'attribution d'une subvention ou d'un don n'est pas récurrente et doit faire l'objet
d'une nouvelle demande chaque année. Chaque demande est analysée en
fonction du budget disponible et des critères en vigueur au moment de la
présentation de la demande.
Ne peut présenter une demande à la Ville, un organisme qui :
- Reçoit déjà une assistance financière de la Ville par le biais d'une
politique ou d'un programme sous la responsabilité de l'un de ses
services (ex. : protocole avec le service des loisirs et des parcs).
- Organise des voyages, quels qu'ils soient (règlement 01-02-073).
Lorsqu'il s'agit d'une subvention versée à titre d'aide au démarrage d'un
projet, l'organisme requérant doit viser l'autonomie financière pour les
années suivantes.
Les frais de représentation sont liés uniquement au maire ou à son
remplaçant. Lorsqu'un organisme est déjà subventionné par la Ville pour
une activité, il n'y a pas lieu, en général, de faire de la représentation lors
de la tenue de l'activité.
De plus, lorsque la Ville subventionne un requérant, aucun achat de billets,
de produits dérivés ou d'espaces publicitaires dans tous autres médias
que ceux prévus dans l'entente finale ne sera fait pour éviter le
dédoublement.
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5.4 Critères d'attribution
Il revient aux membres du conseil de la Ville d'étudier chaque demande de
subvention, don et prêt, d'établir son admissibilité et de déterminer le montant
accordé. Les décisions du Conseil sont finales.
Les éléments suivants guident les réflexions des membres du conseil dans leur
analyse des demandes :
Pour les requérants organismes :
Service offert par l'organisme
S'agit-il d'un organisme local qui a pignon sur rue à Baie-Saint-Paul ? Dans la
MRC de Charlevoix ? Dans Charlevoix ? Les activités offertes sont-elles
essentielles pour les citoyens ? Complètent-ils ceux offerts par la Ville ?
Contribuent-ils à augmenter la qualité de vie des citoyens ? S'agit-il de
services qui augmentent la concertation ?
Secteur d'activité
Dans quel secteur s'inscrit la demande : 1) Art, culture et patrimoine ;
2) Santé, loisirs, éducation et jeunesse ; 3) Social et communautaire ;
4) Développement économique et touristique.
Clientèle visée
À qui s'adressent les activités offertes par l'organisme requérant ? Jeunes et
familles, adultes, aînés, autres ? Est-ce que la clientèle est composée de
citoyens de Baie-Saint-Paul ? Dans quelle proportion ?
Situation financière de l'organisme
Est-il un organisme à but non lucratif ? Est-il en déficit ? Enregistre-t-il un
surplus ? Possède-t-il des surplus accumulés ? Si oui, à quelles fins prévoit-on
les utiliser ?
Efforts d'autofinancement
Quelle part des revenus provient des activités d'autofinancement ?
Autres dons et subventions
L'organisme reçoit-il d'autres dons ou subventions ? Si oui, quelle part occupent-
ils à l'intérieur des revenus ?
La dépendance de l'organisme à un ou des programmes gouvernementaux de
création d'emplois devient un facteur déterminant dans la stabilité des
opérations.
Cotisation des membres
Si cette source de revenus est applicable, à quel pourcentage des revenus
correspond-t-elle ?
Enfin, d'autres éléments peuvent être pris en considération :
- Il doit ressortir clairement de la situation financière observée que la
subvention contribuera à l'équilibre budgétaire de l'organisme.
- Si un organisme laisse voir un surplus dans ses opérations
budgétaires, ce surplus doit être destiné à des fins bien identifiées.
Si cet usage était imprécis ou incompatible avec les buts et
objectifs de l'organisme, aucune subvention ne peut être accordée.
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- Les activités ou services offerts sont-ils complémentaires à ceux
offerts par la Ville ; correspondent-ils à un besoin exprimé par les
citoyens un groupe d'individus ?
Pour les individus ou équipes :
- Représentation de la Ville :
L'individu ou l'équipe ont-t-ils d'autres sources de financement ? Ont-t-ils une
reconnaissance du milieu pour représenter la Ville ?
6. EXIGENCES À RENCONTRER
Une demande de subvention, don et prêt adressée au Conseil de ville doit se
présenter comme suit.
Pour les organismes :
Les organismes requérants doivent compléter une demande écrite en complétant
le formulaire de « Demande de subvention, don et prêt », disponible à l'Hôtel de
ville ou sur le site Web de la Ville.
Le formulaire doit être accompagné des documents suivants :
- Les coordonnées du siège social et la mission de l'organisme ;
- Le dernier bilan financier et prévisions budgétaires s'il y a lieu ;
- La liste des membres du conseil d'administration avec adresses, codes
postaux et numéros de téléphone ;
- La liste des membres ou participants en règle (si applicable) avec
adresses et codes postaux ;
- Une copie des lettres patentes (dans le cas d'une première demande
d'assistance);
- Une description des activités, événements ou services offerts à la
population ;
- Les objectifs visés par l'offre de services ;
- La description de la clientèle à qui sont destinées les activités offertes
(provenance, âge, etc.);
- Le nombre de bénévoles impliqués au sein de l'organisme et dans
l'activité pour laquelle l'organisme demande un soutien de la Ville.
Dans tous les cas, le requérant (organisme ou individu) doit :
- Fournir des renseignements exacts et mis à jour.
- Envoyer un seul formulaire avant le 15 octobre.
- Faire la demande de subvention, don et prêt avant la tenue de
l'événement ou de l'activité qui fait l'objet de la demande.
Obligations
Afin d'obtenir une subvention ou un don, le requérant doit respecter les
obligations suivantes.
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- Informer la Ville de changement d'adresse ou de règlements généraux ;
- Respecter les règles de vie démocratiques et éviter toute situation de
conflit d'intérêts de la part des responsables et des administrateurs ;
- Aviser la Ville des dates de l'assemblée générale et accepter la présence
de ses représentants ;
- Fournir à la Ville les coordonnées de ses membres ;
- Se conformer à toutes les résolutions municipales en vigueur ;
- Fournir la copie du rapport financier déposé à l'assemblée générale
annuelle et tout autre rapport demandé par la Ville ;
- Être affilié à une fédération (organisme sportif).
Dans tous les cas, l'organisme doit mentionner que la Ville de Baie-Saint-
Paul agit comme partenaire et soutien l'action de l'organisme au moins
dans son rapport annuel et dans les publications prévues au cours de
l'année. À cet effet, le service des communications acheminera le matériel
graphique nécessaire qu'il devra approuver avant publication. Une copie de
ces documents devra être acheminée à la Ville à la fin de l'année.
7. MONTANT DES DONS ET SUBVENTIONS
Les dons et représentations
Les montants des dons vont de 25 $ à 300 $ selon la demande et les besoins.
Pour les individus et équipes, il doit s'agir d'une activité relevant des arts, de la
culture ou du sport et qui se situe au niveau national ou international. Le don ne
vise pas à financer l'année en cours, mais bien pour financer une activité précise.
Le montant maximum accordé est de 300 $.
Les subventions
Les montants accordés pour les subventions sont analysés en fonction des
budgets municipaux disponibles et des services offerts à la population. Ces
services doivent répondre à des besoins exprimés par des citoyens ou des
groupes de citoyens.
8. PRÊT DE SALLE, D'ÉQUIPEMENT ET DE SERVICE
8. 1 Principe (réf : réso 03-07-340)
La Ville offre gratuitement la salle du conseil aux organismes locaux ou
régionaux pour la tenue d'activités telles les assemblées générales, les
rencontres d'information préparatoires aux activités, les rencontres de conseil
d'administration ou de sous-comités de même que pour la tenue de réunions,
présentations ou lancements, de conférences de presse ou autres selon
disponibilité puisque les besoins de salle à l'interne prévalent. La salle est offerte
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gratuitement aux organismes municipaux et supra municipaux ainsi qu'aux
citoyens.
Cependant, les organismes gouvernementaux et autres doivent défrayer un
montant de 50 $, plus 10 $ additionnel de l'heure. La salle est offerte à ces
organismes à la condition qu'aucune des autres salles offertes en location
à Baie-Saint-Paul ne soit disponible.
8.2 Considérations générales
- Les utilisateurs sont responsables de l'installation, de la préparation
et de la remise en état de la salle ;
- Sur demande, lors de la réservation de la salle, un employé municipal
pourra aider gratuitement les utilisateurs au montage de la salle selon la
disponibilité du personnel et selon les horaires de travail habituels ;
- Sera considérée comme étant contenue à l'intérieur des horaires habituels
d'opération, la plage horaire suivante :
o du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à16 h 30.
- À l'extérieur des horaires habituels, les services d'un employé municipal
pourront être retenus moyennant rétribution pour un minimum de trois
heures consécutives au taux horaire de l'employé.
- La municipalité, par l'intermédiaire de sa direction générale, pourra
décider que la salle du conseil ne sera pas accessible lors de
certains jours fériés ou décréter que ces journées ne sont pas
incluses dans l'horaire normal d'opération et réviser le principe de
gratuité en conséquence ;
- Les organismes doivent faire parvenir une demande sur le formulaire
prévu à cet effet et fournir toutes les informations demandées. Les
organismes peuvent faire leur demande d'utilisation par téléphone, par
télécopieur, par courriel ([email protected]) ou se présenter à
l'Hôtel de ville, au service du greffe au moins deux semaines avant la
tenue de l'activité. Le service du greffe répondra en fonction de la
disponibilité de la salle ;
- Pour toute réservation faite par téléphone, par télécopieur ou par courriel,
l'utilisateur sera tenu de signer le formulaire de réservation de la salle ;
- Pour toute activité jugée complexe, le service du greffe pourra exiger de
rencontrer l'organisme pour la formulation de la demande.
9. PRÊT DE MATÉRIEL, D'ÉQUIPEMENT OU DE SERVICE
La Ville offre aux organismes et aux citoyens la possibilité d'emprunter certains
équipements gratuitement selon leur disponibilité et selon l'horaire de travail
habituel.
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Sera considérée comme étant contenue à l'intérieur des horaires habituels
d'opération, la plage horaire suivante :
o du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à16h30.
À l'extérieur des horaires habituels, les services d'un employé municipal pourront
être retenus aux frais du requérant moyennant rétribution pour un minimum de
trois heures consécutives.
Advenant un bris du matériel municipal prêté, l'organisme ou le citoyen
emprunteur est tenu responsable et devra assumer les frais de réparation
sur présentation de facture.
9. 2 Liste du matériel, équipement ou services pouvant être fournis en tout
ou en partie.
9.2.1 Services relatifs à la fourniture de matériel et de plateaux municipaux
Selon la disponibilité et l'état du matériel municipal, la Ville pourra prêter sans
frais à même son inventaire le matériel ou les équipements suivants. La liste
suivante n'est pas exhaustive, elle est fournie à titre indicatif.
Matériel
o des cônes de circulation
o des tréteaux
o un fisher
o des drapeaux
o des dossards de circulation
o des tables
o une tente de type gazébo 20 x 20
o des clôtures à neige
o des poubelles
o des scènes amovibles (praticables)
o un système de son (haut-parleur, micro, lecteur laser)
o un écran de projection
o une table de projection
Plateaux
o Aréna
o Carrefour culturel Paul-Médéric
o Bibliothèque
Il est à souligner qu'advenant un bris de locaux dans l'un ou l'autre des plateaux
prêtés ou loués, l'organisme ou le citoyen emprunteur/locateur est tenu
responsable et devra défrayer les frais de la réparation sur présentation de
facture.
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Chaque organisme est responsable de remettre les salles ou plateaux empruntés
dans leur état initial.
Ressources humaines
Selon la disponibilité des ressources humaines et des budgets, la Ville
Baie-Saint-Paul pourra, après entente, fournir du personnel en rapport avec les
services municipaux suivants :
o Sécurité publique et pompiers : pour la sécurité du public en général et
non celle de l'événement, laquelle devrait être assumée principalement
par l'organisme.
o Services des loisirs et des parcs : pour la livraison, le déplacement de
mobilier ou d'équipement important, ramassage de poubelles en des
points centralisés, etc., et comme coordonnateur interservices ou
personne-ressource auprès de l'organisme.
o Service des travaux publics pour la livraison de matériel comme des
cônes ou des tréteaux.
o Service des communications : comme soutien et conseiller aux activités
qui se rapportent à la visibilité municipale dans l'événement.
o Autres services : à négocier selon chaque cas.
Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d'événement nécessitant la fermeture de rues,
l'organisme ou le citoyen est tenu de respecter les modalités de fonctionnement
suivantes :
o si possible, utiliser les rues ayant le plus faible débit de circulation pour le
trajet d'activité ;
o obtenir l'autorisation du propriétaire ou du gestionnaire de la ou des voies
publiques concernées, soit l'autorisation de la Ville pour les rues de
compétences municipales et celle du MTQ pour les rues et routes de
compétences provinciales. Dans ce dernier cas, l'organisme doit au
préalable avoir obtenu de la Ville, un avis favorable à la tenue de
l'événement et à l'utilisation de la voie ;
o obtenir l'autorisation du corps policier de la Sûreté du Québec dans les
délais prescrits par celui-ci ;
o déposer une copie de leur police d'assurance responsabilité civile qui
couvre l'événement, pour un montant d'au moins 2 000 000 $ ;
o aviser la population au moins une semaine à l'avance de la tenue de
l'événement par le biais de la radio ou d'un journal local ou de tout autre
média pertinent (télévision, etc.), en précisant la date, l'heure, et la durée
de l'événement, ainsi que les rues empruntées et sur lesquelles la
circulation sera interrompue ou limitée. Dans le cas d'une rue
commerçante, il faut de surcroît, prévoir la distribution d'avis écrits dans
chacun des commerces. ;
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o rétablir la circulation et remettre les lieux dans leur état initial
immédiatement à l'expiration du délai accordé par la Ville ;
o s'assurer que les interventions d'urgence (service incendie, ambulance,
police, etc.) restent en tout temps possibles dans de bonnes conditions
sur les voies utilisées et ce, y compris sur les voies temporairement
fermées. En particulier, les organisateurs doivent veiller à ce que les voies
utilisées ne soient jamais totalement encombrées par des équipements ou
physiquement interdites de telle façon que l'entrée et la sortie des
véhicules d'urgence ne soient plus possibles d'aucune façon.
Chaque fois qu'un organisme envisage de bloquer l'une des extrémités ou
l'un des accès à une rue dont il en a demandé la fermeture à la circulation
automobile, l'organisme doit proposer à la ville un scénario d'intervention
permettant de garantir un accès rapide aux véhicules d'urgence. Ce
scénario doit être joint à la demande de fermeture de rue ;
o respecter la réglementation en vigueur ainsi que toute exigence de la Ville
quant à la sécurité, à la circulation et à la signalisation de l'événement ;
o aviser la Ville des moyens mis en œuvre pour fermer la rue ou limiter la
circulation (barrières, cônes...) pour la signalisation et pour la surveillance
de la rue ;
o fournir une résolution de l'organisme, mandatant la personne responsable
de la demande pour effectuer et signer ladite demande en son nom.
** Situation particulière : En ce qui concerne la rue Saint-Jean-Baptiste, la
fermeture de la rue ne pourra s'effectuer qu'à partir de la rue Boivin.
Procédure d'une demande de fermeture de rue
Les organisateurs doivent présenter leur demande en décrivant l'événement sur
le formulaire intitulé « Demande d'autorisation municipale pour utilisation ou
fermeture de rue » et joindre un plan précisant le tracé et les installations
éventuelles sur la voie publique : routes, accotements, trottoirs et stationnement.
Ce plan doit indiquer clairement le scénario d'intervention proposé pour les
véhicules d'urgence. Le formulaire doit quant à lui préciser la nature de la
restriction à la circulation en plus d'indiquer le lieu, la durée et les responsables
de l'événement.
Cette demande, adressée au conseil municipal, doit être déposée au moins 60
jours avant la tenue de l'événement, au bureau de l'Hôtel de Ville de Baie-
Saint-Paul.
La Ville se chargera de remettre une copie de la demande au service de la
sécurité publique qui vérifiera entre autres, si l'activité projetée n'entrave pas le
bon fonctionnement de l'ensemble des services de la Ville (travaux municipaux
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dans le secteur visé ou activités similaires au même moment, etc.) en plus
d'analyser le plan d'urgence proposé par les organisateurs.
La Ville se réserve le droit de prendre et d'exiger des mesures spécifiques pour
des évènements particuliers qui devront préalablement approuvés.
Pour les rues de compétences provinciales, la demande d'autorisation
officielle devra également être accompagnée des documents suivants :
- Une copie des assurances de l'organisateur ;
- Une copie du plan de circulation prévu ;
- Une copie des lettres confirmant que la Sûreté du Québec, les pompiers
et les ambulanciers ont été informés ;
- La confirmation que l'organisateur assurera la sécurité avec ses propres
équipes de bénévoles.
Pour les rues dont la compétence relève de Transports Québec, les
organisateurs doivent faire une demande de permis à Transport Québec au local
de La Malbaie au 628, chemin du Golf ou par Internet en remplissant le
formulaire
« Permis
d'événements
spéciaux »
à
l'adresse
suivante :
http://www.mtq.gouv.qc.ca/portal/page/portal/Librairie/Publications/fr/reseau_routier/rou
tes/evenements_formulaire.pdf. La demande complète doit être acheminée à
Transports Québec au moins 45 jours à l'avance. Celle-ci doit comporter les
éléments suivants :
- Une copie des assurances de l'organisateur ;
- Une copie de la résolution du conseil de ville de Baie-Saint-Paul ;
- Une copie du plan de circulation prévu ;
- Une copie de la lettre confirmant que la Sûreté du Québec, les pompiers
et les ambulanciers ont été informés.
Une fois le permis délivré par Transports Québec, l'organisme ou le citoyen
organisateur devra en faire parvenir une copie à la Ville accompagnée des
documents mentionnés précédemment.
À la suite de la réalisation de toutes ces étapes et si la demande est justifiée,
l'autorisation municipale (ou l'avis favorable) est signifiée à l'organisme par une
lettre du service du greffe ou en cas d'absence, par le service de la sécurité
publique ou par la direction générale.
En signant le formulaire de « Demande d'autorisation municipale pour
utilisation ou fermeture de rue », l'organisme reconnaît avoir pris
connaissance de la politique d'autorisation municipale pour l'utilisation ou
la fermeture de rues, l'avoir comprise, s'être fait expliquer son contenu et
sa portée et s'engage à la respecter.
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En cas de mesures d'urgence, la Ville peut annuler ou suspendre
temporairement la fermeture d'une rue autorisée au préalable afin
d'intervenir dans pareilles circonstances. Ces cas ont priorité sur l'actuelle
entente.
Dans le cas de prêt de salle pour la tenue de réunion, l'organisme doit utiliser le
formulaire suivant pour effecteur la réservation de la salle.
Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil.
Amendée par le conseil le 13 novembre 2012.
Martin Bouchard, directeur général
Jean Fortin, maire
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ENTENTE DE PRÊT DE LA SALLE, D'ÉQUIPEMENT OU DE SERVICE
ENTRE
NOM DE L'ORGANISME : ________________________________________________
ADRESSE : ____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Téléphone : ____________________________________________________________
Télécopieur : ___________________________________________________________
Courriel :
____________________________________________________________
Responsable autorisé : ___________________________________________________
Fonction : _____________________________________________________________
ET
LA VILLE DE BAIE-SAINT-PAUL
MARTIN BOUCHARD, DIRECTEUR GÉNÉRAL
Date de la réservation : ___________________________________________________
Heure : de ________________________ à ___________________________________
Nom de l'activité : _______________________________________________________
J'affirme avoir pris connaissance des conditions relatives au prêt de la salle du conseil
décrites dans le document PRÊT DE LA SALLE DU CONSEIL DE LA VILLE DE BAIE-
SAINT-PAUL et j'en accepte les modalités.
En foi de quoi, les parties ont signé à Baie-Saint-Paul, le ________________________
__________________________________
Martin Bouchard,
pour la ville de Baie-Saint-Paul
et
__________________________________
Responsable autorisé
__________________________________
pour
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Formulaire de réservation de la salle __________________ (nom de la salle)
Nom de l'organisme : ____________________________________________________
Adresse : ______________________________________________________________
Téléphone : ______________ télécopieur : ______________ courriel : _____________
Responsable : __________________________________________________________
Nom de l'activité : _______________________________________________________
Date : _____________________________
Heure : ___________________________
BESOINS (Cochez):
Aide d'un appariteur pour le montage de la salle
Style du montage de la salle :
Conférence
École
En U
Table ronde
Autres : ____________________________________________________
Écran : _____________________________________________________________
Système de son : _____________________________________________________
Microphone : ________________________________________________________
Nombre de chaises : _________________
Nombre de tables : __________________
Lors de votre activité, y aura-t-il service de :
Nourriture
oui non
Boissons
oui non
Dans les cas d'un service de boissons alcoolisées, veuillez indiquer votre numéro de
permis de boisson : __________________
Décrivez vos besoins spécifiques autres que ceux déjà mentionnés : _______________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Demande reçue par : _____________________ le ____________________________
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Formulaire de réservation d'équipement
Nom de l'organisme : ____________________________________________________
Adresse : ______________________________________________________________
Téléphone : ______________ télécopieur : ______________ courriel : _____________
Responsable : __________________________________________________________
Nom de l'activité : ________________________________________________________
Date : _________________________________________________________________
Durée du prêt : du _____________________ au ______________________________
Cochez:
Cône de circulation; nombre ___________________________
Tréteaux; nombre ___________________________________
Fisher
Drapeaux ; nombre __________________________________
Dossards de circulation; nombre ________________________
Tables; nombre _____________________________________
Tente de type gazébo 20 x 20
Clôtures à neige; nombre _____________________________
Poubelles; nombre __________________________________
Scènes amovibles (praticables); nombre : ________________
Système de son (haut parleur, micro, lecteur laser)
Écran de projection
Table de projection
Autres : ___________________________________________
Décrivez vos besoins spécifiques autres que ceux déjà mentionnés :
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Demande reçue par : _____________________ le ____________________________
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Formulaire de demande de subventions et dons
Nom
de
l'organisme
ou
individu :
_________________________________________
Adresse :_________________________________________________________
________________________________________________________________
Montant
de
la
demande :_____________________________________________________
Téléphone : ___________télécopieur :______________courriel :_____________
Responsable : ____________________________________________________
Liste des administrateurs (à joindre en annexe)
Service offert par l'organisme
1. Décrivez la mission et les services/activités offerts par votre organisme :
____________________________________________________________
2. S'agit-il d'activités ou de services essentielles pour les citoyens? Si oui,
comment?
_____________________________________________________________
3. Complètent-ils ceux offerts par la Ville? Si oui, comment?
_____________________________________________________________
4. Contribuent-ils à augmenter la qualité de vie des citoyens?
_____________________________________________________________
5. Ces services qui augmentent-ils la concertation dans le milieu? Si oui,
comment?
_____________________________________________________________
19
Secteur d'activité
6. Dans quel secteur d'activité s'inscrit la demande :
Art, culture et patrimoine;
Santé, loisirs, éducation et jeunesse;
Social et communautaire;
Développement économique et touristique.
Expliquez :
_____________________________________________________________
Clientèle visée
7. À qui s'adressent les activités offertes par l'organisme requérant?
(encerclez)
7.1 Jeunes et familles, adultes, aînés, autre?
Expliquez :
_____________________________________________________________
7.2 Est-ce que la clientèle est composée de citoyens de Baie-Saint-Paul ? si
oui, dans quelle proportion?
Situation financière de l'organisme
8. Quel est le statut de votre organisme ? Est-il un organisme à but non
lucratif?
9. Veuillez nous fournir les derniers états financiers de votre organisme en
annexe.
10. Avez-vous enregistré un surplus? Si oui, identifiez à quoi servira ce
surplus.
20
Efforts d'autofinancement
10. Quelle part de vos revenus provient des activités d'autofinancement ?
Autres dons et subventions
11. Recevez-vous d'autres subventions ou dons ? Si oui, quelle part
occupent-ils à l'intérieur des revenus ?
Cotisation des membres
12. Si cette source de revenus est applicable, à quel pourcentage des
revenus correspond-t-elle?
13. Est-ce que la subvention demandée à la Ville de Baie-Saint-Paul
contribue ou contribuera à l'équilibre budgétaire de votre organisme ?
______________________________________________________________
Pour les individus ou équipes
26. Avez-vous d'autres sources de financement ? Si oui, lesquelles ?
27. Détenez-vous une reconnaissance du milieu pour représenter la ville ? Si
oui, veuillez indiquer lesquelles :
Signature de la personne responsable : ______________________________
Titre : ___________________________________________
Date : ________________________________________________
Veuillez prendre note que ce formulaire doit être accompagné d'une lettre
qui indique l'objet et le montant de la demande de subvention adressée à la
Ville de Baie-Saint-Paul.
21
Formulaire de demande d'autorisation municipale pour
l'utilisation ou la fermeture de rue
Nom de
l'organisme :____________________________________________________________
Nom et nature de
l'événement:____________________________________________________________
______________________________________________________________________
Nom du responsable de
l'événement :___________________________________________________________
Adresse :______________________________________________________________
______________________________________________________________________
Téléphone (maison) : _____________________ (travail) : _______________________
Date de
l'événement :___________________________________________________________
Heures de
l'événement (début/fin) :___________________________________________________
Lieu de l'événement (rues utilisées) :_________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Nom du responsable de la sécurité:__________________________________________
NATURE DE LA RESTRICTION TEMPORAIRE À LA CIRCULATION
Fermeture de la rue à la circulation des véhicules à moteur (automobiles, motos, ...)
Fermeture de la rue à toute circulation, y compris piétonnière pour une durée qui doit être
précise
et
strictement
limitée.
Raisons
de
cette
limitation :
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Ralentissement temporaire et de courte durée de la circulation des véhicules à moteur en
raison d'une marche, d'une procession ou d'une manifestation ou de l'installation d'un
« barrage » pour solliciter des fonds, ou de tout autre manière (préciser) :
________________________________________________________________
________________________________________________________________
En tant que responsable de la demande d'autorisation municipale pour l'utilisation
ou la fermeture de rue, je confirme que les informations inscrites sur ce formulaire
seront respectées. Les documents complémentaires demandés sont également
joints à cette demande.
_________________________________
__________________
Signature du responsable de la demande
Date
22
Politique de gestion des requêtes et plaintes
Politique de gestion des requêtes et plaintes
1. OBJECTIFS
En adoptant cet addenda à la politique de don et subvention qui ne fait pas
mention de ce service, la Ville vise l'atteinte des objectifs suivants :
- Fournir un cadre d'utilisation uniforme et équitable qui s'applique à tous
les organismes désignés.
- Favoriser une utilisation optimale du photocopieur sans nuire au travail
des officiers municipaux.
- Exercer un contrôle sur le nombre de photocopies qu'elle produit
annuellement.
2. DÉFINITIONS
1. Feuille : il s'agit de format 5'' X 7'', 8'' X 11''ou 8'' X 14''.
2. Demandeur : organisme ou association communautaire de Baie-Saint-
Paul ;
3. Une photocopie recto verso compte pour deux photocopies.
4. Tous frais exigibles à l'égard de photocopies seront payables
préalablement et sur le champ. Aucun crédit ne sera accordé.
3. ÉNONCÉ
Toute photocopie doit être faite par un officier municipal. Aucun demandeur n'est
autorisé à utiliser le photocopieur. Pour bénéficier du service, le demandeur doit :
- résider ou avoir son siège social à Baie-Saint-Paul ;
- pour un organisme qui reçoit des dons ou subventions de la Ville de
Baie-Saint-Paul, il faut que cette subvention soit inférieure à 300 $
par année;
ADDENDA I
POLITIQUE DE DON ET SUBVENTION DE
LA VILLE DE BAIE-SAINT-PAUL
23
- aviser l'adjointe administrative du service du Greffe au moins trois (3)
jours à l'avance en lui apportant le ou les documents papier à
photocopier.
L'adjointe administrative du service du Greffe attribue un code à l'organisme et
ouvre un registre pour noter le nombre de photocopies faites par l'organisme.
Lorsque les photocopies sont disponibles, l'adjointe administrative du service du
Greffe avise le demandeur qui vient les chercher et qui devra signer le registre
confirmant le nombre de photocopies reçues.
Aucun frais ne sera exigé pour les 1 000 premières photocopies annuelles. Au-
delà de 1 000 photocopies annuelles, une somme de 0, 36 $*isera exigible pour
chaque photocopie additionnelle. Il est sous-entendu ici qu'une feuille (toute
catégorie) recto seulement correspond à une copie, conformément au
Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels.
Aux fins de contrôle, l'année commence le 1er janvier et se termine le 31
décembre.
4. RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE
Le responsable de l'application de l'amendement de la politique est le greffier ou
toute personne de son service désignée.
L'amendement de la politique a été adopté unanimement par le conseil
municipal, le 12 février 2013, par la résolution numéro 13-02-040 MT et OS.
i*Indexé au 1er avril de chaque année