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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Cette politique vise à définir la façon dont la Ville
protège les renseignements personnels ou
confidentiels ainsi que les normes de collecte,
d'utilisation, de communication, de conservation, de
droit d'accès et de rectification de ces renseignements.
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Table des matières
1 - MISE EN CONTEXTE ................................................................................................................... 3
2 - OBJECTIF DE LA POLITIQUE ........................................................................................................ 3
3 - ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE .............................................................................................. 3
3.1 - PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................................................... 3
3.2 - SÉCURITÉ DE L'INFORMATION ............................................................................................ 4
4 - DÉFINITIONS .............................................................................................................................. 4
5 - CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET
CONFIDENTIELS ............................................................................................................................... 5
5.1 - CONSENTEMENT ET MODES DE COLLECTE ........................................................................ 5
5.2 - TYPES DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS ........................................................................... 5
5.3 - OBJECTIFS DE LA CUEILLETTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................... 5
5.4 - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES PAR L'ENTREMISE DU SITE INTERNET DE LA
VILLE OU DE SERVICES EN LIGNE ................................................................................................. 6
5.5 - HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ....................................................... 6
6 - DROIT DE RECTIFICATION, DE RETRAIT ET DE DESTRUCTION ................................................... 7
7 - SÉCURITÉ DE L'INFORMATION ................................................................................................... 7
8 - RESPONSABILITÉS DE L'USAGER ................................................................................................ 7
9 - RESTRICTIONS RELATIVES À L'ACCÈS AUX SERVICES OU APPLICATIONS .................................. 8
10 - DÉCLARATION ET GESTION D'UN INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ ......................................... 8
11 - LIENS EXTERNES VERS D'AUTRES SITES INTERNET .................................................................. 8
12 - RESPONSABLES DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE ............................................................. 8
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1 - MISE EN CONTEXTE
La Ville de Baie-Saint-Paul, à titre d'organisme public, est assujettie à la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c.
A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1).
Cette politique fait suite à la sanction, le 22 septembre 2021, de la Loi modernisant des
dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25)
(Projet de loi 64), et aux nouvelles obligations qui en découlent pour les municipalités.
2 - OBJECTIF DE LA POLITIQUE
La présente politique, destinée aux utilisateurs ayant accès aux services ou aux applications de la
Ville, témoigne de l'engagement de la Ville de Baie-Saint-Paul à l'égard de la sécurité de
l'information et de la protection des renseignements personnels qu'elle recueille dans l'exercice
de ses opérations administratives.
Dans le cadre de ses opérations, telles que pour rendre une prestation de services ou pour assurer
la sécurité de ses citoyens, la Ville de Baie-Saint-Paul collecte de l'information sous toutes ses
formes, la conserve et l'utilise à différentes fins. L'impact d'une manipulation illégitime de ces
renseignements peut engendrer diverses conséquences : entraîner des risques financiers, ternir
son image, menacer la sécurité de ses citoyens, engager sa responsabilité ou même rendre
vulnérable ses équipements et infrastructures.
De ce fait, la présente politique vise à définir la façon dont la Ville protège les renseignements
personnels ou confidentiels ainsi que les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de
conservation, de droit d'accès et de rectification de ces renseignements.
3 - ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE
3.1 - PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Considérant que la Ville estime primordiale la protection de la vie privée et des renseignements
personnels et confidentiels qu'elle recueille dans le cadre de ses opérations administratives, cette
dernière s'engage à mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la
transparence, la prévention et le respect de la confidentialité des renseignements qu'on lui
communique pour obtenir les services souhaités.
La Ville de Baie-Saint-Paul s'engage à former ses employés et à les sensibiliser aux conséquences
d'un incident de confidentialité, ainsi qu'à l'importance de leurs rôles et leurs obligations en la
matière.
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3.2 - SÉCURITÉ DE L'INFORMATION
La Ville s'engage à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles,
humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité des renseignements, notamment, par
les moyens suivants:
a) La disponibilité de l'information afin qu'elle soit accessible en temps voulu et de la
manière requise par les personnes autorisées;
b) L'intégrité de l'information de manière à ce qu'elle ne soit pas détruite ou altérée de
quelque façon que ce soit, sans autorisation préalable, en respectant les délais prescrits
au Calendrier de conservation de la Ville, et en s'assurant que le support de cette
information procure la stabilité et la pérennité nécessaires;
c) La confidentialité de l'information en limitant la divulgation aux seules personnes
autorisées à en prendre connaissance dans le cadre de leurs fonctions;
d) L'identification et l'authentification de l'identité d'une personne ou l'identification d'un
document;
e) L'irrévocabilité afin d'assurer qu'une action, un échange ou un document est indéniable
et clairement attribué à l'entité qui l'a généré;
f) La conformité aux exigences légales, règlementaires ou d'affaires auxquelles la Ville est
assujettie.
4 - DÉFINITIONS
Aux fins de la présente procédure, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-
dessous énoncée :
Renseignement
personnel :
Tout renseignement concernant une personne physique et qui
permet de l'identifier, directement ou indirectement, sous réserve
des
exceptions
prévues
par
les
lois
applicables.
Ces
renseignements peuvent être de nature personnelle, tels que les
noms et prénoms, la date de naissance, l'adresse, le numéro de
téléphone, le numéro d'assurance sociale, l'adresse électronique,
l'état de santé, les habitudes de vie, l'immatriculation d'un
véhicule, la situation financière (coordonnées bancaires et
numéro de carte de crédit), etc.
Renseignement
confidentiel :
Tout renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment
médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la
manière dont il est utilisé ou communiqué, suscite un haut degré
d'attente raisonnable en matière de vie privée.
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5 - CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS
5.1 - CONSENTEMENT ET MODES DE COLLECTE
La Ville de Baie-Saint-Paul procède à la collecte de renseignements en toute transparence, avec
le consentement manifeste, libre et éclairé de l'utilisateur, et uniquement dans les cas où ces
renseignements sont nécessaires afin de rendre un service au citoyen.
Lorsque la Ville recueille ces informations, elle indique clairement les fins pour lesquelles elles
sont recueillies et demande le consentement de l'utilisateur pour en faire usage, conformément
aux lois applicables. Dans l'éventualité où la Ville souhaite utiliser les renseignements déjà
récoltés à d'autres fins, l'organisme public doit obtenir un nouveau consentement.
La collecte de ces renseignements s'effectue notamment par l'entremise de formulaires, du site
Internet de la Ville, d'entretiens téléphoniques, de sondages d'opinions ou de questionnaires
divers.
5.2 - TYPES DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS
En fonction de la prestation de service offerte par la Ville, cette dernière peut recueillir et
conserver l'un ou l'autre des renseignements suivants : noms, prénoms, adresse postale, adresse
électronique, numéros de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de carte de crédit, numéro
de permis de conduire, numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie,
immatriculation de véhicule et date de naissance.
Dans le cadre d'activités culturelles ou de loisirs, certaines informations à caractère familial ou
social pourraient également être collectées et conservées.
5.3 - OBJECTIFS DE LA CUEILLETTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Désireuse d'offrir un service personnalisé et sécuritaire aux usagers, la Ville de Baie-Saint-Paul
confirme que les renseignements personnels, confidentiels et techniques recueillis sont utilisés
uniquement pour les fins suivantes :
a) Vérifier l'identité de l'usager;
b) Prévenir les cybermenaces et assurer la protection de l'usager et celle de la Ville contre
la fraude et les fausses déclarations;
c) Offrir une prestation de service personnalisée;
d) Déterminer l'admissibilité d'un citoyen aux services offerts par la Ville;
e) Effectuer le suivi des requêtes de services auprès de la Ville et de ses divers comités;
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f) Diffuser de l'information aux citoyens en faisant la demande sur les services et
programmes offerts par la Ville;
g) Recueillir des données statistiques;
h) Améliorer les services offerts;
i)
Respecter nos obligations légales, répondre aux demandes, mandats et ordonnances des
tribunaux et autres organismes et collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou
enquêtes;
j)
Obtenir le paiement des sommes dues à la Ville.
5.4 - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES PAR L'ENTREMISE DU SITE
INTERNET DE LA VILLE OU DE SERVICES EN LIGNE
La Ville de Baie-Saint-Paul pourrait procéder à la cueillette de renseignements techniques, tels
que les adresses IP, les pages visitées et les requêtes, la date et l'heure de connexion, le type de
navigateur Internet ou de système informatique utilisé ou le nom de domaine du site Internet à
partir duquel a été établi le lien avec le site Internet : www.baiesaintpaul.com .
La Ville ou son mandataire pourrait également emmagasiner certains renseignements sur
l'ordinateur de l'internaute prenant la forme d'un témoin (« cookie ») ou d'un fichier semblable.
Ces témoins permettent la conservation de certains renseignements à propos de l'utilisation du
site Internet ou d'un service en ligne. Cette technique permet de cerner les intérêts et les
préférences de l'internaute et ainsi la Ville peut améliorer sa prestation de services et l'expérience
client. Un témoin pourrait être requis lorsque surviennent des contraintes technologiques ou de
sécurité découlant de la navigation sur Internet ou au bon fonctionnement d'un service en ligne.
La majorité des navigateurs Internet permettent d'effacer du disque dur, de bloquer ou de
recevoir un avertissement avant l'implantation de témoins sur un ordinateur. L'internaute
refusant ces témoins aura quand même accès au site, mais il est possible que la navigation en soit
affectée et que certains services ne soient pas disponibles.
5.5 - HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Ville de Baie-Saint-Paul héberge et traite les renseignements personnels colligés au Canada.
Les renseignements personnels collectés pourraient être communiqués dans des pays autres que
le pays de résidence de la personne concernée, lesquels peuvent avoir des règles de protection
des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se
trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux
organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question.
Toutefois, les pratiques de la Ville de Baie-Saint-Paul concernant la collecte et le traitement des
renseignements personnels demeurent en tout temps régies par la présente politique et les lois
québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.
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6 - DROIT DE RECTIFICATION, DE RETRAIT ET DE DESTRUCTION
Un citoyen peut demander que des renseignements qui le concerne soient corrigés, détruits ou
qu'ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis.
Pour ce faire, il doit adresser une demande à la responsable de l'accès à l'information, aux
coordonnées figurant à l'article 12 de la présente politique, afin que cette dernière puisse
transmettre la requête au Service approprié de la Ville détenant ces informations et ainsi assurer
le traitement de la demande.
Les renseignements colligés par la Ville sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour les
fins décrites à la présente politique ou pour la période prévue au Calendrier de conservation de
la Ville, conformément à la Loi sur les archives, RLRQ, c. A-21.1, le cas échéant. Au-delà de cette
période, ils sont détruits.
La Ville de Baie-Saint-Paul s'engage à donner suite à toute demande de retrait, de rectification et
de destruction de renseignements, à moins d'obligations juridiques à l'effet contraire, dans un
délai de trente (30) jours, suivant la réception de la demande transmise par le requérant aux
Services juridiques.
Le requérant recevra ensuite une correspondance écrite provenant du service du Greffe de la Ville
confirmant le traitement de la demande.
7 - SÉCURITÉ DE L'INFORMATION
Tout renseignement personnel collecté par la Ville de Baie-Saint-Paul par l'entremise de
technologies de l'information sont conservés dans un environnement sécurisé. Son personnel et
ses mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des informations s'y retrouvant.
La Ville de Baie-Saint-Paul met en place des mesures de sécurité et de gestion des accès
adéquates, utiles et nécessaires en fonction du niveau de sensibilisation des renseignements
traités. Seuls les fonctionnaires devant avoir accès à ces renseignements dans le cadre de leurs
fonctions sont autorisés à en prendre connaissance et doivent respecter le niveau de
confidentialité des renseignements détenus par la Ville.
8 - RESPONSABILITÉS DE L'USAGER
-
L'usager est responsable de l'information qu'il transmet à la Ville de Baie-Saint-Paul, ainsi
que du maintien de la confidentialité de ses renseignements d'identification et
d'authentification (code utilisateur, code d'accès, mot de passe, carte d'accès, etc.). La
Ville ne peut être tenue responsable d'un usage non autorisé causé par l'usager.
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-
L'usager doit aussi s'assurer que le système ou l'équipement avec lequel il transmet ou
reçoit de l'information de la Ville est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance.
La Ville ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements
découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l'équipement ou le
système de l'usager.
-
Dans l'éventualité où la confidentialité de ses renseignements était compromise ou son
identité usurpée, l'usager est tenu d'en aviser la Ville le plus tôt possible en contactant le
service du Greffe.
La Ville de Baie-Saint-Paul rappelle qu'il n'est pas dans ses pratiques de solliciter les citoyens, par
courriel ou par quelconque autre moyen, afin d'obtenir des renseignements personnels ou
confidentiels les concernant. En cas de doute, l'usager est invité à communiquer avec le service
du Greffe, en composant le numéro de téléphone suivant : 418 435-2205.
9 - RESTRICTIONS RELATIVES À L'ACCÈS AUX SERVICES OU
APPLICATIONS
Le Ville de Baie-Saint-Paul se réserve, en tout temps, le droit de supprimer le compte d'un
utilisateur, à sa seule discrétion et sans préavis. Elle se réserve également le droit de restreindre
l'accès d'un utilisateur aux applications offertes par la Ville, en tout ou en partie. De ce fait, la Ville
ne peut être tenue responsable d'une telle suspension, annulation ou restriction.
10 - DÉCLARATION ET GESTION D'UN INCIDENT DE
CONFIDENTIALITÉ
Dans l'éventualité où survient un incident affectant la protection des renseignements personnels,
la Ville s'engage à en informer les usagers dans les plus brefs délais et à traiter cet incident
conformément à la procédure établie par la Procédure de gestion des incidents de confidentialité
de la Ville de Baie-Saint-Paul.
11 - LIENS EXTERNES VERS D'AUTRES SITES INTERNET
Le Site Internet de la Ville de Baie-Saint-Paul inclut des hyperliens vers d'autres sites externes. Les
renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique, mais plutôt
celle du site externe.
La Ville n'est pas responsable du contenu de ces sites et ne les endosse pas. L'organisme public
ne peut être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la
navigation et de l'utilisation de ces sites par l'usager.
12 - RESPONSABLES DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE
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Le Responsable de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels est
chargée de s'assurer du respect du volet protection des renseignements personnels de la
présente politique.
Quand au volet de la sécurité de l'information numérique découlant de cette politique, le
responsable est l'équipe informatique de la Ville de Baie-Saint-Paul.
Pour toute question ou demande de précision, le citoyen peut communiquer avec la responsable
de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels de la Ville de Baie-
Saint-Paul, aux coordonnées suivantes :
VILLE DE BAIE-SAINT-PAUL
SERVICE DU GREFFE
15, rue Forget à Baie-Saint-Paul (Québec) G3Z 3G1
Téléphone : 418 435-2205
Courriel : [email protected]