Politique-cadre de gouvernance sur la protection des renseignements personnels — full text

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POLITIQUE-CADRE DE GOUVERNANCE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1. PRÉAMBULE Dans le cadre de ses acƟvités et de sa mission, la Ville de Bedford (la « Ville ») traite des Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employés. À ce Ɵtre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels qu'elle déƟent. Aﬁn de s'acquiter de ses obligaƟons en la maƟère, la Ville s'est dotée de la présente PoliƟque. Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protecƟon des Renseignements personnels que la Ville déƟent tout au long du Cycle de vie de ceux-ci et aux droits des Personnes concernées. La protecƟon des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protecƟon des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses foncƟons ou qui découlent de sa relaƟon avec la Ville. 2. OBJET La présente PoliƟque : - énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits des Personnes concernées ; - prévoit le processus de traitement des plaintes relaƟves à la protecƟon des Renseignements personnels ; - déﬁnit les rôles et responsabilités en maƟère de protecƟon des Renseignements personnels à la Ville ; - décrit les acƟvités de formaƟon et de sensibilisaƟon que la Ville oﬀre à son personnel. 3. CADRE NORMATIF La présente PoliƟque s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protecƟon des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cete Loi, la présente PoliƟque est accessible via le site Internet de la Ville : www.ville.bedford.qc.ca. 4. DÉFINITIONS Aux ﬁns de la présente PoliƟque, les termes suivants désignent : « CAI » la Commission d'accès à l'informaƟon du Québec. « Cycle de vie » l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement personnel soit la collecte, l'uƟlisaƟon, la communicaƟon, la conservaƟon et la destrucƟon de celui-ci. « ÉvaluaƟon des facteurs relaƟfs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche prévenƟve qui vise à mieux protéger les Renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences posiƟves et négaƟves sur le respect de la vie privée des Personnes concernées. « Incident de conﬁdenƟalité » désigne toute consultaƟon, uƟlisaƟon ou communicaƟon non autorisées par la loi d'un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre ateinte à la protecƟon de ce renseignement. « Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1. « Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les Renseignements personnels. « Renseignement personnel » désigne toute informaƟon qui concerne une personne physique et qui permet de l'idenƟﬁer directement -- soit par le recours à cete seule informaƟon -- ou indirectement -- soit par combinaison avec d'autres informaƟons. « Responsable de l'accès aux documents » ou RAD désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cete foncƟon et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents selon la Loi. « Renseignement personnel sensible » désigne tout Renseignement personnel qui -- de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement inƟme, ou en raison de la manière dont il est uƟlisé ou communiqué -- suscite un haut degré d'atente raisonnable en maƟère de vie privée. « Responsable de la protecƟon des renseignements personnels » ou « RPRP » désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cete foncƟon et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protecƟon des Renseignements personnels. 5. CHAMP D'APPLICATION La présente PoliƟque s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Ville et à toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville déƟent. 6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La protecƟon des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf excepƟon prévue par la Loi. 6.1. Collecte 6.1.1. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la réalisaƟon de sa mission et de ses acƟvités. Avant de recueillir des Renseignements personnels, la Ville détermine les ﬁns de leur traitement. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels strictement nécessaires aux ﬁns indiquées. 6.1.2. La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne concernée. 6.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les Personnes concernées, notamment, des ﬁns et des modalités de traitement de leurs Renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par exemple, au moyen d'une PoliƟque de conﬁdenƟalité. 6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtenƟon d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des ﬁns spéciﬁques. Il est demandé à chacune de ces ﬁns, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisaƟon des ﬁns pour lesquelles il a été demandé. 6.2. UƟlisaƟon 6.2.1. La Ville n'uƟlise les Renseignements personnels qu'aux ﬁns pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modiﬁer ces ﬁns si la Personne concernée y consent préalablement. 6.2.2. Elle peut également les uƟliser à des ﬁns secondaires sans le consentement de la Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants : - lorsque l'uƟlisaƟon est à des ﬁns compaƟbles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ; - lorsque l'uƟlisaƟon est manifestement au bénéﬁce de la Personne concernée ; - lorsque l'uƟlisaƟon est nécessaire à l'applicaƟon d'une loi au Québec, que cete uƟlisaƟon soit ou non prévue expressément par la loi ; - lorsque l'uƟlisaƟon est nécessaire à des ﬁns d'étude, de recherche ou de producƟon de staƟsƟques et que les renseignements sont dépersonnalisés. 6.2.3. Lorsqu'elle uƟlise les Renseignements personnels à des ﬁns secondaires dans l'un des trois premiers cas de ﬁgure énumérés à l'arƟcle 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle uƟlisaƟon au registre prévu à cet eﬀet, tel que décrit à l'arƟcle 7.1.3. 6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de Renseignements personnels est jugé plus à risque pour les Personnes concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu de l'arƟcle 8 des présentes aﬁn de miƟger les risques idenƟﬁés. 6.2.5. La Ville établit et Ɵent à jour un inventaire des ﬁchiers de Renseignements personnels qu'elle recueille, uƟlise et communique. Cet inventaire conƟent minimalement : - les catégories de renseignements qu'il conƟent, les ﬁns pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gesƟon de chaque ﬁchier ; - la provenance des renseignements versés à chaque ﬁchier ; - les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à chaque ﬁchier ; - les catégories de personnes qui ont accès à chaque ﬁchier dans l'exercice de leurs foncƟons ; - les mesures de sécurité prises pour assurer la protecƟon des Renseignements personnels. 6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la conﬁrmaƟon de l'existence peut être refusée en vertu des disposiƟons de la Loi. 6.3. CommunicaƟon 6.3.1. Sous réserve des excepƟons prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des Renseignements personnels sans le consentement de la Personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements personnels sensibles sont en cause. 6.3.2. Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécuƟon d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les disposiƟons contractuelles types de la Ville. 6.3.3. Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des Ɵers hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à l'arƟcle 8 des présentes. Une communicaƟon à des Ɵers est consignée au registre à prévu cet eﬀet. 6.4. ConservaƟon 6.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables aﬁn que les Renseignements personnels qu'elle déƟent soient à jour, exacts et complets pour servir aux ﬁns pour lesquelles ils sont recueillis ou uƟlisés. 6.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour mener ses acƟvités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservaƟon. 6.5. DestrucƟon et anonymisaƟon 6.5.1. Lorsque sont ateintes les ﬁnalités pour lesquelles les Renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservaƟon et aux règles de gesƟon des documents de la Ville. 7. REGISTRES 7.1. Conformément à la Loi, la Ville Ɵent à jour les registres suivants : 7.1.1. Registre des communicaƟons de Renseignements personnels sans le consentement d'une Personne concernée dans les cas suivants : - lorsque la Ville communique l'idenƟté d'une Personne concernée à une personne ou à un organisme privé aﬁn de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers ; - lorsque la Ville communique des Renseignements personnels nécessaires à l'applicaƟon d'une loi au Québec, que cete communicaƟon soit ou non expressément prévue par la loi ; - lorsque la Ville communique des Renseignements personnels nécessaires à l'applicaƟon d'une convenƟon collecƟve, d'un décret, d'une ordonnance, d'une direcƟve ou d'un règlement qui établit les condiƟons de travail ; - lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ; - lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à des ﬁns d'étude, de recherche ou de staƟsƟque ; - après avoir eﬀectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des Renseignements personnels dans les cas visés par l'arƟcle 68 de la Loi. 7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend : - la nature ou le type de renseignement communiqué ; - la personne ou l'organisme qui reçoit cete communicaƟon ; - la ﬁn pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indicaƟon, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communicaƟon de Renseignements personnels à l'extérieur du Québec ; - la raison jusƟﬁant cete communicaƟon. 7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux ﬁns de l'exercice des foncƟons ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore pour la prestaƟon de services ou la réalisaƟon d'une mission commune. Un tel registre comprend : - le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ; - l'idenƟﬁcaƟon du programme ou de l'atribuƟon pour lequel les renseignements sont nécessaires ; - la nature ou le type de la prestaƟon de service ou de la mission ; - la nature ou le type de renseignements recueillis ; - la ﬁn pour laquelle ces renseignements sont recueillis ; - la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements. 7.1.4. Registre des uƟlisaƟons de Renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres ﬁns et sans le consentement de la Personne concernée lorsque cete uƟlisaƟon est compaƟble avec les ﬁns pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'applicaƟon d'une loi au Québec. Un tel registre comprend : - la menƟon du paragraphe du deuxième alinéa de l'arƟcle 65.1 de la Loi permetant l'uƟlisaƟon, c'est-à- dire la base juridique applicable ; - dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'arƟcle 65.1 de la Loi, la disposiƟon législaƟve qui rend nécessaire l'uƟlisaƟon du renseignement ; - la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux ﬁns de l'uƟlisaƟon indiquée. 7.1.5. Registre des communicaƟons d'informaƟon concernant un Incident de conﬁdenƟalité à une personne ou à un organisme suscepƟble de réduire le risque de préjudice grave associé à un Incident de conﬁdenƟalité ; 7.1.6. Registre des incidents de conﬁdenƟalité3. Un tel registre comprend : - une descripƟon des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cete informaƟon n'est pas connue, la raison jusƟﬁant l'impossibilité de fournir une telle descripƟon ; - une brève descripƟon des circonstances de l'incident ; - la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cete dernière n'est pas connue, une approximaƟon de cete période ; - la date ou la période au cours de laquelle l'organisaƟon a pris connaissance de l'incident ; - le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une approximaƟon de ce nombre ; - une descripƟon des éléments qui amènent l'organisaƟon à conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux Personnes concernées, tels que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les uƟlisaƟons malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur uƟlisaƟon et la probabilité qu'ils soient uƟlisés à des ﬁns préjudiciables ; - si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis à la CAI et aux Personnes concernées, en applicaƟon du deuxième alinéa de l'arƟcle 63.8 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protecƟon des renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'arƟcle 3.5 de la Loi sur la protecƟon des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une menƟon indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisaƟon et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant ; - une brève descripƟon des mesures prises par l'organisaƟon, à la suite de la survenance de l'incident, aﬁn de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé. 8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE 8.1. La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de Renseignements personnels : - avant d'entreprendre un projet d'acquisiƟon, de développement et de refonte d'un système d'informaƟon ou de prestaƟon électronique de services qui implique des Renseignements personnels ; - avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice des atribuƟons ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestaƟon de services ou pour la réalisaƟon d'une mission commune ; - avant de communiquer des Renseignements personnels sans le consentement des Personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite uƟliser ces renseignements à des ﬁns d'étude, de recherche ou de producƟon de staƟsƟques ; - lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans consentement des Personnes concernées, conformément à l'arƟcle 68 de la Loi sur l'accès ; - lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou conﬁer à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'uƟliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte. 8.2. En eﬀectuant une ÉFVP, la Ville Ɵent compte de la sensibilité des Renseignements personnels à être traités, des ﬁns de leur uƟlisaƟon, de leur quanƟté, de leur distribuƟon et de leur support, ainsi que de la proporƟonnalité des mesures proposées pour protéger les Renseignements personnels. 8.3. De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéﬁcient d'une protecƟon adéquate, notamment au regard des principes de protecƟon des Renseignements personnels généralement reconnus. 8.4. La réalisaƟon d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligaƟons en maƟère de protecƟon des Renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises aﬁn de protéger eﬃcacement ces renseignements. 9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 9.1. Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des ﬁns de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la Ville ; 9.2. Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être communiqués à cete ﬁn, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs qui conƟent les disposiƟons contractuelles types de la Ville et toute mesure supplémentaire idenƟﬁée dans l'ÉFVP. 10. SONDAGES Toute personne, organisme ou autre organisaƟon qui souhaite eﬀectuer un sondage auprès de Personnes concernées au moyen de Renseignements personnels que déƟent la Ville doit le faire conformément aux procédures applicables. 11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES 11.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les Renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits suivants : - le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Ville et d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique ; - à moins que cela ne soulève des diﬃcultés praƟques sérieuses, un Renseignement personnel informaƟsé recueilli auprès d'une Personne concernée, et non pas créé ou inféré à parƟr d'un Renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment uƟlisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. - le droit de faire recƟﬁer tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville ; - le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements personnels sont uƟlisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automaƟsé. 11.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant ces renseignements est assujeƫ à certaines excepƟons idenƟﬁées dans la Loi. 11.3. Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la Personne concernée de l'obligaƟon de payer des frais avant de traiter sa demande. 11.4. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite. 11.5. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et recevront une réponse écrite. 11.6. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être suﬃsamment précises pour permetre au RPRP de localiser lesdits Renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existants. 12. TRAITEMENT DES PLAINTES Toute plainte relaƟve aux praƟques de protecƟon des Renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les Renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours 13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 13.1. La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables aﬁn d'assurer la conﬁdenƟalité, l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels recueillis, uƟlisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures Ɵennent notamment en compte du degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la ﬁnalité de leur collecte, de leur quanƟté, de leur localisaƟon et de leur support. 13.2. La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel aﬁn que seuls ceux soumis à un engagement de conﬁdenƟalité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs foncƟons aient accès aux Renseignements personnels. 14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ 14.1. Tout Incident de conﬁdenƟalité est pris en charge par la Ville. La Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protecƟon des Renseignements personnels, le cas échéant. 14.2. Tout Incident de conﬁdenƟalité est signalé au RPRP et est consigné au registre des Incidents de conﬁdenƟalité, conformément à l'arƟcle 7.1.6 de la présente PoliƟque. 14.3. Si l'Incident de conﬁdenƟalité présente un risque de préjudice sérieux pour les Personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI. 15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 15.1. La protecƟon des Renseignements personnels que la Ville déƟent repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus parƟculièrement des suivants : 15.2. Le RPRP : - s'assure de la protecƟon des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie, de la collecte à la destrucƟon ; - se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de recƟﬁcaƟon, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris : - donner au requérant un avis de la date de récepƟon de sa demande ; - aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ; - répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des acƟvités de la Ville, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit ; - prêter assistance au requérant pour idenƟﬁer le document suscepƟble de contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise ; - moƟver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ; - à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la décision le concernant ; - rendre sa décision par écrit et en transmetre une copie au requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la disposiƟon sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé. - veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour permetre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi. - supervise la tenue des registres énumérés à l'arƟcle 7 de la présente PoliƟque. - parƟcipe à l'évaluaƟon du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de conﬁdenƟalité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anƟcipées de leur uƟlisaƟon et à la probabilité que ces renseignements soient uƟlisés à des ﬁns malveillantes ; - le cas échéant, eﬀectue des vériﬁcaƟons des obligaƟons de conﬁdenƟalité en lien avec la communicaƟon de Renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services conﬁés à des Ɵers conformément à l'arƟcle 6.3.2 de la présente PoliƟque. 15.3. Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville déƟent : - agit avec précauƟon et intègre les principes énoncés à la présente PoliƟque à ses acƟvités ; - n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses foncƟons ; - n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers desƟnés à l'accomplissement de ses foncƟons ; - conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient accès ; - protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès par un mot de passe ; - s'absƟent de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice de ses foncƟons, à moins d'être dûment autorisée à le faire ; - s'absƟent de conserver, à la ﬁn de son emploi ou de son contrat, les Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses foncƟons et mainƟent ses obligaƟons de conﬁdenƟalité ; - détruit tout Renseignement personnel conformément aux procédures applicables ; - parƟcipe aux acƟvités de sensibilisaƟon et de formaƟon en maƟère de protecƟon des Renseignements personnels qui lui sont desƟnées ; - signale tout manquement, Incident de conﬁdenƟalité ou toute autre situaƟon ou irrégularité qui pourrait comprometre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la conﬁdenƟalité de Renseignements personnels conformément à la procédure établie par la Ville. 16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION La Ville oﬀre des acƟvités de formaƟon et de sensibilisaƟon à son personnel en maƟère de protecƟon des Renseignements personnels. 17. SANCTIONS Toute personne qui enfreint la présente PoliƟque est passible de sancƟons selon le cadre normaƟf applicable. 18. MISE À JOUR De manière à suivre l'évoluƟon du cadre normaƟf applicable en maƟère de protecƟon des Renseignements personnels et à améliorer le programme de protecƟon des Renseignements personnels de la Ville, la présente PoliƟque pourra être mise à jour au besoin. Vous pouvez consulter le site Web de la Ville pour consulter la version la plus récente. 19. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente PoliƟque entre en vigueur lors de son adopƟon par le Conseil de la Ville.