Politique d'attribution de subventions

Beloeil, Quebec

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Politique d'attribution de subventions Adoptée par résolution 2015-03-166 Révisée le POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 2 TABLE DE MATIÈRES La présentation générale de la politique 3 I. Les objectifs 4 II. La structure de la politique 4 III. Les critères d'admissibilité 4 Volet 1 Soutien aux projets ponctuels 5 Volet 2 Soutien aux projets d'immobilisation 6 Volet 3 Soutien aux événements spéciaux 7 Volet 4 Anniversaires des organismes accrédités 8 Volet 5 Activités de représentation 9 IV. La présentation de la demande 9 V. Le traitement et le versement de la demande 10 VI. Le bilan 10 POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 3 PRÉSENTATION DE LA POLITIQUE La Ville de Beloeil désire, par cette politique, établir les paramètres lui permettant d'analyser de façon objective et équitable les demandes d'assistance financière provenant d'individus ou d'organismes du milieu. Le conseil municipal dispose annuellement d'un budget et exerce ce pouvoir discrétionnaire au meilleur des informations qu'il possède ou de celles fournies par le ou les requérants. Annuellement, les demandeurs sont admissibles à un maximum de 500$ de soutien financier. Ce maximum cumulé est applicable à l'ensemble des volets de cette politique. Un organisme qui bénéficie déjà d'une gratuité de locaux et/ou terrains sportifs et récréatifs en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organisations ne peut bénéficier en plus d'un soutien financier dans le cadre de cette politique, à l'exception du Volet 4 - Anniversaires des organismes accrédités. Un organisme peut faire une demande au bénéfice d'un autre (ex. : Les Chevaliers de Colomb organisent une levée de fonds au profit de la Maison des jeunes), c'est l'organisme bénéficiaire qui est considéré dans l'application de la politique (ex. : Maison des jeunes). Le soutien financier accordé sera comptabilisé au nom de l'organisme bénéficiaire. L'organisme demandeur devra fournir la preuve du consentement de l'organisme bénéficiaire. Toutes les demandes doivent être acheminées à la Ville avant la tenue de l'événement ou la réalisation d'un projet, aucune demande rétroactive ne sera recevable. Tous les dossiers de demandes de soutien doivent être accompagnés du formulaire de demande d'aide financière dûment complété, que l'on retrouve en annexe, à l'exception du Volet 5 - activités de représentations. POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 4 Dans l'éventualité où l'objet de la demande de soutien financier ne peut se réaliser, le bénéficiaire devra rembourser en totalité le montant de la subvention octroyé, à moins qu'il fasse la preuve de pertes encourues et justifiées. À ce moment-là, après évaluation, le remboursement pourrait ne pas être exigé en tout ou en partie. Tous les bénéficiaires devront remettre à la Ville un bilan, suite à la réalisation de l'objet de la demande de soutien financier, à l'exception du Volet 5 - activités de représentations. Le tout est sous réserve des enveloppes budgétaires de la Ville pour subvention et représentation. Lorsque les fonds auront été entièrement utilisés, la Ville devra refuser toute nouvelle demande jusqu'à la fin de son exercice financier. Cette politique est un guide et le conseil municipal peut, s'il le juge à propos, déroger de celle-ci lors de circonstances exceptionnelles. I. LES OBJECTIFS La politique a pour objectifs :  Encourager les interventions des organismes du milieu;  Favoriser une utilisation équitable et appropriée des fonds publics;  Permettre une discrimination positive à l'intérieur des demandes d'assistance financières. II. LA STRUCTURE DE LA POLITIQUE La politique d'assistance financière comporte cinq (5) volets : Volet 1 Soutien aux projets ponctuels Volet 2 Soutien aux projets d'immobilisation Volet 3 Soutien aux événements spéciaux Volet 4 Anniversaires des organismes accrédités Volet 5 Activités de représentation POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 5 III. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉS Volet 1 Soutien aux projets ponctuels Le Conseil favorise l'autofinancement des activités régulières, cependant il peut appuyer des projets pilotes, des activités et des services en démarrage ou des projets spécifiques ponctuels. Un organisme ne peut donc bénéficier d'une assistance financière pour le fonctionnement des activités offertes sur une base assidue et régulière. Un même projet ayant déjà bénéficié d'un appui financier par le passé n'est pas admissible pour un nouveau soutien financier. Clientèle Les organismes à but non lucratif dûment accrédités par la Ville de Beloeil en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organisations. Admissibilité  L'organisme doit être à but non lucratif et accrédité par la Ville  L'objet de la demande concerne un projet pilote, une nouvelle activité, un nouveau service en démarrage, ou un projet spécifique et ponctuel. Critères d'appréciation  Capacité de réaliser le projet : Situation financière de l'organisme, stabilité des opérations;  Efforts d'autofinancement et contribution d'autres partenaires (dons, subventions, commandites);  Projet avec retombée dans la communauté locale;  Vocation humanitaire de l'organisme;  Emplacement du siège social;  Nombre total de membres ou de participants de Beloeil;  Clientèle de moins de 18 ans. Aide financière Une aide maximale de 500$ est disponible en fonction de l'évaluation de la demande. POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 6 III. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉS Volet 2 Soutien aux projets d'immobilisations Ce volet permet aux organismes de réaliser des projets d'immobilisation, de faire l'acquisition ou le remplacement de biens durables. Clientèle Les organismes dûment accrédités par la Ville de Beloeil en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organisations. Admissibilité  Dûment accrédité par la Ville de Beloeil  L'organisme doit déposer une soumission d'un fournisseur autorisé  Le bien durable doit avoir une durée de vie minimale de 3 ans  Le bien durable doit avoir une valeur égale ou supérieure à 1 500$ Critère d'appréciation  Démonstration du besoin  Immobilisations améliorant la qualité de l'activité offerte aux membres Aide financière Somme maximale à verser :  50% du coût du projet avec un maximum de 500$  L'organisme ne peut présenter plus d'une demande par année, dans ce volet. NOTE : Aucun crédit ne sera disponible avant l'accord du conseil municipal POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 7 III. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉS Volet 3 Soutien aux événements spéciaux Le conseil municipal favorise la tenue d'événements spéciaux d'envergure sur le territoire. Il convient donc d'apporter une aide financière aux organismes organisateurs de tels événements. Un même projet ayant déjà bénéficié d'un appui financier par le passé n'est pas admissible pour un nouveau soutien financier. Clientèle Les organismes dûment accrédités par la Ville de Beloeil en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organisations. Admissibilité  Dûment accrédité par la Ville de Beloeil  L'organisme doit contribuer à un minimum de 50% du financement  Événement spécial s'adressant à l'ensemble des membres ou à des participants de l'extérieur (ex. : festival, tournoi, ...) Critères d'appréciation  Nature et importance de l'événement  Efforts d'autofinancement Aide financière Une aide maximale de 500$ est disponible en fonction de l'évaluation de la demande. L'organisme ne peut présenter plus d'une demande par année, dans ce volet. POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 8 III. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉS Volet 4 Anniversaires des organismes accrédités Ce volet prévoit une aide financière pour souligner les anniversaires des organismes. Clientèle Le programme d'aide financière s'adresse aux organismes dûment accrédités par la Ville de Beloeil en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organisations et qui ont un minimum de 25 années d'existence. Les années d'anniversaire sont fixées comme suit: 25, 30, 40, 50, etc. Admissibilité  Dûment accrédité par la Ville de Beloeil  Un minimum de 25 années d'existence  Année d'anniversaire fixe: 25, 30, 40, 50, etc. Aide financière Le montant de l'aide peut-être comptabilisé en multipliant le nombre d'années d'existence de l'organisme par 10$. L'aide ne peut excéder 500$. POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 9 III. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉS Volet 5 Activités de représentation Beaucoup d'organismes se subventionnent par l'entremise d'activités diverses, telles que : soirée bénéfice, souper, tournoi de golf, etc... La présence de membres du conseil municipal et de leurs accompagnateurs à ces occasions contribue au financement de l'organisme et est donc considérée comme faisant partie du calcul des subventions admissibles. Clientèle Les organismes possédant un statut et une reconnaissance légale. Critères d'appréciation  Nature et importance de l'événement Aide financière Montant maximal de frais de participation de 500$. IV. PRÉSENTATION DE LA DEMANDE POUR LES VOLETS 1 À 4: Les demandes d'assistance financière présentées dans le cadre de cette politique doivent être acheminées au bureau de la Direction du service des Loisirs, de la culture et de la vie communautaire Toute demande doit se faire sur le formulaire de demande spécifique à cette fin qui se trouve à l'annexe 1. POUR LE VOLET 5 : Les demandes d'assistance financière présentées dans le cadre de cette politique doivent être acheminées au bureau de la Direction générale La demande peut se faire par l'envoi d'une lettre d'invitation et /ou lettre explicative avec dossier joint. POLITIQUE D'ATTRIBUTION DE SUBVENTIONS - VILLE DE BELOEIL 10 V. TRAITEMENT ET VERSEMENT Traitement : Les demandes sont analysées par la Direction du service des Loisirs, de la culture et de la vie communautaire (pour les volets 1 à 4) et par la Direction générale (pour le volet 5). Les recommandations sont transmises en comité plénier du Conseil pour fins de décision. Le Conseil adopte une résolution en assemblée publique pour confirmer l'octroi d'une aide financière. Versement : La subvention est versée après avoir été confirmée par résolution. La remise de la subvention peut se faire par la poste ou peut s'effectuer à l'hôtel de ville dans le cadre d'une activité particulière. RAPPEL : L'application de cette politique d'assistance financière demeure conditionnelle au budget dont disposent les membres du conseil municipal VI. BILAN À la suite de la réalisation de l'objet de la demande de soutien financier, dans un délai de 3 mois, le bénéficiaire devra remettre à la Ville un bilan. Ce bilan se veut un bref résumé de la réalisation de l'objet, des retombées et des résultats obtenus. Le tout peut être accompagné de photos et d'articles de presse entourant cet objet. Le bilan sera requis pour tous les volets, à l'exception du Volet 5 - activités de représentations.