Politique relative à la gouvernance, à la sécurité et à la confidentialité de l'information
Beloeil, Quebec
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Politique relative
à la gouvernance,
à la sécurité et à
la confidentialité
de l'information
Adoptée par résolution
le 27 novembre 2023
1
HISTORIQUE DES RÉVISIONS
Date
Modifications
-
2
TABLES DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE.......................................................................................................................................... 4
2.
OBJET .................................................................................................................................................... 4
3.
CADRE LÉGAL ........................................................................................................................................ 4
4.
CHAMP D'APPLICATION ....................................................................................................................... 5
5.
PRINCIPES GÉNÉRAUX .......................................................................................................................... 5
5.1
Accès à l'information et protection des renseignements personnels .......................................... 5
5.2
Responsabilité et reddition de comptes ....................................................................................... 5
5.3
Universalité ................................................................................................................................... 5
5.4
Évolution ....................................................................................................................................... 5
5.5
Éthique .......................................................................................................................................... 6
5.6
Sensibilisation et formation .......................................................................................................... 6
6.
GOUVERNANCE DE L'INFORMATION ................................................................................................... 6
6.1
Primauté du support numérique de l'information ....................................................................... 6
6.2
Utilisation du logiciel Constellio comme outil central pour la création et la conservation des
documents ................................................................................................................................................ 6
6.3
Utilisation du plan de classification et des outils complémentaires ............................................. 7
6.4
Conformité et application du calendrier de conservation ............................................................ 7
7.
SÉCURITÉ DE L'INFORMATION ............................................................................................................. 7
7.1
Gestion du risque .......................................................................................................................... 7
7.2
Plan de relève et de continuité ..................................................................................................... 8
7.3
Gestion des accès .......................................................................................................................... 8
7.4
Sécurité physique .......................................................................................................................... 8
7.5
Cycles de vie des systèmes d'information .................................................................................... 8
7.6
Surveillance ................................................................................................................................... 9
7.7
Gestion des incidents de confidentialité et de sécurité de l'information .................................... 9
8.
CONFIDENTIALITÉ DE L'INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ......... 9
8.1
Identification des renseignements ............................................................................................... 9
8.2
Identification des utilisateurs ..................................................................................................... 10
8.3
Exactitude des renseignements .................................................................................................. 10
8.4
Accès aux renseignements - employés et fournisseurs de service ............................................ 10
8.5
Protection des renseignements au moyen de procédures de sécurité établies ........................ 11
8.6
Infolettre et alertes ..................................................................................................................... 11
8.7
Témoins de connexion ................................................................................................................ 11
3
8.8
Listes de diffusion et bases de données ..................................................................................... 11
8.9
Acceptation des modalités d'emploi du site internet et des services en ligne .......................... 12
9.
ACCÈS AUX DOCUMENTS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................................. 12
9.1
Droits des personnes concernées ............................................................................................... 12
9.2
Traitement des demandes d'accès aux documents et des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels ................................................................................................................... 12
10.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ............................................................................................................ 13
10.1
Conseil municipal : ...................................................................................................................... 13
10.2
Direction des affaires juridiques : ............................................................................................... 13
10.3
Service des technologies de l'information : ................................................................................ 14
10.4
Direction des communications et des relations avec le citoyen ................................................. 14
10.5
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.... 15
10.6
Comité d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels ..................... 15
10.7
Autres directions et services ....................................................................................................... 16
10.8
Employés ..................................................................................................................................... 16
11.
DOCUMENTS COMPLÉMENTAIRES ................................................................................................. 16
12.
SANCTIONS ...................................................................................................................................... 17
13.
ENTRÉE EN VIGUEUR ....................................................................................................................... 17
14.
CALENDRIER DE RÉVISION .............................................................................................................. 17
15.
ABROGATION ........................................................................................... Erreur ! Signet non défini.
4
1. PRÉAMBULE
La gouvernance, la sécurité et la confidentialité de l'information revêtent de plus en plus d'importance
dans la société où les échanges accélérés par des moyens technologiques hautement sophistiqués
facilitent la diffusion et l'accès de l'information.
La Ville de Beloeil, ci-après dénommée « Ville », doit collecter de l'information sous toutes ses formes,
la conserver et l'utiliser à différentes fins, pour l'exécution et la prestation de ses services, pour ses
opérations administratives et pour assurer la sécurité de ses citoyens.
L'information est donc essentielle aux opérations courantes de la Ville et, de ce fait, elle doit faire
l'objet d'une gouvernance, d'une utilisation et d'une protection appropriées.
La Ville recueille et conserve par ailleurs des renseignements personnels ainsi que des informations
qui ont notamment une valeur légale, administrative, économique ou patrimoniale. Ces informations
doivent être adéquatement gérées et protégées.
Par conséquent, cette politique relative à la gouvernance, à la sécurité et à la confidentialité de
l'information, ci-après dénommée « Politique », est adoptée afin d'assurer l'accès sécurisé, la
disponibilité, l'intégrité, la protection et la conservation de l'information.
2. OBJET
La présente politique a pour objet :
-
D'énoncer les principes encadrant la gouvernance, la sécurité et la confidentialité de l'information
de la Ville tout au long de son cycle de vie, de même que les droits des personnes concernées;
-
D'établir le processus de traitement des demandes d'accès aux documents et les plaintes relatives
à la protection des renseignements personnels;
-
De définir les rôles et responsabilités en matière de gouvernance, de sécurité et de confidentialité
de l'information, de même que concernant la protection des renseignements personnels;
-
De prévoir des activités de formation et de sensibilisation offertes au personnel.
3. CADRE LÉGAL
La présente politique repose notamment sur les législations suivantes :
-
Loi sur les cités et Villes (RLRQ, c. C-19);
-
Code civil du Québec (RLRQ, c. 64);
-
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ., c. A-2.1);
-
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1);
-
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements
personnels (LQ 2021, c.25);
5
-
Règlement sur les incidents de confidentialité (Décret 1761-2022 du 30 novembre 2022, publié
dans la Gazette officielle du Québec du 14 décembre 2022, 154e année numéro 50, pp. 6819-
6822 et entré en vigueur le 29 décembre 2022);
-
Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1).
4. CHAMP D'APPLICATION
La présente politique s'applique à tout employé de la Ville et vise l'ensemble des informations
produites ou reçues par celui-ci dans le cadre de leurs fonctions, qu'elles soient physiques ou
numériques.
Toutes les informations produites ou reçues par les employés dans le cadre de leurs fonctions sont la
propriété de la Ville, de sa création ou réception à sa destruction ou sa conservation permanente, peu
importe leur support.
5. PRINCIPES GÉNÉRAUX
La présente politique s'appuie sur les principes généraux suivants :
5.1
Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Tout employé doit avoir accès à l'information nécessaire pour pouvoir accomplir ses tâches et
activités. Cette information doit être disponible, repérable, authentique et fiable, intègre et
exploitable. De plus, toute information contenant des renseignements personnels ou
confidentiels doit être préservée de toute divulgation, tout accès ou toute utilisation non
autorisée.
5.2
Responsabilité et reddition de comptes
L'efficacité des règles de gouvernance et des mesures de sécurité de l'information commandent
l'attribution claire de rôles et responsabilités aux divers intervenants de tous les niveaux de
l'organisation ainsi que la mise en place de processus de gestion interne assurant une reddition
de comptes adéquate.
5.3
Universalité
Les diverses pratiques ainsi que les solutions retenues en matière de gouvernance de
l'information doivent correspondre à des façons de faire reconnues et généralement utilisées à
l'échelle nationale et internationale.
5.4
Évolution
Les diverses pratiques ainsi que les solutions retenues en matière de gouvernance de
l'information doivent être réévaluées périodiquement afin de tenir compte des changements
6
juridiques, organisationnels, technologiques, physiques et environnementaux, de même que de
l'évolution des menaces et des risques.
5.5
Éthique
Les processus de gouvernance et de gestion de la sécurité de l'Information doivent être appuyés
par une démarche d'éthique visant à assurer la régulation des conduites et la responsabilisation
individuelle.
5.6
Sensibilisation et formation
La gouvernance et la sécurité de l'information reposent notamment sur la régulation des
conduites et la responsabilisation individuelle. À cet égard, la Ville s'engage à sensibiliser et à
former régulièrement les membres de son personnel aux processus de gouvernance et aux
mesures de sécurité de l'information, aux conséquences d'une atteinte à leur sécurité ainsi qu'à
leur rôle et leurs obligations en la matière.
6. GOUVERNANCE DE L'INFORMATION
La gouvernance de l'information détenue par la Ville est assurée par les moyens décrits ci-après :
6.1
Primauté du support numérique de l'information
-
Compte tenu de la transformation numérique, des espaces de travail collaboratif et du
télétravail, le support numérique est privilégié pour l'utilisation et la conservation de
l'information;
-
Sauf exception, les documents sur support papier doivent être numérisés et la version
papier doit être éliminée. Toute numérisation de documents ayant une valeur légale et/ou
à conservation permanente doit se faire en conformité avec la procédure de numérisation
des documents.
6.2
Utilisation du logiciel Constellio comme outil central pour la création et la conservation des
documents
-
Le logiciel de gestion intégré des documents Constellio est l'outil central de création et de
conservation des dossiers et des documents. Tous les dossiers et documents créés et
conservés dans le cadre des activités de la Ville doivent donc être enregistrés dans ce
logiciel;
-
Ce logiciel permet un accès à tous les dossiers et documents nécessaires pour la réalisation
des activités, tout en assurant la gestion sécurisée et la journalisation des accès aux dossiers
et documents;
-
Le développement et l'implantation du logiciel Constellio sont sous la responsabilité de la
Direction des affaires juridiques.
7
6.3
Utilisation du plan de classification et des outils complémentaires
-
Le travail collaboratif implique une centralisation des dossiers et documents de même
qu'une structure de classement normalisée pour assurer le repérage des dossiers et éviter
le dédoublement de l'information;
-
Un plan de classification a été élaboré à cet effet, ce qui permet de classer et de retrouver
tous les dossiers et documents créés dans le cadre des activités de la Ville;
-
Le plan de classification doit être utilisé par tous les employés de la Ville pour le classement
de leurs documents. Tout nouvel employé doit obligatoirement suivre une formation
dispensée par la Direction des affaires juridiques concernant l'utilisation de ce plan;
-
Des outils complémentaires, tels notamment les règles de nommages et la liste des
abréviations, complètent le plan de classification et sont également à la disposition des
employés;
-
La Direction des affaires juridiques peut, s'il y a lieu, dispenser des formations sur mesure
en fonction des besoins des unités administratives;
-
La gestion de l'évolution et des modifications du plan de classification est sous la
responsabilité de la Direction des affaires juridiques.
6.4
Conformité et application du calendrier de conservation
-
En tant qu'organisme public, la Ville doit se conformer à la Loi sur les archives lors du
traitement et de l'élimination de l'information qu'elle conserve;
-
Elle doit à cet effet appliquer son calendrier de conservation, approuvé par Bibliothèque et
archives nationales du Québec (BAnQ).
-
Le calendrier de conservation est composé de règles qui déterminent le délai pendant
lequel les documents doivent être conservés pour assurer la continuité des activités, remplir
ses obligations légales et constituer le patrimoine informationnel de la Ville.
-
L'application des règles de conservation permet également de gérer de façon optimale
l'information par l'élimination de celles qui ne doivent plus être conservées, en plus
d'assurer la destruction des renseignements personnels dès que les fins pour lesquelles ils
ont été recueillies sont accomplies;
-
La gestion de l'évolution et des modifications du calendrier de conservation est sous la
responsabilité de la Direction des affaires juridiques.
7. SÉCURITÉ DE L'INFORMATION
La sécurité de l'information détenue par la Ville est assurée par les moyens décrits ci-après :
7.1
Gestion du risque
Un comité d'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, ci-après
dénommé « Comité » est constitué par la Ville afin de coordonner les efforts en matière de
8
protection des renseignements personnels, de même que pour le suivi des incidents de
confidentialité.
Dans le but d'orienter ses choix de mesures de sécurité de l'information, ce comité :
-
Procède à l'identification et l'évaluation périodiques des risques qui menacent la
confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité de l'information;
-
Déploie des mesures de protection en fonction de l'évaluation des impacts et de la
probabilité d'occurrence d'une menace, de façon à atténuer les risques et à les
maintenir à un niveau acceptable;
-
Procède à une évaluation des risques et à une évaluation des facteurs relatifs à la vie
privée, ci-après dénommée « ÉFVP » préalablement à toute acquisition ou tout
changement important à ses systèmes d'information ou des infrastructures
informationnelles. Une ÉFVP est une démarche préventive qui vise à mieux protéger les
renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle
consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences positives et
négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées.
7.2
Plan de relève et de continuité
La continuité des activités nécessaires à la réalisation de sa mission est assurée en tout temps,
y compris lors d'un sinistre ou d'une défaillance majeure affectant les informations jugées
essentielles. Un plan des mesures d'urgence, prévoyant notamment une cellule de crise ainsi
que des mesures d'urgence, est élaboré et maintenu à jour afin de limiter les impacts liés à un
incident majeur.
7.3
Gestion des accès
Un contrôle de l'accès aux locaux, de même qu'aux informations de manière à empêcher tout
accès non autorisé, dommage ou intrusion est fait par la Ville. L'accès à l'information n'est
permis qu'aux personnes détentrices de celle-ci et aux personnes autorisées par celles-ci,
incluant les fournisseurs de service.
7.4
Sécurité physique
Des mesures adéquates pour protéger ses informations et ses systèmes d'information contre
toute atteinte à leur intégrité, incluant notamment contre les risques d'incendie, d'inondation,
de survoltage, de coupures de courant et autres pannes de diverses natures, sont prises par la
Ville.
7.5
Cycles de vie des systèmes d'information
Les systèmes d'information permettent de protéger la confidentialité et l'intégrité de
l'information et assurer sa disponibilité. Des mesures d'encadrement et de suivi sont établies
en ce sens et suivies tout au long du processus menant à l'acquisition, au développement, à
l'implantation et à l'entretien des systèmes d'information, de même que tout au long de leur
9
cycle de vie de l'information, soit pendant l'ensemble des étapes de son traitement que sont la
collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celle-ci.
7.6
Surveillance
Le maintien de différents mécanismes de surveillance afin de détecter les défaillances des
systèmes d'information, de même que toute utilisation non autorisée ou malveillante est
assurée par la Ville.
7.7
Gestion des incidents de confidentialité et de sécurité de l'information
La Ville élabore et applique des procédures de gestion des incidents de confidentialité et de
sécurité, de manière à traiter efficacement tout événement qui cause un dommage à une
information ou un système d'information et prévenir tout acte ou omission qui entraîne ou
pourrait entraîner la matérialisation d'un risque.
Tout incident de confidentialité est signalé au responsable de l'accès à l'information et de la
protection des renseignements personnels, inscrit au registre des incidents de confidentialité
et traité selon la procédure de gestion des incidents de confidentialité. Le registre des incidents
de confidentialité comprend le registre des communications d'information concernant un
incident de confidentialité à une personne ou un organisme susceptible de réduire le risque de
préjudice grave associé à un incident de confidentialité.
Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes
concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la Commission d'accès à l'information.
Un incident de confidentialité désigne toute consultation, utilisation ou communication non
autorisée par la loi d'un renseignement personnel ou toute perte ou atteinte à la protection de
ce renseignement.
8. CONFIDENTIALITÉ
DE
L'INFORMATION
ET
PROTECTION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
La Ville met en œuvre tout ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la
confidentialité de l'information et la protection des renseignements personnels qu'on lui
communique pour obtenir les services souhaités.
8.1
Identification et utilisation des renseignements
Les informations recueillies par la Ville et qui contiennent des renseignements personnels sont
identifiés dans l'inventaire de fichiers de renseignements personnels. L'inventaire permet
d'identifier toutes les catégories de renseignements personnels, toutes les personnes qui y ont
accès et les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis et conservés.
Cet inventaire inclut donc toutes les situations prévues par la loi où des renseignements
personnels sont communiqués sans le consentement d'une personne concernée. Il constitue
donc le registre des communications de renseignements sans le consentement d'une personne
concernée, le registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou
10
pour la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore, le
registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres fins et sans
le consentement de la personne concernée.
Pour toutes les situations qui ne sont pas déjà identifiées dans l'inventaire de fichiers des
renseignements personnels, incluant l'accès à des renseignements personnels à des fins de
recherche ou de sondage par un tiers, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit
être complétée. Cette évaluation, qui prend la forme d'un formulaire d'analyse, contient toutes
les informations relatives à la nature ou le type de renseignements communiqué, la personne
ou l'organisme qui reçoit la communication, la ou les fins et la ou les raisons pour lesquelles ce
renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, s'il s'agit d'une communication
de renseignements personnels à l'extérieur du Québec. La synthèse de chacune des ÉFVP est
inscrite dans le registre de communication des renseignements personnels.
Les renseignements personnels comprennent toute information permettant d'identifier une
personne physique.
8.2
Identification des utilisateurs
Afin d'administrer les activités de la Ville et de fournir des services de qualité à la population, la
Ville collecte, conserve et utilise l'information recueillie auprès des personnes concernées
uniquement. Cette information n'est conservée que le temps nécessaire pour remplir ces
objectifs et assurer les obligations légales. L'inventaire de fichiers de renseignements
personnels identifie les employés ayant accès à des renseignements personnels et constitue
également le registre des utilisations de renseignements personnels à des fins secondaires.
Toute utilisation autre que celle prévue dans l'inventaire des fichiers de renseignements
personnels doit faire l'objet d'une ÉFVP.
L'utilisateur qui communique ses renseignements personnels accepte que ceux-ci soient traités
conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique et autorise la Ville et ses
fournisseurs de services à traiter les renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessus.
8.3
Exactitude des renseignements
L'exactitude et la protection des renseignements personnels qu'elle détient sont assurées par
la Ville. Ces informations sont conservées conformément à la loi. Toute demande de correction
de renseignements inexacts est traitée de manière diligente et dans les plus brefs délais.
8.4
Accès aux renseignements - employés et fournisseurs de service
Les employés de la Ville, de même que les fournisseurs de services, sont informés de
l'importance de la confidentialité et la protection des renseignements. Seuls les employés ou
les fournisseurs de service dont les tâches requièrent l'accès aux renseignements personnels
permettant d'identifier les utilisateurs y ont accès.
11
8.5
Protection des renseignements au moyen de procédures de sécurité établies
Des normes et des procédures de sécurité rigoureuses en ce qui concerne la gestion des accès
aux renseignements liés aux utilisateurs sont établies par la Ville. Des sauvegardes
informatiques sont réalisées et un pare-feu est opérationnel.
Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. Les
membres du personnel et les fournisseurs sont tenus de respecter la confidentialité de ces
informations.
8.6
Infolettre et alertes
Des infolettres et des alertes sont envoyées par la Ville aux personnes qui en font la demande
par l'entremise du formulaire d'abonnement sur le site Internet. Le nom et l'adresse courriel
des abonnés sont uniquement utilisés à cette fin. Il est possible pour les abonnés de se
désabonner afin de ne plus recevoir de courriels, en cliquant sur le lien se trouvant dans le bas
des courriels.
Les infolettres et alertes peuvent comprendre des technologies de pistage permettant de savoir
si les courriels ont été ouverts, si les abonnés ont cliqué sur des liens et si les pages du site
internet ont été consultées à la suite d'un envoi par courriel.
8.7
Témoins de connexion
Des témoins de connexion, ci-après dénommé « cookies » afin de faciliter la navigation sur le
site Internet sont utilisés par la Ville. Un cookie est un fichier stocké sur le poste de l'utilisateur
d'un site Internet, qui sert principalement à enregistrer des informations sur l'utilisateur et sur
les opérations effectuées sur le site en question.
L'utilisateur peut modifier les paramètres de son navigateur afin de refuser les témoins de
connexion. Toutefois, cette action risque de le priver de l'utilisation de certaines fonctions du
site.
En aucun cas, ces renseignements ne sont utilisés pour identifier des personnes ou leur
habitude de navigation à l'extérieur du site Internet de la Ville.
8.8
Listes de diffusion et bases de données
Dans le cadre de l'utilisation des services offerts, les utilisateurs fournissent des adresses
courriel. Ces données peuvent être importées au moyen d'un dispositif de téléchargement des
contacts ou des données vers le serveur. En aucun cas, ces données ne peuvent être vendues,
louées, partagées ou rendues accessibles de quelque façon que ce soit, à qui que ce soit, à moins
que ce ne soit exigé dans le cadre de procédures judiciaires ou conformément à une loi, à un
règlement ou à un ordre de la cour ou d'un organisme de réglementation détenant la
compétence.
12
8.9
Acceptation des modalités d'emploi du site internet et des services en ligne
En utilisant les services internet offert par la Ville, l'utilisateur convient avoir lu et compris les
présentes conditions d'utilisation et, par conséquent, il accepte de s'y conformer ainsi qu'à
toute modification qui pourrait y être apportée. Les présentes modalités d'utilisation
représentent une entente entre l'utilisateur et la Ville.
Les présentes modalités peuvent être sujettes à des changements, ajouts ou suppressions en
tout temps. Tout changement est affiché sur le site internet, le cas échéant. De plus, les abonnés
à l'infolettre sont avisés, par courriel, des changements importants qui sont apportés.
L'utilisateur est invité à lire ces modalités d'utilisation régulièrement au cas où des changements
y auraient été apportés.
L'utilisateur des services internet offert par la Ville peut en tout temps retirer son consentement
à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis en faisant une
demande au responsable de l'accès à l'information et la protection des renseignements
personnels. Toutefois, il se peut que certains services ne soient pas disponibles en raison d'un
retrait de consentement.
9. ACCÈS AUX DOCUMENTS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1
Droits des personnes concernées
En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des
renseignements personnels, toute personne peut avoir accès aux documents que la ville détient
dans l'exercice de ses fonctions et aux renseignements personnels la concernant. Elle peut
également demander des corrections, si nécessaires, aux renseignements qui la concernent.
Sous réserve des lois applicables, toute personne dispose des droits suivants :
-
D'accéder aux documents de la ville et aux renseignements personnels la concernant et
détenus par la Ville et d'en obtenir une copie, quelque ce soit le support.
À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un document ou un
renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une personne concernée, et
non pas créé ou inféré à partir d'un renseignement personnel la concernant, sera
communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa
demande. Le renseignement personnel peut aussi être communiqué, à sa demande, à
toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement;
-
Faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville;
-
D'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour
prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
9.2
Traitement des demandes d'accès aux documents et des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels
Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou
être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Ville
informe la personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
13
Les demandes d'accès aux documents et aux renseignements personnels par les personnes
concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées
de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et
recevront une réponse écrite.
Les renseignements personnels sensibles sont des renseignements, qui de par leur nature,
notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de leur
utilisation ou de sa communication, suscitent un haut degré d'attente raisonnable en matière
de vie privée.
Les demandes d'accès aux documents et aux renseignements personnels doivent être
suffisamment précises pour permettre au responsable de localiser lesdits renseignements
personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existants.
Lorsqu'une demande d'accès à des documents, aux renseignements personnels ou une plainte
relative à la protection de ces renseignements est reçue par le responsable de l'accès aux
documents et de la protection des renseignements personnels, ce dernier transmet un accusé
de réception au demandeur l'informant du délai de traitement de la demande. Le responsable
d'accès a un délai de vingt (20) jours suivant la réception de la demande ou la plainte pour
l'étudier et y répondre;
En cas d'impossibilité de répondre dans les délais prévus, un délai supplémentaire de dix (10)
jours est accordé au responsable. Si tel est le cas, le responsable prendra soin d'aviser par écrit
le demandeur de ce délai de prolongation;
À défaut de respecter ces délais, le responsable est alors réputé avoir refusé l'accès aux
documents demandés. Ce défaut permet alors au demandeur un recours en révision devant la
Commission d'accès à l'information.
10. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
10.1 Conseil municipal :
-
Adopter la présente politique de même que les révisions;
-
Confier à la Direction des affaires juridiques, au Service des technologies de l'information
et à la Direction des communications et des relations avec le citoyen le mandat d'appliquer
la présente politique, les directives, procédures et activités qui en découleront et d'assurer
leur évolution en conformité avec le cadre légal et les meilleures pratiques dans le domaine;
-
Affecter les ressources humaines, financières, matérielles et technologiques requises à
l'application réelle et efficace de la présente politique.
10.2 Direction des affaires juridiques :
-
Appliquer la présente politique et les procédures qui en découleront; assurer leur évolution.
-
S'assurer du respect de toutes les lois et de tous les règlements qui encadrent gouvernance,
la sécurité et la confidentialité de l'information;
14
-
Établir, mettre à jour et veille à l'application du calendrier de conservation des documents
et le plan de classification de la Ville;
-
Fournir aux employés de la Ville la formation, le support et les conseils nécessaires à
l'exercice de leur rôle en matière de gouvernance, de sécurité et de confidentialité de
l'information;
-
Implanter et développer le logiciel de gestion intégrée des documents Constellio;
-
Assurer la conservation, le traitement et la mise en valeur du patrimoine informationnel de
la Ville;
-
Faire la promotion, par toutes mesures appropriées, d'une saine gestion des documents
auprès des employés.
10.3 Service des technologies de l'information :
-
Appliquer la présente politique et les procédures qui en découleront; assurer leur évolution;
-
Assurer la mise en place des orientations, des plans d'action, des infrastructures
informatiques et des systèmes d'information nécessaires à la réalisation de la mission, des
tâches et activités de la Ville;
-
Assurer l'implantation, le développement, l'entretien et l'évolution des infrastructures et
des systèmes d'information;
-
Offrir l'assistance technique requise aux employés dans le cadre de l'implantation et de
l'application des outils technologiques;
-
Promouvoir l'importance d'une gestion efficace de l'information de la Ville et l'utilisation
optimale des outils technologiques en place;
-
Assurer la protection et la sauvegarde des données;
-
Coordonner la gestion des incidents de sécurité et mettre en œuvre les plans d'action
appropriés;
-
Collaborer à l'élaboration du contenu de la formation en matière de gouvernance et de
sécurité de l'information, de même que pour la protection des renseignements personnels.
10.4 Direction des communications et des relations avec le citoyen
-
Appliquer la présente politique et les procédures qui en découleront; assurer leur évolution;
-
Assurer la mise en place des orientations, des plans d'action et des procédures nécessaires
pour assurer l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels dans
les systèmes de communication interne et interne;
-
Collaborer à l'élaboration du contenu de la formation en matière de gouvernance et de
sécurité de l'information, de même que pour la protection des renseignements personnels.
15
10.5 Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
-
S'assurer de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie,
de la collecte à la destruction ;
-
Siéger au Comité d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels;
-
Se conformer aux exigences légales liées aux demandes d'accès ou de rectification;
-
Superviser la tenue de l'inventaire des fichiers de renseignements personnels, du registre
des incidents de confidentialité, du registre de communication des renseignements
personnels ainsi que des ÉFVP;
-
Participer à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un incident de confidentialité,
notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées
de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins
malveillantes;
-
Effectuer, le cas échéant, des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la
communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de
services confiés à des tiers.
10.6 Comité d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
-
Veiller à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des employés
sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des
renseignements personnels;
-
Élaborer les principes de diffusion de l'information;
-
Élaborer et assurer la révision de la présente politique;
-
Émettre des directives sur l'utilisation d'outils informatiques impliquant la communication
de données ou le profilage ;
-
Identifier les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et
proposer des mesures correctives;
-
Émettre des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour
la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec ;
-
Agir à titre de consultant, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets
d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes d'information ou de prestation
électronique de services impliquant des renseignements personnels, de même que pour
toute communication de renseignements personnels qui n'est pas déjà prévue dans
l'inventaire de fichiers des renseignements personnels :
- Veiller à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des
renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la
distribution des Renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés ;
- S'assurer, le cas échéant, que le projet permet de communiquer à la personne
concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un
format technologique structuré et couramment utilisé;
-
Identifier au responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements
personnels les recommandations qui ne sont pas suivies;
16
-
Être avisé de tout incident de confidentialité impliquant les renseignements personnels et
conseiller la Ville quant aux suites à y donner ;
-
Élaborer et assurer la révision du plan de réponse aux incidents de confidentialité dans
l'éventualité d'un incident de confidentialité;
-
Établir des règles pour la collecte et la conservation des renseignements personnels
provenant de sondages;
-
Analyser toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements personnels ;
-
Élaborer et assurer la révision des mesures relatives à la vidéosurveillance.
10.7 Autres directions et services
-
Se conformer à la présente politique et aux procédures qui en découlent;
-
Veiller à ce que les informations produites ou reçues au sein de la direction ou du service
sont sauvegardées dans Constellio;
-
Valider les règles et les délais de conservation des documents énoncés au calendrier de
conservation.
-
Participer aux processus de consultation pour l'élaboration des politiques, procédures et
outils de gouvernance, de sécurité et de confidentialité de l'information;
-
Soutenir les utilisateurs de leur direction ou service dans l'application des politiques,
procédures et outils de de gouvernance, de sécurité et de confidentialité de l'information.
10.8 Employés
-
Se conformer à la présente politique et aux procédures qui en découlent;
-
Sauvegarder les informations produites ou reçues au sein de la direction ou du service sont
sauvegardées dans Constellio;
-
Éliminer toute information comportant des renseignements personnels dès que sa
conservation n'est plus nécessaire, en conformité avec les lois et règlements applicables.
-
Signaler tout manquement, incident de confidentialité ou tout autre situation ou
irrégularité qui peut compromettre, de quelque façon que ce soit, la sécurité, l'intégrité ou
confidentialité des renseignements personnels.
11. DOCUMENTS COMPLÉMENTAIRES
Les documents suivants complètent la présente politique :
-
Politique relative à l'utilisation des ressources informatiques de la Ville de Beloeil;
-
Procédure de gestion des incidents de confidentialité;
-
Registre des incidents de confidentialité
-
Inventaire de fichiers de renseignements personnels;
-
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
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-
Registre de communication des renseignements personnels;
-
Politique en matière de surveillance vidéo;
-
Directive relative à l'utilisation des caméras corporelles;
-
Plan de classification des documents de la Ville de Beloeil;
-
Calendrier de conservation des documents de la Ville de Beloeil;
-
Directive relative à l'utilisation des répertoires numériques;
-
Directives de nommage des dossiers et documents numériques;
-
Procédure de numérisation.
En cas d'incompatibilité entre la présente politique et l'un de ces documents, la présente politique
prévaut. De plus, aucune disposition de la présente politique n'exclut l'application à une loi ou à un
règlement
12. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente politique est passible de sanctions selon le cadre légal en
vigueur.
13. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption par le conseil municipal.
14. CALENDRIER DE RÉVISION
Cette politique doit être révisée régulièrement ou au moins une fois aux trois ans afin de tenir compte
des nouveaux besoins, priorités, lois, règlements, pratiques, technologies, risques ou des
changements organisationnels.