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Mise à jour le 3 juillet 2020
Politique
d'approvisionnement
Adoptée par résolution
Le 13 juillet 2020
Politique d'approvisionnement
Table des matières
2 de 11
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE .................................................................................................................................3
2.
OBJECTIFS .....................................................................................................................................3
2.1.
Efficacité ...............................................................................................................................................3
2.2.
Intégrité et transparence .....................................................................................................................3
2.3.
Équité ...................................................................................................................................................3
2.4.
Développement durable ......................................................................................................................3
3.
DÉFINITIONS .................................................................................................................................4
3.1.
Titulaires d'une charge publique .........................................................................................................4
4.
PORTÉE .........................................................................................................................................4
5.
RÔLE ET OBLIGATIONS ..................................................................................................................4
5.1.
Service de l'approvisionnement ..........................................................................................................4
5.2.
Directions requérantes ........................................................................................................................5
5.3.
Direction des finances ..........................................................................................................................6
5.4.
Direction des affaires juridiques ..........................................................................................................6
6.
PROCESSUS D'ACQUISITION ..........................................................................................................6
6.1.
Dépense de 101 100 $ et plus ..............................................................................................................7
6.1.1.
Fournisseur unique ......................................................................................................................7
6.2.
Dépense entre 25 000 $ et 101 099 $ ..................................................................................................7
6.2.1.
Autorisation de contrats de gré à gré ..........................................................................................7
6.3.
Dépense entre 0 $ et 24 999,99 $ ........................................................................................................8
6.3.1.
Contrat de services techniques et acquisition de biens ..............................................................8
6.3.2.
Contrat de service professionnel .................................................................................................8
6.3.3.
Contrat de construction ...............................................................................................................8
6.3.4.
Contrat informatique ...................................................................................................................8
6.3.5.
Clause de préférence pour les achats locaux ...............................................................................8
6.4.
Exceptions aux articles 6.2 et 6.3 .........................................................................................................8
6.4.1.
Imprévus ......................................................................................................................................8
6.4.2.
Entretien ménager .......................................................................................................................9
6.4.3.
Standardisation ............................................................................................................................9
6.4.4.
Impacts majeurs en cas de changement de fournisseur .............................................................9
6.4.5.
Contrat de service ........................................................................................................................9
6.4.6.
Acquisition de logiciel ..................................................................................................................9
6.4.7.
Achats récurrents .........................................................................................................................9
6.4.8.
Urgence ........................................................................................................................................9
7.
CAS PARTICULIERS ........................................................................................................................9
7.1.
Démarche préalable auprès de fournisseurs potentiels ................................................................... 10
7.2.
Devis restrictif ................................................................................................................................... 10
7.3.
Système de pondération et d'évaluation facultatif .......................................................................... 10
8.
ENTRÉE EN VIGUEUR ................................................................................................................... 10
ANNEXE I ENGAGEMENT DU TITULAIRE D'UNE CHARGE PUBLIQUE.......................................................... 11
Politique d'approvisionnement
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1. PRÉAMBULE
La politique d'approvisionnement de la Ville de Beloeil, dans un contexte de décentralisation des
approvisionnements, a pour but de fournir, autant au personnel qu'aux fournisseurs, le cadre d'une saine
gestion des approvisionnements dans le meilleur intérêt de la Ville en déterminant les objectifs, les
modalités d'adjudication des contrats, ainsi que les responsabilités des différents intervenants. Cet outil de
référence se veut un complément au Règlement relatif à la gestion contractuelle et ne peut en aucun cas
s'y substituer.
2. OBJECTIFS
La Ville de Beloeil poursuit quatre principaux objectifs par l'application de la présente politique :
2.1. Efficacité
−
Déterminer le meilleur rapport qualité/prix qui permettra de répondre aux besoins de la Ville;
−
Favoriser les regroupements d'achats;
−
Favoriser la concurrence et obtenir des prix unitaires concurrentiels;
−
Favoriser la normalisation des biens et des services.
2.2. Intégrité et transparence
−
Favoriser la transparence à l'égard des fournisseurs;
−
Promouvoir les entreprises ayant un établissement sur le territoire de la ville de Beloeil, dans le
respect des politiques et règlements de la Ville et des lois en vigueur;
−
S'assurer que les dépenses sont approuvées conformément au Règlement 1751-00-2018
concernant les règles de contrôle et de suivi budgétaires et la délégation de certains pouvoirs du
conseil municipal.
2.3. Équité
−
Établir une saine concurrence entre les fournisseurs offrant des biens ou des services équivalents;
−
Assurer l'accès, la concurrence et l'équité aux fournisseurs dans le respect des intérêts de la Ville et
des contribuables;
−
Harmoniser les règles d'adjudication des contrats.
2.4. Développement durable
−
Dans l'élaboration des besoins, favoriser des biens ou des méthodes respectant l'esprit du
développement durable soit la durabilité, la récupération et le recyclage;
−
Favoriser des biens produits au Québec, faits de matières recyclées et/ou recyclables;
−
Favoriser l'achat local.
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3. DÉFINITIONS
3.1. Titulaires d'une charge publique
Sont titulaires d'une charge publique les membres du conseil municipal, les employés de la Ville, ainsi
que le personnel des organismes visés aux articles 18 et 19 de la Loi sur le régime de retraite des élus
municipaux (L.R.Q., c. R-9.3).
4. PORTÉE
Tous les titulaires d'une charge publique impliqués dans le processus d'acquisition de biens ou de services
doivent s'engager par écrit (Annexe I) à respecter la présente politique. Celle-ci détermine le cadre pour
l'adjudication des contrats, selon les valeurs établies à la Ville ainsi que dans l'esprit des lois en vigueur.
5. RÔLE ET OBLIGATIONS
Cette section de la politique détermine le rôle et les obligations des différentes directions dans le processus
d'acquisition de biens ou de services pour la Ville :
5.1. Service de l'approvisionnement
−
Vérifier la veille de marché afin de recommander les achats de gré à gré entre 25 000 $ et
101 099 $ et joindre cette recommandation au sommaire décisionnel produit par la direction
requérante;
−
Supporter les directions dans l'application et l'interprétation des lois, règlements et politiques en
vigueur;
−
Assister les directions lors de la définition de leurs besoins, de la veille de marché et de la rédaction
des devis techniques;
−
Préparer les grilles d'évaluation dans le cadre d'appel d'offres qualitatif, en collaboration avec la
direction requérante, et les faire approuver par le conseil municipal;
−
Procéder aux appels d'offres de la Ville et aux demandes de prix de plus de 25 000 $,
conformément aux exigences et aux spécifications techniques déterminées par la direction
requérante;
−
Analyser la conformité des soumissions, préparer les sommaires décisionnels pour l'adjudication
des contrats et saisir les bons de commande en lien avec ces contrats;
−
Assurer le suivi contractuel des appels d'offres récurrents (reconductions, mise à jour des prix
unitaires selon les clauses d'ajustement des contrats, suivi des sûretés et des assurances);
−
Publier sur SEAO les appels d'offres publics de la Ville et inscrire les résultats d'ouverture et les
informations concernant l'adjudication des contrats;
−
Inscrire sur SEAO les contrats de plus de 25 000 $ n'ayant pas fait l'objet d'un appel d'offres public;
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−
Déterminer les fournisseurs à inviter, en collaboration avec les directions requérantes;
−
Établir des politiques et des modèles comme outils de référence pour les directions procédant à
leurs propres achats;
−
S'assurer du respect intégral des lois, règlements et politiques en vigueur, dans ses opérations
courantes;
−
Gérer l'inventaire du magasin, déterminer les quantités à maintenir en inventaire, les points de
réapprovisionnement et les quantités économiques à commander;
−
Former les titulaires d'une charge publique exerçant des fonctions reliées à l'octroi ou à la gestion
des contrats municipaux sur la politique d'approvisionnement et le règlement relatif à la gestion
contractuelle.
5.2. Directions requérantes
−
Préparer le budget annuel de leur direction, incluant l'échéancier des appels d'offres et des
demandes de prix à produire au cours de l'année;
−
Définir leurs besoins et les solutions potentielles en considérant le développement durable;
−
Faire la veille de marché, afin de connaître l'étendue et les limites du marché, et identifier les
fournisseurs potentiels et les exigences techniques afin de favoriser la concurrence;
−
Préparer les critères d'évaluation en collaboration avec le service de l'approvisionnement dans le
cadre d'un appel d'offres qualitatif;
−
Rédiger les devis techniques en termes de performance ou d'exigence fonctionnelle pour leur
direction, les bordereaux de prix, les plans ou annexes requis dans le processus d'appel d'offres;
−
Estimer par écrit, de façon réaliste, la valeur de leurs contrats;
−
Suggérer, au besoin, de nouvelles sources d'approvisionnement, favoriser la rotation des
fournisseurs, lorsque possible;
−
Analyser la conformité technique des soumissions, lorsqu'applicable;
−
Assurer le suivi et le respect de leurs contrats (réunion de démarrage, s'assurer d'avoir les
documents contractuels, les ouvertures de chantier de la CNESST, la liste des sous-traitants, les
licences RBQ, etc.);
−
Assurer le suivi de l'exécution des contrats négociés pour leur direction. S'assurer du respect des
lois et des clauses contractuelles, documenter le dossier de chaque cocontractant afin de produire
une évaluation de rendement au besoin;
−
Organiser les réunions de chantier et en rédiger les procès-verbaux;
−
Gérer les modifications aux contrats conformément aux lois, règlements et politiques en vigueur et
préparer les avis de changement, lorsque requis;
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−
Procéder aux réceptions provisoires et finales des contrats de construction sous leur
responsabilité;
−
Approuver les engagements pour leur direction et approuver le paiement des factures;
−
Faire les bons de commande et les réceptions pour leur direction ou transmettre des
recommandations de paiement à la Direction des finances (contrats inférieurs à 2 500 $);
−
Appliquer et libérer les retenues sur contrat, lorsqu'applicable;
−
Respecter les lois, les règlements, les politiques, les normes, les standards et les ententes en
vigueur;
−
Demander une recommandation écrite du chef de service de l'approvisionnement pour l'octroi de
gré à gré de plus de 25 000 $;
−
Respecter l'échéancier du service de l'approvisionnement pour les demandes de prix et les appels
d'offres dans leur gestion de projet;
−
Valider la disponibilité budgétaire avant d'engager une dépense ou d'autoriser une modification;
−
Engager les dépenses pour des biens matériels ou des services à prix forfaitaire avant de confirmer
la commande au fournisseur, conformément au Règlement 1751-00-2018 concernant les règles de
contrôle et de suivi budgétaires et la délégation de certains pouvoirs du conseil municipal en
vigueur. Ce numéro de commande doit apparaître sur les factures, à l'exception des biens achetés
directement chez les marchands locaux.
5.3. Direction des finances
−
Inscrire les montants finaux des contrats avec décompte progressif sur SEAO en collaboration avec
la direction requérante;
−
Obtenir les quittances et les attestations requises des sous-traitants avant de libérer les paiements
progressifs pour les contrats de construction.
5.4. Direction des affaires juridiques
−
S'assurer du respect intégral des lois, règlements et politiques en vigueur dans ses opérations
courantes;
−
Supporter les directions dans l'application et dans l'interprétation des lois, règlements et politiques
en vigueur.
6. PROCESSUS D'ACQUISITION
La direction requérante doit déterminer son besoin, estimer la dépense à faire et valider la disponibilité
budgétaire avant de débuter le processus d'acquisition. Cette estimation sera utilisée pour déterminer les
règles d'approvisionnement à appliquer.
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Tout achat de bien matériel (autre que les achats effectués directement chez les commerçants locaux
ayant un compte pour la Ville de Beloeil) et les contrats de service doivent faire l'objet d'un bon de
commande autorisé avant de procéder à l'achat. Pour les appels de service dont la valeur est inconnue, un
entête de commande doit être créé, mais le détail du bon de commande pourra être complété lorsque le
service sera rendu (par exemple : réparation d'un ascenseur).
6.1. Dépense de 101 100 $ et plus
Sous réserve des exceptions prévues dans les lois, la Ville doit produire une estimation réaliste du
contrat et procéder par un appel d'offres public, conformément aux exigences prévues dans les lois,
règlements et politiques en vigueur. Les directions doivent respecter l'échéancier des appels d'offres
émis par le Service de l'approvisionnement.
6.1.1. Fournisseur unique
Dans une situation de fournisseur unique, si le contrat est estimé à plus de 101 099 $, un avis
d'intention public est requis, afin de s'assurer qu'un seul fournisseur peut répondre à ses
besoins.
6.2. Dépense entre 25 000 $ et 101 099 $
Sous réserve des exceptions prévues dans les lois, ces contrats doivent faire l'objet d'une mise en
concurrence écrite. Si la dépense est estimée à plus de 25 000 $, la mise en concurrence doit être faite
par le Service de l'approvisionnement et prend la forme d'une demande de prix, d'un appel d'offres sur
invitation ou public, dans lequel la rédaction du devis technique est sous la responsabilité de la
direction requérante. Tout contrat de gré à gré doit être justifié par écrit par la direction requérante et
autorisé par le chef de service de l'approvisionnement.
6.2.1. Autorisation de contrats de gré à gré
Certains critères pourront être considérés pour autoriser des contrats de gré à gré, soit :
−
Rapport qualité/prix ou écart de qualité entre les solutions disponibles;
−
Complexité du projet;
−
Expérience et spécialité des professionnels;
−
Innovation;
−
Difficulté à trouver des sources d'approvisionnement;
−
Meilleur intérêt de la Ville;
−
Développement durable;
−
Achats locaux.
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6.3. Dépense entre 0 $ et 24 999,99 $
Ces contrats sont octroyés en favorisant les critères suivants :
Obtenir le meilleur rapport qualité/prix en respectant les objectifs de la présente politique;
−
Inviter les fournisseurs locaux qui offrent des biens et services répondant aux exigences de la
demande de prix;
−
Favoriser la mise en concurrence et l'équité entre les fournisseurs.
6.3.1. Contrat de services techniques et acquisition de biens
Dépense entre 1 000 $ à 24 999,99 $: Demandes de prix verbales ou écrites.
6.3.2. Contrat de services professionnels
Contrat de gré à gré :
Demandes de prix au besoin, selon le contexte.
6.3.3. Contrat de construction
Contrat de gré à gré :
Demandes de prix au besoin, selon le contexte.
6.3.4. Contrat informatique
Contrat de gré à gré :
Demandes de prix au besoin, selon le contexte.
6.3.5. Clause de préférence pour les achats locaux
La Ville peut octroyer un contrat à un fournisseur dont la place d'affaires est située sur le
territoire de la ville, n'ayant pas nécessairement fourni le prix le plus bas, à condition que, à
qualité au moins équivalente, son offre n'excède pas 5 % de plus que le meilleur prix soumis
par un fournisseur extérieur à la ville. Cette clause doit apparaître sur la demande de prix.
6.4. Exceptions aux articles 6.2 et 6.3
En plus des exceptions prévues à l'article 573.3 de la Loi sur les cités et villes, la Ville permet l'octroi de
contrats de gré à gré inférieurs à 101 099 $ avec l'autorisation du chef de service de
l'approvisionnement, sans limiter l'obligation d'obtenir l'autorisation conformément au Règlement
1751-00-2018 concernant les règles de contrôle et de suivi budgétaires et la délégation de certains
pouvoirs du conseil municipal en vigueur, dans les cas suivants :
6.4.1. Imprévus
En cas de panne ou de bris, la direction requérante peut communiquer directement avec le
fournisseur principal ou faire des demandes de prix.
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6.4.2. Entretien ménager
Si le contrat est octroyé à une entreprise familiale non soumise au Décret sur le personnel
d'entretien d'édifices publics de la région de Montréal, et que les taux horaires pour main
d'œuvre et fourniture des produits d'entretien sont inférieurs au taux du Décret augmenté de
30 %, le contrat peut être octroyé de gré à gré.
6.4.3. Standardisation
La Ville peut cibler des équipements d'une marque précise afin d'harmoniser les équipements
pour faciliter l'utilisation et l'entretien de ces équipements.
6.4.4. Impacts majeurs en cas de changement de fournisseur
Lorsque le changement de fournisseur impliquerait des modifications aux infrastructures
actuelles ou un surplus de travail pour les employés de la Ville plus coûteux que l'économie
prévisible.
6.4.5. Contrat de services
Les contrats de services associés à un équipement ou à un logiciel. Cette exception s'applique
également à la réparation d'un équipement, lorsque le bris est détecté lors d'un entretien
préventif.
6.4.6. Acquisition de logiciel
Dans le cadre de l'acquisition d'un logiciel comprenant un contrat de service d'une durée
minimale de 3 ans, le contrat peut être octroyé de gré à gré lorsque les fonctionnalités
diffèrent entre les logiciels disponibles sur le marché.
6.4.7. Achats récurrents
Lorsque la Ville achète régulièrement les mêmes produits, les demandes de prix peuvent
s'appliquer pour les achats subséquents de la même année, si le prix demeure le même.
6.4.8. Urgence
Lors de situations nécessitant une action immédiate, sans quoi des impacts financiers
importants sont prévisibles.
7. CAS PARTICULIERS
Le Service de l'approvisionnement a la responsabilité de s'assurer du traitement adéquat des situations
particulières décrites à la présente section pouvant survenir dans le cadre du processus
d'approvisionnement.
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7.1. Démarche préalable auprès de fournisseurs potentiels
Une direction requérante peut effectuer des démarches auprès de fournisseurs potentiels dans des
dossiers complexes ou d'un domaine nouveau ou inconnu afin de mieux cerner les besoins ou les
possibilités et les limites du marché avant de procéder à un appel d'offres ou d'attribuer un contrat.
La direction requérante a la responsabilité de s'assurer, auprès du Service de l'approvisionnement, de
la validité administrative et légale du processus avant d'entreprendre de telles démarches.
7.2. Devis restrictif
Toute exigence sans équivalence qui limite la concurrence doit être justifiée par écrit et un sommaire
d'orientation justifiant cette restriction doit être déposé à une séance plénière du conseil municipal
pour autorisation.
7.3. Système de pondération et d'évaluation facultatif
Le Service de l'approvisionnement, en collaboration avec la direction requérante, peut recommander au
conseil municipal l'utilisation d'un système de pondération et d'évaluation des offres, où le prix est un
critère pondéré parmi d'autres critères et connu dès le début de l'ouverture des soumissions.
Un tel système de pondération et d'évaluation des offres doit être conforme aux dispositions de la Loi sur
les cités et villes. La grille de pondération doit être approuvée, par résolution, par le conseil municipal
préalablement au lancement de l'appel d'offres.
Dans un tel cas, le contrat ne peut être accordé à une personne autre que celle qui a fait la soumission
ayant obtenu le meilleur pointage.
8. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil municipal.
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ANNEXE I
ENGAGEMENT DU TITULAIRE D'UNE CHARGE PUBLIQUE
Je soussigné, _________________________________, en ma qualité de ____________________________
[insérer le poste occupé au sein de la Ville] de la Ville de Beloeil, déclare ce qui suit et certifie que ces
déclarations sont vraies et complètes à tout égard.
a) Je déclare qu'en raison de mes fonctions, je suis susceptible de participer directement ou
indirectement à l'octroi ou à la gestion de contrats;
b) Je déclare avoir lu et compris la politique d'approvisionnement de la Ville et je m'engage à la respecter.
Signé à
le
___________
(Lieu de signature)
(Date)
___________________________________________________________________
Nom (lettres moulées) et fonction du titulaire d'une charge publique
Signature :
______________________________________________________