Politique de confidentialité — full text

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1 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ NOTRE ENGAGEMENT La Ville de Blainville s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite. EN BREF COMMENT Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier. QUOI Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services. POURQUOI Nous recueillons vos renseignements personnels pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web ou nos applications. Nos fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements. OÙ Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec. VOS DROITS Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant. VOTRE CONSENTEMENT Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir. 2 LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Qu'entend-on par « renseignement personnel »? Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous communiquez vos informations à la Ville de Blainville ou à un tiers partenaire dans le cadre d'une prestation de service, telle qu'une inscription à une activité prévue à la programmation, une location d'une salle, un abonnement à un service en ligne, une requête de service, une réclamation, une demande de permis, etc. De façon générale, nous recueillons vos renseignements dans les formulaires que vous complétez en ligne, transmettez par courriel ou remettez en personne, ou encore lorsque vous fournissez des informations à l'un de nos comptoirs de services pour ouvrir ou compléter un dossier en cours. VOTRE CONSENTEMENT De quelle façon consentez-vous à la collecte de vos renseignements personnels? Lorsque vous communiquez vos renseignements personnels à un employé municipal dans le cadre d'une prestation de service ou que vous complétez un formulaire en ligne, vous consentez à l'utilisation de ces renseignements par le personnel responsable de cette prestation de service. Vous pouvez refuser de donner votre consentement en abandonnant la demande en cours ou le retirer en tout temps, tel que détaillé dans la section Retrait de votre consentement. LES MOTIFS DE LA COLLECTE Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels? Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. Ainsi, nous sommes susceptibles de collecter les renseignements qui permettent : - De vous identifier et de communiquer avec vous; - De répondre à une requête, une réclamation ou à une demande de permis; - D'administrer un compte en ligne; - De traiter une candidature pour un emploi offert par la Ville; - D'effectuer une transaction de nature financière (paiement ou remboursement); - De se conformer à une exigence légale ou réglementaire; - De traiter une situation d'urgence; 3 - De consulter votre opinion (Portail Citoyen de Blainville, données de performance uniquement); - D'utiliser votre image. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS Quels renseignements personnels recueillons-nous? Certains renseignements permettent de vous identifier directement, d'autres permettent de vous identifier indirectement lorsque qu'ils sont combinés ensembles. Les catégories de renseignements pouvant faire l'objet d'une collecte sont les suivantes : Catégories de renseignements Renseignements personnels Exemples d'utilisation Informations sur la personne Nom, prénom Authentification Correspondance Traitement d'une demande Adresse postale Courriel personnel Date de naissance Données biométriques Empreinte digitale Image d'une personne Photographie (à l'exception des événements grand public) Informations provenant d'une instance gouvernementale ou d'une institution bancaire Numéro d'assurance sociale Paiement de services professionnels Authentification d'une personne Récupération d'un véhicule Paiement ou remboursement Numéro de permis de conduire Certificat d'immatriculation Numéro d'un dossier Numéro de carte de crédit Informations liées à l'emploi Curriculum vitae Candidature Égalité à l'emploi Diplôme ou relevé de notes Informations liées au genre, à l'ethnie, à une minorité visible ou à un handicap Informations sur la santé ou sur une situation d'urgence Renseignements de nature médicale Rapport médical dans un dossier de réclamation Réponse à une situation d'urgence (9-1-1) Renseignements sur une situation familiale Informations de nature judiciaire ou d'enquêtes Renseignements de nature policière Constat d'infraction Demande de vérification d'antécédents judiciaires Dossier de la cour municipale Renseignements de nature juridique Renseignements d'utilisation Note : Ces renseignements sont anonymisés avant d'être enregistrés et traités par les outils de mesures. Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à ce prestataire de service. Témoins de connexion (Ex. : Google Analytics) Données statistiques sur les visites des pages du site web. 4 Renseignements personnels publics Dans certaines circonstances, des renseignements sont considérés comme publics, notamment dans le rôle d'évaluation foncière disponible en ligne. L'UTILISATION ET COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour : - Respecter nos obligations légales; - Prévenir les cybermenaces et les fraudes; - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes; - Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres; - Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels? Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des tiers pour remplir nos mandats. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique. Les catégories de tiers qui sont susceptibles d'accéder à des renseignements personnels sont généralement les suivantes : - Ministère ou sociétés d'état; - Organismes de l'appareil judiciaire (ex. : tribunal, corps policier ou autre); - Organismes scolaires (ex. : participation des écoles aux activités de Blainville) - Prestataires de services professionnels (services-conseils et services spécialisés); - Prestaires de services technologiques (fournisseurs de systèmes technologiques appropriés, soutien informatique et dans certains cas, hébergement de données); - Villes et municipalités (partenariats, projets conjoints). Où vos renseignements sont-ils hébergés? Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, lorsque nous engageons des fournisseurs de services tiers. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels. 5 Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires. Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, en apprendre plus dans la section « Quels sont vos droits » de notre site web. LA PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Comment protégeons-nous vos renseignements personnels? Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Les données hébergées par l'entremise de services infonuagiques sont gérées par des tiers spécialisés. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives. Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Le personnel autorisé comprend : l'employé responsable du dossier, les membres d'une équipe, le gestionnaire en charge de l'équipe ainsi que les membres du soutien technique et de la gestion des documents. Avertissement Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Nous contacter ». Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas? Cette politique ne s'applique pas aux sites web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. 6 VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Accès, rectification et suppression Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Vous pourriez aussi demander de l'information quant à notre utilisation de tout système de décision automatisée et sur l'impact qu'il peut avoir sur vous. Pour exercer vos droits, consultez la section « Nous contacter » de notre site web. Lors du traitement de votre demande, nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous. Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez les liens suivants : Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Accès et protection de vos renseignements personnels, Commission d'accès à l'information du Québec Comment nous contacter? Responsable de la protection des renseignements personnels Le Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels. 7 Questions et commentaires Pour toute question, commentaire ou plainte au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez compléter une demande en ligne Celle-ci sera acheminée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Il vous est aussi possible de communiquer avec les Services juridiques aux coordonnées suivantes : Responsable de la protection des renseignements personnels Services juridiques Ville de Blainville 1000, chemin de Plan-Bouchard Blainville (Québec) J7C 3S9 Téléphone : 450-434-5206, poste 5317 Courriel : [email protected] ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE Date d'entrée en vigueur La présente Politique de confidentialité a fait l'objet d'une consultation auprès du Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnes et entre en vigueur le 22 septembre 2023. Mise à jour de la politique Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l'avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.