Politique de confidentialite des renseignements personnels (PG-197.1)

Bois-des-Filion, Quebec

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot 6e52f6e19a36 · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

Adopté le 10 octobre 2023 par la résolution 2023-10-386 Mise à jour le 12 novembre 2024 par la résolution 2024-11-415 POLITIQUE DE GESTION - PG-197.1 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Politique de confidentialité des renseignements personnels Ville de Bois-des-Filion 2 1. PRÉAMBULE La Ville de Bois-des-Filion est un organisme public assujetti, notamment, à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. La Ville s'engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables. Elle s'assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qu'on lui communique pour obtenir les services souhaités. Cette Politique de confidentialité vous concerne, elle précise les normes de collectes, d'utilisation, de communications, de conservation, de droit d'accès et de rectification. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque nécessaire. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans cette Politique de confidentialité des renseignements personnels. Dans certains cas, nous vous demanderons d'exprimer votre accord au moyen d'un consentement exprès. 2. QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »? Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. 3. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous : - Visitez nos sites Internet - Téléchargez une de nos applications mobiles - Saisissez des renseignements sur nos sites Internet ou applications mobiles - Participez à nos concours ou à nos événements - Communiquez avec nous par tous moyens - Publiez du contenu sur nos comptes de médias sociaux - Vous présentez dans l'un des bâtiments municipaux, par le biais de nos caméras de surveillance La Ville indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l'utilisateur pour en faire usage. La Ville devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins des renseignements déjà recueillis. Politique de confidentialité des renseignements personnels Ville de Bois-des-Filion 3 4. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI? Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. De tels renseignements peuvent notamment être recueillis dans le cadre de l'utilisation de nos sites Internet, de nos applications mobiles et de visites dans nos bâtiments. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants : Renseignements sur votre identité : - Renseignement sur votre identité - Renseignement d'utilisation - Documents liés aux services municipaux en ligne (ex. : payer un constat d'infraction, obtenir une licence, soumettre une demande de permis de rénovation, de construction, s'abonner à la bibliothèque, à un service de loisir, s'inscrire au camp de jour) - Votre image lors de visites dans nos bâtiments Renseignement d'utilisation : Les outils numériques de la Ville peuvent comprendre des technologies de pistage afin de voir si les messages ont été ouverts, si les abonnés utilisateurs ont cliqué sur les liens et si les pages de son site Internet ont été consultés à la suite d'une certaine campagne. La Ville utilise des témoins de connexion (cookies) afin de faciliter la navigation des utilisateurs sur son site Internet. Un témoin est un petit fichier stocké sur le poste de l'utilisateur d'un site Internet, qui sert principalement à enregistrer des informations sur l'utilisateur et sur les opérations effectuées sur le site en question. L'utilisateur peut modifier les paramètres de son navigateur afin de refuser les témoins de connexion. Toutefois, ce refus risque de priver l'utilisateur de certaines fonctions du site. Type de renseignement d'utilisation : - Adresse de connexion (IP) - Renseignement sur votre appareil - Date, heure et durée de votre utilisation - Pages et contenu consultés - Préférences de navigation Politique de confidentialité des renseignements personnels Ville de Bois-des-Filion 4 Pourquoi? - Exploiter, maintenir, améliorer et offrir tous les services municipaux - Comprendre et analyser vos tendances d'utilisation de nos services Les renseignements transmis ne servent en aucun cas à dresser des profils d'individus et ne sont transmis à aucun organisme privé. Ils ne seront jamais rendus publics, vendus ou communiqués à des tiers sans votre consentement, sauf pour assurer le service auquel une personne s'est inscrit, le cas échéant, ou pour donner effet à une ordonnance du tribunal. En aucun temps, les données collectées ne seront utilisées par la Ville pour transmettre aux abonnés des renseignements de nature commerciale, publicitaire, religieuse ou politique ou pour effectuer de la sollicitation. De manière générale... Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour : - Respecter nos obligations légales - Prévenir les cybermenaces et les fraudes - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes - Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres - Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes 5. OÙ VOS RENSEIGNEMENT PERSONNELS SONT-ILS HÉBERGÉS Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoise applicables en matière de protection des renseignements personnels. Politique de confidentialité des renseignements personnels Ville de Bois-des-Filion 5 6. NON-DIVULGATION À DES TIERS La Ville ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations personnelles nominatives ou encore des informations financières qui pourraient permettre de vous identifier. La Ville s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique, d'une ordonnance d'un tribunal ou dans toutes autres situations s'il est impossible d'obtenir votre consentement et que la loi nous permet de communiquer vos renseignements personnels. Lorsque la Ville retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable à la Ville et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Ville est assujettie. 7. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? Mesures Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Par ailleurs, lorsque vos procédez à un achat ou paiement auprès de la Ville, les informations relatives à votre mode de paiement sont véhiculées par une méthode sécurisée tout au long du traitement de la transaction. Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Par ailleurs, les employés sont tenus de respecter non seulement la loi, mais également les exigences de la Ville en matière de protection des renseignements personnels. Ils doivent réaliser le traitement de ces renseignements uniquement qu'aux fins mentionnées plus haut. Avertissement Bien que nous prenions toutes les mesures de sécurité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos renseignements personnels, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous. Politique de confidentialité des renseignements personnels Ville de Bois-des-Filion 6 8. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour le temps nécessaire pour satisfaire les fins décrites dans la présente Politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos mandataires ou partenaires, le tout, suivant les règles de notre calendrier de conservation des documents. Par la suite, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et confidentielle. 9. QUELLES SONT VOS RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? - Vous devez maintenir à jour vos renseignements personnels. - Vous êtes responsable de l'information que vous acheminez ainsi que du maintien de la confidentialité des renseignements d'identification et d'authentification (code d'accès, mot de passe, etc.) - Vous devez également vous assurer que le système ou l'équipement avec lequel vous transmettez ou recevez l'information de la Ville est suffisamment sécuritaire et devez faire preuve de vigilance. La Ville ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur votre équipement ou votre système. 10. DROIT À LA PORTABILITÉ Vous pouvez avoir accès aux renseignements personnels qui vous concernent et que la Ville détient. Par ailleurs, sur demande, vous pouvez obtenir de la Ville les renseignements personnels informatisés qu'elle détient sur vous-même, et ce, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. À votre demande, la Ville devra communiquer ce fichier de renseignements personnels à une autre entreprise ou à un autre organisme désigné par vous-même. Seuls les renseignements personnels qui ont été recueillis auprès de vous sous forme informatisée peuvent faire l'objet d'une demande de portabilité. Politique de confidentialité des renseignements personnels Ville de Bois-des-Filion 7 11. COMMENT NOUS CONTACTER? Si vous avez des questions ou des remarques concernant la présente Politique, si vous souhaitez avoir accès, consulter ou rectifier vos renseignements personnels qui sont détenus par la Ville ou vous prévaloir du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévu dans notre Politique en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (disponible sur notre site Internet), n'hésitez pas à communiquer avec nous : Responsable de l'accès et de la protection des renseignements personnels : Marie-Renée Houde, OMA Greffière 375, boulevard Adolphe-Chapleau Bois-des-Filion (Québec) J6Z 1H1 Par courriel : [email protected] Par téléphone : 450-621-1460, 1007# 12. MISE À JOUR Comme les préoccupations en matière de protection des renseignements personnels, les pratiques d'affaires et la loi évoluent constamment, nous pourrions devoir modifier la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels. Si nous y apportons des changements importants, nous en ferons l'annonce en diffusant un avis de mise à jour de la Politique sur notre site Internet et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Si la Politique de confidentialité des renseignements personnes change, la version à jour, telle qu'affichée en ligne, s'appliquera à vous. 13. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil municipal. Le directeur général, Sylvain Rolland, OMA MRH/SF/cd