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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Date d'émission : 7 septembre 2023
Date d'entrée en vigueur : 22 septembre 2023
Dernière mise à jour :
1. Introduction
La Ville de Boisbriand s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos
renseignements personnels.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et
communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez
demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de
nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à
ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.
2. En Bref
COMMENT :
Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou
communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et
qui nous permettent de vous identifier.
QUOI :
Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements
d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.
POURQUOI :
Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre
site Web ou nos applications.
QUI D'AUTRE :
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Des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront
accès à certains renseignements.
OÙ :
Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à
vos renseignements à l'extérieur du Québec.
VOS DROITS :
Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous
écrivant.
VOTRE CONSENTEMENT :
Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps ou de refuser de donner votre
consentement, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.
3. Qu'entend-on par « renseignement personnel » ?
Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de
vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous.
4. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
-
Communiquez avec les services de la Ville en personne, par téléphone, par courriel
ou au moyen d'un formulaire en ligne;
-
Postulez pour un emploi;
-
Vous inscrivez aux services des loisirs, à la bibliothèque, au système automatisé de
messagerie (SAM) et à l'Infolettre.
5. Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi ?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir
nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
5.1. Renseignements sur votre identité
Lesquels ?
Pourquoi ?
Nom, prénom, adresse,
courriel et numéro de
téléphone
- Formulaire en ligne pour joindre un service de la
Ville
- Demande en ligne (requête, plainte, permis, etc.)
- Système automatisé de messagerie (SAM)
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- Location ou réservation de local, salle, glace à
l'aréna, plateau sportif, etc.
- Auto-inspection résidentielle en ligne (Service de
sécurité incendie)
Photos
- Inscription au Service des loisirs
Nom, prénom, adresse,
sexe, langue, origine
ethnique, handicap,
numéro de téléphone et
courriel
- Dépôt d'une candidature pour un emploi à la Ville
Nom, prénom et courriel
- Infolettre
- Sondage
5.2. Renseignements d'utilisation
Lesquels ?
Pourquoi ?
Témoins de connexion
(Google Analytics)
- Afin de générer des rapports statistiques sur le
comportement des visiteurs du site Internet et du
contenu consulté
5.3. Documents liés aux services municipaux en ligne [ex.: payer un constat d'infraction, obtenir une
licence, soumettre une demande de permis de renovation, de construction, s'abonner à la bibliothèque, à
un service de loisir, s'inscrire au camp de jour]
Lesquels ?
Pourquoi ?
Permis de conduire,
certificat de naissance et
facture avec adresse
complète
- Afin d'établir une preuve de résidence pour :
- l'inscription aux activités du Service des loisirs ou
de la bibliothèque ;
- l'obtention d'aide financière pour des couches
lavables et des produits sanitaires durables ;
- la participation au Programme « Un arbre pour la
vie »
Curriculum vitae
- Dépôt d'une candidature pour un emploi à la Ville
De manière générale...
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Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
-
Respecter nos obligations légales ;
-
Prévenir les cybermenaces et les fraudes ;
-
Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres
organismes ;
-
Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres ;
-
Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
6. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous
servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des
mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique.
Catégorie de tiers
Ce qu'ils font pour nous
Gestion de relation avec
le citoyen
- Consultation citoyenne (OnJase.ca)
- Infolettre
- Sondage
Services de paiement
- Paiement de compte de taxes, certificats, vignettes,
permis, inscription aux activités de loisirs, location
(locaux, salle, glace à l'aréna, plateaux sportifs,
etc.), constats d'infraction et factures diverses
Dossier citoyen
- Compte de taxes et avis d'évaluation en ligne
7. Où vos renseignements sont-ils hébergés ?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines
circonstances, ils pourraient être hébergés à l'extérieur du Québec.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que
votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements
personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent
faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes
d'application de la loi ou de la règlementation du pays en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout
temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection
des renseignements personnels.
8. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
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Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins
décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les
différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous
nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout
temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, en apprendre plus ici.
9. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques
pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous
détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit
que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente
un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les
conséquences négatives.
Limitation des accès
Seuls les membres du personnel devant avoir accès à vos renseignements personnels dans
l'exercice de leurs fonctions sont autorisés à le faire.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez
des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si
vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été
compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section
« Comment nous contacter ? ».
10. Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas ?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous
n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous
inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne
sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de
protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de
ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.
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11. Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels ?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il
y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi
demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des
commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient
exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
A votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous
pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format
technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le
souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à
recueillir un tel renseignement.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des
renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en
mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter de la façon indiquée dans la section
« Comment nous contacter ? » ci-dessous. Nous pourrions vous demander une pièce
d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre
vie privée, consultez les liens suivants :
https://www.cai.gouv.qc.ca/espace-evolutif-modernisation-lois/
https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi-25-nouvelles-dispositions-protegeant-
la-vie-privee-des-quebecois-certaines-dispositions-entrent-en-vigueur-aujourdhui-43212
12. Comment nous contacter ?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos
renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection
des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Me Édyth Ariane Lavoie, directrice et greffière
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Service juridique et greffe
940, boul. de la Grande-Allée, bureau 120
Boisbriand (QC) J7G 2J7
Téléphone : 450 435-1954 poste 215
Courriel : [email protected]
Notre responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux
demandes d'accès ou de rectification d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir
relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels.
13. Allons-nous mettre à jour cette politique ?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous
conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l'avance afin que
vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons
la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise
à jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de
modification.
14. Entrée en vigueur
La présente Politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.
Préparé par Me Viviane Leroux, conseillère juridique
Approuvé par Me Édyth Ariane Lavoie, directrice et greffière
Service juridique et greffe
Le 7 septembre 2023