Politique de soutien aux organismes et aux comites municipaux — full text

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Politique de soutien aux organismes et comités municipaux Municipalité de Bolton-Est - mars 2011 Révisé - août 2016 1 MUNICIPALITÉ DE BOLTON-EST POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES ET AUX COMITÉS MUNICIPAUX Politique de soutien aux organismes et comités municipaux Municipalité de Bolton-Est - mars 2011 Révisé - août 2016 2 APERÇU DE LA POLITIQUE Cette politique a pour but de définir et d'encadrer tout le processus d'évaluation des demandes adressées au conseil municipal par des comités municipaux, des associations, regroupements ou institutions publiques ou privées concernant les fonds budgétaires approuvés par le conseil municipal, les subventions, dons, commandites ou participations à des activités de représentation. OBJECTIFS Par l'attribution de fonds budgétaires, de subventions ou de dons, la municipalité veut soutenir concrètement les initiatives du milieu qui poursuivent un même objectif, soit de contribuer à l'amélioration de la qualité de vie de ses citoyens. De plus, la municipalité reconnaît que la contribution d'organismes du milieu, de citoyens ou de groupes de citoyens est essentielle à la vitalité de son milieu de vie. La présente politique a donc pour but d'améliorer le processus de demande de soutien. Elle vient fixer des critères d'acceptation équitables et une procédure uniforme et transparente dans le traitement des demandes provenant d'organismes de la municipalité ou de l'extérieur du territoire municipal. La présente politique vise à harmoniser les pratiques et à éviter le dédoublement. Par cette politique, la municipalité veut poursuivre son engagement, consolider son action, améliorer le fonctionnement et le rayonnement des activités d'organismes du milieu, de groupes de citoyens et de citoyens. Ces objectifs sont basés sur : - la mise en valeur des ressources du territoire; - la concertation du milieu (partenariats, prise en compte du calendrier des activités, activité multidisciplinaire); - l'amélioration de l'offre et de la disponibilité des services; - la prise en charge du développement; - la participation citoyenne; - le rayonnement de l'organisme ou de la municipalité à l'extérieur du territoire de la MRC; - l'accès à des artistes et à des artisans, ainsi qu'à des lieux et à des moyens de diffusion ou de création professionnels; - la connaissance, la conservation et la mise en valeur du patrimoine; - le développement d'une pratique artistique professionnelle. Politique de soutien aux organismes et comités municipaux Municipalité de Bolton-Est - mars 2011 Révisé - août 2016 3 ORIENTATIONS Les contributions relatives aux fonds budgétaires, aux subventions ou aux dons doivent être liées directement au Plan de développement local, à l'éthique et aux valeurs de la municipalité comme l'ouverture, la transparence, la sécurité, la compassion et le respect. ÉVALUATION DES DEMANDES Les demandes doivent être complétées et déposées, au plus tard le 15 octobre de chaque année. Dans le cas des demandes présentées au comité consultatif en environnement, elles devront être reçues avant le 15 octobre de chaque année, et les décisions seront confirmées en début d'année. Les comités municipaux devront présenter leur plan d'action détaillé accompagné d'un budget au conseil, pour approbation par résolution, avant le premier lundi de novembre. ADMISSIBILITÉ Les demandeurs admissibles à une aide financière par le biais de la politique doivent se conformer aux critères suivants : - être situé sur le territoire (MRC Memphrémagog ou MRC avoisinante); - pouvoir attester du financement du projet, s'l y a lieu, par toute autre source que la présente politique; - être un organisme à but non lucratif légalement constitué. REMARQUE : Les individus ne peuvent soumettre de projet personnel, à moins que ce dernier ne soit endossé par un organisme ou par la municipalité. Dépenses admissibles à être autorisées par le conseil: - coûts d'honoraires professionnels; - acquisition de technologie, de logiciels ou progiciels, de brevets ou toute autre dépense de même nature en relation avec le projet présenté; - autres coûts inhérents à l'élaboration et à la réalisation des projets. Dépenses non admissibles - traitement et salaires des employés, stagiaires ou autres employés assimilés, incluant les charges sociales de l'employeur et les avantages sociaux; Politique de soutien aux organismes et comités municipaux Municipalité de Bolton-Est - mars 2011 Révisé - août 2016 4 - coûts reliés à la rénovation et à la restauration de biens immobiliers ou mobiliers; - dépenses municipales courantes : infrastructures, services, travaux sur les sites d'enfouissement et de traitement des déchets, travaux ou opérations courantes pouvant être financés à même les budgets municipaux ou par des programmes gouvernementaux liés aux travaux d'aqueduc, d'égouts et de voirie, ainsi qu'aux services d'incendie et de sécurité; - financement du service de la dette et remboursement d'emprunts à venir; - dépenses liées à un projet qui a été réalisé dans son entièreté avant la date butoir où la demande a été déposée. Les organismes demandeurs devront être avisés de la décision prise par la municipalité. Un comité d'études pourrait analyser les demandes et faire ses recommandations au conseil pour leur inscription au prochain budget. Les aspects suivants seront favorisés dans l'évaluation des projets: - permanence et pérennité du projet; - rigueur dans l'organisation du projet; - démarche originale ou innovatrice du projet; - spécificité du milieu; - interdisciplinarité; - contribution à la qualité de vie des citoyens; - retombées économiques; - impact régional (se déroule dans plus d'une municipalité); - sources de financement diversifiées; - promotion appropriée; - perspective d'autofinancement; - réponse aux besoins ou aux intérêts de la communauté; - engagement des bénévoles. Le budget relatif aux subventions et aux dons est réparti dans les six champs d'activité suivants: 1. Art, culture et patrimoine; 2. Santé, loisir, éducation et jeunesse; 3. Social et communautaire; 4. Développement économique et touristique; 5. Humanitaire; 6. Environnement Politique de soutien aux organismes et comités municipaux Municipalité de Bolton-Est - mars 2011 Révisé - août 2016 5 CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ L'organisme doit être un organisme local ou régional et ; - être enregistré au registraire des entreprises du Québec ou être incorporé (section 3 sur la loi d'incorporation); - opérer selon la loi et les dispositions prévues dans les lettres patentes et les règlements généraux; (par exemple, avoir produit son dernier rapport annuel à l'Inspecteur général des institutions financières); - avoir une gestion démocratique (ouverture à la population, conseil d'administration formé de citoyens élus publiquement, assemblée générale, rapport annuel, états financiers); - offrir des services, produits ou activités en lien avec la mission et les objectifs de la municipalité et qui ne dédoublent pas ceux offerts par des associations déjà reconnues. L'organisme doit en outre diffuser publiquement son offre de service. Politique de soutien aux organismes et comités municipaux Municipalité de Bolton-Est - mars 2011 Révisé - août 2016 6 Organismes sans but lucratif, hôpitaux ou institutions scolaires situés hors de la municipalité Pour les demandes de dons provenant de groupes situés hors de la municipalité, ces demandes seront évaluées au cas par cas. Le critère majeur d'admissibilité sera, en tout temps, basé sur le nombre de citoyens de la municipalité qui bénéficieront des services et/ou du programme en question. Comités Municipaux Les comités municipaux, nommés par le conseil, devront se conformer aux critères suivants: - Avoir une vision qui correspond au Plan de développement local. - Présenter le plan des activités pour l'année, avec le coût budgété de chaque projet, avant le premier lundi du mois de novembre. - Les fonds reliés à l'activité doivent être approuvés par le conseil et ce, avant le début de l'activité. - Aucun changement aux déboursés soumis ne peut être effectué é sans l'autorisation du conseil. - Un rapport et un budget final de fin d'activité doivent être déposés au conseil dans un délai maximum de trente (30) jours suivant l'évènement. - La révision finale des rapports et budgets sera réalisée par notre agent communautaire et remise ensuite au directeur général. - Il est important de mentionner que toutes les étapes mentionnées ci-dessus seront réalisées avec l'aide de notre agent communautaire. Les projets proposés par les comités et approuvés par le conseil doivent être réalisés dans les douze mois de l'année financière. Les projets proposés par les comités et approuvés par le Conseil doivent être réalisés dans les 12 mois de l'année calendrier. Cette nouvelle politique a été adoptée à une séance ordinaire du conseil municipal de Bolton-Est, le 6e jour du mois de septembre de l'an DEUX MILLE SEIZE.