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Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : le 21 septembre 2023
La Municipalité de Bolton-Ouest s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos
renseignements personnels.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et
communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez
demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos
applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que
nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.
EN BREF
COMMENT :
Lorsque vous naviguez sur notre site Web ou communiquez avec nous, nous recueillons certains
renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.
QUOI :
Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier et des renseignements
concernant votre utilisation de nos services.
POURQUOI :
Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site
Web ou nos applications. Qui d'autre : des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou
à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements.
OÙ :
Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos
renseignements à l'extérieur du Québec.
VOS DROITS :
Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant.
VOTRE CONSENTEMENT :
Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de
continuer à vous servir.
Politique de confidentialité
Bolton-Ouest
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Table des matières
Qu'entend-on par « renseignement personnel »?............................................................... 3
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? ........................................... 3
Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi? ...................................................... 3
De manière générale... .................................................................................................... 4
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels? ........................................... 4
Où vos renseignements sont-ils hébergés? ...................................................................... 4
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? ............................. 5
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels? ............................................ 5
Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas?......................................................... 5
Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels? .................................... 6
Comment nous contacter? ............................................................................................... 6
Allons-nous mettre à jour cette politique? ....................................................................... 7
Politique de confidentialité
Bolton-Ouest
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Qu'entend-on par « renseignement personnel »?
Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous
identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous.
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
- Contactez la Municipalité en personne ou à l'aide d'un moyen télécommunication (tel que
téléphone, télécopieur, courriel, site Web, applications électroniques);
- Remplissez certains formulaires de la Municipalité par l'entremise de services tiers tels
que Google Forms ou Microsoft;
- Remplissez des champs de certaines applications de services tiers accessibles sur notre site
Web telles que l'infolettre, le système de requêtes et plaintes, le système d'alerte et
notification de masse;
- Soumettez directement par courriel un formulaire téléchargé sur le site Web de la
Municipalité ou encore un formulaire fourni par courriel par son personnel.
Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos
services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants:
Renseignements personnels
- Nom, prénom
- Adresse postale, autres adresses, numéro de cellulaire ou de téléphone et courriel.
- Date de naissance (ex. : liste électorale)
Si d'autres renseignements vous sont demandés en lien avec votre identité, ils sont nécessaires aux
fins de vos rapports avec la Municipalité de Bolton-Ouest.
Documents liés aux services municipaux :
- Renseignements liés à votre propriété et en lien avec votre statut de propriétaire ou de
demandeur;
- Renseignements liés aux demandes de permis;
- Renseignements liés à votre compte de taxes;
- Renseignements liés aux demandes d'accès aux documents;
- Renseignements liés aux licences de chien;
- Renseignements liés aux abonnements à un service de loisirs;
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- Renseignements liés à certains programmes;
- Renseignements liés à l'inscription à l'infolettre;
- Renseignements liés aux alertes et notifications de masse;
- Renseignements liés aux requêtes et plaintes.
Si d'autres renseignements liés aux services municipaux vous sont demandés, ils sont nécessaires
aux fins de l'utilisation desdits services municipaux.
De manière générale...
Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
- Respecter nos obligations légales;
- Prévenir les cybermenaces et les fraudes;
- Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
- Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
- Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir.
Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures
raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique.
Où vos renseignements sont-ils hébergés?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines
circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous engageons des
fournisseurs de services tiers pour fournir certains services, logiciels ou plateformes
technologiques.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays
de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels
différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une
communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou
de la réglementation du pays en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies
par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements
personnels.
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Bolton-Ouest
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Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins
décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends
et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous
nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps
demander la rectification ou la suppression de renseignements. Pour en apprendre plus, vous pouvez
consulter la section « Quels sont vos droits? ».
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour
protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons,
notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit
que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un
risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les
conséquences négatives.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels
dans l'exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes du personnel sont protégés par
l'authentification à facteurs multiples.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des
raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous
pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise),
veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Comment nous
contacter? »
Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons
aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un
événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas
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responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des
renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de
soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.
Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a
lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander
la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient
exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons
vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique
structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce
renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel
renseignement.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des
renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que nous ne soyons plus en
mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous conformément à la section « Comment nous contacter ». Nous
pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre
vie privée, vous pouvez notamment consulter le site Web de la Commission sur l'accès à
l'information du Québec.
Comment nous contacter?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos
renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Maike Storks
9, chemin Town Hall
Bolton-Ouest (Québec), J0E 2T0
Téléphone: 450 242-2704 Télécopieur : 450 242-2705
[email protected]
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Bolton-Ouest
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Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux
demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir
relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels.
Allons-nous mettre à jour cette politique?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer
aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons afin que vous puissiez faire un choix éclairé
quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur
le site Web et dans l'infolettre de la Municipalité en indiquant la date de la dernière mise à jour.