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## POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE DE LA MRC DE CANIAPISCAU
## JANVIER 2011
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractantes ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
## LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
- Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection , relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission
- a) Le conseil délègue au directeur général et secrétaire-trésorier de la MRC de Caniapiscau le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent.
- Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être composé d'au moins trois membres.
- c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection.
- d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants:
- Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration (jointe en annexe I) attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection;
- Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.
Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, chaque membre du comité doit s'engager par une déclaration écrite (jointe en annexe II) à rapporter au directeur général et secrétaire-trésorier de la MRC de Caniapiscau toute communication orale ou écrite d'un tiers cherchant à l'influencer ou pouvant raisonnablement considérer comme étant susceptible de l'influencer dans le cadre d'une recommandation qu'il doit faire sur l'octroi d'un contrat.
- Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres
- a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration (jointe en annexe |) attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
- b) soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
- Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
- a) Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme.
- b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.
## 4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption
- a) La MRC de Caniapiscau doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions.
- b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration (jointe en annexe |) attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
- c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
## Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
- a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts (jointe en annexe III) et toute situation de conflit d'intérêts potentiel.
- b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat.
3. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration (jointe en annexe I) attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
## Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
- a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres.
- b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la MRC de Caniapiscau de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable.
## Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat.
- La MRC de Caniapiscau doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature
- b) La MRC de Caniapiscau doit prévoir dans les documents d'appel d'offres de tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
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ADOPTION: À LA SÉANCE ORDINAIRE TENUE LE 15 FÉVRIER 2011.
EXTRAIT CERTIFIÉ CONFORME CE 15€ JOUR DE FÉVRIER 2011
-
Orneau
JIMMY MORNEAU DIRECTEUR GÉNÉRAL ET SECRÉTAIRE-TRÉSORIER
:
Déclaration du soumissionnaire Je soussigné, (Nom et titre du soumissionnaire) en présentant la soumission ou offre ci-jointe à la MRC de Caniapiscau, pour le projet suivant : (Nom et numéro du projet de la soumission)
Déclare solennellement ce qui suit :
- 1) qu'au meilleur de ma connaissance, ni moi, ni aucun autre représentant du soumissionnaire n'ont pris l'initiative de communiquer ou de tenter de communiquer avec un des membres du comité de sélection, depuis sa nomination sur le comité, afin de favoriser ma soumission ou celle du soumissionnaire;
- 4) je déclare (cocher la case appropriée à votre situation) :
- 5) que je n'aie tant personnellement, ni aucun des administrateurs, actionnaires ou dirigeants du soumissionnaire des liens avec un membre du conseil faisant en sorte, si le soumissionnaire a le contrat pour lequel il soumissionne, qu'un membre du Consei uisse avoir un intérêt direct ou indirect dans ce contrat et faisant en sorte qu'il puiss devenir inhabile au sens de l'article 304 de la Loi sr les Élections et Référendums dans les municipalités (L.R.Q. c. E-2.2);
- que la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis;
- que ni moi, ni aucun des collaborateurs ou employés du soumissionnaire, ne nous sommes livrés à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou de toute autre personne oeuvrant pour la MRC de Caniapiscau dans le cadre de l'appel d'offres;
- a) qu'aucune activité de lobbyisme n'a été exercée par ou pour le soumissionnaire au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme préalable au présent appel d'offres;
- b) que des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme ont été exercées par et pour le compte du soumissionnaire en regard di processus préalable au présent appel d'offres et qu'elles l'ont été en conformité de cette loi, de ces avis ainsi que du Code de déontologie des lobbyistes. -
:
- 7) je sais que le contrat, s'il m'est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies à tous les égards.
- je sais que si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies à tous les égards, la soumission jointe sera automatiquement rejetée;
(Nom et signature de la personne autorisée par le soumissionnaire)
Assermenté (e) devant moi à ce. * jour de
20\_
Commissaire à l'assermentation
pour le district de
:
:
## ANNEXE II
## Déclaration d'un membre du comité de sélectior et du secrétaire du comit
Je soussigné, titre de ., à
- [ ] Membre du comité de sélection
- [ ] Secrétaire du comité de sélection
Dûment nommé (e) à cette charge par :
- [ ] - Directeur général et secrétaire-trésorier de la MRC de Caniapiscau
- [ ] Conseil de la MRC de Caniapiscau dans le cas du secrétaire du comité
Déclare solennellement ce qui suit :
- 1) je m'engage, advenant que je sois approché par un tiers qui exerce à mon égard une communication orale ou écrite d'un tiers cherchant à m'influencer ou pouvant raisonnablement considérer comme étant susceptible de m'influencer dans le cadre de la recommandation que le comité doit faire sur l'octroi du contrat par la MRC de Caniapiscau, rapporter cette communication au directeur général et secrétaire-trésorier de la MRC de Caniapiscau.
- 2) je déclare que je vais prendre toutes les précautions appropriées pour éviter de me placer dans une situation potentielle de conflit d'intérêts et de n'avoir aucun intérêt direct ou indirect dans l'appel d'offres, à défaut, je m'engage formellement à déclarer mon intérêt et à mettre fin à mon mandat.
(Nom et signature de la personne)
Assermenté (e) devant moi à ce\_ * jour de
120.
Commissaire à l'assermentation
pour le district de
## ANNEXE III
Déclaration d'un employé ou d'un consultant participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat
- Je soussigné, déclare :
- 1) Je participe à l'élaboration, l'exécution et le suivi de l'appel d'offres ou de l'octroi du contrat pour la MRC de Caniapiscau;
- Je déclare que je vais prendre toutes les précautions pour éviter de me placer dans une situation potentielle de conflit d'intérêts et de n'avoir aucun intérêt direct ou indirect dans l'appel d'offres, à défaut, je m'engage formellement à dénoncer mon intérêt et à mettre fin à mon mandat;
- Je m'engage, dans le cadre de cet appel d'offres ou de l'octroi de contrat, à ne jamais commettre d'acte ou omission ayant pour effet, en toutes connaissances de cause, de favoriser un fournisseur, un acheteur ou un soumissionnaire en particulier;
(Nom et signature e la personne)
Assermenté (e) devant moi à ce- jour de
\_20\_
Commissaire à l'assermentation
pour le district de
## Clauses à mettre dans les documents d'appel d'offres (selon la politique de gestion contractuelle)
- La soumission d'un soumissionnaire est automatiquement rejetée :
- a) si le soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection, s'il doit être nommé un comité pour les fins de l'analyse des soumissions;
- b) si le soumissionnaire ou un de ses représentants s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis;
- c) si le soumissionnaire ou l'un de ses représentants s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat pour lequel il a soumissionné et ce, contrairement aux dispositions de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, L.R.Q. c. T-11-011;
- d) si le soumissionnaire ou l'un de ses représentants s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption envers les membres du conseil, un employé de la MRC de Caniapiscau ou un autre soumissionnaire potentiel relatif à l'octroi du contrat en cause;
- Tout soumissionnaire doit s'adresser en tout temps, strictement, à au numéro de téléphone pour obtenir toute précision, si requise, relativement au présent appel d'offres.
- Aucune modification ne saurait être apportée au contrat sans qu'une démarche préalable n'ait été initiée par le soumissionnaire retenu ou la MRC de Caniapiscau.
Dans un tel cas, une demande écrite de la modification doit être soumise par le responsable des achats ou travaux pour la MRC de Caniapiscau.
Une modification au contrat n'est accordée que dans la mesure où la modification constitue un accessoire au contrat et n'en change pas la nature.
Afin d'éviter des modifications soudaines au contrat, le soúmissionnaire retenu et les responsables des travaux pour la MRC de Caniapiscau tiennent régulièrement des réunions pendant l'exécution des travaux afin de s'assurer du suivi de l'exécution de ceux-ci.